Bij de implementatie van kant-en-klare ERP-systemen ervaart 53% van de bedrijven Het begrip ERP-systeem komt uit de VS en wordt letterlijk vertaald als Enterprise Resource Planning. Academisch ziet dit eruit als: 'ERP is een organisatorische strategie voor de integratie van productie en operaties, personeelsbeheer, financieel management en actief beheer, gericht op de continue afstemming en optimalisatie van de middelen van een onderneming via een gespecialiseerde geïntegreerde applicatiesoftware (software) die een gemeenschappelijk datamodel en processen voor alle bedrijfsgebieden biedt.'
Elke leverancier kan de door hem ontwikkelde systemen op zijn eigen manier begrijpen, afhankelijk van de focus en de te beantwoorden vragen. Bijvoorbeeld, een ERP-systeem is beter geschikt voor retail, maar niet voor een olieproducent. Bovendien vertegenwoordigt elk bedrijf en zijn medewerker die gebruik maakt van het platform het op hun eigen manier, afhankelijk van het deel waarmee ze in hun werkzaamheden in aanraking komen.
In zijn essentie is ERP een informatiesysteem voor het beheren van alle bedrijfsprocessen en middelen van een bedrijf op basis van een enkele database.
Wat is de noodzaak van een ERP-systeem
Net als elk informatiesysteem werkt ERP met gegevens. Elke medewerker en elke afdeling genereert voortdurend honderden megabytes aan informatie. In een kleinere organisatie heeft de manager directe toegang tot alle informatie en tijd om de processen te volgen. Als er een groot volume aan gegevens wordt gecreëerd binnen een of twee bedrijfsprocessen, is het voor de manager voldoende om deze te digitaliseren met specifieke IT-oplossingen. Gewoonlijk koopt een organisatie software voor boekhouding en bijvoorbeeld CRM.
Net als elk informatiesysteem werkt ERP met gegevens. Elke medewerker en afdeling genereert voortdurend honderden megabytes aan informatie. In een kleine organisatie heeft de leidinggevende directe toegang tot alle informatie en tijd om de processen te volgen. Als er een grote hoeveelheid gegevens wordt gegenereerd binnen een of twee bedrijfsprocessen, dan is het voor de leidinggevende voldoende om deze te digitaliseren met gerichte IT-oplossingen. Over het algemeen koopt de organisatie software voor boekhouding en bijvoorbeeld CRM.
Naarmate het bedrijf groeit, transformeren afzonderlijke processen, waarvan het beheer voorheen minimaal tijd vereiste, in grote hoeveelheden informatie. In combinatie met andere bedrijfsprocessen vereisen de afzonderlijke informatiestromen een enorme administratieve staf voor hun samenvoeging en analyse. Daarom is een ERP-systeem nodig voor zowel gemiddeld als grootbedrijf.
Hoe weet je dat een bedrijf een ERP-systeem nodig heeft?
Het gebruikelijke verhaal van onze klanten ziet er als volgt uit. Op een gegeven moment wordt het duidelijk dat alle belangrijke processen geautomatiseerd zijn, maar de efficiëntie van het werk niet toeneemt.
Het blijkt dat elk proces zich in zijn eigen aparte informatiesysteem bevindt. Om deze te koppelen, voeren medewerkers handmatig gegevens in elk systeem in, en vervolgens verzamelt het management handmatig de gedupliceerde gegevens voor de analyse van de activiteiten van het hele bedrijf. In principe is deze werkmechanica productief tot op een bepaald moment. Het belangrijkste is om het moment te bepalen waarop de maximale efficiëntie wordt bereikt, voordat dit moment zich aandient, en niet wanneer het noodzakelijk wordt om de processen in een crisismodus te veranderen.
Geen enkel informatiesysteem zal ooit aangeven dat het moment is aangebroken waarop het bedrijf is gegroeid tot het niveau waarop een ERP-systeem nodig is. Wereldwijde ervaring toont vier belangrijke tekenen die dit duidelijk maken:
De gegevens voor het nemen van weloverwogen managementbeslissingen worden onvoldoende.
Elk besluit in een bedrijf heeft gevolgen die uiteindelijk leiden tot financiële verliezen of, omgekeerd, tot inkomsten. De kwaliteit van de beslissing hangt af van de informatie waarop deze is gebaseerd. Als de gegevens verouderd, onvolledig of onnauwkeurig zijn, zal de beslissing onjuist of ongebalanceerd zijn.
