अन्तर्राष्ट्रिय मापदण्डहरूमा ज्ञान व्यवस्थापन: ISO, PMI

नमस्ते सबै। पछि KnowledgeConf 2019 छ महिना बितिसक्यो, त्यो अवधिमा मैले दुईवटा ठूला आईटी कम्पनीहरूमा ज्ञान व्यवस्थापनको विषयमा थप दुईवटा सम्मेलनमा बोल्न र व्याख्यान दिन सफल भएँ। सहकर्मीहरूसँग कुराकानी गर्दै, मैले महसुस गरें कि IT मा ज्ञान व्यवस्थापनको बारेमा "प्रारम्भिक" स्तरमा कुरा गर्न सम्भव छ, वा बरु, ज्ञान व्यवस्थापन कुनै पनि कम्पनीको कुनै पनि विभागलाई आवश्यक छ भन्ने महसुस गर्न। आज मेरो आफ्नै अनुभवको न्यूनतम हुनेछ - म ज्ञान व्यवस्थापनको क्षेत्रमा अवस्थित अन्तर्राष्ट्रिय मापदण्डहरू विचार गर्न चाहन्छु।

मानकीकरणको क्षेत्रमा सम्भवतः सबैभन्दा लोकप्रिय ब्रान्डको साथ सुरू गरौं - आईएसओ। कल्पना गर्नुहोस्, ज्ञान व्यवस्थापन प्रणाली (ISO 30401: 2018) को लागि समर्पित एक पूर्ण अलग मानक छ। तर आज म त्यसमा बस्ने छैन। ज्ञान व्यवस्थापन प्रणाली "कसरी" देखिनु पर्छ र काम गर्नुपर्छ भनेर बुझ्नु अघि, तपाइँ सहमत हुन आवश्यक छ कि यो, सैद्धान्तिक रूपमा, आवश्यक छ।

उदाहरणका लागि लिऔं आईएसओ 9001: 2015 (गुणस्तर व्यवस्थापन प्रणाली)। नामले सुझाव दिन्छ, यो गुणस्तर व्यवस्थापन प्रणालीहरूमा समर्पित मानक हो। यस मापदण्डमा प्रमाणित हुनको लागि, संगठनले यो सुनिश्चित गर्नुपर्दछ कि यसको व्यापार प्रक्रियाहरू र उत्पादनहरू र/वा सेवाहरू पारदर्शी र निर्बाध छन्। अर्को शब्दमा भन्नुपर्दा, सर्टिफिकेटको अर्थ तपाईको कम्पनीमा भएका सबै कुरा स्पष्ट र सहज रूपमा काम गर्दछ, तपाईले प्रक्रियाहरूको हालको संगठनले के जोखिमहरू निम्त्याउँछ भन्ने कुरा बुझ्नुहुन्छ, तपाईलाई यी जोखिमहरूलाई कसरी नियन्त्रण गर्ने भनेर थाहा छ, र तपाइँ तिनीहरूलाई न्यूनीकरण गर्ने प्रयास गर्नुहुन्छ।

ज्ञान व्यवस्थापनसँग यसको के सम्बन्ध छ? यहाँ यो संग के गर्न छ:

७.१.६ संगठनात्मक ज्ञान

संगठनले यसको प्रक्रियाहरू सञ्चालन गर्न र उत्पादन र सेवाहरूको अनुरूपता प्राप्त गर्न आवश्यक ज्ञान निर्धारण गर्नेछ।

ज्ञान कायम राख्नुपर्छ र आवश्यक हदसम्म उपलब्ध गराउनुपर्छ।

परिवर्तनको आवश्यकता र प्रवृत्तिलाई विचार गर्दा, संस्थाले आफ्नो अवस्थित ज्ञानलाई ध्यानमा राखेर थप ज्ञान कसरी प्राप्त गर्ने वा उपलब्ध गराउने र यसलाई अद्यावधिक गर्ने भनेर निर्धारण गर्नुपर्छ।

नोट १: संगठनात्मक ज्ञान भनेको संगठनको लागि विशिष्ट ज्ञान हो; अधिकतर अनुभवबाट व्युत्पन्न।

ज्ञान भनेको जानकारी हो जुन संगठनात्मक लक्ष्यहरू प्राप्त गर्न प्रयोग गरिन्छ र आदानप्रदान गरिन्छ।

नोट २ संगठनको ज्ञानको आधार हुन सक्छ:

