Hello kulħadd, jien jisimni Konstantin Kuznetsov, jien il-Kap Eżekuttiv u l-fundatur ta 'RocketSales. Fil-qasam tal-IT, huwa pjuttost komuni li tara storja fejn id-dipartiment tal-iżvilupp jgħix fl-univers tiegħu stess. F'dan l-univers, hemm umidifikaturi ta 'l-arja fuq kull desktop, mazz ta' aġġeġġi u cleaners għal monitors u tastieri, u, x'aktarx, il-kompitu tagħha stess u s-sistema ta 'ġestjoni tal-proġett.
X'inhu l-big deal?
Forsi għal xi wħud mhu xejn. Imma lqajna bi problema. Aħna nibnu u nawtomatizzaw is-sistemi tal-bejgħ, nimplimentaw is-CRM, u noħolqu infrastruttura tal-cloud għan-negozju. Minbarra d-dipartimenti tal-iżvilupp u l-produzzjoni, il-proġetti tal-klijenti spiss jinkludu negozjaturi, salespeople, accountants, u impjegati oħra. U bdejna naħsbu dwar kif norganizzaw proċess effettiv ta 'ġestjoni tal-proġett.
Jekk il-proċess ta 'żvilupp u produzzjoni huwa organizzat fi pjattaforma bħal Jira jew GitLab, allura ħadd ħlief l-iżvilupp jifhem x'inhu dak. Biex tinvolvi impjegat ta 'parti terza fi proġett, trid tiltaqa' miegħu, tispjega l-kuntest, tirreġistra l-kompitu x'imkien, imbagħad tissorvelja l-grad ta 'prontezza fiċ-chats tax-xogħol, tikseb ir-riżultat permezz taċ-chat, u daħħalha f'Jira. U hekk kull darba.
L-iżvilupp huwa maqtugħ minn dipartimenti oħra tal-kumpanija, ma jafux kif jinvolvuna, u ma nafux jekk għandhomx bżonn il-parteċipazzjoni tagħna.
Ftit snin ilu skoprejna l-pjattaforma Asana. F'dan il-materjal irrid ngħidlek kif organizzajna l-proċess tal-ġestjoni tal-iżvilupp u l-produzzjoni sabiex:
- il-kumpanija kollha ħadmet f'ekosistema waħda,
- kulħadd kellu biżżejjed funzjonalità,
- kien possibbli li tiġi stmata l-ispiża ta 'kull proġett f'sigħat u flus,
- ix-xogħol mal-klijenti kien fit-tul: mhux fil-qafas ta 'kompitu wieħed, iżda fi ħdan il-qafas ta' proġett kollu b'lura kostanti ta 'ideat.
Ftit dwar kif issir taf Asana
Għamilt 10 snin infittex softwer konvenjenti għall-ġestjoni tal-proġett. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 u għexieren ta' trackers oħra tal-kompiti ma għaddewx mit-test tas-saħħa. Imbagħad sibt Asana. U kollox ħadem.
Fl-opinjoni tagħna, din hija l-aqwa pjattaforma u li qed tikber malajr għall-ġestjoni tal-kompiti u l-proġetti. Illum, Asana hija l-mexxejja dinjija fil-popolarità u s-sodisfazzjon tal-utent. Dan huwa evidenzjat mit-tabella tal-klassifikazzjoni g2.
Aħna fannijiet ta 'Asana, anke sirna ċċertifikati biex inkunu nistgħu nimplimentawha għall-klijenti tagħna.
Se niddeskrivi fil-qosor il-proċess mill-bejgħ sal-implimentazzjoni tal-proġett
Peress li nbigħu s-servizzi tal-IT, il-lembut tagħna huwa twil pjuttost u, lejn l-aħħar, jidħol fid-dipartiment tal-produzzjoni u, xi kultant, l-iżvilupp.
Id-dipartiment tal-bejgħ iwettaq manipulazzjonijiet standard: verifika, approvazzjoni ta 'CP, iffirmar ta' ftehim, trasferiment tat-tranżazzjoni għall-produzzjoni. Il-produzzjoni ma tistax taċċetta l-kuntratt: għandha tindika l-baġit, id-data tat-trasferiment għall-produzzjoni, u l-fond ta 'żmien stmat għall-implimentazzjoni tal-proġett.
