De overstap van IBM Notes naar Microsoft Exchange of Office 365 biedt aanzienlijke voordelen voor organisaties, maar het migratieproject kan ontmoedigend lijken en het is niet helemaal duidelijk waar te beginnen met de migratie. Exchange bevat geen eigen tools voor volledige migratie of voor het tot stand brengen van coexistentie tussen Notes en Exchange. In feite is het uitvoeren van bepaalde migratietaken en coexistenties onmogelijk zonder externe producten. In dit artikel beschrijven we zeven belangrijke stappen die moeten worden gevolgd volgens de beste praktijken en onze ervaring met succesvolle migraties.
Een succesvolle migratie omvat de volgende stappen:
- Voorbereidende beoordelingen van de migratie.
- Totstandkoming van coexistentie tussen Notes en Exchange.
- Planning van de optimale migratienauwkeurigheid.
- Zorgen voor maximale migratie-efficiëntie.
- Uitvoeren van een proefmigratie.
- Planning van de migratietijd om de impact op de organisatie te minimaliseren.
- Uitvoeren van de migratie en het volgen van de voortgang.
In dit artikel bespreken we hoe je je kunt voorbereiden op de migratie en deze kunt uitvoeren met behulp van twee oplossingen van Quest — en . Hieronder staan enkele details.
Stap 1: Voorbereidende beoordeling van de migratie
Voer een inventarisatie van de huidige omgeving uit
Als je hebt besloten dat Exchange het juiste platform voor je organisatie is, is het tijd om over te schakelen. Eerst moet je informatie verzamelen over de huidige omgeving, inclusief inventarisinformatie over de gegevens die je van plan bent over te dragen, bepalen wat kan worden verwijderd om de schijfruimte te verminderen, de beschikbare bandbreedte tussen omgevingen berekenen, enzovoorts. De voorbereidende beoordeling moet de volgende vragen bevatten:
- Hoeveel Notes-domeinen en Domino-servers zijn er?
- Hoeveel postvakken heb je? Hoeveel daarvan worden niet gebruikt?
- Hoeveel schijfruimte nemen de bestanden van de primaire e-mail in? Hoeveel in archieven? Hoeveel in lokale replicas?
- Waar zijn de archieven?
- Hoeveel gebruikers maken gebruik van encryptie? Moet versleutelde inhoud worden overgedragen?
- Hoeveel persoonlijke mappen zijn er in de omgeving?
- Welke gebruikers gebruiken documentlinks? Hoeveel gebruikers hebben links ontvangen van andere gebruikers en applicaties?
- Hoeveel gegevens ben je van plan over te dragen? Bijvoorbeeld, wil je alleen gegevens van de afgelopen zes maanden overdragen.
- Worden de native archieven overgezet naar persoonlijke archieven in Exchange of naar *.pst-bestanden in Outlook?
- Wat zijn de bandbreedtebeperkingen? Hoeveel gegevens kunnen er overgedragen worden in
een bepaalde tijdsperiode? - Hoeveel opslagruimte is er nodig na de migratie?
Hoe beïnvloedt de migratie de bedrijfs- en operationele activiteiten?
Het is belangrijk om het project zorgvuldig te plannen om stilstand te minimaliseren en productiviteitsverlies te beperken.
Bijvoorbeeld, het is belangrijk om de delegatie tussen gebruikers in overweging te nemen - als een gebruiker migreert, maar zijn of haar delegerende persoon blijft op het oorspronkelijke platform, hoe beïnvloedt dat hun dagelijkse werkzaamheden? In bredere zin moet men overwegen hoe het migratieproject invloed kan hebben op alle belangrijke bedrijfsprocessen en workflows binnen het bedrijf.
Het is ook belangrijk om kritieke interactiepunten binnen Notes in overweging te nemen. Bijvoorbeeld, wanneer men werkt met berichten, is het belangrijk om de applicaties te analyseren en de interactie tussen de e-mailrouting en applicaties te overwegen, om onderbrekingen in bedrijfsprocessen tijdens en na de migratie te voorkomen. Men moet zeker de volgende vragen stellen:
- Welke gebruikers hebben delegaten en hoe kan de schending van deze relaties de bedrijfsprocessen beïnvloeden?
