हामीले MIPC मा लेखाको कामलाई कसरी रूपान्तरण गर्न मद्दत गर्यौं

हाम्रा प्रविधिहरूले कसरी मद्दत गर्छ भनेर हामीले धेरै पटक लेखेका छौं विभिन्न संस्थाहरु र पनि सम्पूर्ण राज्यहरू कुनै पनि प्रकारका कागजातहरूबाट जानकारी प्रशोधन गर्नुहोस् र लेखा प्रणालीहरूमा डाटा प्रविष्ट गर्नुहोस्। आज हामी तपाईंलाई बताउनेछौं कि हामीले कसरी कार्यान्वयन गर्यौं ABBYY FlexiCapture в मस्को संयुक्त ऊर्जा कम्पनी (MOEK) - मास्को मा तातो र तातो पानी को सबै भन्दा ठूलो आपूर्तिकर्ता।

आफूलाई साधारण लेखापालको ठाउँमा कल्पना गर्नुहोस्। हामी बुझ्छौं कि यो सजिलो छैन, तर जे भए पनि प्रयास गर्नुहोस्। हरेक दिन तपाईले कागजको बिल, इनभ्वाइस, प्रमाणपत्रहरू, र यस्तै धेरै संख्या प्राप्त गर्नुहुन्छ। र विशेष गरी धेरै - रिपोर्टिङ अघि दिनहरूमा। सबै विवरणहरू र रकमहरू छिटो र सावधानीपूर्वक जाँच गर्न, पुन: टाइप गरी लेखा प्रणालीमा प्रविष्ट गर्न, म्यानुअल रूपमा लेनदेनहरू गर्न र अभिलेखमा कागजातहरू पठाउन आवश्यक छ, ताकि तिनीहरू तुरुन्तै आन्तरिक लेखा परीक्षकहरू, कर सेवा, ट्यारिफलाई प्रमाणिकरणको लागि पेश गर्न सकिन्छ। नियामक निकाय र अन्य। गाह्रो? तर यो धेरै कम्पनीहरूमा अवस्थित लामो समयदेखि चलेको व्यापार अभ्यास हो। MOEK सँग मिलेर, हामीले यो मेहनती कामलाई सरल बनाएका छौं र यसलाई अझ सुविधाजनक बनाएका छौं। यदि तपाइँ यो कस्तो थियो भन्नेमा रुचि राख्नुहुन्छ भने, बिरालोमा स्वागत छ।

तस्बिरले मस्को CHPP-21 देखाउँछ, युरोपको थर्मल ऊर्जाको सबैभन्दा ठूलो उत्पादक। यस स्टेसनमा उत्पन्न हुने गर्मी MOEK द्वारा मस्कोको उत्तरमा 3 मिलियन बासिन्दाहरूलाई आपूर्ति गरिन्छ। फोटो स्रोत.

MOEK का मस्कोमा डेढ दर्जन शाखाहरू छन्। तिनीहरूले 15 किलोमिटर तताउने नेटवर्कहरू, 811 थर्मल स्टेशनहरू र बॉयलर घरहरू, 94 ताप बिन्दुहरू र 10 पम्पिङ स्टेशनहरू सेवा गर्छन्, र नयाँ ताप आपूर्ति प्रणालीहरू निर्माण र स्थापना गर्छन्। कम्पनीले व्यापार गतिविधिहरूको लागि विभिन्न उपकरण र सेवाहरू खरिद गर्दछ: प्रति वर्ष लगभग 2000 खरिद। खरिद प्रारम्भ गर्ने प्रत्येक विभागमा कागजातहरूको तयारी विशेष कर्मचारीहरू - अनुबंध पर्यवेक्षकहरू द्वारा गरिन्छ।

