Handig beheersysteem voor databases

Ik wil mijn ervaringen delen over de evolutie van het gebruik van databasesystemen in de taalschool GLASHA.

De school is opgericht in 2012 en in het begin hadden we slechts 12 studenten, waardoor er geen problemen waren met het beheren van planningen en betalingen. Naarmate we groeiden, ontstond er echter een dringende behoefte aan een databasesysteem.

De taak bestond uit het maken van:

1. een register van alle klanten (studenten), met hun volledige naam, tijdzone, contactgegevens en opmerkingen;
2. een vergelijkbare lijst van docenten met dezelfde informatie over hen;
3. het opstellen van lesroosters voor de docenten in hetzelfde systeem;
4. het automatiseren van de generering van lesregistraties;

   

5. het bijhouden van de geschiedenis van de lessen;

   

6. de financiële administratie zowel voor het afboeken van de budgetten van studenten als voor de betalingen aan docenten;

   

7. een schema voor het volgen van debiteuren onder studenten;
8. een notitieboek voor opmerkingen over bepaalde nuances van lessen met pop-up herinneringen.

Vreemd genoeg slaagden we erin om al deze complexe rapportages te maken met behulp van Excel.

Bovendien stelden de spreadsheets ons in staat om de budgetten van studenten te combineren tot één (indien zij tot dezelfde familie behoren), de budgetten van docenten samen te voegen (als zij aangesloten zijn bij partner scholen), verschillende tarieven voor docenten in te voeren, verschillende prijzen voor studenten vast te stellen, bonussen en boetes voor de operators van de Skype-school te volgen en analyses van betalingen en lessen te bekijken.

Toen het aantal studenten echter steeg tot tweehonderd en het aantal docenten tot 75, stopte deze functionaliteit, die op het randje van Excel's mogelijkheden was gemaakt, met het zijn van gebruiksvriendelijk.

Ten eerste was het aantal rapporten onvoldoende voor het managementsysteem, ten tweede vereiste de offline versie regelmatig onderhoud om de snelheid van het werk hoog te houden. Daarnaast was er behoefte aan integratie met bots om vrije tijdslots van docenten te controleren, het saldo op verzoek van studenten te controleren, sms'jes te versturen over geannuleerde lessen, enzovoort.

Naarmate de tijd verstreek, creëerden we de webapplicatie GLASHA, in feite is dit een ERP-systeem, wat het mogelijk maakt om de inzet van docenten te plannen, persoonlijke lesroosters voor studenten bij te houden, en financiële administratie te doen. Hierdoor zijn verschillende rapportvormen beschikbaar geworden, is de noodzaak voor maandelijkse correcties in de database komen te vervallen, is het mogelijk geworden om een klantenportaal te creëren en daar huiswerk, testmateriaal ter beoordeling, de rooster aan de tijdzone van elke student te koppelen, enzovoort.

Ik denk dat zo'n planningssysteem nuttig zou zijn voor optimalisatie in elk type bedrijf.

Bron: habr.com