Pekerja tidak mahu perisian baharu - patutkah mereka mengikut arahan atau berpegang pada barisan mereka?

Leapfrog perisian tidak lama lagi akan menjadi penyakit biasa syarikat. Menukar satu perisian kepada perisian lain kerana setiap perkara kecil, melompat dari teknologi ke teknologi, bereksperimen dengan perniagaan secara langsung menjadi kebiasaan. Pada masa yang sama, perang saudara sebenar bermula di pejabat: gerakan penentangan terhadap pelaksanaan terbentuk, partisan menjalankan kerja subversif terhadap sistem baru, pengintip mempromosikan dunia baru yang berani dengan perisian baru, pengurusan dari kereta perisai portal korporat menyiarkan tentang keamanan, buruh, KPI. Revolusi biasanya berakhir dengan kegagalan sepenuhnya di satu pihak.

Kami mengetahui hampir segala-galanya tentang pelaksanaan, jadi mari kita cuba memikirkan cara mengubah revolusi menjadi evolusi dan menjadikan pelaksanaan sebagai berguna dan tidak menyakitkan yang mungkin. Baiklah, atau sekurang-kurangnya kami akan memberitahu anda perkara yang mungkin anda hadapi dalam proses itu.

Visualisasi ideal penerimaan pekerja terhadap perisian baru - Yandex.Images

Perunding asing akan memulakan artikel ini seperti ini: "Jika anda menawarkan pekerja anda perisian berkualiti yang boleh meningkatkan kerja mereka, mempunyai kesan kualitatif terhadap prestasi, penggunaan program atau sistem baharu akan berlaku secara semula jadi." Tetapi kita berada di Rusia, jadi isu pekerja yang mencurigakan dan suka berperang adalah sangat relevan. Peralihan semula jadi tidak akan berfungsi, walaupun dengan perisian yang minimum seperti messenger korporat atau telefon mudah alih.

Dari mana datangnya kaki masalah?

Hari ini, setiap syarikat mempunyai keseluruhan zoo perisian yang dipasang (kami mengambil kes umum, kerana dalam syarikat IT jumlah perisian adalah dua kali ganda atau tiga kali ganda, dan masalah penyesuaian bertindih sebahagiannya dan sangat spesifik): sistem pengurusan projek, CRM/ERP, pelanggan e-mel, pemesej segera, portal korporat, dsb. Dan ini tidak mengira fakta bahawa terdapat syarikat di mana peralihan dari penyemak imbas ke penyemak imbas dilakukan oleh seluruh pasukan tanpa pengecualian (dan terdapat juga pasukan yang sepenuhnya berdasarkan Internet Explorer Edge). Secara umum, terdapat beberapa situasi yang artikel kami mungkin berguna:

• Terdapat proses automasi utama beberapa kumpulan tugas: CRM/ERP pertama sedang dilaksanakan, portal korporat dibuka, sistem untuk sokongan teknikal sedang dipasang, dsb.;
• satu perisian digantikan oleh yang lain atas sebab tertentu: usang, keperluan baharu, penskalaan, perubahan aktiviti, dsb.;
• modul sistem sedia ada sedang dibina untuk tujuan pembangunan dan pertumbuhan (contohnya, syarikat membuka pengeluaran dan memutuskan untuk beralih daripada RegionSoft CRM Professional pada RegionSoft CRM Enterprise Plus dengan fungsi maksimum);
• Antara muka utama dan kemas kini perisian berfungsi sedang berlaku.

Sudah tentu, dua kes pertama adalah lebih akut dan tipikal dalam manifestasi mereka, beri perhatian khusus kepada mereka.

Jadi, sebelum anda mula bekerja dengan pasukan (yang telah mengesyaki bahawa akan ada perubahan tidak lama lagi), cuba fahami apakah sebab sebenar untuk menukar perisian dan sama ada anda bersetuju bahawa perubahan itu sangat diperlukan.

