ERP-प्रणाली: यो के हो, किन यसलाई लागू गर्ने र तपाईंको कम्पनीलाई यसको आवश्यकता छ कि छैन

तयार ERP प्रणालीहरू लागू गर्दा, 53% कम्पनीहरू अनुभव गम्भीर चुनौतीहरू जुन व्यवसाय प्रक्रिया र संगठनात्मक दृष्टिकोणहरूमा परिवर्तन आवश्यक छ, र 44% कम्पनीहरूले महत्त्वपूर्ण प्राविधिक समस्याहरूको सामना गर्छन्। लेखहरूको शृङ्खलामा, हामी ERP प्रणाली के हो, यो कसरी लाभदायक छ, यसको कार्यान्वयनको आवश्यकता कसरी निर्धारण गर्ने, प्लेटफर्म प्रदायक छनोट गर्दा र यसलाई कसरी कार्यान्वयन गर्ने भन्ने बारे तपाईंले के जान्न आवश्यक छ भनी व्याख्या गर्नेछौं।

ERP प्रणालीको अवधारणा संयुक्त राज्य अमेरिकाबाट आएको हो र यसलाई शाब्दिक रूपमा उद्यम संसाधन योजना - उद्यम संसाधन योजनाको रूपमा अनुवाद गरिएको छ। अकादमिक रूपमा, यो यस्तो देखिन्छ: "ईआरपी उत्पादन र सञ्चालन, श्रम व्यवस्थापन, वित्तीय व्यवस्थापन र सम्पत्ति व्यवस्थापन एकीकृत गर्न एक संगठनात्मक रणनीति हो, एक विशेष, एकीकृत अनुप्रयोग सफ्टवेयर प्याकेज (सफ्टवेयर) मार्फत उद्यम स्रोतहरूको निरन्तर सन्तुलन र अनुकूलनमा केन्द्रित। गतिविधि को सबै क्षेत्रहरु को लागी एक साझा डाटा मोडेल र प्रक्रियाहरु प्रदान गर्दछ।"

प्रत्येक आपूर्तिकर्ताले यसको फोकस र समाधान गर्नुपर्ने कार्यहरूको आधारमा आफ्नै तरिकाले विकसित गरेको प्रणाली बुझ्न सक्छ। उदाहरणका लागि, एउटा ERP प्रणाली रिटेलका लागि बढी उपयुक्त छ, तर तेल रिफाइनरीका लागि उपयुक्त छैन। यसबाहेक, प्लेटफर्म प्रयोग गर्ने प्रत्येक कम्पनी र यसका कर्मचारीहरूले उनीहरूको काममा सम्पर्कमा आउने भागको आधारमा यसलाई फरक रूपमा कल्पना गर्छन्।

यसको मूलमा, ERP एक डाटाबेसमा आधारित सबै व्यापार प्रक्रियाहरू र कम्पनी स्रोतहरू प्रबन्ध गर्नको लागि एक सूचना प्रणाली हो। 

तपाईलाई ERP प्रणाली किन चाहिन्छ?

कुनै पनि सूचना प्रणाली जस्तै, ERP डाटा संग काम गर्दछ। प्रत्येक कर्मचारी र विभागले लगातार सयौं मेगाबाइट जानकारी सिर्जना गर्दछ। एउटा सानो संगठनमा, प्रबन्धकसँग प्रक्रियाहरू अनुगमन गर्न सबै जानकारी र समयहरूमा प्रत्यक्ष पहुँच छ। यदि एक वा दुई व्यवसाय प्रक्रियाहरूको ढाँचा भित्र डाटाको ठूलो मात्रा सिर्जना गरिएको छ भने, तब प्रबन्धकले यसलाई लक्षित आईटी समाधानहरूको साथ डिजिटलाइज गर्न आवश्यक छ। सामान्यतया, एक संगठनले लेखा सफ्टवेयर र, उदाहरण को लागी, CRM किन्छ।

कम्पनी बढ्दै जाँदा, ती व्यक्तिगत प्रक्रियाहरू जसले पहिले व्यवस्थापन गर्न न्यूनतम समय लिने जानकारीको ठूलो मात्रामा रूपान्तरण हुन्छ। अन्य व्यवसायिक प्रक्रियाहरूसँग संयोजनमा, भिन्न जानकारी प्रवाहहरूलाई संयोजन र विश्लेषण गर्न ठूलो प्रशासनिक कर्मचारी चाहिन्छ। तसर्थ, एक ERP प्रणाली साना द्वारा होइन, तर मध्यम र ठूला व्यवसायहरू द्वारा आवश्यक छ।