Belangrijkste redenen voor de tegenstrijdigheid van informatie:
kritisch belangrijke informatie is verspreid over afzonderlijke medewerkers en afdelingen;
er ontbreken richtlijnen voor het verzamelen van gegevens;
het verzamelen van informatie wordt uitgevoerd door medewerkers met verschillende rollen en op verschillende momenten.
Met een ERP-platform dat aansluit bij uw bedrijfsprocessen, kunt u alle gegevens centraliseren. Alle informatie wordt in real-time door elke medewerker en afdeling in één systeem aangemaakt. Dit betekent dat de gegevens die u en anderen in het bedrijf nodig hebben altijd zo nauwkeurig en actueel mogelijk zijn.
Een gebrek aan integratie tussen IT-systemen leidt tot verstoringen in de werking en belemmert de groei van het bedrijf.
Elke IT-systeem stelt zijn eigen eisen aan het formaat van gegevens, gebouwd in verschillende tijden en op verschillende technologieën, principes en programmeertalen. Dit heeft invloed op de medewerkers die lijken te communiceren in verschillende talen en op de snelheid van de interactie.
Een ERP-systeem verenigt afzonderlijke functies in één geïntegreerde en begrijpelijke ruimte. Het ERP-systeem fungeert als een vertaler die verschillende programmeertalen spreekt om samenwerking en consistentie te waarborgen.
Uw klanten zijn ontevreden over de service.
Als klanten klagen of vertrekken, is het de moeite waard om na te denken over de effectiviteit. Dit heeft te maken met de vraag die de aanbod overschrijdt, late leveringen, trage service of simpelweg de algemene indruk dat het bedrijf niet de middelen of tijd heeft om zich om elke klant te bekommeren.
Wanneer het bedrijf is gegroeid tot een middelgroot of groot niveau, verandert ERP ontevreden klanten in loyale klanten. Klanten beginnen verbeteringen in de service te ervaren en ondergaan de veranderingen samen met het bedrijf.
U gebruikt verouderde systemen.
Volgens Volgens het Veeam 2020 Data Protection Trends Report zijn verouderde technologieën de grootste belemmering voor digitale transformatie van bedrijven. Als een bedrijf nog steeds werkt met systemen voor handmatige invoer of papieren documenten, zal het in het post-pandemische tijdperk zeker achterblijven.
Bovendien kunnen de IT-systemen in het bedrijf vrij modern zijn, maar niet geïntegreerd. In dat geval creëert elke afdeling zijn eigen informatiebunker, waarvan de gegevens gefractioneerd of onnauwkeurig naar buiten komen. Als integratie van afzonderlijke systemen extreem kostbaar of onmogelijk is, moeten ze worden vervangen door één enkel ERP-systeem.
Welke voordelen biedt een ERP-systeem voor bedrijven?
Een ERP-systeem is een product dat een bedrijf uit eigen middelen aanschaft. De implementatie wordt beschouwd als een investering die winst moet opleveren. Geen enkele fabrikant van ERP-systemen garandeert dat het bedrijf met de implementatie een groei in inkomsten zal realiseren. Dit geldt niet alleen voor ERP-systemen, maar voor alle IT-oplossingen. Desondanks hebben alle voordelen van implementatie indirect invloed op de winst:
Besparing op IT-systemen
In plaats van middelen te besteden aan verschillende losstaande systemen, die elk gespecialiseerde ondersteuning, infrastructuur, licenties en training van personeel vereisen, kan men alle kosten concentreren op één ERP-platform. Dit platform bestaat uit modules die losse systemen vervangen door geïntegreerde onderdelen.
Wanneer een ERP-systeem vanaf de grond af aan wordt ontwikkeld voor de specifieke behoeften van een bedrijf, kunnen externe systemen en services worden geïntegreerd die handig zijn voor zakenpartners, leveranciers, klanten en andere belanghebbenden.
Volledige transparantie
ERP biedt het management volledige toegang tot elk bedrijfsproces van elke afdeling, 24/7. Bijvoorbeeld, men kan dagelijks de voorraden volgen, inclusief geplande leveringen en leveringen die onderweg zijn. Met een volledig overzicht van de voorraden kan men nauwkeuriger het werkkapitaal beheren.
Automatisering van rapportages en sterke planning
ERP creëert een uniforme rapportagesysteem voor alle processen. Het genereert automatisch nuttige rapporten en analyses op elk moment. Het management hoeft geen spreadsheets en e-mails handmatig te verzamelen.