- Welke applicaties en bedrijfsprocessen zijn gerelateerd aan de e-mailomgeving? Elke belangrijke integratie tussen een applicatie en de e-mailservice, bijvoorbeeld, een goedkeuringsproces, zal cruciaal zijn bij het plannen van de migratie.
- Welke componenten en belangrijke kenmerken van de applicatie moeten behouden blijven?
- Hoe kunnen de ingebouwde kenmerken van het nieuwe platform worden gebruikt om de functionaliteit te bereiken die je nodig hebt?
- Moet inactieve content gearchiveerd worden voor verdere opslag?
- Zal het nodig zijn om applicaties opnieuw op te bouwen en correct te laten functioneren in de nieuwe omgeving?
- Hoe zal het succes gemeten worden?
Voorafgaand aan de migratie is het noodzakelijk om criteria vast te stellen voor het meten van succes. In het bijzonder moet men begrijpen dat het onrealistisch is om een 100% overdracht van gegevens te verwachten. Niet elk type Notes-element heeft een equivalent in Exchange (Active Mail is het meest sprekende voorbeeld). De werkelijkheid is dat niet alle elementen in Notes zullen bestaan in Exchange na de migratie. Een haalbaar en meetbaar doel is om 95% van de elementen te migreren voor 95 procent van de mailboxen. Het meten en documenteren van de resultaten is cruciaal voor het waarborgen van het succes van de migratie, en reële resultaten zijn alleen mogelijk als er aan het begin van het project criteria voor succes zijn vastgesteld.
Stap 2: het vaststellen van co-existentie tussen Notes en Exchange
Voor de meeste organisaties is migratie een proces en geen gebeurtenis. Daarom moeten de migraties van mailboxen en de overdracht van applicaties plaatsvonden volgens een schema dat beter aansluit bij de bedrijfsvoering en operationele activiteiten, en niet gebaseerd is op technische vereisten.
Ontwikkeling van een co-existentiestrategie
Om de waarde van migratie te verhogen, moet er een uitgebreid co-existentieplan worden ontwikkeld en geïmplementeerd in een vroeg stadium van het migratieproces. De definitie van 'coexistentie' kan per organisatie verschillen. Sommige organisaties maken actief gebruik van Free/Busy-gegevens, terwijl andere deze functionaliteit helemaal niet gebruiken. Sommige leggen de nadruk op de migratie van kalendergegevens, terwijl andere zich richten op het zorgvuldig overdragen van de volledige gebruikerscatalogus. Het is belangrijk om met elke belanghebbende samen te werken om een duidelijk beeld te krijgen van wat echt belangrijk is en om iedereen te helpen het belang van een effectieve co-existentiestrategie te begrijpen.
De overgang van Notes naar Exchange en Office 365 vereist gelijktijdige planning voor de migratie van mailboxen en applicaties. De huidige functionaliteit van Notes-applicaties moet voor alle gebruikers worden ondersteund, ongeacht hun huidige mailplatform. Als gebruikers overstappen naar Exchange en Office 365, moeten zij toegang hebben tot en gebruik kunnen maken van de Notes-applicaties binnen de bestaande werkprocessen. Deze mogelijkheid moet behouden blijven totdat de Notes-applicaties zijn overgebracht naar SharePoint of een ander platform.
Naast de coexisting van applicaties moet de interactie tussen gebruikers op verschillende platforms worden gerealiseerd voordat de migratie wordt geïnitieerd. Dit omvat automatische routering en bijwerking van directories, Free/Busy-statussen en agenda's voor alle gebruikers, ongeacht hun huidige platform.
Ten slotte moet rekening worden gehouden met de samenwerking, niet alleen van de e-mailservice, maar ook van agenda's en gedeelde middelen, zoals vergaderzalen. Gebruikers moeten in staat zijn om vergaderinformatie te uploaden. Dit omvat zowel eenmalige als terugkerende vergaderingen. Of vergaderingen nu zijn gepland voor de migratie of zijn aangemaakt tijdens de migratie, de nauwkeurigheid van de agenda-informatie moet gedurende het hele project worden gegarandeerd. Het is belangrijk dat gebruikers bijvoorbeeld de vergaderzaal voor de komende vergadering van herhalende vergaderingen kunnen veranderen of een enkele vergadering kunnen annuleren zonder conflicten of verwarring in latere vergaderingen.