Grazzi għall-kombinazzjoni amoCRM + Asana, meta tittrasferixxi tranżazzjoni mid-dipartiment tal-bejgħ għall-produzzjoni u lura, ix-xogħol ma jiġi interrott imkien. Il-blu jindika ż-żona ta 'responsabbiltà tad-dipartiment tal-bejgħ, oranġjo jindika d-dipartiment tal-produzzjoni, u roża jindika d-dipartiment tal-iżvilupp.
Huwa importanti li d-dipartiment tal-iżvilupp, b'differenza mid-dipartiment tad-disinn, ma jkunx involut f'kull proġett. Xi drabi t-twaqqif ta 'sistema ma jeħtieġx soluzzjonijiet personalizzati.
Għalhekk, meta l-maniġer aċċetta l-proġett għall-produzzjoni, il-maniġer tal-bejgħ imur għand Asana f'1 klikk (screenshot). Minn amoCRM, il-proġett jinħoloq awtomatikament f'Asana.
Kompitu (kompitu) b'mappa tal-proġett u proposti kummerċjali jinħoloq awtomatikament fuq il-bord tal-proġett tal-klijent komuni. Il-klijenti kollha li bħalissa qegħdin fil-produzzjoni huma murija hawn. Hawnhekk jinħatar maniġer responsabbli, jiġu stabbiliti skadenzi, jintgħażel it-tip ta’ xogħol u jinbidlu l-istatus tal-kompiti.
Il-maniġer jista' jniedi kwalunkwe mill-proċessi tan-negozju awtomatiċi proposti fil-kompitu:
- Sib/Oħloq proġett Klijent + Ehmeż kompitu hemmhekk
- Imla l-kompitu bl-informazzjoni tat-tranżazzjoni
- Oħloq ftehim mill-kompitu attwali
Il-proġett huwa mimli bid-dejta kollha speċifikata f'amoCRM. Skont it-tip ta 'servizz, sett ta' subtasks jinħoloq immedjatament biex jimplimentaw il-blokki attwali ta 'xogħol. Il-maniġer tal-proġett jibqa 'jiddekomponi kompiti dettaljati, jassenja r-responsabbiltajiet u l-iskadenzi.
Dan il-bord jgħin biex jieħu proġetti ġodda. Iżda l-monitoraġġ tal-istatus attwali u l-preżenza ta 'proġetti f'riskju fuqu huwa inkonvenjenti.
Kif niġbru l-kompiti u l-proġetti tal-klijenti
Mill-bord ġenerali tal-proġetti kollha, il-maniġer iżid il-proġett ma 3 bordijiet oħra:
- bord personali tal-klijent;
- portafoll ta' klijenti attivi;
- portafoll tal-maniġer.
Ejja nsemmu għaliex għandna bżonn kull waħda mill-entitajiet.
Fil-screenshot tara bord personali tal-klijent.
Għaliex dan il-bord?
Preċedentement, ħsibna f'termini ta 'kompiti. Lestejt il-kompitu u mort nagħmel ieħor. Irriżulta li konna nagħmlu għall-klijent eżattament l-ammont ta’ xogħol li talab. Imma ridna nibnu relazzjonijiet fit-tul, għalhekk tbiegħdu milli naħdmu mal-kompiti biex naħdmu mal-klijenti.
Aħna niżguraw li nikteb l-ideat kollha għal titjib għall-klijent. Anke jekk huwa ħsieb li aċċidentalment jintrema fl-arja mill-klijent, aħna nirranġawha u nispiċċawha. Dan huwa kif jiġi ffurmat xogħol b'lura; ix-xogħol mal-klijent ma jintemmx.
X'hemm fuq dan il-bord?
Asana tagħna hija konnessa ma 'diversi servizzi:
- Sistema CRM (għall-interazzjoni mad-dipartiment tal-bejgħ),
- TimeDoctor (għall-intraċċar tal-ħin),
- Sistema ERP (għall-aggregazzjoni tad-dejta kollha f'interface waħda).
Introduċejna pannell tal-kontroll tar-riżorsi malajr f'Asana. Inti tipponta lejn il-pjanċa ta 'fuq il-kompitu u tara min ħadem fuq il-kompitu u għal kemm żmien, u liema bonus qalgħu.
Ix-xogħol tad-dipartiment tal-produzzjoni huwa stmat bis-siegħa, għalhekk kien importanti għalina li nissorveljaw b'mod strett kemm kull impjegat qatta 'jsolvi l-problemi tal-klijenti.
X'inhuma l-benefiċċji ta 'l-użu ta' bord?
