Kesilapan biasa ahli perniagaan baru ialah mereka tidak memberi perhatian yang cukup untuk mengumpul dan menganalisis data, mengoptimumkan proses kerja dan memantau penunjuk utama. Ini mengakibatkan penurunan produktiviti dan pembaziran masa dan sumber yang tidak optimum. Apabila proses buruk, anda perlu membetulkan ralat yang sama beberapa kali. Apabila bilangan pelanggan bertambah, perkhidmatan semakin merosot, dan tanpa analisis data tidak ada pemahaman yang jelas tentang perkara yang perlu diperbaiki. Akibatnya, keputusan dibuat secara sesuka hati.
Untuk menjadi perniagaan moden yang berdaya saing, selain produk dan perkhidmatan yang berkualiti, mesti mempunyai proses yang telus dan mengumpul data analisis. Tanpa ini, sukar untuk memahami keadaan sebenar dalam perniagaan dan membuat keputusan yang tepat. Oleh itu, adalah penting untuk mempunyai dalam senjata anda alat yang diperlukan yang bukan sahaja mudah digunakan, tetapi juga membolehkan anda memudahkan kerja anda dan mencipta proses yang paling telus yang mungkin.
Hari ini terdapat sejumlah besar alat dan penyelesaian. Tetapi kebanyakan usahawan tidak menggunakannya kerana mereka sama ada tidak melihat nilainya, atau tidak memahami cara menggunakannya, atau mahal, atau rumit, atau 100500 lagi. Tetapi mereka yang telah mengetahuinya, menemui atau mencipta alat sedemikian untuk diri mereka sendiri sudah mempunyai kelebihan dalam jangka masa sederhana.
Selama lebih 10 tahun, saya telah mencipta produk dan penyelesaian IT yang membantu perniagaan meningkatkan keuntungan melalui proses automasi dan transformasi digital. Saya telah membantu menemui berpuluh-puluh syarikat permulaan dan mencipta berpuluh-puluh alat dalam talian yang digunakan oleh ratusan ribu orang di seluruh dunia.
Berikut adalah salah satu contoh yang baik dalam amalan saya yang menunjukkan faedah transformasi digital. Untuk sebuah firma guaman kecil Amerika, saya dan pasukan saya mencipta alat untuk menjana dokumen undang-undang, ia membenarkan peguam menjana dokumen dengan lebih cepat. Dan kemudian, setelah mengembangkan fungsi alat ini, kami mencipta perkhidmatan dalam talian dan mengubah sepenuhnya syarikat itu. Kini mereka melayani pelanggan bukan sahaja di bandar mereka, tetapi di seluruh negara. Selama tiga tahun, permodalan syarikat telah berkembang beberapa kali.
Dalam artikel ini saya akan berkongsi dengan anda pengalaman sebenar mencipta sistem yang telus untuk memantau penunjuk perniagaan utama. Saya akan cuba menerapkan nilai menggunakan penyelesaian digital, saya akan menunjukkan bahawa ia tidak sukar dan tidak selalu mahal. Jadi, mari pergi!
Bagaimana ia bermula?
Jika anda ingin memiliki sesuatu yang anda tidak pernah miliki, anda perlu melakukan sesuatu yang anda tidak pernah lakukan.
Coco Chanel
Isteri saya bosan dengan cuti bersalin, dan kami memutuskan untuk membuka perniagaan kecil-kecilan - bilik permainan kanak-kanak. Memandangkan saya mempunyai perniagaan sendiri, isteri saya menjaga bilik permainan sepenuhnya, dan saya membantu dengan isu dan pembangunan strategik.
Butiran membuka perniagaan adalah cerita yang sama sekali berbeza, tetapi pada peringkat mengumpul data dan menganalisis pesaing, selain menonjolkan masalah khusus perniagaan ini, kami memberi perhatian kepada masalah proses dalaman yang kebanyakan pesaing tidak bergelut .
Yang mengejutkan saya, pada abad ke-21 hampir tiada siapa yang menyimpan CRM dalam apa jua bentuk; ramai yang menyimpan rekod secara bertulis, dalam buku nota. Pada masa yang sama, pemilik sendiri mengadu bahawa pekerja mencuri, membuat kesilapan semasa mengira dan mereka perlu menghabiskan banyak masa mengira semula dan menyemak dengan entri dalam buku perakaunan, data mengenai tempahan dan deposit hilang, pelanggan pergi atas sebab yang tidak diketahui. mereka.
