Żball komuni ta 'negozjanti novizzi huwa li ma jagħtux biżżejjed attenzjoni għall-ġbir u l-analiżi tad-dejta, l-ottimizzazzjoni tal-proċessi tax-xogħol u l-monitoraġġ tal-indikaturi ewlenin. Dan jirriżulta fi tnaqqis fil-produttività u ħela subottimali ta 'ħin u riżorsi. Meta l-proċessi jkunu ħżiena, għandek tikkoreġi l-istess żbalji diversi drabi. Hekk kif in-numru ta 'klijenti jiżdied, is-servizz jiddeterjora, u mingħajr analiżi tad-dejta m'hemm l-ebda fehim ċar ta' dak li jeħtieġ li jitjieb. Bħala riżultat, id-deċiżjonijiet jittieħdu fuq kapriċċ.
Biex ikun kompetittiv, in-negozju modern, minbarra prodotti u servizzi ta’ kwalità, irid ikollu proċessi trasparenti u jiġbor data analitika. Mingħajr dan, huwa diffiċli li tifhem l-istat reali tal-affarijiet fin-negozju u tieħu d-deċiżjonijiet it-tajba. Għalhekk, huwa importanti li jkollok fl-armament tiegħek l-għodod meħtieġa li mhux biss huma konvenjenti għall-użu, iżda wkoll jippermettulek tissimplifika x-xogħol tiegħek u toħloq l-aktar proċessi trasparenti possibbli.
Illum hemm numru kbir ta 'għodod u soluzzjonijiet. Iżda l-biċċa l-kbira tal-imprendituri ma jużawhomx għax jew ma jarawx il-valur fihom, jew ma jifhmux kif jużawhom, jew huma għaljin, jew ikkumplikati, jew 100500 aktar. Iżda dawk li dehretha, sabu jew ħolqu għodod bħal dawn għalihom infushom diġà għandhom vantaġġ fit-terminu medju.
Għal aktar minn 10 snin, ilni noħloq prodotti u soluzzjonijiet tal-IT li jgħinu lin-negozji jżidu l-profitti permezz tal-awtomazzjoni u t-trasformazzjoni diġitali tal-proċessi. Għentt biex insib għexieren ta' negozji ġodda u ħloqt għexieren ta' għodod onlajn li jintużaw minn mijiet ta' eluf ta' nies madwar id-dinja.
Hawn hu wieħed mill-eżempji tajbin fil-prattika tiegħi li juri l-benefiċċji tat-trasformazzjoni diġitali. Għal ditta legali Amerikana żgħira, jien u t-tim tiegħi ħloqna għodda biex niġġeneraw dokumenti legali, ippermettiet lill-avukati jiġġeneraw dokumenti aktar malajr. U aktar tard, wara li espandiet il-funzjonalità ta 'din l-għodda, ħloqna servizz onlajn u ttrasformana kompletament il-kumpanija. Issa jaqdu lill-klijenti mhux biss fil-belt tagħhom, iżda madwar il-pajjiż kollu. Matul tliet snin, il-kapitalizzazzjoni tal-kumpanija kibret diversi drabi.
F'dan l-artikolu ser naqsam miegħek esperjenza reali tal-ħolqien ta 'sistema trasparenti għall-monitoraġġ tal-indikaturi ewlenin tan-negozju. Se nipprova ndaħħal il-valur tal-użu ta’ soluzzjonijiet diġitali, se nuri li mhux diffiċli u mhux dejjem għali. Mela, ejja!
Kif beda dan kollu
Jekk trid ikollok xi ħaġa li qatt ma kellek, ikollok tagħmel xi ħaġa li qatt ma għamilt.
Coco Chanel
Marti kienet għajjien li tkun fuq leave tal-maternità, u ddeċidejna li niftħu negozju żgħir - kamra tal-logħob tat-tfal. Peress li għandi n-negozju tiegħi stess, marti tieħu ħsieb il-kamra tal-logħob għal kollox, u ngħin fi kwistjonijiet strateġiċi u żvilupp.