ठूला कम्पनीमा करारले कसरी काम गर्छ? जब क्युरेटरहरूले सम्झौतामा प्रवेश गर्छन्, उनीहरूले आफ्ना समकक्षहरूबाट धेरै महत्त्वपूर्ण कागजी कागजातहरू प्राप्त गर्छन्: डेलिभरी नोटहरू, सेवा प्रावधानहरूको प्रमाणपत्रहरू, इनभ्वाइसहरू, प्रमाणपत्रहरू, इत्यादि। सामान्यतया, क्युरेटरले व्यापार कागजातहरू स्क्यान गर्दछ र त्यसपछि स्क्यानहरूलाई उद्यम स्रोतमा अर्डरमा संलग्न गर्दछ। व्यवस्थापन प्रणाली। वित्तीय नियन्त्रकले म्यानुअल रूपमा सबै डाटा जाँच गर्दछ। यसपछि, क्युरेटरले मूल कागजातहरू लेखा विभागमा लैजान्छ। वा कुरियरले यो गर्छ, र त्यसपछि कागजातहरू सार्न लामो समय लाग्न सक्छ - धेरै घण्टा देखि दुई दिन सम्म।

र सबै कुरा ठीक हुनेछ, तर, धेरै अन्य कम्पनीहरूमा जस्तै:

• कागजातहरू प्रतिवेदन पेश गर्नुभन्दा धेरै दिन अघि लेखा विभागमा पुग्न सक्छ। त्यसपछि लेखापालहरूले आफ्नो कार्यस्थलमा दिन र रात बिताउनु पर्छ। तपाईंले म्यानुअल रूपमा जाँच गर्न आवश्यक छ कि सबै इनभ्वाइसहरू, इनभ्वाइसहरू, आदि सही रूपमा भरिएका छन्। त्यसपछि, यदि सबै सही छ भने, कर्मचारीले लेखा प्रणालीमा डेटा पुन: टाइप गर्दछ र पोस्टिङ गर्दछ। एकै समयमा, लेखापालको समयको 90% डेटा पुन: प्रिन्ट गर्न खर्च हुन्छ - विवरणहरू, रकमहरू, मितिहरू, वस्तु नम्बरहरू, आदि। यस कारण, त्यहाँ गल्ती गर्ने जोखिम छ।
• कागजातहरू त्रुटिहरूसँग आउन सक्छ। र कहिलेकाहीँ केहि बिल वा प्रमाणपत्रहरू हराइरहेका छन्। कहिलेकाहीँ यो रिपोर्ट पेश गर्नु अघि अन्तिम दिनहरूमा स्पष्ट हुन्छ। यस कारण, कागजात अनुमोदनको समय ढिलाइ हुन सक्छ।
• प्रविष्टिहरू गरेपछि, एकाउन्टेन्टहरूले इनभ्वाइसहरू, इनभ्वाइसहरू र कार्यहरू छुट्टै कागज र इलेक्ट्रोनिक अभिलेखहरूमा भण्डारण गर्छन्। यो किन गाह्रो छ? उदाहरणका लागि, MOEK ले ट्यारिफ अनुसार काम गर्दछ, र त्यसैले नियमित रूपमा यसको लागतहरू कार्यकारी अधिकारीहरूलाई रिपोर्ट गर्न बाध्य छ। र जब अर्को राज्य वा कर लेखा लेखा विभागमा आउँछ, कर्मचारीहरूले लामो समयसम्म कागजातहरू खोज्नु पर्छ।

यो MOEK लेखा विभाग जस्तो देखिन्थ्यो:


MOEK ऊर्जा उद्योगमा पहिलो हो जसले लेनदेनहरू छिटो बन्द गर्न र रिपोर्टहरू पेश गर्न, खरिदमा बजार परिवर्तनहरू राम्रोसँग मूल्याङ्कन गर्न र यसको वित्तीय रणनीति योजना बनाउन यस योजनालाई पुनर्निर्माण र सरलीकरण गर्ने निर्णय गर्यो। लेखा विभागको कामको लामो समयदेखिको प्रणाली आफैंमा परिवर्तन गर्न सजिलो थिएन, त्यसैले कम्पनीले यसलाई आफ्नो साझेदार - ABBYY सँग रूपान्तरण गर्ने निर्णय गर्यो।

