Ktibna diversi drabi dwar kif it-teknoloġiji tagħna jgħinu u anke tipproċessa informazzjoni minn kwalunkwe tip ta’ dokumenti u daħħal id-data fis-sistemi tal-kontabilità. Illum ngħidulek kif implimentajna в – l-akbar fornitur ta 'sħana u ilma sħun f'Moska.
Immaġina lilek innifsek fil-post ta 'accountant ordinarju. Nifhmu li dan mhux faċli, imma ipprova xorta waħda. Kuljum tirċievi numru kbir ta 'kontijiet tal-karti, fatturi, ċertifikati, eċċ. U speċjalment ħafna - fil-jiem qabel ir-rappurtar. Id-dettalji u l-ammonti kollha jeħtieġ li jiġu ċċekkjati malajr u bir-reqqa, ittajpjati mill-ġdid u mdaħħla fis-sistema tal-kontabilità, iwettqu tranżazzjonijiet manwalment u jibagħtu dokumenti lill-arkivju, sabiex imbagħad ikunu jistgħu jiġu sottomessi fil-pront għall-verifika lill-awdituri interni, is-servizz tat-taxxa, it-tariffa. awtoritajiet regolatorji u oħrajn. Diffiċli? Iżda din hija prattika kummerċjali li ilha teżisti f'ħafna kumpaniji. Flimkien mal-MOEK, issimplifikajna dan ix-xogħol iebes u għamilna aktar konvenjenti. Jekk inti interessat kif kien, merħba lill-qattus.
Ir-ritratt juri Moska CHPP-21, l-akbar produttur tal-enerġija termali fl-Ewropa. Is-sħana ġġenerata f'dan l-istazzjon hija fornuta mill-MOEK lil 3 miljun residenti fit-tramuntana ta 'Moska. .
MOEK għandha tużżana u nofs fergħat f'Moska. Huma jservu 15 km ta 'netwerks ta' tisħin, 811 stazzjon termali u djar tal-bojler, 94 punt ta 'tisħin u 10 stazzjon ta' ippumpjar, u wkoll jibnu u jinstallaw sistemi ġodda ta 'provvista tas-sħana. Il-kumpanija tixtri varjetà ta 'tagħmir u servizzi għal attivitajiet tan-negozju: . Il-preparazzjoni tad-dokumenti f'kull dipartiment li jibda x-xiri titwettaq minn impjegati speċjali - superviżuri tal-kuntratt.
Kif jaħdmu l-kuntratti f'kumpanija kbira? Meta l-kuraturi jidħlu fi ftehim, jirċievu ħafna dokumenti importanti tal-karta mill-kontropartijiet tagħhom: noti tal-konsenja, ċertifikati tal-forniment tas-servizz, fatturi, ċertifikati, eċċ. Tipikament, il-kuratur jiskenja karti tan-negozju u mbagħad jehmeż l-iskans mal-ordni fir-riżors tal-intrapriża sistema ta 'ġestjoni. Il-kontrollur finanzjarju jiċċekkja manwalment id-dejta kollha. Wara dan, il-kuratur jieħu d-dokumenti oriġinali lid-dipartiment tal-kontabilità. Jew il-kurrier jagħmel dan, u mbagħad iċ-ċaqliq tad-dokumenti jista 'jieħu aktar - minn diversi sigħat għal ftit jiem.
U kollox ikun tajjeb, iżda, bħal f'ħafna kumpaniji oħra:
- Il-karti jistgħu jaslu fid-dipartiment tal-kontabilità diversi jiem qabel ma jiġi sottomess ir-rappurtar. Imbagħad l-accountants ikollhom iqattgħu ġranet u ljieli fuq il-post tax-xogħol tagħhom. Ikollok bżonn tiċċekkja manwalment jekk il-fatturi, fatturi, eċċ kollha jimtlewx b'mod korrett. Imbagħad, jekk kollox huwa korrett, l-impjegat jerġa 'jittajpja d-dejta fis-sistema tal-kontabilità u jagħmel stazzjonar. Fl-istess ħin, 90% tal-ħin tal-accountant jintefaq biex jistampa mill-ġdid id-dejta - dettalji, ammonti, dati, numri tal-oġġetti, eċċ. Minħabba dan, hemm riskju li jsiru żbalji.
- Id-dokumenti jistgħu jaslu bi żbalji. U xi drabi xi kontijiet jew ċertifikati jkunu neqsin. Xi drabi dan isir ċar fl-aħħar jiem qabel ma jiġi sottomess ir-rappurtar. Minħabba dan, iż-żmien tal-approvazzjoni tad-dokument jista' jiġi ttardjat.