Id-dettalji tal-ftuħ ta 'negozju huma storja kompletament differenti, iżda fl-istadju tal-ġbir tad-dejta u l-analiżi tal-kompetituri, minbarra li enfasizzaw il-problemi speċifiċi ta' dan in-negozju, tajna attenzjoni għall-problemi tal-proċessi interni li l-biċċa l-kbira tal-kompetituri ma tħabtux magħhom .
B'sorpriża tiegħi, fis-seklu 21 kważi ħadd ma żamm is-CRM fl-ebda forma; ħafna żammew rekords bil-miktub, f'notebooks. Fl-istess ħin, is-sidien nfushom ilmentaw li l-impjegati jisirqu, jagħmlu żbalji meta jikkalkulaw u jridu jqattgħu ħafna ħin jikkalkulaw mill-ġdid u jivverifikaw bl-entrati fil-ktieb tal-kontabilità, tintilef dejta dwar riżervi u depożiti, il-klijenti jitilqu għal raġunijiet mhux magħrufa. minnhom.
Meta analizzaw id-data miġbura, indunajna li ma rridux nirrepetu l-iżbalji tagħhom u neħtieġu sistema trasparenti li tnaqqas dawn ir-riskji għall-minimu. L-ewwelnett, bdejna nfittxu soluzzjonijiet lesti, iżda ma stajniex insibu dawk li jissodisfaw bis-sħiħ ir-rekwiżiti tagħna. U mbagħad iddeċidejt li nagħmel is-sistema tiegħi stess, għalkemm mhux ideali, iżda taħdem u rħas (kważi b'xejn).
Meta għażilt għodda, ħadt kont tal-kriterji li ġejjin: għandha tkun irħisa, għandha tkun flessibbli u aċċessibbli, u għandha tkun faċli biex tużah. Jiena stajt nikteb sistema sħiħa, qawwija u għalja għal dan in-negozju, iżda kellna ftit ħin u baġit żgħir, kif ukoll ma fhimniex bis-sħiħ jekk il-proġett tagħna kienx se jaħdem, u ma jkunx raġonevoli li nonfqu ħafna riżorsi fuq din is-sistema. Għalhekk, fil-ħin tal-ittestjar tal-ipoteżi, iddeċidejt li nibda b'MVP (Prodott Minimu Vijabbli - prodott minimu vijabbli) u nagħmel verżjoni tax-xogħol fl-iqsar żmien possibbli b'investiment minimu, u maż-żmien, tlestiha jew nerġa 'nagħmel.
Bħala riżultat, l-għażla tiegħi waqgħet fuq is-servizzi tal-Google (Drive, Sheets, Calendar). Is-sors ewlieni ta’ informazzjoni dwar l-input/output huwa Google Sheets, peress li marti għandha esperjenza ta’ xogħol ma’ spreadsheets, tista’ tagħmel bidliet waħedha jekk meħtieġ. Ħadt kont ukoll tal-fatt li l-għodda se tintuża wkoll minn impjegati li jistgħu ma tantx ikunu tajbin biex jużaw il-kompjuter, u tgħallemhom kif idaħħlu data f’tabella se jkun ħafna aktar faċli milli tgħallimhom kif jaħdmu ma’ xi wħud speċjalizzati. programm bħal 1C.
Id-dejta mdaħħla fit-tabelli tinbidel f'ħin reali, jiġifieri, fi kwalunkwe ħin tista 'tara s-sitwazzjoni tal-affarijiet tal-kumpanija, is-sigurtà hija mibnija, tista' tirrestrinġi l-aċċess għal ċerti persuni.
Żvilupp ta 'arkitettura u struttura tad-data
Il-kamra tal-logħob tat-tfal tipprovdi diversi servizzi bażiċi.
- Żjara standard — meta klijent jixtri ħin imqatta’ fil-kamra tal-logħob tat-tfal tiegħu.
- Żjara sorveljata — meta klijent jixtri ħin imqatta’ fil-kamra tal-logħob tat-tfal tiegħu u jħallas żejjed għas-superviżjoni. Jiġifieri, il-klijent jista 'jħalli lit-tifel u jmur fin-negozju tiegħu, u l-ħaddiem tal-kamra se jara u jilgħab mat-tifel waqt l-assenza tal-ġenitur.