भन्नु भन्दा चाँडो सकियो

ABBYY विशेषज्ञहरूको टोलीले MOEK मा बौद्धिक सूचना प्रशोधनको लागि विश्वव्यापी प्लेटफर्म लागू गरेको छ। ABBYY FlexiCapture र कन्फिगर गरिएको:

• कागजात प्रशोधनका लागि लचिलो विवरणहरू (डेटा निकासी टेम्प्लेटहरू)। हामीले यो के हो र हब्रेमा यसको लागि के आवश्यक छ भन्ने बारे विस्तृत रूपमा कुरा गर्यौं यहाँ и यहाँ। समाधान प्रयोग गरेर, MOEK ले 30 भन्दा बढी प्रकारका कागजातहरू (उदाहरणका लागि, स्थापित उपकरणको प्रमाणपत्र वा एजेन्सी शुल्कको प्रमाणपत्र) प्रशोधन गर्दछ र तिनीहरूबाट 50 भन्दा बढी विशेषताहरू (कागजात नम्बर, VAT सहित कुल रकम, खरिदकर्ताको नाम, बिक्रेता, ठेकेदार, सामानको मात्रा, आदि।);
• जाँचहरू प्रदर्शन गर्न र डेटा अपलोड गर्नको लागि एक कनेक्टर, जसले ABBYY FlexiCapture, SAP र OpenText जडान गरेको छ। कनेक्टरलाई धन्यवाद, यो स्वचालित रूपमा अर्डरबाट डाटा जाँच गर्न र विभिन्न निर्देशिकाहरू प्रयोग गरेर अनुबंध गर्न सम्भव भयो। हामी तल यस बारे कुरा गर्नेछौं;
• OpenText मा आधारित इलेक्ट्रोनिक अभिलेखमा कागजातहरूको निर्यात। अब सबै कागजात स्क्यानहरू एक ठाउँमा भण्डारण गरिएका छन्;
• SAP ERP मा कागजातहरूको स्क्यान गरिएका छविहरूको लिङ्कको साथ ड्राफ्ट लेखा प्रविष्टिहरू।

त्यसपछि ABBYY र MOEK कर्मचारीहरूले खोज फारम विकास गरे ताकि एकाउन्टेन्टले सेकेन्डमा, इलेक्ट्रोनिक अभिलेखमा कुनै पनि विशेषताद्वारा महत्त्वपूर्ण खाताहरू फेला पार्न र तिनीहरूलाई कर निरीक्षणको लागि पेश गर्न सकियोस्।

खोज 26 विभिन्न मापदण्ड प्रयोग गरेर सम्भव छ (तस्वीर क्लिक गर्न योग्य छ):

MOEK ले सम्पूर्ण प्रणालीको सफलतापूर्वक परीक्षण गरेपछि, यसलाई सञ्चालनमा राखियो। स्वीकृति, स्पष्टीकरण र सुधार सहितको सम्पूर्ण परियोजना १० महिनामा सम्पन्न भएको थियो ।

ABBYY FlexiCapture लागू गरेपछिको कार्य योजना:


के तपाईलाई केहि परिवर्तन भएको छैन जस्तो लाग्छ? हो, व्यापार प्रक्रिया उस्तै रहन्छ, यो मात्र हो कि अब अधिकांश कार्यहरू मेसिनद्वारा गरिन्छ।

तार, सकियो!