• Program lama sukar untuk digunakan: ia mahal, menyusahkan, tidak berfungsi, tidak lagi memenuhi keperluan anda, tidak sesuai untuk skala anda, dsb. Ini adalah keperluan objektif.
• Vendor berhenti menyokong sistem, atau sokongan dan pengubahsuaian bertukar menjadi siri kelulusan yang tidak berkesudahan dan menguras wang. Jika kos anda telah meningkat dengan ketara, dan pada masa akan datang mereka berjanji untuk meningkatkan lebih banyak lagi, tiada apa yang perlu ditunggu, anda perlu mengurangkan. Ya, sistem baharu juga akan menelan belanja, tetapi pengoptimuman akhirnya akan menelan kos kurang daripada sokongan tersebut.
• Menukar perisian adalah kehendak satu orang atau kumpulan pekerja. Sebagai contoh, CTO mahukan pemulangan semula dan melobi untuk memperkenalkan sistem baharu yang lebih mahal - ini berlaku dalam syarikat besar. Contoh lain: pengurus projek menganjurkan menukar Asana kepada Basecamp, kemudian Basecamp kepada Jira, dan kompleks Jira kepada Wrike. Selalunya satu-satunya motif untuk penghijrahan tersebut adalah untuk menunjukkan kesibukan mereka dan mengekalkan kedudukan mereka. Dalam kes sedemikian, adalah perlu untuk menentukan tahap keperluan, motif dan justifikasi dan, sebagai peraturan, dengan keputusan yang kuat untuk menolak perubahan.

Kami bercakap tentang sebab peralihan daripada satu perisian ke perisian yang lain, dan bukan tentang automasi utama - hanya kerana automasi adalah priori yang diperlukan. Jika syarikat anda melakukan sesuatu secara manual dan rutin, tetapi boleh diautomatikkan, anda hanya membuang masa, wang dan, kemungkinan besar, data syarikat yang berharga. Automatikkannya!

Bagaimana anda boleh menyeberang: lompatan besar atau harimau yang berjongkok?

Dalam amalan dunia, terdapat tiga strategi utama untuk beralih kepada perisian baharu dan menyesuaikan diri dengannya - dan ia kelihatan sangat sesuai untuk kita, jadi jangan kita cipta semula roda itu.

Big Bang

Penerimaan menggunakan kaedah "Big Bang" adalah peralihan yang paling sukar, apabila anda menetapkan tarikh yang tepat dan melakukan pemindahan mendadak, melumpuhkan perisian lama 100%.

Kelebihan

+ Semua orang bekerja dalam satu sistem, tidak perlu menyegerakkan data, pekerja tidak perlu memantau dua antara muka sekaligus.
+ Kesederhanaan untuk pentadbir - satu penghijrahan, satu tugas, satu sokongan sistem.
+ Semua perubahan yang mungkin berlaku pada satu masa dan dapat dilihat dengan serta-merta - tidak perlu mengasingkan apa dan dalam perkadaran yang mempengaruhi produktiviti, kelajuan pembangunan, jualan, dll.

Kekurangan

— Berfungsi dengan jayanya hanya dengan perisian mudah: sembang, portal korporat, utusan segera. E-mel pun boleh gagal, apatah lagi sistem pengurusan projek, CRM/ERP dan sistem serius lain.
— Penghijrahan yang meletup dari sistem yang besar ke sistem yang lain pasti akan menyebabkan huru-hara.

Perkara yang paling penting untuk jenis peralihan ini kepada persekitaran kerja baharu ialah latihan.

Larian Selari

Penyesuaian selari kepada perisian ialah kaedah peralihan yang lebih lembut dan lebih universal, di mana tempoh masa ditetapkan di mana kedua-dua sistem akan berfungsi secara serentak.

