Cara menyelesaikan 70 tugasan dalam sehari: kehidupan di penjejak tugas adalah kehidupan yang baik

Saya cuba menguruskan tugasan secara sistematik mungkin 20-25 kali. Dan setiap percubaan gagal, seperti yang saya faham sekarang, atas dua sebab.

Pertama, untuk menumpukan masa untuk menyelesaikan tugasan, anda perlu memahami mengapa ini dilakukan.
Anda mula menguruskan tugasan, menghabiskan masa untuknya, melakukan lebih sedikit tugasan, semuanya mula terkumpul - untuk apa?

Sebarang kerja sukar dilakukan apabila anda tidak faham mengapa. "Memesan hidup anda" bukanlah matlamat yang paling sesuai, kerana "kehidupan teratur" adalah fenomena yang agak kabur. Tetapi "mengurangkan tahap kebimbangan dengan mengurangkan tahap ketidakpastian" ialah matlamat yang lebih spesifik dan lebih baik, yang boleh digunakan dengan mudah selama satu jam sehari.

Kedua, semua metodologi yang saya baca serta-merta menerangkan keadaan akhir proses. "Anda perlu mengambil ToDoIst, memecahkannya kepada projek, menyepadukan dengan kalendar, menyemak tugasan untuk minggu itu, mengutamakan mereka..." Ini adalah sukar untuk mula dilakukan dengan segera. Seperti dalam pembangunan perisian, saya percaya anda perlu menggunakan kaedah jpeg progresif - secara berulang.

Oleh itu, saya akan melalui "lelaran" saya dan mungkin dalam bentuk yang sama ia akan berguna kepada anda. Lagipun, apakah alasan yang baik untuk menggunakan cuti Mei untuk kembali bekerja menggunakan paradigma (agak) baharu?

Anda boleh membaca bagaimana saya datang ke ini di sini.

Trello, beberapa senarai

Kami membuat hanya 4 senarai, menggunakan desktop dan aplikasi mudah alih.

Senarai:

• Tugasan - tulis semua tugasan yang terlintas di fikiran di sini. Dan tuliskannya sebaik sahaja ia terlintas di fikiran. "Membuang sampah" adalah satu tugas. "Basuh pinggan" adalah tugas. "Jadualkan mesyuarat perancangan" adalah tugas. Nah, dan seterusnya. Malah perkara yang paling jelas atau penting boleh dilupakan jika sesuatu yang tidak dijangka berlaku atau anda baru sahaja mengalami hari yang sukar.
• Tugasan untuk hari ini - setiap petang saya mengalihkan perkara daripada papan “To-Do” ke papan “To-Do for Today”. Jika beberapa kerja anda kekal di sana pada waktu petang, itu perkara biasa; lebih lanjut mengenai perkara di bawah. Dari masa ke masa, anda mula memahami berapa banyak tugasan yang boleh ada dalam senarai supaya kebanyakannya dapat diselesaikan pada hari yang dirancang.
• Dibuat hari ini. Papan ini ialah cara utama untuk mengurangkan kebimbangan "Saya tidak melakukan apa-apa hari ini" dan cara yang baik untuk refleksi lanjut tentang organisasi diri. Saya menulis di sini semua tugas yang saya lakukan hari ini, walaupun yang tiada dalam senarai yang dirancang. "Saya menelefon Vasya mengenai dokumen itu," dia menulisnya. "Mereka meminta saya menandatangani kertas," saya menulis. "Kami membincangkan perjanjian itu dengan Anton," tulisnya. Dengan cara ini, pada penghujung hari, anda akan memahami apa yang sebenarnya anda habiskan dan perkara yang anda boleh tinggalkan daripada tugas tersebut hanya untuk menyelesaikan rancangan itu.
• Selesai—senarai semua tugasan yang telah selesai. Pada permulaan atau penghujung hari, saya mengalihkannya daripada "Selesai Hari Ini" kepada "Selesai". Pada asasnya, ia adalah tong sampah di mana anda boleh mencari tugas yang telah selesai, dan oleh itu memerlukan pembersihan tetap.

