Hallo!
We hope you are reading this post during work hours, already having been transitioned to remote work by your employer.
We managed to transition our employees to remote work quite quickly for one simple reason ā since 2016, our strategic remote work project BeeFREE has been in place, allowing employees to work from home.
Below, we discuss how everything works, why monitoring software for employees' desktops is a shot in the foot, why we implemented all this four years ago, and offer some advice for those for whom temporary remote work was quite unexpected, including three pitfalls of working remotely.
And a small survey.
BeeFREE
BeeFREE was conceived as a project that positively influences both corporate culture as a whole and the state (and mood) of an individual. No matter how big the company is, it always consists of people, each of whom has their own ideas about comfort and the surrounding environment, including the workplace, schedule, comfortable working temperature, the (un)acceptability of reheating fish in the communal kitchen, and other factors.
Some people love working in the office, interacting with colleagues in person, and (yes) attending meetings. Others agree with those for whom open spaces are one of the circles of hell, where it's just a bit louder than elsewhere. Still others are convinced that a well-crafted email with a clearly stated question can achieve much more than calling three different meetings for that purpose. Often, this can also be done faster.
In general, in 2016 it was decided to launch this as a pilot project and then see if it would actually take hold or if it was not worth scaling. As the attentive reader has already understood, it took hold quite successfully and continues to function.
So, how does this work and what is needed for an employee to transition to BeeFREE.
- Bespreek alles met de directe leidinggevende, die afhankelijk van de situatie toestemming kan geven of uitleg kan geven waarom dit niet mogelijk is. Stel dat iemand al min of meer heeft aangetoond dat hij of zij zelfstandig kan werken en taken kan oplossen, dan is het prima, laat hem of haar dit thuis proberen. Maar als iemand daarentegen een schoolvoorbeeld wordt van een werknemer die constant in de gaten gehouden, gecorrigeerd en herinnerd moet worden dat het okay is om drie uur op sociale media te spenderen (ja, en dat moet in de vrije tijd), dan is dat een ander verhaal.
Natuurlijk houden sommige functies gewoon geen thuiswerken in. Het zal een beetje moeilijk zijn om een glasvezelmonteur vanuit huis te laten werken. Uiteraard kan hij of zij morele steun bieden aan collega's via videogesprekken, maar dat is toch net iets anders. Of de werknemers in telefoonwinkels. Over het algemeen is het vrij duidelijk - een specialist die goed werkt achter een laptop en al zijn of haar taken vanuit de computer uitvoert, kan dat ook buiten het kantoor.
- Informeer collega's dat je op bepaalde dagen niet op kantoor bent. BeeFREE is flexibel, en als bijvoorbeeld tijdens een gesprek met de leidinggevende is besloten dat je drie dagen thuiswerkt en op kantoor werkt, laten we zeggen, op dinsdag en woensdag (of maandag en vrijdag), dan is het goed dat directe collega's dit weten en je meteen een mail of berichten sturen in plaats van je overal in het kantoor te zoeken.
- Eens per week met de leidinggevende afstemmen over je huidige taken en prioriteiten stellen. Dit klinkt als iets heel standaards, maar het helpt echt om de accenten te leggen en vermindert de vreemde manager spanning van "Wat doet deze persoon precies, in welke fase zijn we allemaal?" Voor dit doel is er in het persoonlijke dashboard van zowel de werknemer als de leidinggevende een speciale takenlijst, maar zoals de praktijk aantoont, is het belangrijkste simpelweg om afspraken te maken. Wie, waar en hoe de registratie van taken en voortgang bijhoudt, is bijzaak. Het belangrijkste is dat het er gewoon is. En niet alleen mondeling.
De belangrijkste principes - bij deze thuiswerk situatie evalueren we het resultaat, en niet het proces. Grof gezegd is het slechtste wat je in zo'n situatie kunt doen, het voortdurend proberen te controleren wat de werknemer doet, of hij daadwerkelijk met werk bezig is of met iets anders. In de meest extreme gevallen vragen werkgevers soms om speciale software voor monitoring (lees: spying) op het bureau van de werknemer te installeren. Er is een vreemde opvatting dat dit de werknemer zou motiveren om altijd aan de slag te blijven en zich niet met afleidingen bezig te houden.
In werkelijkheid zou dit hen zeer goed moeten motiveren om hun cv bij te werken en een baan te zoeken zonder dergelijke controle-excessen.
Dat is het eigenlijk. Vervolgens blijven we gewoon ons werk doen met het volgende.
Onze tools
Een aantal bedrijfsresources is alleen toegankelijk vanuit het interne netwerk, daarom wordt het toegangprobleem opgelost met behulp van VDI. Om te profiteren van de voordelen van thuiswerken, is het volgende nodig.
- We dienen de vereiste aanvragen in. Waarschijnlijk de enige fase die op de een of andere manier met bureaucratie en formaliteiten te maken heeft. Maar als je een groot bedrijf bent, is het moeilijk om het anders te doen.
- Na het indienen van al deze aanvragen voor de laptop van de werknemer (persoonlijk of werk), wordt VDI geĆÆnstalleerd, en wij gebruiken .