Menganalisis data yang dikumpul, kami menyedari bahawa kami tidak mahu mengulangi kesilapan mereka dan kami memerlukan sistem yang telus yang akan mengurangkan risiko ini ke tahap minimum. Pertama sekali, kami mula mencari penyelesaian sedia, tetapi kami tidak menemui penyelesaian yang memenuhi keperluan kami sepenuhnya. Dan kemudian saya memutuskan untuk membuat sistem saya sendiri, walaupun tidak sesuai, tetapi berfungsi dan murah (hampir percuma).
Apabila memilih alat, saya mengambil kira kriteria berikut: ia harus murah, ia harus fleksibel dan boleh diakses, dan ia harus mudah digunakan. Saya boleh menulis sistem yang lengkap, berkuasa dan mahal untuk perniagaan ini, tetapi kami mempunyai sedikit masa dan bajet yang kecil, serta kami tidak memahami sepenuhnya sama ada projek kami akan berjaya, dan adalah tidak munasabah untuk membelanjakan banyak sumber untuk sistem ini. Oleh itu, pada masa menguji hipotesis, saya memutuskan untuk memulakan dengan MVP (Minimum Viable Product - minimum viable product) dan membuat versi yang berfungsi dalam masa yang sesingkat mungkin dengan pelaburan yang minimum, dan kemudian menyelesaikan atau mengolahnya dari semasa ke semasa.
Akibatnya, pilihan saya jatuh pada perkhidmatan Google (Drive, Helaian, Kalendar). Sumber utama maklumat input/output ialah Helaian Google, memandangkan isteri saya mempunyai pengalaman bekerja dengan hamparan, dia boleh membuat perubahan sendiri jika perlu. Saya juga mengambil kira hakikat bahawa alat itu juga akan digunakan oleh pekerja yang mungkin tidak begitu mahir menggunakan komputer, dan mengajar mereka cara memasukkan data ke dalam jadual adalah lebih mudah daripada mengajar mereka cara bekerja dengan beberapa pakar khusus. program seperti 1C.
Data yang dimasukkan ke dalam jadual berubah dalam masa nyata, iaitu, pada bila-bila masa anda dapat melihat keadaan hal ehwal syarikat, keselamatan terbina dalam, anda boleh menyekat akses kepada orang tertentu.
Pembangunan seni bina dan struktur data
Bilik permainan kanak-kanak menyediakan beberapa perkhidmatan asas.
- Lawatan standard β apabila pelanggan membeli masa yang dihabiskan di bilik permainan anak-anaknya.
- Lawatan diselia β apabila pelanggan membeli masa yang dihabiskan di bilik permainan anak-anaknya dan membayar tambahan untuk pengawasan. Iaitu, pelanggan boleh meninggalkan kanak-kanak itu dan menjalankan perniagaannya, dan pekerja bilik akan menonton dan bermain dengan anak semasa ketiadaan ibu bapa.
- Buka hari lahir β pelanggan menyewa meja berasingan untuk makanan dan tempat duduk tetamu dan membayar untuk lawatan standard ke bilik permainan, sementara bilik beroperasi seperti biasa.
- Hari jadi tertutup β pelanggan menyewa keseluruhan premis; semasa tempoh penyewaan bilik tidak menerima pelanggan lain.
Adalah penting bagi pemilik untuk mengetahui berapa ramai orang yang melawat bilik, umur mereka, berapa banyak masa yang mereka habiskan, berapa banyak wang yang mereka peroleh, berapa banyak perbelanjaan yang ada (selalunya berlaku pentadbir perlu membeli sesuatu atau membayar untuk sesuatu, contohnya, hantaran atau air), Berapa hari lahir yang ada?
Seperti mana-mana projek IT, saya bermula dengan memikirkan seni bina sistem masa depan dan mengusahakan struktur data. Oleh kerana isteri bertanggungjawab dalam perniagaan, dia tahu segala-galanya yang dia perlu lihat, kawal dan diperintah, jadi dia bertindak sebagai pelanggan. Kami bersama-sama menjalankan sumbang saran dan merangka keperluan untuk sistem, yang berdasarkannya saya memikirkan kefungsian sistem dan mencipta struktur fail dan folder berikut dalam Google Drive:
Dokumen "Ringkasan" mengandungi maklumat umum tentang syarikat: pendapatan, perbelanjaan, analitik
Dokumen Perbelanjaan mengandungi maklumat mengenai perbelanjaan bulanan syarikat. Untuk lebih ketelusan, dibahagikan kepada kategori: perbelanjaan pejabat, cukai, perbelanjaan kakitangan, perbelanjaan pengiklanan, perbelanjaan lain.
perbelanjaan bulanan
Jadual ringkasan perbelanjaan bagi tahun tersebut
Folder Pendapatan mengandungi 12 fail Helaian Google, satu untuk setiap bulan. Ini adalah dokumen kerja utama yang diisi oleh pekerja setiap hari. Ia mengandungi tab dan tab papan pemuka wajib untuk setiap hari bekerja. Tab papan pemuka memaparkan semua maklumat yang diperlukan untuk bulan semasa untuk pemahaman yang cepat tentang hal ehwal, dan juga membolehkan anda menetapkan harga dan menambah perkhidmatan.
