Il-kollaborazzjoni hija punt ta 'uġigħ għall-għodod tradizzjonali tal-uffiċċju. Meta għaxar persuni jkunu qed jaħdmu fuq fajl fl-istess ħin, jintefqu aktar ħin u sforz mhux fuq editjar, iżda fuq it-tiftix għal bidliet u l-awturi tagħhom. Dan huwa kkumplikat mill-ħafna applikazzjonijiet li mhux dejjem huma kompatibbli. Mod wieħed biex issolvi din il-problema huwa li timxi għal suites tal-uffiċċju bbażati fuq il-cloud. M'hemmx ħafna minnhom, u ngħidulkom kif għelbu l-konservattiżmu tal-impjegati tal-Forex Club u stajna nittrasferixxu kumpanija mqassma b'mitt uffiċċju għal G Suite fi ftit xhur biss.
Għaliex iddeċidejt li tagħmel it-tranżizzjoni?
Forex Club normalment jiġi mfakkar fil-kuntest tal-kummerċ onlajn fuq ir-rati tal-kambju. Iżda din il-kumpanija taħdem ma 'diversi tipi ta' strumenti tal-munita f'pajjiżi differenti tad-dinja. Minħabba dan, għandha infrastruttura tal-IT kumplessa ħafna bil-pjattaforma tagħha stess għall-klijenti.
Fiż-żmien li ltqajna, il-back office tal-kumpanija uża diversi pjattaformi u applikazzjonijiet differenti. L-għodda ta 'ħidma ewlenija għall-biċċa l-kbira tal-impjegati kienet il-Microsoft Office Suite u l-posta fuq Zimbra. Fuq kollox dan kien superstruttura ta 'ħażna addizzjonali, backups, antivirus, konnetturi numerużi u integrazzjonijiet, kif ukoll ġestjoni tal-liċenzja ta' Microsoft u Zimbra b'verifiki perjodiċi.
Kien jiswa ħafna flus għad-dipartiment tal-IT tal-Forex Club li jżomm din is-sistema. Infrastruttura kumplessa kienet teħtieġ kiri ta’ numru kbir ta’ servers, pjanijiet DRP f’każ ta’ għeluq ta’ dawn is-servers jew nuqqas ta’ konnessjoni tal-Internet, u backups. Biex tkun żgurata tħaddim mingħajr problemi, maż-żmien, ġie ffurmat dipartiment speċjali ta 'amministraturi, li kienu għadhom inkarigati bil-kompitu ta' verifiki tal-liċenzja.
Minħabba l-abbundanza ta 'programmi differenti, inqalgħu problemi fost l-impjegati ordinarji tal-Forex Club. Mingħajr traċċar tal-verżjoni tad-dokument, kien diffiċli li ssib l-awtur ta 'xi reviżjonijiet u l-verżjoni finali ta' test jew tabella.
Fi sforz biex jitnaqqsu l-ispejjeż tal-manutenzjoni, Forex Club kien qed ifittex mod aktar sempliċi biex isolvi l-istess problemi. Dan huwa fejn bdiet l-interazzjoni tagħna.
Sib alternattiva
Biex timplimenta kollaborazzjoni sħiħa, kien meħtieġ li jinbidel l-approċċ innifsu - titbiegħed mill-ħażna lokali għall-cloud. Forex Club beda jfittex soluzzjoni sħaba komuni għall-applikazzjonijiet kollha tal-uffiċċju. Kien hemm żewġ kandidati: Office 365 u G Suite.
Office 365 kien prijorità, peress li ħafna liċenzji tal-Microsoft inxtraw minn Forex Club. Iżda Office 365 iġib biss parti mill-funzjonalità tas-suite tal-uffiċċju fil-cloud. L-utenti għad iridu jniżżlu l-applikazzjoni mill-kont personali tagħhom u jużawha biex jaħdmu b’dokumenti skont l-iskema l-antika: ibgħat u erġa’ ssejvja kopji b’indiċi tal-verżjoni.