अहिले चीजहरू कस्तो छ? मानौं कि अनुबंधको क्युरेटरले थर्मल पावर प्लान्टहरूको लागि पम्पहरूको आपूर्तिको लागि लेनदेनको लागि प्राथमिक कागजातहरूको सेट प्राप्त गर्यो, वा, उदाहरणका लागि, तताउने नेटवर्कहरूको निर्माण। विशेषज्ञले अब कागजातहरूको पूर्णता र सामग्रीहरू आफैं जाँच गर्न आवश्यक छैन, कुरियरलाई कल गर्नुहोस् र लेखा विभागमा मूल कागजातहरू पठाउनुहोस्। क्युरेटरले प्राथमिक कागजातहरूको हस्ताक्षर गरिएको सेट मात्र स्क्यान गर्छ, र त्यसपछि प्रविधिले कब्जा गर्छ।

नेटवर्क स्क्यानिङ प्रणाली प्रयोग गरेर, कर्मचारीले आफ्नो हट फोल्डर वा इमेलमा TIFF वा PDF ढाँचामा स्क्यानहरू पठाउँछन्। त्यसपछि उसले ABBYY FlexiCapture वेब इनपुट स्टेशन खोल्छ र प्रक्रिया गर्न सेट गरिएको कागजातको प्रकार चयन गर्दछ। उदाहरण को लागी, "एजेन्सी शुल्क संग काम / सेवाहरु को खरीद", "सामग्री र प्राविधिक स्रोतहरु (MTR) प्राप्ति" वा "सम्पत्ति लेखा"।

सेटको प्रकारले आवश्यक कागजातहरू र डाटाहरूको संख्या र प्रकारहरू निर्धारण गर्दछ जुन प्रणालीले वर्गीकरण, पहिचान र प्रमाणीकरण गर्नुपर्छ।

क्युरेटरले पहिचानको लागि स्क्यानहरू अपलोड गर्दछ। प्रणालीले स्वचालित रूपमा सबै कागजातहरूको उपस्थिति जाँच गर्दछ, प्रत्येक कागजको सामग्रीहरू, र सर्भरले विवरणहरू पहिचान गर्दछ - अनुबंध मिति, रकम, ठेगाना, कर पहिचान नम्बर, चेकपोइन्ट र अन्य डाटा। वैसे, MOEK यो दृष्टिकोण प्रयोग गर्ने रूस मा पहिलो ऊर्जा कम्पनी हो।

यदि क्युरेटरले सबै कागजातहरू अपलोड गरेको छैन वा केही इनभ्वाइसमा सबै डाटा समावेश छैन भने, प्रणालीले यो नोटिस गर्छ र तुरुन्तै कर्मचारीलाई त्रुटि सच्याउन सोध्छ:

प्रणाली गुनासो गर्छ र हराएको कागजातहरू थप्न सोध्छ (यसपछि स्क्रिनसटहरू क्लिक गर्न योग्य छन्):

प्रणालीले देख्यो कि कागजातको म्याद सकिएको छ:

यसैले, कर्मचारीले अब कागजात सही रूपमा कोरिएको छ कि भनेर निर्धारण गर्न आवश्यक छैन। यदि सबै कुरा सही छ भने, त्यसपछि अधिकांश डाटा जाँचहरू वेब प्रविष्टि स्टेशनमा स्वचालित रूपमा हुन्छ। यो SAP ERP मा निर्दिष्ट अर्डर नम्बर प्रविष्ट गर्न पर्याप्त छ। यस पछि, मान्यता प्राप्त डाटालाई SAP मा प्रशोधन गरिएको जानकारीसँग तुलना गरिन्छ: काउन्टरपार्टीको TIN र KPP, अनुबंध नम्बर र रकम, VAT, उत्पादन वा सेवा नामकरण। एउटा कागजात प्रशोधन र जाँच गर्न केही मिनेट मात्र लाग्छ।

विवरणहरू प्रयोग गरेर - INN र KPP - तपाईंले डाइरेक्टरीबाट इच्छित कम्पनी चयन गर्न सक्नुहुन्छ:

