Hai semua. Selepas Enam bulan telah berlalu, pada masa itu saya berjaya bercakap di dua lagi persidangan dan memberi syarahan mengenai topik pengurusan pengetahuan di dua syarikat IT besar. Berkomunikasi dengan rakan sekerja, saya menyedari bahawa dalam IT masih mungkin untuk bercakap tentang pengurusan pengetahuan di peringkat "pemula", atau lebih tepatnya, hanya untuk menyedari bahawa pengurusan pengetahuan diperlukan oleh mana-mana jabatan mana-mana syarikat. Hari ini akan ada sekurang-kurangnya pengalaman saya sendiri - saya ingin mempertimbangkan piawaian antarabangsa sedia ada dalam bidang pengurusan pengetahuan.
Mari kita mulakan dengan mungkin jenama paling popular dalam bidang penyeragaman - ISO. Bayangkan, terdapat keseluruhan piawaian berasingan khusus untuk sistem pengurusan pengetahuan (ISO 30401:2018). Tetapi hari ini saya tidak akan memikirkannya. Sebelum memahami "bagaimana" sistem pengurusan pengetahuan harus kelihatan dan berfungsi, anda perlu bersetuju bahawa ia, pada dasarnya, diperlukan.
Kita ambil sebagai contoh ISO 9001: 2015 (Sistem pengurusan kualiti). Seperti namanya, ini adalah standard khusus untuk sistem pengurusan kualiti. Untuk diperakui kepada piawaian ini, organisasi mesti memastikan bahawa proses perniagaan dan produk dan/atau perkhidmatannya adalah telus dan lancar. Dalam erti kata lain, sijil bermaksud bahawa segala-galanya dalam syarikat anda berfungsi dengan jelas dan lancar, anda memahami risiko yang ditimbulkan oleh organisasi proses semasa, anda tahu cara mengawal risiko ini, dan anda berusaha untuk meminimumkannya.
Apakah kaitan pengurusan pengetahuan dengannya? Inilah kaitannya dengannya:
7.1.6 Pengetahuan organisasi
Organisasi hendaklah menentukan pengetahuan yang diperlukan untuk mengendalikan prosesnya dan untuk mencapai pematuhan produk dan perkhidmatan.
Pengetahuan mesti dikekalkan dan disediakan setakat yang diperlukan.
Apabila mempertimbangkan perubahan keperluan dan trend, organisasi mesti mengambil kira pengetahuan sedia ada dan menentukan cara mendapatkan atau menyediakan akses kepada pengetahuan tambahan dan mengemas kininya.
NOTA 1: Pengetahuan organisasi adalah pengetahuan khusus untuk organisasi; kebanyakannya diperoleh daripada pengalaman.
Pengetahuan ialah maklumat yang digunakan dan ditukar untuk mencapai matlamat organisasi.
NOTA 2 Pangkalan pengetahuan organisasi mungkin:
a) sumber dalaman (cth. harta intelek; pengetahuan yang diperoleh daripada pengalaman; pengajaran yang diperoleh daripada projek yang gagal atau berjaya; pengumpulan dan pertukaran pengetahuan dan pengalaman yang tidak didokumenkan; hasil daripada proses, produk dan penambahbaikan perkhidmatan);
b) sumber luar (cth piawaian, akademik, persidangan, pengetahuan yang diperoleh daripada pelanggan dan pembekal luar).
Dan di bawah, dalam lampiran:
Keperluan pengetahuan organisasi telah diperkenalkan kepada:
a) melindungi organisasi daripada kehilangan pengetahuan, contohnya disebabkan oleh:
- pusing ganti kakitangan;
- ketidakupayaan untuk mendapatkan dan bertukar maklumat;
b) menggalakkan organisasi menimba ilmu, contohnya melalui:
- belajar dengan melakukan;
- bimbingan;
- penanda aras.