- Wara li jagħmlu l-entrati, l-accountants jaħżnu fatturi, fatturi u atti f'arkivji separati tal-karti u elettroniċi. Għaliex dan huwa diffiċli? Pereżempju, il-MOEK jaħdem skont it-tariffi, u għalhekk huwa obbligat li jirrapporta regolarment l-ispejjeż tiegħu lill-awtoritajiet eżekuttivi. U meta l-verifika tal-istat jew tat-taxxa li jmiss tasal għand id-dipartiment tal-kontabilità, l-impjegati għandhom ifittxu dokumenti għal żmien twil.
Hekk kien jidher id-dipartiment tal-kontabilità MOEK:
Il-MOEK kienet l-ewwel fl-industrija tal-enerġija li ddeċidiet li tibni mill-ġdid u tissimplifika din l-iskema sabiex tagħlaq malajr it-tranżazzjonijiet u tissottometti rapporti, tevalwa aħjar il-bidliet fis-suq fl-akkwist u tippjana l-istrateġija finanzjarja tagħha. Ma kienx faċli li tinbidel is-sistema ta 'ħidma li ilha fit-tul tad-dipartiment tal-kontabilità waħedha, għalhekk il-kumpanija ddeċidiet li tittrasformaha flimkien mas-sieħeb tagħha - ABBYY.
Mhux kmieni qal milli jsir
Tim ta 'speċjalisti ABBYY implimenta pjattaforma universali għall-ipproċessar ta' informazzjoni intelliġenti fil-MOEK u kkonfigurat:
- deskrizzjonijiet flessibbli (mudelli ta 'estrazzjoni tad-dejta) għall-ipproċessar tad-dokumenti. Tkellimna fid-dettall dwar x'inhi u għalxiex hija meħtieġa fuq Habré и . Bl-użu tas-soluzzjoni, MOEK tipproċessa aktar minn 30 tip ta 'dokumenti (per eżempju, ċertifikat ta' tagħmir installat jew ċertifikat ta 'ħlasijiet ta' aġenzija) u estratti minnhom aktar minn 50 attribut (numru tad-dokument, ammont totali inkluża l-VAT, isem tax-xerrej, bejjiegħ, kuntrattur, kwantità ta' oġġetti, eċċ.);
- konnettur għat-twettiq tal-kontrolli u t-tlugħ tad-dejta, li qabbad ABBYY FlexiCapture, SAP u OpenText. Grazzi għall-konnettur, sar possibbli li tiċċekkja awtomatikament id-dejta mill-ordni u l-kuntratt billi tuża diversi direttorji. Aħna se nitkellmu dwar dan hawn taħt;
- esportazzjoni ta' dokumenti għal arkivju elettroniku bbażat fuq OpenText. Issa l-iskans tad-dokumenti kollha huma maħżuna f'post wieħed;
- abbozzi ta' entrati tal-kontabilità f'SAP ERP b'links għal stampi skennjati ta' dokumenti.
Imbagħad l-impjegati ta 'ABBYY u MOEK żviluppaw formola ta' tfittxija sabiex l-accountant jista ', f'sekondi, isib kontijiet importanti minn kwalunkwe attribut fl-arkivju elettroniku u jissottomettihom għal spezzjonijiet tat-taxxa.
It-tfittxija hija possibbli billi tuża 26 kriterju differenti (l-istampa tista' tikklikkja):
Wara li l-MOEK ttestja b'suċċess is-sistema kollha, bdiet titħaddem. Il-proġett kollu, inklużi approvazzjonijiet, kjarifiki u titjib, tlesta f'10 xhur.
Skema ta' xogħol wara l-implimentazzjoni ta' ABBYY FlexiCapture:
Tħoss li xejn ma nbidel? Iva, il-proċess tan-negozju jibqa 'l-istess, huwa biss li ħafna mill-funzjonijiet issa huma mwettqa mill-magna.
Wiring, lest!
Kif inhuma l-affarijiet issa? Ejja ngħidu li l-kuratur tal-kuntratt irċieva sett ta 'dokumenti primarji għal tranżazzjoni għall-provvista ta' pompi għal impjanti tal-enerġija termali, jew, pereżempju, il-kostruzzjoni ta 'netwerks tat-tisħin. L-ispeċjalista m'għadux jeħtieġ li jiċċekkja l-kompletezza u l-kontenut tad-dokumenti huwa stess, iċempel kurrier u jibgħat id-dokumenti oriġinali lid-dipartiment tal-kontabilità. Il-kuratur sempliċement jiskenja s-sett iffirmat ta 'dokumenti primarji, u mbagħad it-teknoloġija tieħu f'idejha.