Stap 3: Planning voor optimale migratienauwkeurigheid
De planning van de overstap van Notes naar Exchange of Office 365 vereist begrip van een aantal specifieke verschillen tussen de platforms.
E-mailadressen
Notes-gegevens bevatten doorgaans eigen adressen die op verschillende plaatsen verschijnen: in de berichtkoppen, ingebed in archieven, persoonlijke contacten en distributielijsten. Als onderdeel van het migratieproces moeten deze eigen adressen worden bijgewerkt naar SMTP-adressen om volledige functionaliteit in de Exchange-omgeving te waarborgen. Veel organisaties geven er ook de voorkeur aan om het SMTP-domein of standaard adressering bij te werken tijdens de migratie. Als dit het geval is voor uw organisatie, is het belangrijk te begrijpen dat sommige migratieoplossingen automatisch exemplaren van het historische SMTP-adres voor elke gebruiker bijwerken.
Mapstructuur
In veel organisaties gebruiken gebruikers hun postvakken en archieven, waardoor het belangrijk is deze gegevens te behouden. De mogelijkheid voor gebruikers om hun volledige mapstructuur te bekijken, heeft ook invloed op de gebruikerservaring als gevolg van de migratie. Het is cruciaal om oplossingen en overgangsprocessen te selecteren die de integriteit van mappen en gegevensstructuren ondersteunen.
Lokale replicaties en archieven
Om kosten te beheersen en beter om te gaan met de groei van gegevensvolumes, stellen veel organisaties quotum voor postvakken in. Een onbedoeld gevolg van dit beleid is vaak een toename van het aantal en de grootte van archieven. Deze extra gegevensbronnen moeten worden geëvalueerd en de migratie daarvan moet worden overwogen tijdens de planning van de migratie. Gebruikers kan een selfservice-component worden aangeboden, waarmee ze uitsluitend belangrijke gegevens kunnen migreren. Voor het optimaliseren van de Exchange-opslag raden we een ander product van Quest aan — , dat onder andere handige functionaliteit voor deduplicatie van ingesloten bestanden biedt, vergelijkbaar met DAOS in Notes.
ACL en delegatie
Toegangscontrolelijsten (ACL) en delegatie zijn cruciale elementen voor operaies in een Notes-omgeving en zijn ook essentieel voor het beschermen van de integriteit. Het is daarom belangrijk om gerelateerde rechten en toegangsrechten nauwkeurig om te zetten naar equivalente rechten in Exchange Server en Office 365. Idealiter gebeurt dit automatisch, wat het proces versnelt en menselijke fouten uitsluit. Om de effectiviteit van de bescherming van de informatieactiva van de organisatie te waarborgen, moeten ACL en delegatietransformatie gelijktijdig met de e-mailgegevens worden uitgevoerd. Sommige organisaties proberen handmatig of met scripts equivalente rechten toe te wijzen na de voltooiing van de gegevensoverdracht. Deze aanpak kan echter de prestaties negatief beïnvloeden en gaten in de gegevensbeveiliging van de organisatie creëren.
Eigen inhoud van Notes
Dat is het actieve mail. Een ander veelvoorkomend probleem bij migratie van IBM Notes is de tegenkomst met een grote hoeveelheid opgemaakte tekst. Exchange en Office 365 ondersteunen geen geïntegreerde tabellen met tabbladen, knoppen, opgeslagen formulieren en andere proprietaire inhoud in Notes. Daarom moet u zich voorbereiden op het verlies van deze functionaliteit of investeren in een migratieoplossing die in staat is deze elementen om te zetten naar een formaat dat kan worden overgedragen. Het moet duidelijk zijn dat oplossingen van Quest dit soort elementen niet converteren en hooguit deze e-mails als bijlagen kunnen overdragen, zodat de gebruiker ze later via de Notes-client kan openen.
Groepen en persoonlijke adressenboeken
Veel organisaties maken gebruik van openbare mailinglijsten voor interne en
externe communicatie. Bovendien beschouwen Notes-gebruikers het vaak als belangrijk om zakelijke contacten in persoonlijke adressenlijsten bij te houden. Deze gegevensbronnen zijn cruciaal voor bedrijfsactiviteiten en moeten gedurende de overgang naar het Microsoft-platform efficiënt worden omgezet. Het is daarom belangrijk om groepen automatisch voor te bereiden op migratie naar Active Directory en om alle persoonlijke adressen effectief om te zetten, zelfs die op de werkplekken van gebruikers zijn opgeslagen.