Jadi, piawaian ISO dalam bidang pengurusan kualiti menyatakan bahawa untuk memastikan kualiti aktivitinya, sesebuah perusahaan mesti melibatkan diri dalam pengurusan pengetahuan. Betul, tiada alternatif - "mesti". Jika tidak, ketidakakuran, dan selamat tinggal. Fakta ini sahaja nampaknya membayangkan bahawa ini bukan aspek pilihan dalam organisasi, kerana pengurusan pengetahuan dalam IT sering dirawat, tetapi komponen wajib proses perniagaan.
Selain itu, piawaian menerangkan risiko pengurusan pengetahuan yang direka untuk menghapuskan. Malah, mereka agak jelas.
Cuba bayangkan... tidak, bukan seperti itu - sila ingat situasi dalam kerjaya anda apabila anda benar-benar memerlukan maklumat untuk bekerja, dan satu-satunya pembawanya pada masa itu sedang bercuti/perjalanan perniagaan, berhenti sama sekali dari syarikat atau hanya sakit. . Adakah awak ingat? Saya rasa hampir semua daripada kita terpaksa berhadapan dengan perkara ini. Apakah perasaan anda ketika itu?
Jika selepas beberapa ketika pihak pengurusan jabatan meneliti kegagalan untuk memenuhi tarikh akhir projek, mereka sudah tentu akan mencari seseorang untuk dipersalahkan dan bertenang mengenainya. Tetapi bagi anda secara peribadi, pada masa anda memerlukan pengetahuan, pemahaman bahawa "RM harus dipersalahkan, yang pergi ke Bali dan tidak meninggalkan sebarang arahan sekiranya ada soalan." Sudah tentu dia yang dipersalahkan. Tetapi ini tidak akan membantu menyelesaikan masalah anda.
Jika pengetahuan didokumentasikan dalam sistem yang boleh diakses oleh orang yang mungkin memerlukannya, maka cerita "resort" yang diterangkan menjadi hampir mustahil. Oleh itu, kesinambungan proses perniagaan dipastikan, yang bermaksud bahawa percutian, perlepasan pekerja dan faktor bas yang terkenal bukan ancaman kepada perusahaan - kualiti produk/perkhidmatan akan kekal pada tahap biasa.
Jika syarikat mempunyai platform untuk bertukar-tukar dan menyimpan maklumat dan pengalaman, dan juga telah membentuk budaya (kebiasaan) menggunakan platform ini, maka pekerja tidak perlu menunggu beberapa hari untuk maklum balas daripada rakan sekerja (atau mencari selama beberapa hari. untuk rakan sekerja ini) dan tangguhkan tugas anda.
Kenapa saya bercakap tentang tabiat? Kerana ia tidak mencukupi untuk mencipta pangkalan pengetahuan untuk orang ramai mula menggunakannya. Kami semua sudah biasa mencari jawapan kepada soalan kami di Google, dan kami paling kerap mengaitkan intranet dengan aplikasi percutian dan papan kenyataan. Kami tidak mempunyai tabiat "mencari maklumat tentang rangka kerja Agile" (sebagai contoh) di intranet. Oleh itu, walaupun kita mempunyai pangkalan pengetahuan yang paling hebat dalam satu saat, tiada siapa yang akan mula menggunakannya pada saat berikutnya (atau bulan berikutnya) - tidak ada kebiasaan. Mengubah tabiat anda adalah menyakitkan dan memakan masa. Tidak semua orang bersedia untuk ini. Terutama jika mereka "bekerja dengan cara yang sama" selama 15 tahun. Tetapi tanpa ini, inisiatif pengetahuan syarikat akan gagal. Inilah sebabnya mengapa pakar KM mengaitkan pengurusan pengetahuan dengan pengurusan perubahan.
Ia juga bernilai memberi perhatian kepada fakta bahawa "Apabila mempertimbangkan keperluan dan trend yang berubah, organisasi mesti mengambil kira pengetahuan sedia ada ...", i.e. membangunkan budaya merujuk kepada pengalaman terdahulu semasa membuat keputusan dalam dunia yang berubah-ubah. Dan perhatikan lagi "mesti".