Bl-użu ta 'sistema ta' skanjar tan-netwerk, impjegat jibgħat skans fil-format TIFF jew PDF lill-hot folder jew l-email tiegħu. Imbagħad jiftaħ l-istazzjon tal-input tal-web ABBYY FlexiCapture u jagħżel it-tip ta’ dokument issettjat biex jipproċessa. Pereżempju, “xiri ta’ xogħlijiet/servizzi bi ħlas ta’ aġenzija”, “irċevuta ta’ riżorsi materjali u tekniċi (MTR)” jew “kontabilità tal-proprjetà”.
It-tip ta’ sett jiddetermina n-numru u t-tipi ta’ dokumenti u data meħtieġa li s-sistema trid tikklassifika, tagħraf u tivverifika.
Il-kuratur itella’ skans għar-rikonoxximent. Is-sistema tiċċekkja awtomatikament il-preżenza tad-dokumenti kollha, il-kontenut ta 'kull karta, u s-server jirrikonoxxi d-dettalji - data tal-kuntratt, ammont, indirizz, numru ta' identifikazzjoni tat-taxxa, punt ta 'kontroll u data oħra. Mill-mod, MOEK hija l-ewwel kumpanija tal-enerġija fir-Russja li tuża dan l-approċċ.
Jekk il-kuratur ma tellax id-dokumenti kollha jew xi fattura ma jkunx fiha d-dejta kollha, is-sistema tinnota dan u immedjatament titlob lill-impjegat biex jikkoreġi l-iżball:
Is-sistema tilmenta u titlob li żżid id-dokumenti neqsin (minn hawn 'il quddiem jistgħu jiġu kklikkjati l-screenshots):
Is-sistema nnotat li d-dokument skada:
Għalhekk, l-impjegat m'għadux jeħtieġ li jiddetermina jekk id-dokument huwiex imfassal b'mod korrett. Jekk kollox huwa korrett, allura ħafna mill-kontrolli tad-dejta jseħħu awtomatikament eżatt fl-istazzjon tad-dħul tal-web. Huwa biżżejjed li ddaħħal in-numru tal-ordni speċifikat fis-SAP ERP. Wara dan, id-dejta rikonoxxuta titqabbel ma' informazzjoni pproċessata f'SAP: TIN u KPP tal-kontroparti, numri u ammonti tal-kuntratt, VAT, nomenklatura tal-prodott jew tas-servizz. L-ipproċessar u l-kontroll ta' dokument wieħed jieħu biss ftit minuti.
Billi tuża d-dettalji - INN u KPP - tista 'tagħżel il-kumpanija mixtieqa mid-direttorju:
Jekk ikun hemm żball fil-fattura jew fattura, mhux se jippermetti li d-dokument jiġi esportat lejn l-arkivju. Pereżempju, jekk dokument ikun ikkumpilat ħażin jew wieħed mill-karattri huwa rikonoxxut ħażin, is-sistema tindika dan u titlob lill-impjegat biex jikkoreġi l-ineżattezzi kollha. Hawn eżempju:
Is-sistema sabet li Vasilek CJSC mhux inkluż fil-lista ta 'fornituri MOEK.
Dan jippermetti lill-impjegati jsegwu l-iżbalji qabel ma d-dokument jasal fid-dipartiment tal-kontabilità.
Jekk il-kontrolli kollha jitlestew b'suċċess, allura f'klikk waħda tintbagħat kopja skennjata tad-dokument lill-arkivju elettroniku OpenText, u link u karta bil-metadata tagħha jidhru fis-SAP. Accountant jew kuratur jista 'dejjem jara fl-arkivju elettroniku lista ta' dokumenti għall-ordni meħtieġa u informazzjoni dwar min ipproċessa d-dokumenti, f'liema żmien, u b'liema riżultat.
Pyotr Petrovich ħares lejn l-arkivju elettroniku, ...
...biex tara min tella’ dokumenti għall-ordni Nru 1111.
Wara li ttella’ dejta u skans minn ABBYY FlexiCapture għal SAP, jidher abbozz ta’ tranżazzjoni b’dejta mimlija minn qabel u links għal immaġini skennjati ta’ dokumenti.