यदि इनभ्वाइस वा इनभ्वाइसमा त्रुटि छ भने, यसले कागजातलाई अभिलेखमा निर्यात गर्न अनुमति दिँदैन। उदाहरणका लागि, यदि कागजात गलत रूपमा कम्पाइल गरिएको छ वा क्यारेक्टरहरू मध्ये एक गलत रूपमा पहिचान गरिएको छ भने, प्रणालीले यो संकेत गर्नेछ र कर्मचारीलाई सबै अशुद्धताहरू सच्याउन सोध्नेछ। यहाँ एउटा उदाहरण छ:

प्रणालीले पत्ता लगायो कि Vasilek CJSC MOEK आपूर्तिकर्ताहरूको सूचीमा समावेश छैन।

यसले कर्मचारीहरूलाई कागजात लेखा विभागमा पुग्नु अघि त्रुटिहरू ट्र्याक गर्न अनुमति दिन्छ।

यदि सबै जाँचहरू सफलतापूर्वक सम्पन्न भएमा, त्यसपछि एक क्लिकमा कागजातको स्क्यान गरिएको प्रतिलिपि OpenText इलेक्ट्रोनिक अभिलेखमा पठाइन्छ, र SAP मा यसको मेटाडेटा सहितको लिङ्क र कार्ड देखा पर्दछ। एकाउन्टेन्ट वा क्युरेटरले जहिले पनि इलेक्ट्रोनिक अभिलेखमा आवश्यक अर्डरको लागि कागजातहरूको सूची र कागजातहरू कसले प्रशोधन गर्यो, कुन समय सीमामा, र कस्तो परिणामको बारेमा जानकारी हेर्न सक्छ।

Pyotr Petrovich इलेक्ट्रोनिक संग्रह मा हेरे, ...

...अर्डर नम्बर ११११ को लागि कसले कागजातहरू अपलोड गर्यो हेर्न।

ABBYY FlexiCapture बाट SAP मा डाटा र स्क्यानहरू अपलोड गरेपछि, ड्राफ्ट लेनदेन पूर्व-भरिएको डाटा र कागजातहरूको स्क्यान गरिएका छविहरूमा लिङ्कहरू देखा पर्दछ।

ड्राफ्ट तारिङ:

त्यसपछि एकाउन्टेन्टले समाप्त मस्यौदा र स्क्यानहरूको लिङ्कको साथ ईमेल सूचना प्राप्त गर्दछ। विशेषज्ञलाई अब कागजको साथ संघर्ष गर्न आवश्यक छैन। उसले लेनदेनको कुल रकम, छाप र हस्ताक्षरको उपस्थिति, र लेनदेनको लागि स्क्यानहरू जाँच्नु पर्छ। लेखापाल अब यसमा एक मिनेट भन्दा कम खर्च गर्दछ।

परियोजना परिणामहरू

• ABBYY प्रविधिहरू प्रयोग गरेर, MOEK ले लेखा मात्र होइन, वित्तीय नियन्त्रणलाई पनि सरल र द्रुत बनाएको छ। पोस्टिङ गर्नको लागि, कर्मचारीहरूले अब मूल कागजातहरूको साथ कुरियरको लागि पर्खनु पर्दैन - तिनीहरूले एक क्लिकमा इलेक्ट्रोनिक अभिलेखबाट पहिले नै प्रमाणित डाटाको साथ स्क्यान प्राप्त गर्न आवश्यक छ। साँचो, एक कागज कागजात अझै आवश्यक छ। तर अब पछि लेखा विभागमा पठाउन सकिनेछ । जब यो त्यहाँ पुग्छ, कर्मचारीले लेखा प्रणालीमा "मूल प्राप्त" बाकस जाँच गर्नेछ।
• कर्मचारीहरूले तुरुन्तै स्क्यानबाट लेनदेनको बारेमा सबै आवश्यक डेटा प्राप्त गर्छन्, समयमै लेनदेन गर्नुहोस् र अग्रिम रिपोर्टिङको लागि सबै कागजातहरू तयार गर्नुहोस्। अब उनीहरू आन्तरिक वा बाह्य निरीक्षणबाट डराउँदैनन्।
• लेखाकारहरूले 3 गुणा छिटो वित्तीय लेनदेनहरू सञ्चालन गर्छन्, र MOEK 10 दिन अघि रिपोर्टिङ अवधि बन्द गर्दछ।
• सबै MOEK शाखाहरूले एकल इलेक्ट्रोनिक अभिलेखमा लेखा कागजातहरू भण्डारण गर्छन्। यसका लागि धन्यवाद, तपाईंले कुनै पनि इनभ्वाइस, सम्झौता वा पूरा भएको कार्य, साथै तिनीहरूबाट कुनै पनि विशेषताहरू (रकम, VAT, उत्पादन वा सेवा दायराहरू) पहिलेको भन्दा ४ गुणा छिटो फेला पार्न सक्नुहुन्छ।
• समाधानले प्रति वर्ष 2,6 मिलियन पृष्ठहरू भन्दा बढी कागजातहरू प्रशोधन गर्दछ।