कसरी बुझ्ने कि कम्पनीलाई ERP प्रणाली चाहिन्छ

हाम्रा ग्राहकहरूको लागि एक सामान्य कथा यस प्रकार जान्छ। केहि बिन्दुमा, यो स्पष्ट हुन्छ कि सबै मुख्य प्रक्रियाहरू स्वचालित छन्, र कार्य दक्षता बढ्दैन। 

यो बाहिर जान्छ कि प्रत्येक प्रक्रिया यसको आफ्नै अलग सूचना प्रणाली मा स्थित छ। तिनीहरूलाई लिङ्क गर्न, कर्मचारीहरूले म्यानुअल रूपमा प्रत्येक प्रणालीमा डेटा प्रविष्ट गर्छन्, र त्यसपछि व्यवस्थापनले म्यानुअल रूपमा सम्पूर्ण कम्पनीको गतिविधिहरूको विश्लेषण गर्न डुप्लिकेट डाटा सङ्कलन गर्दछ। सिद्धान्तमा, त्यस्ता कार्य मेकानिकहरू एक निश्चित बिन्दुसम्म उत्पादक हुन्छन्। मुख्य कुरा यो हुनु अघि अधिकतम दक्षता प्राप्त गर्ने क्षण निर्धारण गर्नु हो, र जब यो आपतकालीन मोडमा प्रक्रियाहरूको संयन्त्र परिवर्तन गर्न आवश्यक छ।

कुनै पनि सूचना प्रणालीले कहिल्यै रिपोर्ट गर्दैन कि त्यो पल आएको छ जब कम्पनीले ERP प्रणाली आवश्यक भएको स्तरमा बढेको छ। विश्व अनुभवले 4 मुख्य संकेतहरू देखाउँछ जसले तपाईंलाई यो बुझ्न अनुमति दिनेछ:

सूचित व्यवस्थापन निर्णय गर्न पर्याप्त डाटा छैन।

व्यापारमा कुनै पनि निर्णयको परिणामहरू छन् जुन अन्ततः वित्तीय घाटा वा, यसको विपरीत, आयमा परिणाम हुन्छ। निर्णयको गुणस्तर जानकारीमा निर्भर गर्दछ जुन यो आधारित छ। यदि डाटा पुरानो, अपूर्ण वा गलत छ भने, निर्णय गलत वा असंतुलित हुनेछ। 

सूचनाको असमानताको मुख्य कारणहरू: 

• महत्वपूर्ण जानकारी व्यक्तिगत कर्मचारी र विभागहरू बीच छरिएको छ; 

• डाटा सङ्कलनका लागि कुनै नियमहरू छैनन्; 

• विभिन्न भूमिका र विभिन्न समयमा कर्मचारीहरू द्वारा जानकारी सङ्कलन गरिन्छ।

एक ERP प्लेटफर्मको साथ जुन तपाईंको व्यापार प्रक्रियाहरूमा फिट हुन्छ, तपाईं आफ्नो सबै डेटा केन्द्रीकृत गर्न सक्नुहुन्छ। सबै जानकारी वास्तविक समयमा एकल प्रणालीमा प्रत्येक कर्मचारी र विभाग द्वारा सिर्जना गरिएको छ। यसको मतलब यो हो कि तपाई र कम्पनीमा अरु कसैलाई आवश्यक पर्ने डेटा सधैं यथासम्भव सटीक र अप-टु-डेट हुन्छ।

आईटी प्रणालीहरू बीचको एकीकरणको कमीले परिचालन विफलता निम्त्याउँछ र कम्पनीको वृद्धिमा बाधा पुर्‍याउँछ।

प्रत्येक IT प्रणालीको डेटा ढाँचाका लागि आफ्नै आवश्यकताहरू छन्, विभिन्न समयमा निर्मित र विभिन्न प्रविधिहरू, सिद्धान्तहरू र प्रोग्रामिङ भाषाहरू प्रयोग गरेर। यो कर्मचारीहरूको काममा प्रतिबिम्बित हुन्छ, जसले विभिन्न भाषाहरूमा जस्तै अन्तरक्रिया गर्दछ, र अन्तरक्रियाको गतिमा। 

