Hallo allemaal, ik ben al een paar keer artikelen tegengekomen over hackathons: waarom mensen daarheen gaan, wat werkt, wat niet. Misschien vinden mensen het interessant om hackathons vanuit een andere kant te bekijken: vanuit het perspectief van de organisator. Ik wil erop wijzen dat dit over het Verenigd Koninkrijk gaat; organisatoren uit Rusland kunnen hier een iets andere mening over hebben.
Een korte achtergrond: ik ben een derdejaars student aan het Imperial College London, programmeur, woon hier al zeven jaar (de kwaliteit van de Russische tekst kan daaronder hebben geleden), heb persoonlijk deelgenomen aan zes hackathons, inclusief die waar het nu om gaat. Ik heb alle evenementen persoonlijk bijgewoond, dus er is een beetje subjectiviteit. Bij de hackathon waar het over gaat, was ik twee keer deelnemer en één keer organisator. Het heet IC Hack, georganiseerd door een team van student-vrijwilligers en het kostte 70-80 uur van mijn vrije tijd dit jaar. en een paar foto's.
Hackathons worden meestal georganiseerd door bedrijven (hier speelt de grootte van het bedrijf geen rol), of door universiteiten. In het eerste geval zijn er minder vragen over de organisatie. Het sponsoring wordt verzorgd door het bedrijf zelf; meestal wordt er een agentschap ingehuurd om het evenement te organiseren (soms zijn de medewerkers zelf voor 100% betrokken bij de organisatie). De jury bestaat uit medewerkers en vaak wordt er een thema gegeven waar een project voor gemaakt moet worden. Hackathons aan universiteiten zijn een heel ander verhaal, die zijn ook weer onderverdeeld in twee categorieën. De eerste is van belang voor kleine universiteiten met weinig ervaring in het organiseren van zulke evenementen. Ze worden georganiseerd via MLH (Major League Hacking), die bijna de volledige verantwoordelijkheid voor het proces op zich neemt.
MLH is responsible for sponsorship, occupies most of the spots on the jury, and teaches students how to conduct hackathons in the process. Examples of such events include HackCity, Royal Hackaway, and others. The main advantage is stability. All hackathons organized this way are very similar to each other, following the same scenario, having similar sponsors, and not requiring special preparation from the students conducting these events. The downsides are obvious: the events do not differ much from each other, even in prize categories. Another downside is the small size of funding (from the official Royal Hackaway 2018 site, we can see that the gold sponsor brings them 1500 GBP) and a rather poor selection of “swag” (free merchandise provided by sponsoring companies). From my own experience, I can say that such events are not very large, friendly to newcomers, and tickets can almost always be obtained (I was unsure whether to go for 3 days, but even half of the tickets were not sold) and they often have similar competing teams (70-80% of all projects are related to web applications). Therefore,
the 'hipster' teams do not find it very difficult to stand out.
Nu ik kort de alternatieven heb besproken, laten we terugkeren naar het belangrijkste onderwerp van deze post: hackathons georganiseerd door onafhankelijke studenten-enthousiastelingen. Ten eerste, wie zijn deze studenten en wat is eigenlijk de winst van het organiseren van zo'n evenement? De meeste van deze mensen zijn zelf frequente deelnemers aan hackathons, weten wat goed gaat en wat niet, en willen een hackathon met een voorkeur en een perfecte ervaring voor de deelnemers. Het belangrijkste voordeel hier is de ervaring, inclusief persoonlijke deelname/winningen in andere hackathons. Leeftijd en ervaring variëren van het eerste jaar van de bachelor tot het derde jaar van de PhD. De faculteiten zijn ook verschillend: er zijn biochemici, maar over het algemeen zijn het programmeurstuden. In ons geval bestond het officiële team uit 20 personen, maar in werkelijkheid hadden we nog eens 20-25 vrijwilligers die hielpen met kleine taken waar mogelijk. Nu een interessantere vraag: hoe lukt het om een evenement te organiseren dat op schaal vergelijkbaar is met hackathons georganiseerd door industrie-giganten (zoals JP Morgan Hack-for-Good en Facebook Hack London — dit zijn enkele van de hackathons waar ik persoonlijk aanwezig was, en er was een enorme organisatorische inspanning verricht)?