- Voor de authenticatie van de gebruiker worden zijn accountgegevens gebruikt + invoer van een unieke token (hiervoor is verantwoordelijk , de applicatie kan op een smartphone met Android / iOS worden geĆÆnstalleerd).
- De zakelijke e-mail en agenda - Microsoft Outlook.
Overigens, dit is de volledige lijst van noodzakelijke software; op het gebied van communicatie en taaktoewijzing hebben we alles aan de leidinggevenden en medewerkers zelf overgelaten. Het is voor sommige mensen handiger om in Slack te communiceren - prima. Heb je stickers nodig om emoties te uiten - er is altijd Telegram. En niemand is vergeten WhatsApp en Skype.
Een keer per week houdt veel afdelingen een statusvergadering. In normale epidemiologische omstandigheden was dit een grote vergaderzaal met videoconferentie, omdat we zowel medewerkers van het hoofdkantoor in Moskou, als medewerkers op afstand, als mensen uit de regio en mensen uit andere gebieden hadden, dus dat was in het formaat "Persoonlijke aanwezigheid of Bluejeans". Nu vinden alle vergaderingen en gesprekken alleen op afstand plaats, via Bluejeans of Zoom.
En nog nuttige software voor comfortabel thuiswerken
Het kan gebeuren dat het werk van uw bedrijf afhankelijk is van Ć©Ć©n leverancier, of dat u al zijn producten gebruikt. Of, omgekeerd, de beveiligingspolitiek binnen het bedrijf verbiedt om software van bepaalde bedrijven te gebruiken, waardoor alternatieven nodig zijn.
Videoconferenties
(gratis tot 100 deelnemers en 40 minuten per conferentie, daarna vanaf 15$ per maand)
(tot 50 deelnemers vanaf 12$ per maand, daarna meer)
(onderdeel van GSuite, vanaf 5,5$ per maand per gebruiker, tot 100 deelnemers, 14 dagen gratis proefperiode)
(onderdeel van Office 365)
Chats en kennisdatabases
ā het product is bijna 7 jaar oud en in die tijd zijn er veel nuttige integraties (Dropbox, Asana, Google Drive, enz.). Van een eenvoudige chatapp is Slack uitgegroeid tot een platform waar u een kanaal voor elke afdeling in het bedrijf kunt aanmaken, bestanden kunt uitwisselen, snel benodigde bots kunt aansluiten, evenementen kunt volgen, waarschuwingen voor testers, kortom, er zijn genoeg functies.
ā helpt bij het creĆ«ren van handige kennisbases (how-to's, handleidingen voor onboarding van nieuwe medewerkers, handige planningen, taken met status, en natuurlijk notities).
ā wellicht de klassieker als het gaat om taakbeheer, deadlines, verantwoordelijken, prioriteiten, en meer. Veel nuttige integraties.
ā voor liefhebbers van borden en Atlassian.
Over mensen
Het lijkt zo eenvoudig, je bent overgestapt op thuiswerken en werkt vanuit huis. Zeker, er zijn veel voordelen ā je verspilt geen tijd met reizen (en ook geen zenuwen), bespaart op vervoerskosten en benzine, en nog andere prettige zaken. Maar er zijn ook verschillende gevaren die op iemand loeren die deze weg besluit te bewandelen. De meest bekende is gerelateerd aan slechte zelforganisatie. Eigenlijk komen alle andere problemen daaruit voort.
Valstrik #1. Thuis
Als je niet alleen woont, maar samen met een partner, kinderen of ouders, of nog gevaarlijker, met een kat, zal je thuiswerk in het begin door hen heel eenduidig worden opgevat ā geweldig, je bent thuis, dus je kunt om van alles vragen. Naar de winkel gaan, thee maken, een luier vervangen, de kat berispen voor een ongelijke strijd met de ficus, het huis schoonmaken, opnieuw een luier vervangen.
Kortom, zelfs als je zelf besluit dat je net zo verantwoordelijk en toegewijd werkt vanuit huis, moet je duidelijk maken aan je huisgenoten dat je niet zomaar thuis achter de computer zit, maar aan het werk bent.
Helpt om een duidelijke tijdsafspraak af te bakenen wanneer je niet gestoord wilt worden. Zodat je huisgenoten begrijpen dat je van 10 tot 18 (bijvoorbeeld) niet lastiggevallen wilt worden met vragen, niet afgeleid wilt worden en niets wilt doen, alleen omdat je 'toch thuis' bent.
Natuurlijk moet je hier niet extreem in zijn, en als je nog maar 20 minuten tot het einde van je werk hebt en uit je ooghoek ziet dat je kind eindelijk uit het bedje is geklommen en alleen de andere kamer gaat verkennen, dan is het beter om op te staan en iets te doen. Of als je zin hebt om een half uur in het nabijgelegen park te gaan wandelen, moet je gewoon gaan en wandelen.
Valstrik #2. Misleidende tijd
Het kan beginnen te lijken alsof, omdat je thuis zit, je computer bij de hand hebt, de software goed werkt en je letterlijk altijd met Ć©Ć©n klik van je werk verwijderd bent, je nu echt alles op tijd kunt doen en je kunt ontspannen en alles drie keer langzamer kunt doen.