एक ERP प्रणालीले व्यक्तिगत प्रकार्यहरूलाई एक एकीकृत र बुझ्न-सजिलो ठाउँमा संयोजन गर्दछ। ERP प्रणालीले अनुवादकको रूपमा काम गर्दछ, सहयोग र स्थिरता सुनिश्चित गर्न बहु प्रोग्रामिङ भाषाहरू बोल्छ।

तपाईंका ग्राहकहरू सेवासँग असन्तुष्ट छन्।

यदि ग्राहकहरूले गुनासो गर्छन् वा छोड्छन् भने, तपाईंले दक्षताको बारेमा सोच्नुपर्छ। यो मागभन्दा बढी आपूर्ति, ढिलो डेलिभरी, ढिलो सेवा, वा प्रत्येक ग्राहकको हेरचाह गर्न व्यवसायसँग स्रोत वा समय छैन भन्ने सामान्य भावनाको कारणले हो। 

जब व्यापार मध्यम वा ठूलो आकारमा बढ्छ, ERP ले असन्तुष्ट ग्राहकहरूलाई वफादार व्यक्तिहरूमा परिणत गर्दछ। ग्राहकहरूले सेवामा सुधारको अनुभव गर्न थाल्छन् र कम्पनीसँगै परिवर्तनहरू अनुभव गर्छन्।

तपाईं पुराना प्रणालीहरू प्रयोग गर्दै हुनुहुन्छ।

अनुसार अनुसन्धान Veeam 2020 डाटा प्रोटेक्शन ट्रेन्ड्स रिपोर्ट, डिजिटल व्यापार रूपान्तरणको मुख्य बाधा पुरानो प्रविधि हो। यदि कुनै कम्पनीले अझै पनि म्यानुअल प्रविष्टि प्रणाली वा कागजी कागजातहरूको साथ काम गरिरहेको छ भने, महामारी पछिको अवधिमा यो निश्चित रूपमा पछाडि छोडिनेछ। 

थप रूपमा, कम्पनीको आईटी प्रणालीहरू धेरै आधुनिक तर विघटित हुन सक्छ। यस अवस्थामा, प्रत्येक विभागले आफ्नै सूचना बंकर सिर्जना गर्दछ, जसबाट डाटा खुराक वा गलत रूपमा बाहिर आउँछ। यदि व्यक्तिगत प्रणालीहरूको एकीकरण अत्यन्त महँगो वा असम्भव छ भने, त्यसपछि तिनीहरूलाई एकल ERP प्रणालीमा परिवर्तन गर्न आवश्यक छ।

ERP प्रणालीले व्यवसायलाई के फाइदाहरू प्रदान गर्छ?

एक ERP प्रणाली एक उत्पादन हो जुन कम्पनीले आफ्नै खर्चमा खरिद गर्दछ। यसको कार्यान्वयनलाई नाफा ल्याउने लगानीको रूपमा हेरिएको छ। कुनै पनि ERP प्रणाली निर्माताले कम्पनीमा राजस्व वृद्धि ल्याउने ग्यारेन्टी दिँदैन। र यो ERP प्रणालीहरूमा मात्र लागू हुँदैन, तर कुनै पनि IT समाधानहरूमा पनि लागू हुन्छ। यद्यपि, कार्यान्वयनका सबै फाइदाहरूले अप्रत्यक्ष रूपमा नाफालाई असर गर्छ:

आईटी प्रणालीहरूमा बचत

धेरै भिन्न प्रणालीहरूमा स्रोतहरू खर्च गर्नुको सट्टा, जसमध्ये प्रत्येकलाई विशेष समर्थन, पूर्वाधार, इजाजतपत्र, र कर्मचारी प्रशिक्षण चाहिन्छ, तपाईंले सबै लागतहरू एउटै ERP प्लेटफर्ममा केन्द्रित गर्न सक्नुहुन्छ। यसले मोड्युलहरू समावेश गर्दछ जसले भिन्न प्रणालीहरूलाई एकीकृत भागहरूसँग प्रतिस्थापन गर्दछ। 

यदि कुनै विशेष कम्पनीको आवश्यकताहरू पूरा गर्न एक ERP प्रणाली स्क्र्याचबाट विकसित गरिएको छ भने, यसले तेस्रो-पक्ष प्रणाली र सेवाहरू समावेश गर्न सक्छ जुन व्यापार साझेदारहरू, आपूर्तिकर्ताहरू, ग्राहकहरू र अन्य प्रतिपक्षहरूसँग काम गर्नका लागि सुविधाजनक हुनेछ।