क) आन्तरिक स्रोतहरू (जस्तै बौद्धिक सम्पदा; अनुभवबाट प्राप्त ज्ञान; असफल वा सफल परियोजनाहरूबाट सिकेका पाठहरू; दस्तावेजविहीन ज्ञान र अनुभवको सङ्कलन र आदानप्रदान; प्रक्रियाको परिणाम, उत्पादन र सेवा सुधारहरू);

ख) बाह्य स्रोतहरू (जस्तै मानक, शिक्षा, सम्मेलन, ग्राहकहरू र बाह्य आपूर्तिकर्ताहरूबाट प्राप्त ज्ञान)।

र तल, संलग्नकहरूमा:

संगठनात्मक ज्ञान आवश्यकताहरू प्रस्तुत गरिएको छ:

क) संस्थालाई ज्ञानको हानिबाट जोगाउने, उदाहरणका लागि निम्न कारणले:

• कर्मचारी कारोबार;
• जानकारी प्राप्त गर्न र विनिमय गर्न असक्षमता;

ख) संस्थालाई ज्ञान प्राप्त गर्न प्रोत्साहन गर्ने, उदाहरणका लागि:

• गरेर सिक्ने;
• निर्देशन;
• बेन्चमार्किङ।

त्यसोभए, गुणस्तर व्यवस्थापनको क्षेत्रमा आईएसओ मानकले बताउँछ कि यसको गतिविधिहरूको गुणस्तर सुनिश्चित गर्नको लागि, उद्यमले ज्ञान व्यवस्थापनमा संलग्न हुनुपर्दछ। यो सहि हो, यसको विकल्प छैन - "अवश्य"। अन्यथा गैर-अनुरूपता, र अलविदा। यो तथ्य एक्लैले सङ्केत गर्छ जस्तो देखिन्छ कि यो संगठनमा एक वैकल्पिक पक्ष होइन, किनकि IT मा ज्ञान व्यवस्थापन प्रायः व्यवहार गरिन्छ, तर व्यापार प्रक्रियाहरूको अनिवार्य घटक।

यसबाहेक, मानकले कुन जोखिमहरू ज्ञान व्यवस्थापनलाई हटाउन डिजाइन गरिएको हो भनेर वर्णन गर्दछ। वास्तवमा, तिनीहरू एकदम स्पष्ट छन्।

कल्पना गरौं... होइन, त्यस्तो होइन - कृपया आफ्नो क्यारियरको अवस्था सम्झनुहोस् जब तपाईलाई कामको लागि केहि जानकारी चाहिन्छ, र यसको एक मात्र वाहक त्यो क्षणमा छुट्टी/व्यापार यात्रामा थियो, कम्पनी पूरै छोडेको थियो, वा केवल बिरामी थियो। । के तिमीलाई याद छ? मलाई लाग्छ कि हामी लगभग सबैले यसको सामना गर्नुपरेको छ। त्यो पल तपाईलाई कस्तो लाग्यो ?

केही समयपछि विभागको व्यवस्थापनले आयोजनाको समयसीमा पूरा गर्न असफल भएको खोजी गरिरहेको छ भने पक्कै पनि त्यसमा कसैलाई दोष दिने र शान्त गर्ने । तर तपाईको लागि व्यक्तिगत रूपमा, तपाईलाई ज्ञान चाहिने क्षणमा, "आरएम दोषी छ, जो बाली गए र प्रश्नहरूको मामलामा कुनै निर्देशन छोडेनन्" भन्ने बुझाइ। पक्कै पनि उहाँ दोषी हुनुहुन्छ। तर यसले तपाईंको समस्या समाधान गर्न मद्दत गर्दैन।

यदि ज्ञानलाई आवश्यक पर्ने मानिसहरूलाई पहुँचयोग्य प्रणालीमा दस्तावेज गरिएको छ भने, वर्णन गरिएको "रिसोर्ट" कथा लगभग असम्भव हुन्छ। यसैले, व्यापार प्रक्रियाहरूको निरन्तरता सुनिश्चित गरिएको छ, जसको मतलब छुट्टीहरू, कर्मचारी प्रस्थान र कुख्यात बस कारक उद्यमको लागि खतरा होइन - उत्पादन / सेवाको गुणस्तर यसको सामान्य स्तरमा रहनेछ।

यदि कम्पनीसँग जानकारी र अनुभव आदानप्रदान र भण्डारण गर्ने प्लेटफर्म छ, र यो प्लेटफर्म प्रयोग गर्ने संस्कृति (बानी) पनि गठन गरेको छ भने, कर्मचारीहरूले सहकर्मीको प्रतिक्रियाको लागि धेरै दिन कुर्नुपर्दैन (वा धेरै दिन खोजी पनि गर्नुपर्दछ। यस सहकर्मीको लागि) र आफ्नो कार्यहरू रोक्नुहोस्।