Ngomong-ngomong, perenggan kecil piawai ini mengatakan banyak tentang pengalaman. Biasanya, apabila ia berkaitan dengan pengurusan pengetahuan, stereotaip mula mencadangkan gambaran pangkalan pengetahuan dengan beratus-ratus dokumen diletakkan dalam bentuk fail (peraturan, keperluan). Tetapi ISO bercakap tentang pengalaman. Pengetahuan yang diperoleh daripada pengalaman lepas syarikat dan setiap pekerjanya adalah yang membolehkan anda mengelakkan risiko mengulangi kesilapan, segera membuat keputusan yang lebih menguntungkan dan juga mencipta produk baharu. Dalam syarikat yang paling matang dalam bidang pengurusan pengetahuan (termasuk yang Rusia, dengan cara itu), pengurusan pengetahuan dianggap sebagai cara untuk meningkatkan permodalan syarikat, mencipta produk baharu, membangunkan idea baharu dan mengoptimumkan proses. Ini bukan pangkalan pengetahuan, ia adalah mekanisme untuk inovasi. Membantu kami memahami perkara ini dengan lebih terperinci Panduan PMBOK PMI.
PMB OK adalah panduan kepada badan pengetahuan mengenai pengurusan projek, buku panduan PM. Edisi keenam (2016) panduan ini memperkenalkan bahagian pengurusan integrasi projek, yang seterusnya merangkumi subseksyen mengenai pengurusan pengetahuan projek. Perenggan ini dicipta "berdasarkan ulasan daripada pengguna manual", i.e. menjadi produk pengalaman dalam menggunakan versi panduan sebelumnya dalam keadaan sebenar. Dan realiti menuntut pengurusan pengetahuan!
Output utama item baharu ialah "Daftar Pelajaran yang Dipelajari" (dalam standard ISO yang diterangkan di atas, ia juga disebut). Lebih-lebih lagi, menurut pihak pengurusan, penyusunan daftar ini harus dijalankan sepanjang pelaksanaan projek, dan bukan pada penyiapannya, apabila tiba masanya untuk menganalisis hasilnya. Pada pendapat saya, ini sangat mirip dengan retrospektif dalam tangkas, tetapi saya akan menulis jawatan berasingan mengenai perkara ini. Teks verbatim dalam PMBOK berbunyi seperti ini:
Pengurusan pengetahuan projek ialah proses menggunakan pengetahuan sedia ada dan mencipta pengetahuan baharu untuk mencapai matlamat projek dan menggalakkan pembelajaran dalam organisasi
Bidang pengetahuan pengurusan integrasi projek memerlukan penyepaduan hasil yang diperoleh daripada semua bidang pengetahuan lain.
Aliran baru muncul dalam proses penyepaduan termasuk, tetapi tidak terhad kepada:
...
β’ Pengurusan pengetahuan projek
Sifat tenaga kerja yang semakin mudah alih dan berubah juga memerlukan proses yang lebih ketat untuk menentukan pengetahuan sepanjang kitaran hayat projek dan memindahkannya kepada khalayak sasaran supaya pengetahuan tidak hilang.
***
Faedah utama proses ini ialah pengetahuan yang diperoleh organisasi sebelum ini digunakan untuk mendapatkan atau menambah baik hasil projek, dan pengetahuan yang diperoleh daripada projek semasa kekal tersedia untuk menyokong operasi organisasi dan projek atau fasa masa hadapannya. Proses ini berterusan sepanjang projek.
Saya tidak akan menyalin-tampal keseluruhan bahagian besar manual di sini. Anda boleh membiasakan diri dengannya dan membuat kesimpulan yang sesuai. Petikan yang dikemukakan di atas, pada pendapat saya, cukup memadai. Pada pandangan saya, kehadiran butiran sedemikian dalam tugas PM untuk mengurus pengetahuan projek sudah menunjukkan kepentingan aspek ini apabila mengusahakan projek. Ngomong-ngomong, saya sering mendengar tesis: "Siapa yang memerlukan pengetahuan kita di jabatan lain?" Maksud saya, siapa yang memerlukan pelajaran ini?