Bħala riżultat, fis-sistema ERP naraw Rapport tal-proġett. L-istatus tat-tranżazzjoni, il-parteċipanti tal-proġett, il-baġit tal-proġett, in-numru ta’ sigħat maħduma u l-iskadenzi.
Nistgħu nbassru l-ispiża ta 'proġetti ta' żvilupp simili, il-kalkoli tal-KPI jsiru assolutament trasparenti u m'hemmx lok għal illużjonijiet li l-iżvilupp jieħu biss ftit sigħat. Jekk meħtieġ, dejjem għandna interface li nistgħu nuru lill-klijent għar-rappurtar.
Bagalji Asana
Din il-funzjonalità ġiet implimentata f'Asana għal żmien twil. Imma ma apprezzajniex mill-ewwel. Għall-ewwel, aħna sempliċement ġabarna l-proġetti kollha tal-maniġers tagħna f'portafolli. Irriżulta li matul iż-żmien tiegħu fil-kumpanija, Denis Kiselev ħadem ma '61 klijent.
Tajjeb li tkun taf, iżda mhux biżżejjed biex tiġġustifika l-ħin li qattgħu tiġborha. U skorjajna fuq il-bagalji. Kollox inbidel meta qabbilna proġett f'Asana għal tranżazzjoni waħda fis-sistema CRM.
Preċedentement, il-maniġer abbona għall-proġetti kollha u rċieva notifiki tal-bidliet kollha fl-Inbox (feed ta 'notifika). Kull aġġornament tal-istatus u kumment ġdid intwerew fl-għalf, u jibda bl-aktar wieħed ġdid. Nhar it-Tnejn, il-maniġer poġġa bilqiegħda u lesta l-kompiti mill-inbox sekwenzjali. Ma kienx hemm diskors dwar prijoritajiet, u xi drabi kompiti importanti qatt ma ntlaħqu.
Issa hemm portafoll tal-impjegati u portafoll tad-dipartiment tal-proġett. Fl-ewwel, il-maniġer jimmaniġġja l-proġetti tiegħu, it-tieni jagħti lill-maniġer funzjonalità ta 'kontroll rigward l-ammont ta' xogħol attwali tal-impjegati kollha.
Portafoll tad-dipartiment tad-disinn
Fil-screenshot tista 'tara proġetti magħżula skond l-impjegat.
Darba fil-ġimgħa, il-maniġer tal-proġett jaġġorna l-istatus ta 'kull proġett. Jikteb dak li sar il-ġimgħa li għaddiet u dak li hu ppjanat għall-ġimgħa d-dieħla. Issettja waħda minn tliet tikketti: taħt kontroll, f'riskju, hemm problemi.
Il-maniġer jista 'malajr jevalwa:
- volum attwali ta 'klijenti fid-dipartiment tad-disinn,
- numru ta' proġetti li jaħdmu għal kull maniġer,
- għadd ta' kompiti li saru saru fuq proġetti,
- preżenza ta' problemi u l-ħtieġa li wieħed ikun involut fi proġetti,
- l-iskadenzi tal-proġett, il-ħin mgħoddi, l-istadju tal-lembut u l-prijorità tal-proġett.
Il-portafolli jgħinuna wkoll fir-rappurtar. Wara li jiġi aġġornat l-istatus tal-proġett, rapport dwar ix-xogħol komplut u ppjanat jintbagħat awtomatikament liċ-chat tal-klijent.
Portafoll tal-impjegat
Anke l-kap tad-dipartiment tad-disinn għandu l-portafoll tiegħu stess. Jekk, pah-pah-pah, ineħħi l-awtorità tiegħu, il-persuna l-ġdida tara l-proġetti kollha taħt il-kontroll tagħha, li trid tkompli tissorvelja.
L-impjegati tal-linja apprezzaw ukoll il-konvenjenza tal-ippjanar tat-tagħbija fil-portafoll. Fit-tab "Tagħbija", Asana tanalizza l-volum tal-kompiti filwaqt li tqis l-iskadenzi u twissi jekk impjegat ippjanax volum eċċessiv ta 'kompiti. Tista' tibdel l-iskadenzi u taġġusta d-dettalji mingħajr ma tħalli din it-tab.
Soluzzjoni ta 'bugs u żvilupp tad-dwana
Għandna tim separat responsabbli għall-iżvilupp. Bħala parti minn proċess tan-negozju, jirċievi kompiti ta’ żewġ tipi:
- bug,
- żvilupp ġdid.