Kelebihan

+ Pengguna mempunyai masa yang mencukupi untuk membiasakan diri dengan perisian baharu sambil bekerja dengan pantas dalam perisian lama, mencari persamaan dan memahami logik interaksi baharu dengan antara muka.
+ Sekiranya berlaku masalah secara tiba-tiba, pekerja terus bekerja dalam sistem lama.
+ Latihan pengguna kurang ketat dan secara amnya lebih murah.
+ Hampir tiada reaksi negatif daripada pekerja - lagipun, mereka tidak dilucutkan daripada alat biasa atau cara melakukan sesuatu (jika automasi berlaku buat kali pertama).

Kekurangan

— Masalah pentadbiran: sokongan untuk kedua-dua sistem, penyegerakan data, pengurusan keselamatan dalam dua aplikasi sekaligus.
— Proses peralihan terbentang tanpa henti - pekerja menyedari bahawa mereka mempunyai hampir keabadian yang tinggal, dan mereka boleh melanjutkan penggunaan antara muka biasa sedikit lagi.
- Kekeliruan Pengguna - Kedua-dua antara muka mengelirukan dan menyebabkan ralat operasi dan data.
- Wang. Anda membayar untuk kedua-dua sistem.

Penerimaan Berperingkat

Penyesuaian langkah demi langkah ialah pilihan paling lembut untuk beralih kepada perisian baharu. Peralihan dijalankan secara fungsional, dalam tempoh masa tertentu dan mengikut jabatan (contohnya, mulai 1 Jun kami menambah pelanggan baharu hanya pada sistem CRM baharu, dari 20 Jun kami menjalankan transaksi dalam sistem baharu, sehingga 1 Ogos kami memindahkan kalendar dan kes, dan menjelang 30 September kami menyelesaikan penghijrahan adalah penerangan yang sangat kasar, tetapi secara amnya jelas).

Kelebihan

+ Peralihan yang teratur, beban yang diagihkan di kalangan pentadbir dan pakar dalaman.
+ Pembelajaran yang lebih bernas dan mendalam.
+ Tiada rintangan untuk berubah, kerana ia berlaku selembut mungkin.

Kekurangan - lebih kurang sama seperti untuk peralihan selari.

Jadi sekarang, hanya peralihan beransur-ansur?

Soalan logik, anda akan bersetuju. Mengapa perlu bersusah payah apabila anda boleh membuat jadual dan bertindak mengikut rancangan yang jelas? Sebenarnya, tidak semuanya begitu mudah.

• Kerumitan perisian: jika kita bercakap tentang perisian yang kompleks (contohnya, sistem CRM), maka penyesuaian fasa adalah lebih sesuai. Jika perisian itu mudah (pengutusan, portal korporat), maka model yang sesuai ialah apabila anda mengumumkan tarikh dan melumpuhkan perisian lama pada hari yang ditetapkan (jika anda bernasib baik, pekerja akan mempunyai masa untuk mengeluarkan semua maklumat yang mereka perlukan , dan jika anda tidak mengharapkan nasib, maka anda perlu menyediakan data import automatik yang diperlukan daripada sistem lama kepada sistem baharu, jika boleh secara teknikal).
• Tahap risiko untuk syarikat: lebih berisiko pelaksanaan, lebih perlahan ia sepatutnya. Sebaliknya, kelewatan juga merupakan risiko: contohnya, anda beralih daripada satu sistem CRM ke sistem lain, dan semasa tempoh peralihan anda terpaksa membayar untuk kedua-duanya, dengan itu meningkatkan kos dan kos pelaksanaan sistem baharu, yang bermakna tempoh bayaran balik dilanjutkan.
• Bilangan pekerja: Big Bang pastinya tidak sesuai jika anda perlu menskala dan mengkonfigurasi banyak profil pengguna. Walaupun terdapat kes-kes apabila pelaksanaan ultra-pantas adalah faedah untuk syarikat besar. Pilihan ini mungkin sesuai untuk sistem yang digunakan oleh ramai pekerja, tetapi mungkin tidak mempunyai keperluan kerana penyesuaian tidak bertujuan. Tetapi sekali lagi, ini adalah kejayaan besar untuk pengguna akhir dan kerja langkah demi langkah yang besar untuk perkhidmatan IT yang sama (contohnya, sistem pengebilan atau akses).
• Ciri-ciri pelaksanaan perisian yang dipilih (semakan, dsb.). Kadangkala pelaksanaan pada mulanya adalah peringkat demi peringkat - dengan pengumpulan keperluan, penghalusan, latihan, dsb. Sebagai contoh, sistem CRM ia sentiasa dilaksanakan secara progresif, dan jika seseorang menjanjikan anda "pelaksanaan dan konfigurasi dalam 3 hari atau bahkan 3 jam" - ingat artikel ini dan memintas perkhidmatan sedemikian: pemasangan ≠ pelaksanaan.