म किन बानीको कुरा गर्दैछु? किनभने मानिसहरूले यसलाई प्रयोग गर्न सुरु गर्नको लागि ज्ञानको आधार सिर्जना गर्न पर्याप्त छैन। हामी सबै गुगलमा हाम्रा प्रश्नहरूको जवाफ खोज्न अभ्यस्त छौं, र हामी प्राय: इन्ट्रानेटलाई छुट्टीका अनुप्रयोगहरू र सूचना बोर्डहरूसँग सम्बद्ध गर्छौं। हामीसँग इन्ट्रानेटमा "एजाइल फ्रेमवर्कको बारेमा जानकारी खोज्ने" बानी छैन (उदाहरणका लागि)। त्यसकारण, यदि हामीसँग एक सेकेन्डमा उत्कृष्ट ज्ञानको आधार छ भने, कसैले पनि अर्को सेकेन्ड (वा अर्को महिना पनि) प्रयोग गर्न थाल्दैन - त्यहाँ कुनै बानी छैन। आफ्नो बानी परिवर्तन दर्दनाक र समय खपत छ। यसका लागि सबै तयार छैनन् । विशेष गरी यदि तिनीहरूले 15 वर्षको लागि "त्यस्तै तरिकाले काम गरे"। तर यो बिना, कम्पनीको ज्ञान व्यवस्थापन पहल असफल हुनेछ। यसैले केएम विशेषज्ञहरूले ज्ञान व्यवस्थापनलाई परिवर्तन व्यवस्थापनसँग जोड्छन्।

यो तथ्यमा पनि ध्यान दिन लायक छ कि "परिवर्तनको आवश्यकता र प्रवृत्तिलाई विचार गर्दा, संगठनले आफ्नो अवस्थित ज्ञानलाई ध्यानमा राख्नुपर्दछ ...", अर्थात्। परिवर्तनशील संसारमा निर्णय गर्दा अघिल्लो अनुभवलाई उल्लेख गर्ने संस्कृति विकास गर्नुहोस्। र फेरि ध्यान दिनुहोस् "अवश्य".

वैसे, मानक को यो सानो अनुच्छेद अनुभव को बारे मा धेरै भन्छ। सामान्यतया, जब यो ज्ञान व्यवस्थापनको कुरा आउँदछ, स्टेरियोटाइपहरूले फाइलहरू (नियमहरू, आवश्यकताहरू) को रूपमा राखिएका सयौं कागजातहरूसँग ज्ञानको आधारको चित्र सुझाव दिन थाल्छन्। तर आईएसओ अनुभवको बारेमा कुरा गर्छ। कम्पनी र यसको प्रत्येक कर्मचारीको विगतको अनुभवबाट प्राप्त ज्ञानले तपाईंलाई गल्तीहरू दोहोर्याउने जोखिमबाट बच्न, तुरुन्तै अधिक लाभदायक निर्णयहरू गर्न र नयाँ उत्पादन सिर्जना गर्न अनुमति दिन्छ। ज्ञान व्यवस्थापनको क्षेत्रमा सबैभन्दा परिपक्व कम्पनीहरूमा (रूसीहरू सहित), ज्ञान व्यवस्थापनलाई कम्पनीको पूंजीकरण बढाउने, नयाँ उत्पादनहरू सिर्जना गर्ने, नयाँ विचारहरू विकास गर्ने र प्रक्रियाहरूलाई अनुकूलन गर्ने माध्यमको रूपमा मानिन्छ। यो ज्ञानको आधार होइन, यो नवप्रवर्तनको संयन्त्र हो। हामीलाई यो थप विवरणमा बुझ्न मद्दत गर्दछ PMI को PMBOK गाइड.

PMB ठीक छ परियोजना व्यवस्थापनमा ज्ञानको मुख्य भागको लागि गाइड हो, एक PM ह्यान्डबुक। यस गाइडको छैटौं संस्करण (2016) ले परियोजना एकीकरण व्यवस्थापनमा एउटा खण्ड प्रस्तुत गर्‍यो, जसमा परियोजना ज्ञान व्यवस्थापनमा एउटा उपखण्ड समावेश छ। यो अनुच्छेद "म्यानुअलका प्रयोगकर्ताहरूबाट टिप्पणीहरूको आधारमा" सिर्जना गरिएको थियो, अर्थात्। वास्तविक परिस्थितिहरूमा गाइडको अघिल्लो संस्करणहरू प्रयोग गर्ने अनुभवको उत्पादन भयो। र वास्तविकताले ज्ञान व्यवस्थापनको माग गरेको छ!