Laten we beginnen met het eerste voor de hand liggende probleem: het budget. Een kleine spoiler: het organiseren van dergelijke evenementen, zelfs aan je eigen universiteit (waar de huur niet hoog is of zelfs afwezig), kan zomaar 50.000 GBP kosten, en het vinden van zo'n bedrag is heel moeilijk. De belangrijkste bron van dit geld zijn sponsors. Ze kunnen zowel intern zijn (andere gemeenschappen van de universiteit die reclame willen en nieuwe deelnemers willen werven) als corporatief. Het proces met interne sponsors is behoorlijk eenvoudig: bekenden, professoren en tutoren die deze gemeenschappen administreren. Helaas is hun budget beperkt en in sommige gevallen bieden ze diensten aan (zoals snacks in hun kast plaatsen, een 3D-printer lenen, enz.) in plaats van geld. Daarom blijft het hopen op corporatieve sponsoring. Wat is de winst voor bedrijven? Waarom willen ze geld investeren in dit evenement? Het aantrekken van nieuw talent. In ons geval waren er 420 deelnemers, wat een record is voor het Verenigd Koninkrijk. Van hen is 75% student aan Imperial College (momenteel de nummer 8 universiteit in de wereldranglijst).
Veel bedrijven bieden een zomer- of jaarlijkse stage aan studenten, wat een uitstekende kans is om mensen te vinden die al ervaring hebben en graag in deze branche willen werken. Zoals onze president zei: waarom 8000 betalen aan wervingsbureaus voor 2-3 potentiële kandidaten, wanneer je ons 2000 kunt betalen voor 20 nieuwe kandidaten rechtstreeks? De tarieven hangen af van de grootte van de hackathon, de reputatie van de organisatoren en vele andere factoren. Onze tarieven beginnen bij 1000 GBP voor kleine startups en lopen op tot 10.000 GBP voor de hoofdsponsoren. Wat sponsors precies krijgen, hangt volledig af van hoeveel ze bereid zijn aan te bieden: bronzen sponsors ontvangen hun logo op de website, de mogelijkheid om te spreken tijdens de opening, toegang tot de cv's van alle deelnemers en de kans om ons hun merchandise te sturen zodat wij dat aan de deelnemers kunnen geven. Alle statussen vanaf zilver bieden de mogelijkheid om hun ingenieurs te sturen zodat zij ter plaatse kunnen werven, het creëren van een eigen prijzencategorie, en een workshop voor deelnemers als bonus voor alle bronzen voordelen. Uit persoonlijke ervaring kan ik zeggen dat één van de zilveren sponsors 3 mensen heeft geworven (2 voor de zomer en één voor een vaste positie) tijdens de hackathon, en ik heb zelfs niet geteld hoeveel ze nog meer hadden kunnen aannemen na de afloop van de beurs. Het creëren van een eigen prijzencategorie maakt het mogelijk om degenen te vinden die projecten maken die vergelijkbaar zijn met de producten van het bedrijf. Of om te zien wie de meest creatieve antwoorden kan geven op een zeer open vraag (zoals Most Ethical Hack powered by Visa). Het hangt van het bedrijf af. Elk jaar verzamelen we 15-20 sponsors, waaronder Facebook, Microsoft, Cisco, Bloomberg en anderen. We werken met iedereen: van startups tot giganten in de industrie, de belangrijkste regel is winst voor onze studenten. Als we een sponsor moeten afwijzen omdat onze studenten geen positieve beoordelingen hebben achtergelaten over hun stage of vaste baan in dat bedrijf, dan zullen we waarschijnlijk afzien van samenwerking.
Hoe vinden we sponsors? Dit proces verdient een klein artikel, maar hier is een kort stappenplan: vind een recruiter op LinkedIn / vind iemand met een contactpersoon in dit bedrijf; stem met het organisatiecomité af hoe groot het bedrijf is en wat de reputatie ervan is (we proberen niet samen te werken met bedrijven die een slechte reputatie hebben in studentenkringen, of het nu gaat om de behandeling van stagiaires of pogingen om op hun salaris te besparen) en wie de belangrijkste contactpersoon zal zijn. Daarna volgen lange debatten over hoeveel het bedrijf ons kan bieden en er wordt een commercieel voorstel naar hen gestuurd. We hebben een zeer flexibel sponsormodel en daarom kunnen de onderhandelingen behoorlijk lang duren: de sponsor moet begrijpen waarvoor hij betaalt, en daarom behouden we ons het recht voor om sommige punten uit het voorstel toe te voegen / te verwijderen als de sponsor denkt dat ze het bedrijf niet veel voordeel opleveren. Na de onderhandelingen stemmen we het bedrag met de universiteit af, ondertekenen we het contract en nodigen we hen uit voor een bijeenkomst met de organisatoren om te bespreken wat zij precies van het evenement willen krijgen en hoe zij zichzelf willen adverteren aan studenten. Er zijn gevallen waarbij bedrijven minder dan 3000 GBP hebben betaald en een tiental potentiële werknemers hebben gevonden voor een volledige tewerkstelling na hun afstuderen.