Sekali lagi, walaupun mengetahui parameter yang disenaraikan, seseorang pasti tidak boleh mengambil satu laluan atau yang lain. Menilai persekitaran korporat anda - ini akan membantu anda berdua memahami keseimbangan kuasa dan menentukan model (atau gabungan beberapa elemen mereka) yang sesuai untuk anda.

Agen pengaruh: revolusi atau evolusi

Perkara pertama yang perlu anda perhatikan ialah pekerja yang akan terjejas oleh pelaksanaan perisian baharu. Sebenarnya, masalah yang kita pertimbangkan sekarang adalah semata-mata faktor manusia, jadi menganalisis kesan kepada pekerja tidak dapat dielakkan. Kami telah menyebut sebahagian daripada mereka di atas.

• Pemimpin syarikat menentukan cara perisian baharu akan diterima umum. Dan ini bukan tempat untuk ucapan promosi dan ucapan yang berapi-api - adalah penting untuk menunjukkan dengan tepat keperluan untuk perubahan, untuk menyampaikan idea bahawa ini hanya memilih alat yang lebih sejuk dan lebih mudah, sama seperti menggantikan komputer riba lama. Kesilapan terbesar pihak pengurusan dalam situasi sedemikian ialah membasuh tangan mereka dan menarik diri: jika pengurusan tidak memerlukan automasi syarikat, mengapa ia perlu menarik minat pekerja? Berada dalam proses.
• Ketua jabatan (pengurus projek) ialah pautan perantaraan yang mesti mengambil bahagian dalam semua proses, mengurus ketidakpuasan hati, menunjukkan kemahuan dan menangani setiap bantahan rakan sekerja, dan menjalankan latihan berkualiti tinggi dan mendalam.
• Perkhidmatan IT (atau pentadbir sistem) - pada pandangan pertama, ini adalah pilihan awal anda, yang paling mudah disesuaikan dan boleh disesuaikan, tetapi... tidak. Selalunya, terutamanya dalam syarikat kecil dan sederhana, pentadbir sistem menentang sebarang perubahan (pengukuhan) infrastruktur IT, dan ini bukan disebabkan oleh sebarang justifikasi teknikal, tetapi kerana kemalasan dan keengganan untuk bekerja. Siapa di antara kita yang tidak mencari cara untuk mengelak daripada melakukan kerja? Tetapi jangan biarkan ini merugikan seluruh syarikat.
• Pengguna akhir, sebagai peraturan, ingin bekerja dengan baik dan selesa di satu pihak dan, seperti mana-mana orang yang hidup, takut akan perubahan. Hujah utama bagi mereka adalah jujur ​​dan mudah: mengapa kita memperkenalkan/mengubah, apakah had kawalan, bagaimana kerja itu akan dinilai, apa yang akan berubah dan apakah risikonya (dengan cara ini, semua orang harus menilai risiko - walaupun kami vendor sistem CRM, tetapi kami tidak berjanji untuk mengatakan bahawa semuanya sentiasa berjalan lancar: terdapat risiko dalam sebarang proses dalam perniagaan).
• "Pihak berkuasa" dalam syarikat adalah partisan yang boleh mempengaruhi pekerja lain. Ini tidak semestinya orang yang mempunyai kedudukan tinggi atau pengalaman yang luas - dalam hal bekerja dengan perisian, "pihak berkuasa" mungkin merupakan orang yang tahu segala-galanya yang, sebagai contoh, telah membaca semula Habr dan akan mula menakut-nakutkan. semua orang tentang betapa buruknya segala-galanya akan menjadi. Dia mungkin tidak mempunyai matlamat untuk merosakkan pelaksanaan atau proses peralihan - hanya menunjuk-nunjuk dan semangat penentangan - dan pekerja akan mempercayainya. Anda perlu bekerja dengan pekerja sedemikian: menerangkan, menyoal, dan dalam kes yang sukar, membayangkan akibatnya.