Interactie met Notes-applicaties
Integratiepunten tussen applicaties en de e-maildienst, zoals goedkeuringsprocessen, zijn van groot belang bij het plannen en opstellen van een migratieschema. IBM Notes heeft een nauwere integratie tussen e-mail en applicaties dan andere platforms. Deze integraties kunnen alles omvatten, van eenvoudige doclinks tot bedrijfsprocessen.
Hulpmiddelen en e-maildatabases
Veel organisaties gebruiken bronnen voor resource-reserveringen, e-maildatabases en andere gedeelde databases in Notes. Daarom spelen deze databases een belangrijke rol in de werking van de organisatie. Voor de continuïteit van de onderneming en de productiviteit van medewerkers is het van groot belang om de aanpak en timing van de implementatie te overwegen voor:
- Het creëren van resource-e-mailboxen in de doelsituatie;
- Het migreren van gegevens uit de reserveringsdatabase naar Exchange;
- Ervoor zorgen dat gebruikers van beide systemen kunnen samenwerken en middelen kunnen gebruiken in zowel Notes als Exchange.
Stap 4: het maximaliseren van de migratie-efficiëntie
Naast het waarborgen van datanauwkeurigheid is het ook belangrijk om de migratie zo efficiënt mogelijk te maken, rekening houdend met de vereisten van de organisatie. De efficiëntie van de migratie hangt niet alleen af van directe kosten, maar ook van de impact op het bedrijfsleven.
Migratieoplossingsarchitectuur
Een van de belangrijkste factoren die de effectiviteit beïnvloeden, is de architectuur van de migratieoplossing. Het is cruciaal om een oplossing te kiezen met een multi-threaded architectuur, die het mogelijk maakt dat één migratieserver meerdere gebruikers tegelijkertijd ondersteunt. Een multi-threaded architectuur verkleint de eisen aan hardware voor migratie en verhoogt de snelheid van de migratie, wat de totale projectkosten aanzienlijk verlaagt. Laat je niet misleiden door migratieoplossingen die beweren multi-threaded te zijn, maar in feite de migratie slechts voor één gebruiker tegelijk uitvoeren en extra werkstations vereisen om meer gebruikers tegelijkertijd over te dragen. Afhankelijk van de configuratie en omgeving zijn echte multi-threaded oplossingen tussen de 30 en 5000 procent effectiever bij het overdragen van gegevens naar Exchange en Office 365.
Migration Process
Migratie omvat veel stappen, en de processen moeten op de juiste tijdstippen plaatsvinden om een soepele overgang te garanderen. Om verstoringen in de bedrijfsvoering te minimaliseren en de voordelen van de overgang te maximaliseren, moeten alle processen geïntegreerd zijn en gecontroleerd worden door één applicatie, die elke migratiestap tijdig kan uitvoeren.
Flexibiliteit en zelfservice
Sommige gebruikers en afdelingen zullen afwijken van de standaard migratieprocedure. Bijvoorbeeld, de juridische afdeling kan verschillende vereisten voor opslag hebben, of managers kunnen de volledige mailbox en alle archieven moeten overdragen. Daarom is het belangrijk om een flexibele migratie-oplossing te kiezen die het migratieteam in staat stelt zich gemakkelijk aan deze vereisten aan te passen. Een van de meest effectieve manieren om deze flexibiliteit te waarborgen, is door de mogelijkheid van zelfservice voor een deel van de gebruikers te benutten. Bijvoorbeeld, sommige gebruikers mogen extra gegevens uit hun primaire mailboxen of lokale gegevens overdragen, om deze vervolgens om te zetten naar een persoonlijk archief op de server.
Stap 5: start de proefmigratie
Na het voltooien van de evaluatie van de voorlopige migratie, de verfining van de co-existentiestrategie en het bepalen van optimalisatieplannen, is het van groot belang om bevestiging te krijgen van de juistheid van de strategie door middel van een of meerdere pilotmigraties.