- Miftuħ għeluq — il-klijent jikri mejda separata għall-ikel u l-mistednin bilqiegħda u jħallas għal żjara standard fil-kamra tal-logħob, filwaqt li l-kamra topera bħas-soltu.
- għeluq snin magħluqa — il-klijent jikri l-post kollu; matul il-perjodu tal-kiri l-kamra ma taċċettax klijenti oħra.
Huwa importanti li s-sid ikun jaf kemm nies żaru l-kamra, x’età kellhom, kemm qattgħu ħin, kemm qalgħu flus, kemm kien hemm spejjeż (spiss jiġri li l-amministratur ikollu bżonn jixtri xi ħaġa jew iħallas għal xi ħaġa, pereżempju, kunsinna jew ilma), Kemm kien hemm għeluq is-snin?
Bħal kull proġett tal-IT, bdejt billi naħseb fl-arkitettura tas-sistema futura u ħdimt l-istruttura tad-dejta. Peress li l-mara hija responsabbli min-negozju, hi taf dak kollu li trid tara, tikkontrolla u tmexxi, għalhekk aġixxiet bħala l-klijent. Flimkien għamilna brainstorm u fassalna rekwiżiti għas-sistema, li fuq il-bażi tagħhom ħsibt fil-funzjonalità tas-sistema u ħloqna l-istruttura li ġejja ta 'fajls u folders fil-Google Drive:
Id-dokument "Sommarju" fih informazzjoni ġenerali dwar il-kumpanija: dħul, spejjeż, analitika
Id-dokument Spejjeż fih informazzjoni dwar l-ispejjeż ta' kull xahar tal-kumpanija. Għal aktar trasparenza, maqsuma f'kategoriji: spejjeż tal-uffiċċju, taxxi, spejjeż tal-persunal, spejjeż ta 'reklamar, spejjeż oħra.
Spejjeż ta' kull xahar
Tabella sommarja ta' l-ispejjeż għas-sena
Il-folder tad-Dħul fih 12-il fajl tal-Google Sheets, wieħed għal kull xahar. Dawn huma d-dokumenti tax-xogħol ewlenin li l-impjegati jimlew kuljum. Fihom tab u tabs obbligatorji tad-daxxbord għal kull jum tax-xogħol. It-tab tad-dashboard turi l-informazzjoni kollha meħtieġa għax-xahar kurrenti għal fehim malajr tal-affarijiet, u tippermetti wkoll li tiffissa l-prezzijiet u żżid is-servizzi.
Dashboard tab
Tab ta 'kuljum
Fil-proċess tal-iżvilupp tan-negozju, bdew jidhru ħtiġijiet addizzjonali fil-forma ta 'skontijiet, abbonamenti, servizzi addizzjonali u avvenimenti. Implimentajna wkoll dan kollu maż-żmien, iżda dan l-eżempju juri l-verżjoni bażika tas-sistema.
Ħolqien ta 'funzjonalità
Wara li sibt l-indikaturi ewlenin, ħdimt l-arkitettura u l-iskambju tad-dejta bejn l-entitajiet, bdejt l-implimentazzjoni. L-ewwel ħaġa li għamilt kienet li ħoloq dokument tal-Google Sheet fil-folder tad-Dħul tiegħi. Ħloqt żewġ tabs fiha: dashboard u l-ewwel jum tax-xahar, li fih żidt it-tabella li ġejja.
Worksheet prinċipali
Din hija l-worksheet prinċipali li l-Amministratur se jaħdem magħha. Huwa biss jeħtieġ li jimla l-oqsma meħtieġa (immarkati bl-aħmar), u s-sistema awtomatikament tikkalkula l-indikaturi kollha meħtieġa.