Terdapat resipi universal untuk menyemak sama ada pengguna benar-benar takut terhadap sesuatu atau sama ada mereka mempunyai paranoia kumpulan yang diketuai oleh pemimpin yang bijak. Tanya mereka tentang sebab ketidakpuasan hati, tentang kebimbangan - jika ini bukan pengalaman atau pendapat peribadi, hujah akan mula mencurah selepas 3-4 soalan menjelaskan.

Dua faktor penting untuk berjaya mengatasi "pergerakan rintangan".

1. Menyediakan latihan: vendor dan dalaman. Pastikan pekerja benar-benar memahami segala-galanya, telah menguasainya dan, tanpa mengira tahap latihan mereka, bersedia untuk mula bekerja. Atribut mandatori latihan ialah arahan bercetak dan elektronik (peraturan) dan dokumentasi paling lengkap pada sistem (vendor yang menghormati diri melepaskannya bersama perisian dan memberikannya secara percuma).
2. Cari penyokong dan pilih influencer. Pakar dalaman dan pengguna awal adalah sistem sokongan anda, mendidik dan menghilangkan keraguan. Sebagai peraturan, pekerja sendiri berbesar hati untuk membantu rakan sekerja mereka dan memperkenalkan mereka kepada perisian baharu. Tugas anda adalah untuk melepaskan sementara kerja mereka atau memberi mereka bonus yang layak untuk beban kerja baharu mereka.

Apa yang anda perlu perhatikan?

1. Sejauh manakah tahap kemajuan pekerja dipengaruhi oleh perubahan? (Secara relatif, jika esok mereka mencipta program perakaunan baru, Allah melarang anda mencucuk hidung anda ke jabatan perakaunan dengan wanita lebih 50 dan mencadangkan peralihan dari 1C, anda tidak akan keluar hidup-hidup).
2. Berapa banyak aliran kerja akan terjejas? Satu perkara untuk menukar utusan dalam syarikat yang mempunyai 100 orang, perkara lain ialah melaksanakan sistem CRM baharu, yang berdasarkan proses utama dalam syarikat (dan ini bukan sahaja jualan, contohnya, pelaksanaan RegionSoft CRM dalam edisi kanan, ia mempengaruhi pengeluaran, gudang, pemasaran dan pengurus atasan yang, bersama-sama pasukan, akan membina proses perniagaan automatik).
3. Adakah latihan disediakan dan pada tahap apa?

Satu-satunya peralihan logik dalam sistem pemikiran korporat

Apakah yang akan menyelamatkan peralihan/pelaksanaan perisian baharu?

Sebelum kami memberitahu anda perkara penting yang akan membantu anda beralih ke perisian baharu dengan selesa, izinkan kami menarik perhatian anda kepada satu perkara. Terdapat sesuatu yang pasti tidak boleh dilakukan - tidak perlu memberi tekanan kepada pekerja dan "memotivasikan" mereka dengan melucutkan bonus, sekatan pentadbiran dan tatatertib. Ini tidak akan menjadikan proses lebih baik, tetapi sikap pekerja akan menjadi lebih teruk: jika mereka menolak, maka akan ada kawalan; Jika mereka memaksa anda, ini bermakna mereka tidak menghormati kepentingan kami; Jika mereka memaksanya secara paksa, ini bermakna mereka tidak mempercayai kami dan kerja kami. Oleh itu, kami melakukan segala-galanya dengan cara yang berdisiplin, jelas, cekap, tetapi tanpa tekanan atau paksaan yang tidak perlu.