Malah, ia sering dilihat bahawa unit melihat dirinya sebagai "unit dalam vakum." Di sini kami bersama perpustakaan kami, tetapi terdapat seluruh syarikat, dan pengetahuan tentang perpustakaan kami tidak berguna kepadanya. Mengenai perpustakaan - mungkin. Bagaimana dengan proses yang disertakan?
Contoh remeh: semasa kerja projek berlaku interaksi dengan kontraktor. Sebagai contoh, dengan pereka. Kontraktor itu ternyata begitu-begitu, terlepas tarikh akhir, dan enggan menyiapkan kerja tanpa bayaran tambahan. RM direkodkan dalam daftar pelajaran bahawa ia tidak berbaloi bekerja dengan kontraktor yang tidak boleh dipercayai ini. Pada masa yang sama, di suatu tempat dalam pemasaran mereka juga sedang mencari pereka dan terserempak dengan kontraktor yang sama. Dan pada masa ini terdapat dua pilihan:
a) jika syarikat mempunyai budaya penggunaan semula pengalaman yang mantap, rakan sekerja dari pemasaran akan melihat dalam daftar pelajaran yang dipelajari untuk melihat sama ada sesiapa telah menghubungi kontraktor ini, akan melihat maklum balas negatif daripada PM kami dan tidak akan membuang masa dan wang berkomunikasi dengan kontraktor yang tidak boleh dipercayai ini.
b) jika syarikat tidak mempunyai budaya sedemikian, pemasar akan beralih kepada kontraktor yang tidak boleh dipercayai yang sama, kehilangan wang, masa syarikat dan boleh mengganggu kempen promosi yang penting dan mendesak, contohnya.
Pilihan mana yang kelihatan lebih berjaya? Dan ambil perhatian bahawa bukan maklumat tentang produk yang dibangunkan yang berguna, tetapi mengenai proses yang mengiringi pembangunan. Dan ternyata ia berguna bukan kepada RM lain, tetapi kepada pekerja dari arah yang berbeza. Oleh itu kesimpulannya: pembangunan tidak boleh dipertimbangkan secara berasingan daripada jualan, sokongan teknikal daripada analisis perniagaan, dan IT daripada pengurusan pentadbiran. Setiap orang dalam syarikat mempunyai pengalaman kerja yang akan berguna kepada orang lain dalam syarikat. Dan ini tidak semestinya mewakili kawasan yang berkaitan.
Walau bagaimanapun, bahagian teknikal projek juga boleh berguna. Cuba audit projek di syarikat anda sejak beberapa tahun yang lalu. Anda akan terkejut berapa banyak basikal telah dicipta untuk menyelesaikan masalah yang sama. kenapa? Kerana proses perkongsian pengetahuan belum diwujudkan.
Jadi, pengurusan pengetahuan, mengikut manual PMI, adalah salah satu tugas PM. Seperti yang dapat kita lihat, dua organisasi terkenal yang menjalankan pensijilan berbayar mengikut piawaian mereka termasuk pengurusan pengetahuan dalam senarai alat yang mesti ada untuk kawalan kualiti dan kerja projek. Mengapa pengurus dalam syarikat IT masih percaya bahawa pengurusan pengetahuan adalah dokumentasi? Mengapakah bilik sejuk dan bilik merokok kekal sebagai pusat pertukaran pengetahuan? Ini semua masalah pemahaman dan tabiat. Saya berharap pengurus IT akan beransur-ansur menjadi lebih sedar tentang bidang pengurusan pengetahuan, dan tradisi lisan tidak lagi berfungsi sebagai alat untuk memelihara pengetahuan dalam syarikat. Kaji standard kerja anda - terdapat banyak perkara menarik di dalamnya!
Sumber: www.habr.com