Biex jitnaqqsu l-iżbalji ta’ input u l-konvenjenza, il-qasam “Tip ta’ Żjara” ġie implimentat bħala lista drop-down tas-servizzi pprovduti, li nistgħu neditjaw fuq il-paġna tad-dashboard. Biex tagħmel dan, aħna nżidu l-verifika tad-dejta ma 'dawn iċ-ċelloli u nindikaw il-firxa minn fejn tieħu d-dejta.
Biex tnaqqas l-iżball uman fil-kalkoli, żidt kalkolu awtomatiku tas-sigħat li l-klijent qatta 'fil-kamra u l-ammont ta' flus dovuti.
Biex tagħmel dan, l-Amministratur għandu sempliċement jimmarka l-ħin tal-wasla tal-klijent (kolonna E) u l-ħin tat-tluq (kolonna F) fil-format HH: MM. Biex nikkalkula l-ħin totali li klijent iqatta 'fil-kamra tal-logħob, nuża din il-formula:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Biex nikkalkulaw awtomatikament l-ammont ta 'flus għall-użu tas-servizzi, kellna nużaw formula aktar kumplessa, peress li l-prezz ta' siegħa jista 'jvarja skond it-tip ta' servizz. Għalhekk, kelli jorbot id-dejta mat-tabella tas-servizzi fuq il-paġna tad-dashboard billi tuża l-funzjoni QUERY:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Minbarra l-azzjonijiet ewlenin, żidt funzjonijiet addizzjonali biex telimina żbalji IFERROR jew ISBLANK mhux mixtieqa, kif ukoll il-funzjoni ROUNDDOWN - sabiex ma niddejjaqx bl-affarijiet żgħar, arrotondajt l-ammont finali 'l isfel, lejn il-klijent.
Minbarra d-dħul ewlieni (ħin tal-kiri), f'kamra tal-logħob tat-tfal hemm dħul addizzjonali fil-forma ta 'servizzi jew bejgħ ta' ġugarelli, u l-impjegati jagħmlu xi spejjeż żgħar, pereżempju, iħallsu għall-ilma tax-xorb jew jixtru ħelu għal kumplimenti, dan kollu jrid jitqies ukoll.
Għalhekk, żidt żewġ tabelli oħra li fihom se nirreġistraw din id-dejta:
Biex tagħmilha aktar faċli biex taħdem mas-sinjali, kkulurithom u żidt ifformattjar kondizzjonali maċ-ċelloli.
It-tabelli ewlenin huma lesti, issa trid tpoġġi l-indikaturi ewlenin f'tabella separata sabiex tkun tista' tara b'mod ċar kemm qlajt f'ġurnata u kemm minn dawn il-flus hemm fil-cash register u kemm hemm fuq il-karta.
Biex nammontaw il-flus skont it-tip ta' ħlas, erġajt użajt il-funzjoni QUERY:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")Fl-aħħar tal-ġurnata tax-xogħol, l-amministratur jeħtieġ biss li jiċċekkja darbtejn id-dħul u ma jkollux għalfejn jagħmel kalkolu mill-ġdid manwali. Aħna ma nġiegħlux lil persuna tagħmel xogħol addizzjonali, u s-sid jista 'jħares lejn u jikkontrolla s-sitwazzjoni fi kwalunkwe ħin.
It-tabelli kollha meħtieġa huma lesti, issa ser nidduplikaw it-tab għal kull jum, innumeraha u nġibu dan li ġej.
Kbir! Kważi kollox huwa lest, dak kollu li jibqa 'huwa li juri l-indikaturi ewlenin kollha għax-xahar fuq it-tab tad-dashboard.
Biex tikseb id-dħul totali għax-xahar, tista 'tikteb il-formula li ġejja
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1fejn D1 hija ċ-ċellula bi dħul ta 'kuljum, u '1', '2' u l-bqija huma l-isem tat-tab. Eżattament bl-istess mod nikseb data dwar dħul u spejjeż addizzjonali.
Għaċ-ċarezza, iddeċidejt li nuri l-profitabbiltà totali skont il-kategorija. Biex tagħmel dan, kelli nagħmel għażla kumplessa u raggruppament mit-tabs kollha, u mbagħad iffiltra u neħħi linji vojta u mhux meħtieġa.