Anda mesti mempunyai pelan tindakan yang terperinci

Segala-galanya mungkin tidak wujud, tetapi mesti ada rancangan. Selain itu, pelan itu boleh laras, dikemas kini, jelas dan tidak dapat dielakkan, pada masa yang sama boleh diakses untuk perbincangan dan telus untuk semua pekerja yang berminat. Adalah mustahil untuk menyampaikan secara langsung bahawa dari 8 pagi hingga 10 pagi ada kejayaan, dan pada 16:00 terdapat peperangan dengan England adalah penting untuk melihat keseluruhan rancangan dalam perspektif.

Pelan itu mestilah mencerminkan keperluan pekerja yang akan menjadi pengguna akhir - dengan cara ini setiap pekerja akan mengetahui dengan tepat ciri yang diingini dan pada masa yang dia akan dapat menggunakannya. Pada masa yang sama, pelan peralihan atau pelaksanaan bukanlah sejenis monolit yang tidak berubah, adalah perlu untuk meninggalkan kemungkinan memuktamadkan rancangan dan mengubah sifatnya (tetapi bukan dalam bentuk aliran suntingan yang tidak berkesudahan dan "kehendak" baharu; dan bukan dalam bentuk anjakan berterusan dalam tarikh akhir).  

Apa yang perlu ada dalam rancangan?

1. Pencapaian peralihan utama (peringkat) - apa yang perlu dilakukan.
2. Titik peralihan terperinci untuk setiap peringkat - cara ia harus dilakukan.
3. Perkara utama dan pelaporan mengenainya (penyesuaian waktu) - bagaimana perkara yang telah dilakukan akan diukur dan siapa yang sepatutnya berada di titik kawalan.
4. Orang yang bertanggungjawab ialah orang yang boleh anda hubungi dan tanya soalan.
5. Tarikh akhir adalah permulaan dan akhir setiap peringkat dan keseluruhan proses secara keseluruhan.
6. Proses yang terjejas - apakah perubahan yang akan berlaku dalam proses perniagaan, apa yang perlu diubah bersama dengan pelaksanaan/peralihan.
7. Penilaian akhir ialah satu set penunjuk, metrik atau pun penilaian subjektif yang akan membantu menilai pelaksanaan/peralihan yang telah berlaku.
8. Permulaan operasi ialah tarikh tepat apabila seluruh syarikat akan menyertai proses automatik yang dikemas kini dan bekerja dalam sistem baharu.

Kami telah menemui pembentangan pelaksana di mana garis merah adalah nasihat: laksanakan secara paksa, abaikan reaksi, jangan bercakap dengan pekerja. Kami menentang pendekatan ini, dan inilah sebabnya.

Tengok gambar di bawah:

Tetikus baharu, papan kekunci baharu, apartmen, kereta, dan juga pekerjaan adalah acara yang menggembirakan dan menggembirakan, malah sebahagian daripadanya adalah pencapaian. Dan pengguna pergi ke Yandex untuk mengetahui cara membiasakannya dan menyesuaikan diri. Bagaimana untuk memasuki apartmen baru dan memahami bahawa ia adalah milik anda, hidupkan paip untuk kali pertama, minum teh, tidur untuk kali pertama. Bagaimana untuk berada di belakang roda dan berkawan dengan kereta baru, milik anda, tetapi setakat ini asing. Perisian baharu di tempat kerja tidak berbeza daripada situasi yang diterangkan: pekerjaan pekerja tidak akan sama. Oleh itu, laksanakan, suaikan, kembangkan dengan perisian baru yang berkesan. Dan ini adalah situasi yang boleh kita katakan: cepat perlahan.

Sumber: www.habr.com