Trello, "mini-kalendar"

Pada satu ketika, menjadi jelas bahawa beberapa tugasan terikat dengan masa yang tepat, dan anda tidak mahu melupakannya sepanjang minggu, supaya tidak merancang sesuatu yang lain untuk kali ini. Saya sentiasa menghadapi masa yang sukar dengan kalendar, jadi saya menambah beberapa papan dengan nama "To-dos for Monday", "To-dos for Tuesday", dsb., di mana saya mula menyenaraikan masa terikat ke- lakukan.

Oleh itu, apabila orang bertanya kepada saya, "Bolehkah kita bercakap pada hari Khamis pukul 16:00 petang?" - Saya hanya pergi ke papan yang sesuai dan melihat apa yang telah kami tulis di sana untuk kali ini. Dan kita tidak boleh lupa untuk memindahkan tugas antara senarai tepat pada masanya sepanjang minggu: sebagai contoh, "tugasan untuk hari Khamis" apabila hari Khamis tiba - kepada "tugasan untuk hari ini".

Kenapa bukan kalendar? Bagi saya, sangat sukar untuk menggunakan dua utiliti pada masa yang sama. Jika saya menggunakan kalendar untuk ini, saya perlu memasukkannya, mengisinya, menyemaknya dengan kerap untuk memeriksa sama ada saya terlupa sesuatu...

Pada ketika ini saya telah mencapai had Trello. Masalah utama ialah lebih daripada 50 tugasan direkodkan setiap hari, dan terdapat kumpulan tugasan yang agak besar yang terikat pada kedua-dua senarai umum dan senarai yang terikat dengan hari. Bagaimanakah saya memahami bahawa saya telah menulis tugasan yang perlu saya lakukan? Beregu mula muncul. Bagaimana untuk mengutamakan semua tugas secara serentak untuk salah satu projek? Bagaimana untuk memberi orang lain peluang untuk melihat rancangan kalendar anda?

Saya memerlukan sistem yang, sambil mengekalkan kemudahan relatif:

1. Saya boleh mengumpulkan tugas mengikut projek.
2. Mempunyai pautan kalendar (buat esok) dan pindahkan ini secara automatik ke tugasan untuk hari ini, apabila tiba harinya.
3. Akan disepadukan dengan kalendar Google.

Di sinilah saya kembali ke ToDoist, dan pada peringkat ini ia ternyata penyelesaian yang paling sesuai.

Urutan semasa dalam ToDoist

Peti masuk

Saya menulis sebarang tugasan masuk ke dalam Peti Masuk, yang saya cuba selesaikan dengan segera. Penghuraian bermaksud:

• Menentukan tarikh apabila tugas itu akan diselesaikan (untuk tugasan pendek, saya paling kerap menetapkan Hari ini, dan menjelang petang saya faham bila, sebenarnya, ia boleh dilakukan).
• Menentukan projek yang mana tugas itu boleh dikaitkan (untuk statistik dan keupayaan untuk mengubah keutamaan semua tugas dalam projek).

Tugas yang terlintas di fikiran dan yang tidak perlu dilakukan dalam masa terdekat masuk ke dalam projek Uncategorized Peribadi (“bawa pemegang cawan ke dalam kereta”) dan Kerja Tidak Berkategori (“Fikirkan bila kita boleh mengatur sesi PR strategik”). ToDoist membolehkan anda menetapkan tugasan berulang, jadi setiap hujung minggu saya mempunyai tugas yang dipanggil "Peribadi Tidak Berkategori" dan setiap hari Isnin "Kerja Tidak Berkategori."

Penyepaduan kalendar
ToDoist disepadukan dengan sempurna dengan Kalendar Google, dalam kedua-dua arah. Saya berkongsi kalendar saya dengan rakan sekerja saya supaya mereka dapat melihat apabila mereka pasti tidak dapat menghubungi saya.

Pada masa yang sama, tugasan dari kalendar dipindahkan ke arah yang bertentangan: Saya boleh mengatakan "Seryoga, lihat masa saya untuk hari Jumaat dan tuliskan mesyuarat di sana," yang akan muncul dalam kalendar dan dalam ToDoist. Jadi, sebenarnya, saya mula menggunakan kalendar untuk kali pertama tanpa perlu mencipta acara di dalamnya.