Helemaal niet. En hier is waarom.
Waarschijnlijk zullen er meer taken komen. Met een grote kans zal de algemene en gebruikelijke snelheid van je afdeling een beetje dalen. Want werken in een remote team het hele jaar door en twee weken remote werken zijn twee heel verschillende dingen. Voor sommigen was het leven hierop al 20 of 30 jaar voorbereid. En voor anderen zal zo'n plotselinge relaxmodus niet goed zijn voor de productiviteit.
Zelfs als je, ja jij, heel snel schakelt, verantwoordelijk bent en altijd bereikbaar bent en je taken twee keer zo snel afhandelt, is er altijd iemand die het werk vertraagt. Soms is er een verbouwing, dan ligt de stroom eruit, of de buurman met de boormachine is zich bewust dat het nu tijd is. En nu is iedere videovergadering een collectieve daad van menselijkheid.
Over het algemeen moedigen we je niet aan om jezelf in strikte kaders te dwingen en onmiddellijk op elk binnenkomend bericht te reageren, maar houd in gedachten dat de eerste fase van de overgang van een team dat hier niet aan gewend is naar remote werken, zal gepaard gaan met enige vertraging.
Valstrik #3. Afwezigheid van controle
Zoals we eerder hebben vermeld, is het slechtste wat een werkgever kan doen, een toezichthouder in te schakelen en te proberen op de hoogte te blijven van elke stap die je zet: in welk stadium de taak zich bevindt, waarom niet iedereen in de cc van de e-mail is opgenomen, hoe lang je vandaag achter de computer hebt gezeten, welk merk boor de buurman heeft, waarom je zulke vreemde achtergronden op je bureaublad hebt, enzovoorts.
Het belangrijkste is om niet te beginnen denken dat omdat je buiten het kantoor bent, het niemand meer iets kan schelen waar je bent en wat je doet. Dat al je taken voor het management in een map zonder deadlines passen, en dat je ze eigenlijk niet hoeft te doen.
De belangrijkste controle voor iemand die op afstand werkt, is zelfcontrole. Niemand weet beter dan jij wanneer je het beste kunt werken. Misschien is het voor jou beter om tot 15.00 uur helemaal niet te werken en series te kijken, en is je productiviteit van 16.00 uur tot middernacht bewonderenswaardig, en kun je in Ć©Ć©n dag doen wat een kantoorfanaat in drie dagen doet. Het kantoorsysteem met open ruimtes en het negeren van de ritmes van mensen begrijpt dit niet.
Thuiswerken biedt zowel de werkgever de kans om te beoordelen hoe goed jij werkt als je thuis zit, als jou de kans om te bewijzen dat mensen echt geweldige dingen kunnen doen, niet alleen van 10 tot 18, en dat als je voor het middaguur niets hebt gedaan, dat alleen betekent dat je voor het middaguur niets hebt gedaan.
En nog iets.
Bij Beeline hebben we de afgelopen jaren BeeFREE goed getest, veel feedback verzameld van zowel werknemers als hun leidinggevenden, conclusies getrokken, een paar aanpassingen gedaan en blijven de aanpak actief toepassen.
Nu helpen we actief andere bedrijven BeeFREE bij hen te implementeren. Zowel wat betreft hardware en software als advies. Bijvoorbeeld, we helpen je snel VDI in te richten voor taken van elk profiel, of je team nu met dagelijkse taken werkt of 3D-modellering op afstand doet. We hebben oplossingen voor audio- en videovergaderingen, meer details over BeeFREE: WorkPlace-as-a-Service kunnen hier worden gelezen. . Daarnaast kan ons voor bedrijven nuttig zijn, waarvoor je je van tevoren kunt registreren .
Hier is een gedetailleerd webinar over het organiseren van thuiswerken door Olga Filatova (uitvoerend vice-president personeelsbeheer, organisatieontwikkeling en ondersteuning) en Alina Dragun (manager organisatieontwikkeling bij Beeline, curator van het BeeFREE-project).
Alleen geregistreerde gebruikers kunnen deelnemen aan de enquĆŖte. , alstublieft.
En een korte enquĆŖte voor bedrijven over thuiswerken (u kunt meerdere antwoorden kiezen)
11,3%Ik heb mijn personeel naar thuiswerken overgezet, het gaat prima, na normalisatie van de situatie laat ik degenen die willen, thuiswerken.
7,6%Ik heb mijn personeel naar thuiswerken overgezet, de indrukken zijn gemengd.
1,9%Ik heb mijn personeel naar thuiswerken overgezet, het beviel me niet, daarna breng ik iedereen terug naar de open ruimte.
69,8%Ik geloof dat thuiswerken de toekomst is, mensen kunnen normaal thuis werken, niet in open ruimtes.
20,8%Ik geloof niet in thuiswerken als volledige vorm van werk, zonder controle op kantoor werkt iedereen slechter.
53 gebruikers hebben gestemd. 29 gebruikers onthielden zich van stemmen.
Bron: habr.com