Il-G Suite ta' Google Cloud għandha aktar karatteristiċi ta' kollaborazzjoni u hija orħos. Fil-każ ta 'prodotti Microsoft, inti jkollok tuża l-Ftehim ta' l-Intrapriża, u dan huwa livell kompletament differenti ta 'nfiq (anke meta wieħed iqis is-softwer mixtri). U bl-għajnuna tagħna, l-implimentazzjoni ta 'G Suite seħħet taħt il-programm Google, li kkumpensa lill-klijenti kbar għall-ispejjeż tal-bidla għas-servizzi tal-kumpanija.
Kien ippjanat li l-biċċa l-kbira tas-servizzi użati mill-impjegati jiġu trasferiti lil G Suite:
- Kalendarju u email (Gmail u Google Calendar);
- Noti (Google Keep);
- Chat u konferenzi onlajn (Chat, Hangouts);
- Suite tal-uffiċċju u ġeneratur tal-istħarriġ (Google Docs, Google Forms);
- Ħażna kondiviża (GDrive).
Negħlbu n-negattività
L-implimentazzjoni ta 'kwalunkwe għodda, anke l-aktar waħda konvenjenti, dejjem tiffaċċja reazzjonijiet negattivi mill-utenti finali. Ir-raġuni ewlenija hija l-konservattiżmu, peress li n-nies ma jridux ibiddlu xejn u jidraw approċċi ġodda għax-xogħol. Is-sitwazzjoni kienet ikkumplikata mill-perċezzjoni speċifika tal-preżenza tal-web bħala sempliċi mixi fuq is-siti (iżda ma jaħdmux fuq dawn is-siti), komuni fost l-impjegati li mhumiex tal-IT. Huma sempliċement ma fehmux kif jaħdmu magħha.
Min-naħa tal-Forex CLub, Dmitry Ostroverkhov kien responsabbli għall-implimentazzjoni tal-proġett. Huwa mmonitorja l-istadji tal-implimentazzjoni, ġabar il-feedback tal-utenti u pprijoritizza l-kompiti. Preparazzjoni konġunta, stħarriġ tal-impjegati, u spjegazzjonijiet tar-regoli tal-kumpanija għamluha aktar faċli għalina biex nibdew.
Il-kompitu ewlieni ta' Softline f'dan il-proġett kien li jħarreġ lill-utenti u lill-amministraturi tas-sistema u li jipprovdi appoġġ tekniku fl-ewwel stadju. Spjegajna kif il-prodott għandu jaħdem permezz ta’ sensiela ta’ taħriġ. B’kollox għamilna 15-il taħriġ ta’ 4 sigħat kull wieħed. L-ewwel - qabel il-pilota - għall-amministraturi tas-sistema li kienu qed iħejju l-art għat-trasformazzjoni. U dawk sussegwenti huma għall-impjegati ordinarji.
Bħala parti mill-programm ta' taħriġ ewlieni, enfasizzajna l-benefiċċji, li kkumpensaw għad-diffikultajiet tal-utenti finali biex jidraw l-għodda l-ġdida. U fi tmiem kull taħriġ, l-impjegati setgħu joħorġu bil-mistoqsijiet tagħhom stess, li neħħew in-nases fil-bidu tax-xogħol.
Għalkemm Forex Club imexxi seminars ta’ taħriġ għall-klijenti tagħha stess, il-kumpanija ma setgħetx tniedi taħriġ fuq G Suite waħedha minħabba n-nuqqas ta’ għalliema bil-kompetenzi meħtieġa. Biex tevalwa l-impatt tat-taħriġ tagħna, Forex Club wettaq stħarriġ tal-istudenti qabel it-taħriġ u xi żmien wara. L-ewwel stħarriġ wera perċezzjoni l-aktar negattiva tal-bidliet li ġejjin. It-tieni hija, għall-kuntrarju, żieda fil-pożittività. In-nies bdew jirrealizzaw li dan kien japplika għax-xogħol tagħhom.
Uffiċċju pilota
Il-proġett beda fl-aħħar tal-2017, meta għaxar amministraturi tas-sistema qalbu għal G Suite. Dawn in-nies kellhom isiru l-pijunieri li identifikaw il-vantaġġi u l-iżvantaġġi tas-soluzzjoni u stabbilixxew l-istadju għat-trasformazzjoni. Ħadna kont tal-feedback u r-rakkomandazzjonijiet tagħhom u f'Jannar 2018 għażilna fergħa ta' daqs medju b'amministratur tas-sistema lokali għall-ewwel transizzjoni ta' prova ta' impjegati mhux tal-IT.