पूर्ण पारदर्शिता

ERP ले कुनै पनि विभागको प्रत्येक व्यवसाय प्रक्रियामा २४/७ पूर्ण पहुँचको साथ व्यवस्थापन प्रदान गर्दछ। उदाहरणका लागि, तपाइँ दैनिक आधारमा सूची ट्र्याक गर्न सक्नुहुन्छ, योजनाबद्ध डेलिभरीहरू र ट्रान्जिटमा डेलिभरीहरू सहित। सूची स्तरहरूको पूर्ण तस्बिर भएकोले तपाईंलाई कार्यशील पूंजीलाई अझ सही रूपमा नियन्त्रण गर्न अनुमति दिन्छ।

स्वचालित रिपोर्ट र शक्तिशाली योजना

ERP ले सबै प्रक्रियाहरूको लागि एकल, एकीकृत रिपोर्टिङ प्रणाली सिर्जना गर्दछ। यसले स्वचालित रूपमा कुनै पनि समयमा उपयोगी रिपोर्टहरू र विश्लेषणहरू उत्पन्न गर्दछ। यसको साथ, व्यवस्थापनले म्यानुअल रूपमा स्प्रेडसिट र पत्रहरू सङ्कलन गर्नु पर्दैन। 

यसरी, प्लेटफर्मले रणनीतिक योजना, राम्रो विश्लेषण र विभागीय कार्यसम्पादनको तुलनाको लागि समय खाली गर्दछ। एक ERP प्रणालीले विश्लेषणमा प्रवृतिहरू फेला पार्न मद्दत गर्दछ जुन पहिले याद गरिएको थिएन र नोटिस गर्ने मौका पनि थिएन।

बढेको दक्षता

ईआरपी आफैमा एक रामबाण उपाय होइन। यो व्यवसायको विशिष्टताहरूको पालना गर्न मात्र होइन, तर यसलाई सही रूपमा कार्यान्वयन गर्न पनि महत्त्वपूर्ण छ। यस अनुसार अनुसन्धान 315 अफ-द-शेल्फ ERP प्रणाली प्रदायकहरूको साथ, कार्यान्वयनको अंश जुन आंशिक रूपमा सफल थियो, उद्योगको आधारमा 25 र 41 प्रतिशतको बीचमा अनुमान गरिएको थियो। सही ERP ले नियमित काममा खर्च हुने समय र प्रयासलाई उल्लेखनीय रूपमा घटाउँछ। 

ग्राहक सेवा

ग्राहक सेवा व्यापार को एक प्रमुख भाग हो। एक ईआरपी प्रणालीले कर्मचारीहरूको फोकसलाई ग्राहक दर्ताहरू कायम राख्नबाट ग्राहकहरूसँगको सम्बन्ध निर्माण र कायम राख्नमा परिवर्तन गर्दछ। 

तथ्याङ्कले देखाउँछ कि 84 प्रतिशत ग्राहकहरू निराश छन् कम्पनीमा यदि तिनीहरूले प्रश्नहरूको पर्याप्त प्रतिक्रियाहरू प्राप्त गर्दैनन्। ERP ले कर्मचारीलाई सम्पर्कको क्षणमा सबै आवश्यक जानकारी र ग्राहक इतिहास प्रदान गर्दछ। यसको साथ, कर्मचारीहरूले नोकरशाहीसँग होइन, तर ग्राहकहरूलाई आकर्षित गर्ने र राख्नेसँग व्यवहार गर्छन्। ग्राहकहरूले कम्पनीमा भएका परिवर्तनहरूको बारेमा थाहा नभए पनि यसको कार्यान्वयनको फाइदाहरू महसुस गर्छन्।

डाटा संरक्षण

डाटा सुरक्षाको पूर्ण ग्यारेन्टी प्रदान गर्न सक्ने सूचना प्रणाली सायदै छ। ग्राहकहरू र कर्मचारीहरूको व्यक्तिगत डेटा, इमेलहरू, बौद्धिक सम्पत्ति, वित्तीय डेटा, इनभ्वाइसहरू, अनुबंधहरू - यो जानकारीलाई प्रशोधन गर्ने अधिक प्रणालीहरू, जोखिमहरू ट्र्याक गर्न अझ गाह्रो हुन्छ। ERP प्रणालीले पहुँच, डाटा इनपुट र आउटपुट, र जानकारीको केन्द्रीकृत भण्डारणको लागि समान मापदण्डहरू प्रस्तुत गर्दछ। 