Profittabilità skond il-kategorija
L-għodda ewlenija tal-kontabilità tad-dħul hija lesta, issa ser nidduplikaw il-fajl għal kull xahar tas-sena.
Wara li ħloqt għodda għall-kontabilità u l-monitoraġġ tad-dħul, bdejt noħloq tabella ta 'spejjeż li fiha se nqisu l-ispejjeż kollha ta' kull xahar: kera, pagi, taxxi, xiri ta 'oġġetti u spejjeż oħra.
Fil-folder tas-sena kurrenti, ħloqt dokument Google Sheet u żidt 13-il tab, dashboard u tnax-il xahar miegħu.
Dashboard tab
Għaċ-ċarezza, fit-tab tad-dashboard għamilt fil-qosor l-informazzjoni kollha meħtieġa dwar l-ispejjeż finanzjarji għas-sena.
U f’kull tab ta’ kull xahar ħloqt tabella li fiha se nżommu kont tal-ispejjeż kollha tal-kumpanija fi flus skont il-kategorija.
Tab tax-xahar
Irriżulta li kien konvenjenti ħafna, issa tista 'tara u tikkontrolla l-ispejjeż kollha tal-kumpanija, u jekk meħtieġ, tħares lejn l-istorja u anke tagħmel analiżi.
Peress li l-informazzjoni dwar id-dħul u l-ispejjeż tinsab f'fajls differenti u mhix konvenjenti ħafna biex tissorvelja, iddeċidejt li noħloq fajl wieħed li fih ġabar l-informazzjoni rilevanti kollha meħtieġa għas-sid biex jikkontrolla u jamministra l-kumpanija. Semmejt dan il-fajl "Sommarju".
mejda tal-pern
F'dan il-fajl ħloqt tabella li tirċievi dejta ta 'kull xahar minn tabelli, għal dan użajt il-funzjoni standard:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")fejn ngħaddi l-ID tad-dokument bħala l-ewwel argument, u l-firxa importata bħala t-tieni parametru.
Imbagħad ikkumpilajt il-bilanċ annwali: kemm inqala ', kemm intefaq, x'kien il-profitt, profittabilità. Viżwalizza d-data meħtieġa.
U għall-konvenjenza, sabiex is-sid tan-negozju jkun jista 'jara d-dejta kollha f'post wieħed u ma jgħaddix minn fajls, integrajt il-kapaċità li tagħżel kwalunkwe xahar tas-sena u turi indikaturi ewlenin f'ħin reali.
Biex tagħmel dan, ħloqt rabta bejn ix-xahar u l-ID tad-dokument
Imbagħad ħloqt lista drop-down billi tuża "Data -> Validazzjoni tad-Data", speċifikajt il-firxa tal-link u kkonfigurat l-importazzjoni b'rabta dinamika għad-dokument
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")Konklużjoni
Kif tistgħu taraw, it-titjib tal-proċessi fin-negozju tiegħek mhuwiex diffiċli daqs kemm jista 'jidher, u m'għandekx bżonn li jkollok xi ħiliet super biex tagħmel dan. Naturalment, din is-sistema għandha ħafna nuqqasijiet, u hekk kif in-negozju jikber ikun impossibbli li tużaha, iżda għal negozju żgħir jew fil-bidu meta tittestja ipoteżi, din hija soluzzjoni eċċellenti.
Din il-kamra tal-logħob ilha taħdem fuq din is-soluzzjoni għat-tielet sena, u din is-sena biss, meta diġà nifhmu b'mod ċar il-proċessi kollha, nafu lill-klijent tagħna u s-suq. Iddeċidejna li noħolqu għodda sħiħa għall-ġestjoni tan-negozju onlajn.
PS
L-użu tal-Google Sheets biex jissorvelja n-negozju tiegħek mhuwiex konvenjenti ħafna, speċjalment mit-telefon tiegħek. Hekk għamilt , li juri l-indikaturi tan-negozju ewlenin kollha f'ħin reali f'format konvenjenti
Sors: www.habr.com