It-tranżizzjoni saret fl-istess ħin. Iva, huwa diffiċli għan-nies li jaqilbu għal għodod ġodda, għalhekk minħabba l-għażla bejn soluzzjoni sħaba u applikazzjoni tad-desktop, l-utenti jxaqilbu lejn desktop aktar familjari u jnaqqsu l-pjanijiet ta 'aġġornament globali. Għalhekk, mat-tlestija tat-taħriġ tal-uffiċċju tal-pilota, malajr bdejna lil kulħadd għal G Suite. Matul l-ewwel ftit ġimgħat, kien hemm xi reżistenza; din ġiet trattata mill-amministratur tas-sistema lokali, li spjega u wera l-punti diffiċli kollha.
Wara l-uffiċċju pilota, ittrasferijna kompletament id-dipartiment kollu tal-IT tal-Forex Club għal G Suite.
Nibdlu n-netwerk tal-fergħat
Wara li analizzajna l-esperjenza tal-proġett pilota, flimkien mad-dipartiment tal-IT tal-Forex Club, żviluppajna pjan ta’ tranżizzjoni għall-bqija tal-kumpanija. Oriġinarjament kien ippjanat li l-proċess isir f’żewġ stadji. Fl-ewwel stadju, ridna nħarrġu biss lill-impjegati tal-Forex Club l-aktar leali għall-prodott, li jippromwovu l-proġett fl-uffiċċji tagħhom u jgħinu lill-kollegi jimxu lejn il-pjattaforma l-ġdida bħala parti mit-tieni stadju. Biex tagħżel "evanġelisti" fil-kumpanija, għamilna stħarriġ, li r-riżultati tiegħu qabżu l-aspettattivi kollha: madwar nofs il-Forex Club kollu wieġeb. Imbagħad iddeċidejna li ma nkaxkrux il-proċess u naqbeż l-istadju ta '"implimentazzjoni permezz tal-impjegati".
Bħal fil-proġett pilota, l-uffiċċji prinċipali ġew emigrati l-ewwel, fejn hemm amministratur tas-sistema lokali - huwa għen biex ilaħħaq mad-diffikultajiet emerġenti. F'kull uffiċċju, it-tranżizzjoni għal għodod ġodda kienet preċeduta minn taħriġ. It-taħriġ kellu jiġi ppjanat skont skeda flessibbli li tqis żoni tal-ħin u skedi tax-xogħol differenti. Pereżempju, għall-uffiċċji fil-Każakstan u ċ-Ċina, it-taħriġ kellu jibda fil-5 a.m. ħin ta’ Moska (mill-mod, G Suite jaħdem tajjeb fiċ-Ċina, x’ikun).
Wara l-uffiċċji prinċipali, in-netwerk tal-fergħat qaleb għal G Suite - madwar 100 punt. Il-partikolarità tal-aħħar stadju tal-proġett kienet li dawn il-fergħat huma prinċipalment impjegati minn nies tal-bejgħ li jaħdmu ħafna bi spreadsheets. Għamilna taħriġ għalihom għal ġimgħatejn biex ngħinu fit-trasferiment tad-data.
Fl-istess ħin, l-ispeċjalisti tagħna ħadmu "fuq wara" ta 'appoġġ għall-Forex Club innifsu, peress li immedjatament wara t-tranżizzjoni għal G Suite, in-numru ta' sejħiet għal appoġġ tekniku żdied kif mistenni. Il-quċċata tat-talbiet seħħet matul it-tranżizzjoni tan-netwerk tal-fergħat, iżda gradwalment in-numru ta 'talbiet beda jonqos. It-talbiet għal prodotti tal-uffiċċju u e-mail, ġestjoni tal-liċenzja tas-softwer, xogħol ma 'servers u tagħmir tan-netwerk, kif ukoll kanali ta' komunikazzjoni ta 'backup naqsu b'mod speċjali. Jiġifieri, l-implimentazzjoni naqqset it-tagħbija fuq l-ewwel linja ta 'appoġġ u back office.