बरु एक निष्कर्षमा को

MOEK प्रयोग गर्दछ ABBYY FlexiCapture अहिले २ वर्षदेखि र यस अवधिमा मैले तथ्याङ्क सङ्कलन गरेको छु। यो पत्ता लाग्यो कि लेखापालहरूले ड्राफ्टमा परिवर्तन नगरी 2% प्रविष्टिहरू बनाउँछन्। यसको मतलब भविष्यमा त्यस्ता पोस्टिङहरू पूर्ण रूपमा स्वचालित रूपमा छोड्न सकिन्छ। यस्तो भयो कि यो उत्पादन वास्तवमा कम्पनीको व्यावसायिक प्रक्रियाहरूमा "कृत्रिम बुद्धिमत्ता" को तत्वहरू परिचय गराउन कम्पनीको पहिलो कदम हो: MOEK ले एक समान कार्यक्रम विकास गर्दैछ।

अन्य रूसी कम्पनीहरूले पनि लेखाको कामलाई स्वचालित गर्दैछन्: यसलाई सरल र थप सुविधाजनक बनाउँदै। उदाहरणका लागि, ABBYY प्रविधिहरू प्रयोग गर्दै, वित्तीय नियन्त्रण सेवा "Khlebprom» महत्त्वपूर्ण व्यापार जानकारी २ गुणा छिटो प्राप्त गर्दछ र आवश्यक इनभ्वाइसहरू र डेलिभरी नोटहरू खोज्न 2% कम समय खर्च गर्दछ। बुद्धिमानी सूचना प्रशोधन प्रविधिहरूले होल्डिङको लेखा विभागका कर्मचारीहरूलाई मद्दत गर्दछ "खिया» सामूहिक कर लेखा परीक्षणको समयमा आवश्यक वित्तीय कागजातहरू तुरुन्तै फेला पार्नुहोस्। 2019 मा, कम्पनीका विशेषज्ञहरूले लगभग 10 मिलियन पृष्ठ कागजातहरू प्रशोधन गर्ने योजना बनाएका छन्।

के तपाइँ MOEK र ABBYY परियोजना बारे थप जान्न चाहनुहुन्छ? अप्रिल 3 मा 11:00 मा, MOEK सूचना प्रविधि केन्द्रका उप प्रमुख भ्लादिमिर फेओक्टिस्टोभले मुद्दाको विवरणको बारेमा नि:शुल्क कुरा गर्नेछन्। वेबिनार "कसरी कृत्रिम बुद्धिमत्ता प्रविधिहरूले ऊर्जा उद्योगमा कम्पनीहरूलाई विकास गर्न मद्दत गर्दछ"। यदि तपाइँ प्रश्नहरू सोध्न चाहनुहुन्छ भने सामेल हुनुहोस्।

एलिजावेटा टिटारेन्को,
ABBYY कर्पोरेट ब्लग सम्पादक

स्रोत: www.habr.com