Memproses tugas masuk bukan operasi

Saya secara paksa tidak tergesa-gesa melakukan tugas dengan segera, kecuali tugas-tugas yang kebakarannya jelas. "Kami perlu menghubungi pengurusan syarikat ABC dengan segera, memandangkan pelayan tidak berfungsi dan tiada maklum balas daripada pekerjanya" jelas merupakan tugas yang mendesak yang tidak boleh ditangguhkan, tetapi "Zhenya, boleh saya menghubungi anda sekarang untuk bercakap tentang projek baharu" bertukar menjadi "Jadualkan apabila anda boleh bercakap dengan X tentang Y," yang akan bertukar menjadi tugasan "Beritahu X bahawa kita boleh bercakap kemudian" dan tugasan "Bercakap dengan X tentang Y," sudah terikat masa. Hampir semua tugasan masuk mula-mula bertukar menjadi "Jadual...".

Mengutamakan tugas
Semua tugasan yang dimasukkan pada hari itu tidak dapat diselesaikan. Memerhatikan diri saya sendiri, saya menyedari perkara berikut (setiap nombor akan berbeza, tetapi perkara utama adalah membuat kesimpulan).

1. Untuk setiap hari saya menulis kira-kira 50-70 tugasan.
2. Saya boleh melakukan sehingga 30 tugasan dengan selesa (tanpa berasa letih sepenuhnya pada penghujung hari).
3. Selepas menyelesaikan sehingga 50 tugasan, saya akan menjadi penat, tetapi tidak secara kritikal.
4. Saya boleh menyelesaikan 70 tugasan, tetapi selepas itu saya akan menghadapi kesukaran untuk keluar dari "aliran kerja keras", mengalami kesukaran untuk tidur dan, secara umum, akan menjadi sedikit sosial.

Berdasarkan ini, saya memutuskan apa yang perlu dilakukan hari ini. ToDoist mempunyai keutamaan bagi setiap tugas, jadi pada waktu pagi saya memilih tugas kritikal untuk diselesaikan, dan menyelesaikan selebihnya berdasarkan keupayaan dan keinginan saya. Setiap hari saya memindahkan kira-kira 40-20 tugasan ke seterusnya: apa yang menarik ialah tugasan keesokan harinya sekali lagi menjadi 60-70.

Mengekalkan statistik

Saya benar-benar ingin memahami secara umum berapa banyak masa yang dibelanjakan hari ini untuk perkara yang berkaitan dengan kerja, dan yang mana. Untuk ini saya menggunakan aplikasi RescueTime, yang terdapat pada kedua-dua telefon dan komputer riba, dan Sejarah Lokasi Peta Google (ya, saya tidak paranoid).

Kami tinggal di luar bandar, jadi masa yang dihabiskan di jalan raya boleh digunakan dengan bijak. Sekarang, apabila saya tidak letih, saya mendengar buku audio semasa dalam perjalanan supaya saya boleh menggunakan 40 minit ini.

Saya belum mengagregatkan data lagi, mencipta sejenis Tasik Data peribadi; Apabila tiba masanya, saya akan melakukannya.

Tidak akan ada kesimpulan

1. Kehidupan orang moden adalah aliran besar tugas yang masuk. Ia tidak mungkin untuk mengurangkannya; kita mesti belajar menguruskan aliran ini.
2. Kebanyakan kebimbangan datang dari masa depan yang tidak diketahui. Jika kita memahami apa yang menanti kita pada hari-hari mendatang, kebimbangan akan berkurangan dengan ketara.
3. Atas sebab ini, anda boleh meluangkan masa untuk mengatur hari anda. Saya tahu apa yang akan berlaku hari ini, apa yang akan berlaku esok, dan saya tidak lupa tentang tugas-tugas yang pernah saya lupakan.
4. Menjalankan penjejakan tugas bukanlah satu penghujungnya, tetapi, jika anda suka, satu cara pendidikan diri. Perkara-perkara yang sebelum ini anda terlalu malas untuk melakukan atau perkara-perkara yang tidak pernah anda lakukan menjadi lebih mudah untuk dilakukan. Ramai orang (termasuk saya) umumnya berasa lebih baik apabila tugas ditetapkan dari dunia luar. Penjejakan tugas ialah satu cara untuk menetapkan tugasan untuk diri sendiri dan belajar untuk hidup mengikut keinginan anda.
5. Kerja bukanlah satu penghujungnya. Matlamatnya adalah untuk mengatur jadual kerja anda supaya anda mempunyai masa lapang yang boleh diramal apabila anda boleh menjaga diri anda, keluarga anda dan minat anda.

Sumber: www.habr.com