यद्यपि, रेडिमेड ईआरपी प्रणालीको बजार हिस्सा जति ठूलो हुन्छ, त्यति नै यो ह्याकर आक्रमणको विषय हुन्छ। यो तपाईंको आफ्नै ERP प्रणाली विकास गर्न राम्रो हुनेछ, कोड आधार जसको केवल तपाईं पहुँच हुनेछ। यदि तपाइँको कम्पनीको ERP प्रणाली स्क्र्याचबाट विकसित गरिएको छ भने, ह्याकरहरूले पहिले कमजोरीहरूको लागि परीक्षण गर्न प्रणालीको प्रतिलिपिहरू फेला पार्न सक्षम हुनेछैनन्।

सहयोग उत्पादकता

प्राय: विभागहरू वा कर्मचारीहरू बीचको सहकार्यमा चासो घट्छ किनभने डाटा स्थानान्तरणलाई धेरै दिनचर्या अपरेसनहरू आवश्यक पर्दछ वा कम्पनीमा मनोवैज्ञानिक वातावरणको कारणले। एक एकीकृत प्रणालीले सूचनाको पहुँचलाई स्वचालित बनाउँछ, मानव कारकको नकारात्मक अनुभवलाई हटाउँछ र कम्पनी भित्र सञ्चारलाई गति दिन्छ।

एकीकृत व्यापार प्रक्रियाहरू

पूर्व-निर्मित ERP प्रणालीहरू उद्योगका उत्कृष्ट अभ्यासहरू अनुसार विकसित हुन्छन्। यसले व्यवसायहरूलाई आफ्नै प्रक्रियाहरूलाई मानकीकरण गर्न अनुमति दिन्छ। 

यद्यपि, वास्तविकतामा, एउटा उद्यमले गाह्रो छनोट गर्नु पर्छ: कि त यो उद्यमको मापदण्डहरू पूरा गर्न ईआरपी प्रणाली सेटअप गर्न र परिमार्जन गर्न लामो र महँगो समय लाग्छ, वा यो आफ्नै व्यापार प्रक्रियाहरू अनुकूलित गर्न पीडादायी छ। ERP प्रणाली को मानक। 

त्यहाँ तेस्रो तरिका छ - प्रारम्भिक रूपमा तपाईंको आफ्नै व्यापार प्रक्रियाहरूको लागि प्रणाली विकास गर्न।

स्केलेबिलिटी

चाहे तपाईं आफ्नो ग्राहक आधार विस्तार गर्दै हुनुहुन्छ, नयाँ बजारहरूमा विस्तार गर्दै हुनुहुन्छ, नयाँ प्रक्रियाहरू, विभागहरू वा उत्पादनहरू प्रस्तुत गर्दै हुनुहुन्छ, वा अन्यथा तपाईंको व्यवसायलाई सही विक्रेताको साथ मापन गर्दै हुनुहुन्छ, तपाईंको ERP प्लेटफर्मले परिवर्तनसँग अनुकूलन गर्न सक्छ।

कम्पनीको सबै प्रक्रियाहरूमा ERP प्रणाली लागू भइरहेकोले, सुविधाहरूको सूची विवरणहरूमा निर्भर हुन सक्छ। त्यहाँ बजारमा दर्जनौं र सयौं तयार समाधानहरू विकसित गरिएका छन् जसले ग्राहकहरूलाई सदस्यता, अपडेट र समर्थनको गति, बन्द कार्यक्षमता र वास्तुकलाको ढाँचामा बाध्य पार्छ - एकल आपूर्तिकर्ताको ढाँचा भित्र। केवल तपाईंको आफ्नै ERP प्रणालीको विकासले कुनै पनि प्रतिबन्ध बिना अधिकतम अवसरहरू प्रदान गर्दछ। 

ERP प्रणाली निर्माता कसरी छनोट गर्ने, पैसा गुमाउन नपरोस् भनेर कुन प्रश्नहरू सोध्ने, र योजना कार्यान्वयन गर्दा के विचार गर्ने भनेर जान्न निम्न लेखहरू पढ्नुहोस्।

स्रोत: www.habr.com