Waarom hebben we deze geldbedragen nodig? Zijn we verwend dat we 3000 voor sponsoring eisen? In werkelijkheid is dit een zeer bescheiden bedrag voor een evenement. Het geld is nodig voor een enorm aantal noodzakelijke (lunch x2, snacks, diner x2, pizza, ontbijt en drankjes voor 48 uur) en minder noodzakelijke (wafels, bubble tea, huur van consoles, huur van de bar voor drie uur, karaoke, enz.) dingen. We proberen ervoor te zorgen dat iedereen het evenement uitsluitend met goede dingen onthoudt, daarom kopen we een hoop lekker eten (Nandos, Dominos, Pret a Manger), een enorme hoeveelheid snacks en drankjes, en elk jaar voegen we nieuwe entertainmentmogelijkheden toe. Dit jaar heb ik popcorn gebakken voor 500 mensen, vorig jaar maakte ik suikerspinnen. Het budget hiervoor, rekening houdend met 420 deelnemers, 50 organisatoren en 60 sponsors, kan gemakkelijk meer dan 20.000 GBP bedragen.
Er is ook elektriciteit, beveiliging, prijzen (zeer goed voor studentenstandaarden: bijvoorbeeld PS4) voor alle teamleden. En dat is maximaal 5 mensen per minuut. Vervolgens krijgen we 'swag' van sponsors en van onszelf. T-shirts, thermokoppen, rugzakken en tonnen andere nuttige spullen. Gezien de schaal kunnen we gemakkelijk nog eens duizenden uitgeven. Ondanks dat we de IC Hack op het terrein van de universiteit organiseren, betalen we voor de huur. Minder dan een extern bedrijf, maar toch. Plus kosten voor koks voor de lunch (de universiteit staat het niet toe om de lunch zelf te verzorgen, en wie weet waarom), huur van een projector (omdat de kosten daarvan veel hoger zijn dan de kosten van de hackathon zelf) en andere kosten waar veel mensen niet over nadenken. Het grootste deel van de prijscategorieën is door ons bedacht en de prijzen worden ook door ons gekozen en gekocht (daarover in het volgende deel). Dit keer overschreed het budget voor prijzen de 7000 GBP. Ik kan het exacte bedrag niet noemen, maar ik kan zeggen dat de kosten dit jaar gemakkelijk boven de 60.000 GBP zijn uitgekomen. Zie hier een foto van de prijswinnaars.
Het geld is verzameld, het budget is goedgekeurd, prijzen en eten zijn besteld. Wat nu? Een ware hel en chaos, ook wel bekend als de voorbereiding van de locatie. Dit begint allemaal 2 maanden vóór de hackathon. Een enorm aantal meubels moet worden verplaatst, risico-assessments moeten worden ingevuld, leveringen moeten worden ontvangen, plannen moeten worden ondertekend, enzovoort. De lijst is enorm. Daarom roepen we een groot aantal vrijwilligers om ons te helpen bij de organisatie. En zelfs dat is soms niet genoeg. Maar dat is een onderwerp voor een volgend artikel.
Dit is het eerste deel van mijn verhaal over de organisatie van IC Hack. Als er voldoende interesse is, zal ik nog 2 delen uitbrengen over de belangrijkste problemen en blokkades bij het organiseren van de locatie zelf en ik zal ook iets vertellen over de prijzen, categorieën en ervaringen van sponsors, organisatoren en deelnemers (inclusief een live verslag van BBC vanaf de locatie). Als je meer wilt weten over IC Hack, neem dan contact met me op via mijn e-mail du216@ic.ac.uk, of als je geïnteresseerd bent in het sponsoren van de grootste hackathon in het Verenigd Koninkrijk, dan ben je van harte welkom. Ik keer nog één keer terug naar het hoofdkantoor van de organisatoren.
Bron: habr.com