Zo bespaart het platform tijd voor strategische planning, een kwaliteitseriger analyse en vergelijking van afdelingsprestaties. Het ERP-systeem helpt om in de analyses trends te ontdekken die eerder niet opvielen en die zelfs niet opgemerkt konden worden.
Verhoogde efficiëntie
Een ERP-systeem is op zichzelf geen wondermiddel. Het is niet alleen belangrijk dat het systeem aansluit bij de specifieke kenmerken van het bedrijf, maar ook dat de implementatie correct uitgevoerd wordt. Volgens 315 aanbieders van kant-en-klare ERP-systemen wordt het percentage implementaties waarvan het succes slechts gedeeltelijk was, geschat op tussen de 25 en 41 procent, afhankelijk van de sector. Een geschikt ERP-systeem vermindert aanzienlijk de tijd en moeite die aan routinematige taken worden besteed.
Klantenservice
Klantenservice is een cruciaal onderdeel van het bedrijf. Een ERP-systeem verlegt de focus van medewerkers van het bijhouden van klantregistraties naar het opbouwen en onderhouden van klantrelaties.
Statistieken wijzen uit dat 84 procent van de klanten is in een bedrijf als ze niet voldoende antwoorden op hun vragen krijgen. Een ERP-systeem biedt medewerkers alle nodige informatie en de geschiedenis van de klant op het moment van contact. Hierdoor richten medewerkers zich niet op bureaucratie, maar op het aantrekken en behouden van klanten. Klanten voelen de voordelen van de implementatie, zelfs zonder het te beseffen.
Gegevensbescherming
Er is nauwelijks een informatiesysteem te vinden dat absolute garantie biedt voor gegevensbeveiliging. Persoonlijke gegevens van klanten en medewerkers, e-mails, intellectuele eigendom, financiële gegevens, facturen, contracten – hoe meer systemen deze informatie verwerken, hoe moeilijker het is om risico's te volgen. Een ERP-systeem introduceert uniforme standaarden voor toegang, invoer en uitvoer van gegevens en de centrale opslag van informatie.
Maar hoe groter het marktaandeel van een kant-en-klaar ERP-systeem, hoe vaker het wordt blootgesteld aan cyberaanvallen. Het is beter om een eigen ERP-systeem te ontwikkelen, waarvan alleen u toegang heeft tot de codebase. Als het ERP-systeem voor uw bedrijf vanaf nul is ontwikkeld, kunnen hackers geen kopieën van het systeem vinden om previamente kwetsbaarheden te testen.
Productiviteit van samenwerking
De interesse in samenwerking tussen afdelingen of medewerkers verdwijnt vaak, omdat het overdragen van gegevens veel routinematige handelingen vereist of vanwege het psychologische klimaat binnen het bedrijf. Een geïntegreerd systeem automatiseert de toegang tot informatie, elimineert de negatieve ervaringen van menselijke factoren en versnelt de communicatie binnen het bedrijf.
Gestandaardiseerde bedrijfsprocessen
Kant-en-klare ERP-systemen zijn ontwikkeld volgens de beste praktijken in de sector. Dit stelt bedrijven in staat om hun eigen processen te standaardiseren.
In de praktijk moet een onderneming echter een moeilijke keuze maken: ofwel de ERP-systeem langdurig en kostbaar aanpassen aan de normen van het bedrijf, of met pijn de eigen bedrijfsprocessen aanpassen aan de normen van het ERP-systeem.
Er bestaat een derde optie: het systeem aanvankelijk ontwikkelen volgens de eigen bedrijfsprocessen.
Schaalbaarheid
Of u nu uw klantenbestand uitbreidt, nieuwe markten betreedt, nieuwe processen, afdelingen of producten implementeert, of uw bedrijf op een andere manier opschaalt, met de juiste keuze van de leverancier past het ERP-platform zich aan de veranderingen aan.
Aangezien het ERP-systeem in alle processen van het bedrijf wordt geïntegreerd, kan de lijst met voordelen toenemen afhankelijk van de specificaties. Er zijn tientallen en zelfs honderden kant-en-klare oplossingen op de markt ontwikkeld, die klanten dwingen zich te beperken tot abonnementen, updatesnelheden en ondersteuning, gesloten functionaliteit en architectuur – binnen de grenzen van één leverancier. Alleen de ontwikkeling van een eigen ERP-systeem biedt maximale mogelijkheden zonder enige beperkingen.
Lees in de volgende artikelen hoe u een ERP-systeemleverancier kiest, welke vragen u moet stellen om geen geld te verliezen, en welke zaken u moet overwegen bij het plannen van de implementatie.
Bron: habr.com