नयाँ वस्तुको मुख्य आउटपुट "सिकेका पाठहरूको दर्ता" हो (माथि वर्णन गरिएको ISO मानकमा, यो पनि उल्लेख गरिएको छ)। यसबाहेक, व्यवस्थापनका अनुसार, यो दर्ताको संकलन परियोजनाको कार्यान्वयन अवधिभर गरिनु पर्छ, नतिजाको विश्लेषण गर्ने समय आउँदा यसको सम्पन्नतामा होइन। मेरो विचारमा, यो फुर्तिलो मा retrospectives जस्तै धेरै मिल्दोजुल्दो छ, तर म यस बारे एक अलग पोस्ट लेख्नेछु। PMBOK मा शब्दशः पाठ यसरी पढ्छ:

परियोजना ज्ञान व्यवस्थापन विद्यमान ज्ञान प्रयोग गर्ने र परियोजना लक्ष्यहरू प्राप्त गर्न र संगठनमा सिकाइलाई बढावा दिन नयाँ ज्ञान सिर्जना गर्ने प्रक्रिया हो

परियोजना एकीकरण व्यवस्थापन ज्ञान क्षेत्रलाई अन्य सबै ज्ञान क्षेत्रहरूबाट प्राप्त परिणामहरूको एकीकरण आवश्यक छ।

एकीकरण प्रक्रियाहरूमा उदीयमान प्रवृत्तिहरू समावेश छन्, तर सीमित छैनन्:

...

• परियोजना ज्ञान व्यवस्थापन

कार्यबलको बढ्दो मोबाइल र परिवर्तनशील प्रकृतिले पनि परियोजना जीवन चक्रमा ज्ञान परिभाषित गर्न र यसलाई लक्षित दर्शकहरूमा हस्तान्तरण गर्न थप कठोर प्रक्रियाको आवश्यकता छ ताकि ज्ञान हराउन नपरोस्।

***

यस प्रक्रियाको मुख्य फाइदाहरू यो हो कि संगठनको पहिले प्राप्त ज्ञान परियोजना परिणामहरू प्राप्त गर्न वा सुधार गर्न प्रयोग गरिन्छ, र हालको परियोजनाबाट प्राप्त ज्ञान संस्थाको सञ्चालन र भविष्यका परियोजनाहरू वा त्यसका चरणहरूलाई समर्थन गर्न उपलब्ध रहन्छ। यो प्रक्रिया परियोजना भर जारी छ।

म यहाँ म्यानुअलको सम्पूर्ण ठुलो खण्डको प्रतिलिपि टाँस्ने छैन। तपाईं यसको साथ आफैलाई परिचित गर्न सक्नुहुन्छ र उपयुक्त निष्कर्ष निकाल्न सक्नुहुन्छ। माथि प्रस्तुत उद्धरणहरू, मेरो विचारमा, एकदम पर्याप्त छन्। परियोजना ज्ञान व्यवस्थापन गर्ने प्रधानमन्त्रीको कार्यमा यस्तो विवरणको उपस्थितिले परियोजनाहरूमा काम गर्दा यस पक्षको महत्त्वलाई संकेत गर्छ जस्तो मलाई लाग्छ। वैसे, म प्राय: थीसिस सुन्छु: "कसलाई अन्य विभागहरूमा हाम्रो ज्ञान चाहिन्छ?" मेरो मतलब, कसले यी पाठहरू सिक्नु आवश्यक छ?

वास्तवमा, यो प्रायः देख्न सकिन्छ कि एक एकाइले आफूलाई "वैक्यूममा एकाइ" को रूपमा हेर्छ। यहाँ हामी हाम्रो पुस्तकालयको साथ छौं, तर त्यहाँ बाँकी कम्पनी छ, र हाम्रो पुस्तकालयको बारेमा ज्ञान उनको लागि कुनै कामको छैन। पुस्तकालयको बारेमा - सायद। सँगै प्रक्रियाहरू बारे के हो?