B'kollox, it-trasferiment tal-uffiċċji ħa madwar xahrejn: fi Frar 2018, ix-xogħol tlesta fid-dipartimenti ewlenin, u f'Marzu - fin-netwerk kollu tal-fergħat.
Iżvantaġġi
Il-veloċità tal-migrazzjoni tal-email saret problema kbira. Hija ħadet sekonda biex tittrasferixxi email waħda minn Zimbra għal Gmail billi tuża IMAP Sync. Madwar 1 impjegat jaħdmu f'mitt uffiċċju tal-Forex Club, u kull wieħed minnhom għandu eluf ta 'ittri (b'kollox jaqdu aktar minn 700 miljun klijent). Għalhekk, biex tħaffef il-migrazzjoni, użajna l-Għodda tal-Migrazzjoni G Suite; magħha, il-proċess tal-ikkupjar tal-emails mexa aktar malajr.
Ma kienx hemm bżonn li tittrasferixxi d-dejta minn kalendarji u kompiti. Għalkemm kien hemm xi soluzzjonijiet fl-infrastruttura l-antika, dawn ma kinux użati bis-sħiħ mill-impjegati. Pereżempju, il-kalendarji korporattivi ġew implimentati fil-forma ta 'portal fuq Bitrix, li huwa inkonvenjenti, għalhekk l-impjegati kellhom l-għodod tagħhom stess, u l-impjegati wettqu t-trasferiment tad-dejta waħedhom.
Ukoll, it-trasferiment ta 'dokumenti operattivi kien f'idejn l-utenti (qed nitkellmu biss dwar data dwar ix-xogħol attwali - tintuża soluzzjoni differenti għall-bażi ta' għarfien tal-kumpanija). Ma kien hemm l-ebda mistoqsijiet hawn. Huwa biss li f'xi punt ġiet imfassla linja amministrattiva — ir-responsabbiltà għall-informazzjoni maħżuna lokalment għaddiet lill-utenti nfushom, filwaqt li s-sikurezza u s-sigurtà tad-dejta fuq Google Drive kienet diġà mmonitorjata mid-dipartiment tal-IT.
Sfortunatament, ma kienx possibbli li jinstabu analogi fil-G Suite għall-flussi tax-xogħol kollha. Pereżempju, kaxxi tal-posta ġenerali, li l-impjegati tal-Forex Club huma mdorrijin jużaw, m'għandhomx filtri fil-Gmail, għalhekk huwa diffiċli li ssib ittra speċifika. Kien hemm diffikultà simili bl-awtorizzazzjoni SSO f'Google Chat, iżda din il-problema ġiet solvuta permezz ta' talba lill-appoġġ ta' Google.
Il-problemi ewlenin għall-utenti kienu relatati mal-fatt li s-servizzi tal-Google għad m'għandhomx xi wħud mill-funzjonijiet tal-kompetituri, pereżempju, Skype jew Office 365. Hangouts jippermettilek biss li tagħmel sejħiet, Google Chat nieqes milli jikkwota, u Google Sheets nieqes mill-appoġġ għal macros Microsoft Excel.
Barra minn hekk, il-prodotti ta' Microsoft u Google Cloud jindirizzaw l-għodod ta' editjar tat-tabella b'mod differenti. Fajls tal-kelma li fihom tabelli kultant jinfetħu f'Google Docs b'formattjar mhux korrett.
Hekk kif drajna l-infrastruttura l-ġdida, xi wħud mid-diffikultajiet ġew solvuti permezz ta’ approċċi alternattivi. Pereżempju, minflok macros fi spreadsheets, jintużaw skripts, li l-impjegati tal-Forex Club sabuhom saħansitra aktar konvenjenti. Ma kienx possibbli li jinstab analogu biss għad-dipartiment finanzjarju ta 'Forex Club, li jittratta rapporti 1C (bi skripts, ifformattjar kumpless). Għalhekk qaleb għal Google Sheet biss għall-kollaborazzjoni. Għal dokumenti oħra, il-pakkett tal-uffiċċju (Excel) għadu jintuża.