Tab papan pemuka
Tab harian
Dalam proses pembangunan perniagaan, keperluan tambahan mula muncul dalam bentuk diskaun, langganan, perkhidmatan tambahan, dan acara. Kami juga melaksanakan semua ini dari semasa ke semasa, tetapi contoh ini menunjukkan versi asas sistem.
Penciptaan fungsi
Selepas saya mengetahui petunjuk utama, mengusahakan seni bina dan pertukaran data antara entiti, saya memulakan pelaksanaan. Perkara pertama yang saya lakukan ialah mencipta dokumen Helaian Google dalam folder Pendapatan saya. Saya mencipta dua tab di dalamnya: papan pemuka dan hari pertama bulan itu, di mana saya menambah jadual berikut.
Lembaran kerja utama
Ini adalah lembaran kerja utama yang akan digunakan oleh Pentadbir. Dia hanya perlu mengisi medan yang diperlukan (ditandakan dengan warna merah), dan sistem secara automatik akan mengira semua penunjuk yang diperlukan.
Untuk mengurangkan ralat dan kemudahan input, medan "Jenis Lawatan" telah dilaksanakan sebagai senarai juntai bawah perkhidmatan yang disediakan, yang boleh kami edit pada halaman papan pemuka. Untuk melakukan ini, kami menambah pengesahan data pada sel ini dan menunjukkan julat untuk mengambil data.
Untuk mengurangkan ralat manusia dalam pengiraan, saya menambah pengiraan automatik jam yang pelanggan habiskan di dalam bilik dan jumlah wang yang perlu dibayar.
Untuk melakukan ini, Pentadbir hanya perlu menandakan masa ketibaan pelanggan (lajur E) dan masa berlepas (lajur F) dalam format HH: MM. Untuk mengira jumlah masa yang diluangkan oleh pelanggan di dalam bilik permainan, saya menggunakan formula ini:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Untuk mengira jumlah wang secara automatik untuk menggunakan perkhidmatan, kami terpaksa menggunakan formula yang lebih kompleks, kerana harga sejam boleh berbeza-beza bergantung pada jenis perkhidmatan. Oleh itu, saya terpaksa mengikat data pada jadual perkhidmatan pada halaman papan pemuka menggunakan fungsi QUERY:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Sebagai tambahan kepada tindakan utama, saya menambah fungsi tambahan untuk menghapuskan ralat IFERROR atau ISBLANK yang tidak diingini, serta fungsi ROUNDDOWN - untuk tidak mengganggu perkara kecil, saya membulatkan jumlah akhir ke bawah, ke arah pelanggan.
Sebagai tambahan kepada pendapatan utama (masa menyewa), dalam bilik permainan kanak-kanak terdapat pendapatan tambahan dalam bentuk perkhidmatan atau penjualan mainan, dan pekerja membuat sedikit perbelanjaan, contohnya, membayar air minuman atau membeli gula-gula untuk pujian, semua ini juga perlu diambil kira.
Oleh itu, saya menambah dua lagi jadual di mana kami akan merekodkan data ini:
Untuk memudahkan kerja dengan tanda, saya mewarnakannya dan menambah pemformatan bersyarat pada sel.
Jadual utama sudah siap, kini anda perlu meletakkan penunjuk utama ke dalam jadual berasingan supaya anda dapat melihat dengan jelas berapa banyak yang anda perolehi dalam sehari dan berapa banyak wang ini dalam daftar tunai dan berapa banyak yang ada pada kad.
Untuk menjumlahkan wang mengikut jenis pembayaran, saya sekali lagi menggunakan fungsi QUERY:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='ΠΠ°Π»ΠΈΡΠΊΠ°'"Β» ΠΈ Β«=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='ΠΠ°ΡΡΠ°'")Pada penghujung hari bekerja, pentadbir hanya perlu menyemak semula hasil dan tidak perlu melakukan pengiraan semula secara manual. Kami tidak memaksa seseorang untuk melakukan kerja tambahan, dan pemilik boleh melihat dan mengawal keadaan pada bila-bila masa.