एउटा सानो उदाहरण: परियोजना मा काम को समयमा ठेकेदार संग अन्तरक्रिया थियो। उदाहरण को लागी, एक डिजाइनर संग। ठेकेदारले समयसीमा गुमायो र अतिरिक्त भुक्तानी बिना काम पूरा गर्न अस्वीकार गर्यो। RM ले यो अविश्वसनीय ठेकेदार संग काम गर्न लायक छैन भनेर सिकेको रजिस्टर मा रेकर्ड। एकै समयमा, कतै मार्केटिङमा तिनीहरू पनि एक डिजाइनर खोज्दै थिए र एउटै ठेकेदार भेटिए। र यस समयमा त्यहाँ दुई विकल्पहरू छन्:

क) यदि कम्पनीसँग पुन: प्रयोग गर्ने अनुभवको राम्रोसँग स्थापित संस्कृति छ भने, मार्केटिङका ​​एक सहकर्मीले सिकेका पाठहरूको रजिस्टरमा हेर्नेछन् कि कसैले यस ठेकेदारलाई सम्पर्क गरिसकेको छ कि छैन, हाम्रो प्रधानमन्त्रीबाट नकारात्मक प्रतिक्रिया देख्नेछ र समय बर्बाद गर्दैन। यस अविश्वसनीय ठेकेदारसँग कुराकानी गर्ने पैसा।

ख) यदि कम्पनीसँग त्यस्तो संस्कृति छैन भने, मार्केटर उही अविश्वसनीय ठेकेदारमा फर्किनेछ, कम्पनीको पैसा, समय गुमाउनेछ र उदाहरणका लागि, महत्त्वपूर्ण र तत्काल प्रचार अभियानमा बाधा पुग्न सक्छ।

कुन विकल्प बढी सफल देखिन्छ? र ध्यान दिनुहोस् कि यो उत्पादनको विकासको बारेमा जानकारी थिएन जुन उपयोगी थियो, तर विकासको साथ प्रक्रियाहरूको बारेमा। र यो अर्को RM को लागी उपयोगी हुन सकेन, तर पूर्णतया फरक दिशा को एक कर्मचारी को लागी। तसर्थ निष्कर्ष: विकासलाई बिक्री, व्यापार विश्लेषणबाट प्राविधिक सहयोग, र प्रशासनिक व्यवस्थापनबाट आईटीबाट अलग रूपमा विचार गर्न सकिँदैन। कम्पनीमा सबैसँग कामको अनुभव छ जुन कम्पनीमा अरू कसैलाई उपयोगी हुनेछ। र यी आवश्यक रूपमा सम्बन्धित क्षेत्रका प्रतिनिधिहरू हुनेछैनन्।

यद्यपि, परियोजनाको प्राविधिक पक्ष पनि उपयोगी हुन सक्छ। विगत केही वर्षहरूमा तपाईंको कम्पनीमा परियोजनाहरू अडिट गर्ने प्रयास गर्नुहोस्। तपाईं छक्क पर्नुहुनेछ कि कतिवटा साइकलहरू समान समस्याहरू समाधान गर्न आविष्कार गरिएका छन्। किन? किनभने ज्ञान बाँडफाँडको प्रक्रिया स्थापित हुन सकेको छैन ।

त्यसैले, ज्ञान व्यवस्थापन, PMI म्यानुअल अनुसार, PM को कार्यहरू मध्ये एक हो। हामीले देख्न सक्छौं, दुई प्रख्यात संस्थाहरू जसले तिनीहरूको मापदण्ड अनुसार सशुल्क प्रमाणपत्रहरू सञ्चालन गर्दछ तिनीहरूको गुणस्तर नियन्त्रण र परियोजना कार्यको लागि आवश्यक उपकरणहरूको सूचीमा ज्ञान व्यवस्थापन समावेश गर्दछ। किन आईटी कम्पनीहरूमा प्रबन्धकहरूले अझै पनि ज्ञान व्यवस्थापन कागजात हो भनेर विश्वास गर्छन्? कूलर र धुम्रपान कोठा किन ज्ञान आदानप्रदानको केन्द्र बन्छन्? यो सबै बुझ्ने र बानी को कुरा हो। मलाई आशा छ कि IT प्रबन्धकहरू बिस्तारै ज्ञान व्यवस्थापनको क्षेत्रमा थप सचेत हुनेछन्, र मौखिक परम्पराले कम्पनीमा ज्ञानको संरक्षणको लागि उपकरणको रूपमा काम गर्नेछैन। तपाईंको कामको स्तरहरू अध्ययन गर्नुहोस् - त्यहाँ धेरै रोचक सामानहरू छन्!

स्रोत: www.habr.com