Abbozz tal-wajers:
Imbagħad l-accountant jirċievi notifika bl-email b'link għall-abbozz lest u skans. L-ispeċjalista m'għadux jeħtieġ li jissielet mal-karta. Kull ma jrid jagħmel hu li jiċċekkja l-iskans għall-ammont totali tat-tranżazzjoni, il-preżenza ta 'siġill u firma, u jagħmel it-tranżazzjoni. L-accountant issa jqatta’ inqas minn minuta fuqha.
Riżultati tal-proġett
- Bl-użu tat-teknoloġiji ABBYY, MOEK issimplifika u aċċellerat mhux biss il-kontabilità, iżda wkoll il-kontroll finanzjarju. Biex jagħmlu kollokament, l-impjegati m'għandhomx għalfejn jistennew il-kurrier bid-dokumenti oriġinali - kull ma jridu jagħmlu huwa li jirċievu skan b'dejta diġà vverifikata mill-arkivju elettroniku fi klikk waħda. Veru, għad hemm bżonn dokument fuq il-karta. Imma issa tista 'tintbagħat lid-dipartiment tal-kontabilità aktar tard. Meta jasal hemm, l-impjegat jiċċekkja l-kaxxa "Oriġinali riċevuta" fis-sistema tal-kontabilità.
- L-impjegati jirċievu immedjatament id-dejta kollha meħtieġa dwar it-tranżazzjoni minn skans, jagħmlu tranżazzjonijiet fil-ħin u jippreparaw id-dokumenti kollha għar-rappurtar minn qabel. Issa ma jibżgħux la minn spezzjonijiet interni u lanqas minn dawk esterni.
- L-accountants iwettqu tranżazzjonijiet finanzjarji 3 darbiet aktar malajr, u l-MOEK jagħlaq il-perjodu ta 'rappurtar 10 ijiem qabel.
- Il-fergħat kollha tal-MOEK jaħżnu dokumenti tal-kontabilità f'arkivju elettroniku wieħed. Grazzi għal dan, tista 'ssib kwalunkwe fattura, kuntratt jew att ta' tlestija, kif ukoll kwalunkwe attribut minnhom (ammonti, VAT, firxiet ta 'prodotti jew servizzi) 4 darbiet aktar malajr minn qabel.
- Is-soluzzjoni tipproċessa aktar minn 2,6 miljun paġna ta’ dokumenti fis-sena.
Minflok ma tikkonkludi
MOEK juża għal 2 snin issa u matul dan iż-żmien I ġabru statistika. Irriżulta li l-accountants jagħmlu 95% tad-dħul mingħajr ma jagħmlu bidliet fl-abbozzi. Dan ifisser li dawn l-istazzjonjiet jistgħu jinqabżu kompletament awtomatikament fil-futur. Ġara li dan il-prodott kien fil-fatt l-ewwel pass tal-kumpanija lejn l-introduzzjoni ta 'elementi ta' "intelliġenza artifiċjali" fil-proċessi tan-negozju tal-kumpanija: MOEK qed tiżviluppa programm korrispondenti.
Kumpaniji Russi oħra qed awtomatizzati wkoll ix-xogħol tal-kontabilità: jagħmluha aktar sempliċi u konvenjenti. Pereżempju, bl-użu tat-teknoloġiji ABBYY, is-servizz tal-kontroll finanzjarju "» Jirċievi informazzjoni importanti dwar in-negozju darbtejn aktar malajr u jqatta’ 2% inqas ħin ifittex il-fatturi u n-noti tal-kunsinna meħtieġa. Teknoloġiji intelliġenti għall-ipproċessar tal-informazzjoni jgħinu lill-impjegati tad-dipartiment tal-kontabilità tal-azjenda "» istantanjament issib id-dokumenti finanzjarji meħtieġa waqt verifiki tat-taxxa tal-massa. Fl-2019, l-ispeċjalisti tal-kumpanija jippjanaw li jipproċessaw madwar 10 miljun paġna ta 'dokumenti.
Trid tkun taf aktar dwar il-proġett MOEK u ABBYY? Fit-3 ta’ April fil-11:00, il-Viċi Kap taċ-Ċentru tat-Teknoloġija tal-Informazzjoni MOEK Vladimir Feoktistov se jitkellem dwar id-dettalji tal-każ b’xejn. . Ingħaqad jekk trid tistaqsi mistoqsijiet.
Elizaveta Titarenko,
Editur tal-blog korporattiv ABBYY
Sors: www.habr.com