Semua jadual yang diperlukan sudah sedia, kini kami hanya akan menduplikasi tab untuk setiap hari, menomborkannya dan mendapatkan yang berikut.
Hebat! Hampir semuanya sudah siap, yang tinggal hanyalah memaparkan semua penunjuk utama untuk bulan tersebut pada tab papan pemuka.
Untuk mendapatkan jumlah pendapatan bagi bulan tersebut, anda boleh menulis formula berikut
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1dengan D1 ialah sel dengan hasil harian, dan '1', '2' dan seterusnya ialah nama tab. Dengan cara yang sama saya mendapat data tentang pendapatan dan perbelanjaan tambahan.
Untuk kejelasan, saya memutuskan untuk memaparkan jumlah keuntungan mengikut kategori. Untuk melakukan ini, saya terpaksa membuat pemilihan dan pengelompokan yang kompleks daripada semua tab, dan kemudian menapis dan mengalih keluar baris kosong dan tidak perlu.
Keuntungan mengikut kategori
Alat perakaunan pendapatan utama sudah sedia, kini kami hanya akan menduplikasi fail untuk setiap bulan dalam setahun.
Selepas saya mencipta alat untuk perakaunan dan pemantauan pendapatan, saya mula membuat jadual perbelanjaan di mana kami akan mengambil kira semua perbelanjaan bulanan: sewa, gaji, cukai, pembelian barang dan perbelanjaan lain.
Dalam folder tahun semasa, saya mencipta dokumen Helaian Google dan menambah 13 tab, papan pemuka dan dua belas bulan padanya.
Tab papan pemuka
Untuk kejelasan, dalam tab papan pemuka saya telah meringkaskan semua maklumat yang diperlukan tentang perbelanjaan kewangan untuk tahun tersebut.
Dan dalam setiap tab bulanan saya mencipta jadual di mana kami akan menjejaki semua perbelanjaan tunai syarikat mengikut kategori.
Tab bulan
Ternyata sangat mudah, kini anda boleh melihat dan mengawal semua perbelanjaan syarikat, dan jika perlu, lihat sejarah dan juga melakukan analisis.
Memandangkan maklumat tentang pendapatan dan perbelanjaan terletak dalam fail yang berbeza dan tidak begitu mudah untuk dipantau, saya memutuskan untuk mencipta satu fail di mana saya mengumpulkan semua maklumat berkaitan yang diperlukan untuk pemilik mengawal dan mengurus syarikat. Saya menamakan fail ini "Ringkasan".
Jadual pangsi
Dalam fail ini saya mencipta jadual yang menerima data bulanan daripada jadual, untuk ini saya menggunakan fungsi standard:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")di mana saya lulus ID dokumen sebagai hujah pertama, dan julat yang diimport sebagai parameter kedua.
Kemudian saya menyusun baki tahunan: berapa banyak yang diperoleh, berapa banyak yang dibelanjakan, apakah keuntungan, keuntungan. Memvisualisasikan data yang diperlukan.
Dan untuk kemudahan, supaya pemilik perniagaan dapat melihat semua data di satu tempat dan tidak dijalankan melalui fail, saya menyepadukan keupayaan untuk memilih mana-mana bulan dalam setahun dan memaparkan penunjuk utama dalam masa nyata.
Untuk melakukan ini, saya membuat pautan antara bulan dan ID dokumen
Kemudian saya mencipta senarai lungsur menggunakan "Data -> Pengesahan Data", menyatakan julat pautan dan mengkonfigurasi import dengan pautan dinamik ke dokumen
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")Kesimpulan
Seperti yang anda lihat, menambah baik proses dalam perniagaan anda tidaklah sesukar yang disangkakan, dan anda tidak perlu mempunyai sebarang kemahiran super untuk melakukannya. Sudah tentu, sistem ini mempunyai banyak kelemahan, dan apabila perniagaan berkembang adalah mustahil untuk menggunakannya, tetapi untuk perniagaan kecil atau pada permulaan apabila menguji hipotesis, ini adalah penyelesaian yang sangat baik.
Bilik permainan ini telah mengusahakan penyelesaian ini untuk tahun ketiga, dan hanya pada tahun ini, apabila kami sudah memahami dengan jelas semua proses, kami tahu pelanggan kami dan pasaran. Kami memutuskan untuk mencipta alat pengurusan perniagaan dalam talian yang lengkap.
PS
Menggunakan Helaian Google untuk memantau perniagaan anda tidak begitu mudah, terutamanya dari telefon anda. Jadi saya buat , yang memaparkan semua penunjuk perniagaan utama dalam masa nyata dalam format yang mudah
Sumber: www.habr.com