B'kollox, Forex Club żamm madwar 10% tal-liċenzji tal-Microsoft Office. Din hija prattika normali għal proġetti bħal dawn: minoranza ta 'impjegati jużaw il-funzjonijiet avvanzati ta' suites ta 'uffiċċju, sabiex il-bqija jaċċettaw faċilment is-sostituzzjoni.
Ta’ min jinnota li ma saru l-ebda trasformazzjonijiet fuq skala kbira fuq il-bqija tal-infrastruttura. Forex Club ma abbandunax lil Jira u Confluence, għalkemm implimenta Google Keep għal ħidmiet operattivi. Biex nintegraw Jira u Confluence ma' G Suite, użajna plugins li jippermettulek tittrasferixxi d-dejta malajr. Is-sistema ta 'monitoraġġ ġiet ippreservata, kif ukoll ħafna għodod addizzjonali: Trello, Teamup, CRM, Metrics, AWS, eċċ Naturalment, l-amministraturi tas-sistema baqgħu fil-fergħat.
Chromebook esperiment
Fittex mod kif tnaqqas l-ispejjeż, Forex Club ippreveda li jċaqlaq lil kulħadd għal stazzjonijiet tax-xogħol mobbli mħaddma minn Chromebooks. L-apparat innifsu huwa estremament irħas, u bl-użu tas-servizzi tal-cloud kien possibbli li tiġi skjerata malajr stazzjon tax-xogħol fuqu.
Ittestjajna workstations mobbli fuq grupp żgħir ta 'utenti ta' 25 persuna fid-dipartiment tal-bejgħ. L-impjegati f'dan id-dipartiment ma kellhomx kompiti li jipprevjenuhom milli jaħdmu biss permezz tal-web, għalhekk din il-migrazzjoni kellha tkun bla xkiel għalihom. Iżda abbażi tar-riżultati tat-test, irriżulta li l-ħardwer ta 'Chromebook rħas mhuwiex biżżejjed għat-tħaddim korrett tal-applikazzjonijiet korporattivi kollha tal-Forex Club. U mudelli aktar għaljin li jaqblu mal-parametri tekniċi rriżultaw li kienu komparabbli fl-ispiża għal laptops klassiċi bbażati fuq Windows. Bħala riżultat, iddeċidew li jabbandunaw il-proġett.
Dak li nbidel bil-wasla tal-G Suite
Kuntrarjament għal kull preġudizzju u sfiduċja, diġà 3 xhur wara t-taħriġ, 80% tal-impjegati nnutaw fi stħarriġ li G Suite verament għamilha aktar faċli għalihom biex jaħdmu bid-dokumenti. Wara t-tranżizzjoni, il-mobilità tal-impjegati żdiedet u bdew jaħdmu aktar bl-użu ta 'apparat li jintlibes:
Statistika tal-użu tal-apparat mobbli skont Forex Club
Google Forms kisbet popolarità kbira. Fi ħdan id-dipartimenti, jagħmluha possibbli li jsiru stħarriġ malajr li qabel kienu jeħtieġu l-użu tal-posta, u jiġbru r-riżultati manwalment. It-tranżizzjoni għal Google Chat u Hangouts Meet ikkawżat l-aktar mistoqsijiet u ilmenti, peress li ġeneralment għandhom inqas funzjonijiet, iżda l-użu tagħhom għamilha possibbli li jiġu abbandunati ħafna messaġġiera instantanja fi ħdan il-kumpanija.
Ir-riżultati tal-proġett ġew ifformulati minn Dmitry Ostroverkhov, li miegħu ħdimna: “Il-proġett naqqas l-ispejjeż tal-Forex Club għall-infrastruttura tal-IT u ssimplifika l-appoġġ tiegħu. Saff sħiħ ta 'kompiti ta' manutenzjoni tal-proċess sparixxew, peress li dawn il-kwistjonijiet huma solvuti min-naħa ta 'Google. Issa s-servizzi kollha jistgħu jiġu kkonfigurati mill-bogħod, huma appoġġjati minn koppja ta’ amministraturi ta’ Google, u d-dipartiment tal-IT ħeles ħin u riżorsi għal affarijiet oħra.”
Sors: www.habr.com