Het doel van de pilotmigratie is om de ontwikkelde procedures te testen en problemen te identificeren die zich kunnen voordoen na de start van de volledige migratie, zodat ze kunnen worden opgelost voordat de daadwerkelijke migratie begint. Het is dan ook normaal om problemen te verwachten en zelfs te verwelkomen tijdens de pilotmigratie.
Bepaling van de omvang van de pilotmigratie
De pilotmigratie moet groot genoeg zijn om een representatieve steekproef van gegevens te verzamelen en om te antwoorden op relevante vragen die zich tijdens de daadwerkelijke migratie kunnen voordoen. Als u duizenden postvakken migreert, moet de steekproef voldoende zijn. Voor zeer grote migraties kan het percentage kleiner zijn.
Gegevens- en systeemselectie
Het is belangrijk om tijdens de pilotmigratie echte gegevens en systemen te gebruiken. Dit is om verschillende redenen van groot belang:
- U moet begrijpen hoe de productieomgeving zich zal gedragen. Een synthetisch gecreëerde omgeving is niet representatief voor de productieomgeving.
- U kunt aanvullende gegevens verkrijgen over versleutelde berichten, de frequentie van berichttypes die niet in Exchange aanwezig zijn, en opslagvereisten op basis van gegevensmonsters.
Verwachtingen vaststellen
Het proces van de pilotmigratie biedt ook een uitstekende gelegenheid om de succescriteria die voor het project zijn vastgesteld te verifiëren en om de verwachtingen voor de resterende migratie te kalibreren. Indien aanpassingen nodig zijn, moeten deze worden gedocumenteerd en in aanmerking worden genomen bij de daadwerkelijke migratie.
Stap 6: planning van de migratietijd om de impact op de organisatie te minimaliseren
Groepering van gebruikers
Om de impact op gebruikers en de organisatie in het algemeen te minimaliseren, moeten gebruikers die samen werken tegelijkertijd worden gemigreerd. Belangrijke factoren om rekening mee te houden bij het creëren van deze groepen omvatten delegatie. Zoek naar oplossingen die aanbevelingen kunnen doen voor verzamelingen voor migratie op basis van informatie over gebruikersrelaties in de oorspronkelijke omgeving.
Tijdlijnen van de migratie
Zorg ervoor dat u na de voltooiing van de migra tie van de groepen de tijd invoert in de planning waarop
De impact op deze gebruikers is minimaal. Dit kan betekenen dat je een migratietijdstip moet plannen op een bepaald moment van de dag om migraties tijdens werkuren, aan het einde van de maand of tijdens technische onderhoudsvensters te vermijden. Bijvoorbeeld, verkoopteams zouden waarschijnlijk niet moeten migreren dichter bij het einde van het kwartaal, en de financiële en juridische afdelingen zullen ongetwijfeld beperkingen hebben qua timing voor hun migratie.
Stap 7: Start de migratie en volg de voortgang
Met de bevestigde pilotbenaderingen voor datamigratie moeten operationele migraties routinematige gebeurtenissen worden. Er zullen waarschijnlijk enkele kleine aanpassingen plaatsvinden gedurende het proces om rekening te houden met de behoeften van specifieke groepen. Zorgvuldig toezicht blijft echter noodzakelijk om ervoor te zorgen dat alle onvoorziene omstandigheden in acht worden genomen tijdens de plannings- en pilotfase. Echter, het proces moet steeds meer geautomatiseerd worden. Het is belangrijk om de uitvoering van het schema voor operationele migraties te documenteren en de voortgang aan de hele organisatie te communiceren om te bevestigen dat de verwachtingen worden waargemaakt. Toezicht en feedback blijven sleutelaspecten van een succesvolle migratie gedurende het hele proces.
Conclusie
We hebben gesproken over de zaken waar je rekening mee moet houden bij de migratie van de e-maildienst. Als je momenteel een oplossing voor migratie aan het kiezen bent of er alleen maar over nadenkt, is het belangrijk om dit alles in overweging te nemen. We werken met migratieoplossingen van Quest en zijn bereid deze aan te bevelen als de meest effectieve manier om het aantal handmatige acties te verminderen en het volume van de gemigreerde data te verhogen.
Als je meer wilt weten over effectieve benaderingen voor migratie, dien dan een aanvraag in via onze website of bel ons gewoon, en je kunt ook aanvullende materialen onderzoeken via de onderstaande links:
Bron: habr.com