Bugs jiġu ċċekkjati, evalwati għall-kritiċità u trasferiti għax-xogħol mis-servizz ta 'appoġġ tekniku.
Il-kompiti ta 'żvilupp jiġu jew mill-backlog intern tal-prodott tal-kumpanija jew mill-maniġer tal-proġett jekk ikun hemm talba korrispondenti mill-klijent.
Il-proċess ta 'żvilupp, b'mod ġenerali, jidher bħal dan.
Il-kompiti jaqgħu fuq il-bord tal-iżvilupp f'Asana. Hawn hi.
Id-direttur tal-kompitu jagħżel it-tip "Bug" jew "Feature", jistabbilixxi l-grad ta 'kritikità, jindika l-klijent, u d-dipartimenti interni tal-kumpanija li l-kompitu jaffettwa. Meta l-kompitu jissodisfa r-rekwiżiti kollha tar-regolamenti interni, id-direttur jikklikkja fuq l-ikona tas-sajjetti fil-bar ta 'fuq fuq il-kompitu u jniedi l-proċess tan-negozju awtomatiku "Evalwa fl-iżvilupp".
Il-kap tad-dipartiment tal-iżvilupp jirċievi notifika dwar kompitu ġdid għall-valutazzjoni, u l-kompitu innifsu jitmexxa għal bord separat tal-istess isem għat-tul tal-valutazzjoni.
Wara l-valutazzjoni, il-maniġer imexxi l-kompitu għal sprint li jikkorrispondi max-xahar tat-tlestija ppjanata. Il-kompiti huma dejjem fuq diversi bords fl-istess ħin:
- fuq il-bord personali tal-maniġer tal-proġett,
- fuq il-bord ta' appoġġ tekniku,
- fuq il-bord tal-iżvilupp.
Il-parteċipanti u l-impjegati kollha li jimmonitorjaw il-kompitu jaraw il-progress tal-kompitu, jirċievu notifiki, u jwettqu diskussjonijiet direttament fil-kummenti tal-kompitu. Meta kompitu jitlesta, il-maniġer tal-proġett jew l-ispeċjalista responsabbli ta 'appoġġ tekniku "jieħdu" mal-ġenb tagħhom biex ikomplu jaħdmu fuq il-proġett.
X'ġara meta ġibna d-dipartimenti ta 'żvilupp u produzzjoni lura f'ambjent wieħed mat-tim?
L-ewwel, il- proġetti tal-klijenti saru aktar fit-tul. Minħabba x-xogħol b'lura miġbur b'mod kostanti, il-kont medju żdied.
It-tieni, il- il-kwalità tal-proġetti tjiebet ħafna, peress li d-dipartiment tal-iżvilupp jista 'jistaqsi mistoqsijiet lill-marketing, bejgħ, kontabilità, eċċ fi kwalunkwe ħin. Konna kapaċi ngħaqqdu fil-ħin il-kompetenzi meħtieġa tat-tim u noffru soluzzjonijiet ta 'livell kompletament differenti.
It-tielet, impjegati, maniġers, u klijenti rċevew trasparenza sħiħa fil-kompiti ppjanati u kompletati. Tgħallimna kif nimmaniġġjaw proġetti u rrealizzajna li dan huwa proċess assolutament tekniku li minnu l-fattur uman jista’ jiġi eliminat kważi kompletament.
Ir-raba ', it-tim sar aktar maghqud. Preċedentement, l-impjegati ma tantx kellhom idea x'kienu jagħmlu d-dipartimenti mitiċi ta 'żvilupp u produzzjoni.
Issa, tara l-proċess ta 'żvilupp u konfigurazzjoni teknika tas-sistemi:
- id-dipartiment tal-bejgħ isib fih ideat u ispirazzjoni dwar kif ibigħ,
- negozjaturi regolarment jieħdu kontenut utli għal postijiet, artikoli, testi ta’ pożizzjonar u ta’ reklamar,
- maniġers janalizzaw il-ħtiġijiet u l-imġieba tal-klijenti, u jaġġustaw l-istrateġija.
Ir-riżultat kien trasformazzjoni win-win-win li fiha bbenefikaw aħna, il-klijenti tagħna, u l-imsieħba tagħna. Inkun kuntent jekk taqsam l-opinjoni tiegħek fil-kummenti: kien hemm xi ħaġa utli fl-artiklu tiegħi u liema metodi ta 'ġestjoni tal-proġett tuża fl-iżvilupp!
Sors: www.habr.com