Het was 2013. Ik kwam werken bij een van de ontwikkelingsbedrijven die software maken voor particuliere gebruikers. Ze vertelden me verschillende dingen, maar het laatste wat ik verwachtte te zien was wat ik zag: 32 uitstekende virtuele machines op een gehuurde en toen obsceen dure VDS, drie “gratis” Photoshop-licenties, 2 Corel, betaalde en ongebruikte IP-telefoniecapaciteit, en andere kleine dingen. In de eerste maand “verlaagde ik de prijs” van de infrastructuur met 230 duizend roebel, in de tweede met bijna 150 (duizend), daarna eindigde het heldendom, begonnen de optimalisaties en uiteindelijk bespaarden we in zes maanden een half miljoen.
De ervaring inspireerde ons en we gingen op zoek naar nieuwe manieren om te sparen. Nu werk ik op een andere plek (raad eens waar), dus met een zuiver geweten kan ik de wereld over mijn ervaringen vertellen. En jij deelt, laten we de IT-infrastructuur goedkoper en efficiënter maken!
“De laatste wol is geplukt met uw kosten voor servers, licenties, IT-middelen en outsourcing”, mopperde de CFO en eiste planning en budgettering.
1. Wees een nerd - plan en budget.
Budgetplanning voor de IT-omgeving van uw bedrijf is saai en coördinatie is soms zelfs gevaarlijk. Maar juist het feit dat je een budget hebt, beschermt je bijna gegarandeerd tegen:
- het verlagen van de kosten voor de ontwikkeling van een vloot van apparatuur en software (hoewel er driemaandelijkse optimalisaties zijn, maar daar kunt u uw positie verdedigen)
- ontevredenheid van de financieel directeur of de boekhoudafdeling op het moment van aankoop of lease van een ander infrastructuurelement
- woede van de manager vanwege ongeplande uitgaven.
Het is noodzakelijk om niet alleen in grote bedrijven een begroting op te stellen, letterlijk in elk bedrijf. Verzamel de vereisten voor software en hardware van alle afdelingen, bereken de benodigde capaciteit, houd rekening met de dynamiek van veranderingen in het aantal personeelsleden (uw callcenter of ondersteuning neemt bijvoorbeeld toe tijdens het drukke seizoen en neemt af tijdens het vrije seizoen), rechtvaardig uitgaven en ontwikkel een budgetplan, opgesplitst in perioden (idealiter - per maand). Op deze manier weet u precies hoeveel geld u ontvangt voor uw resource-intensieve taken en optimaliseert u de kosten.
2. Gebruik uw budget verstandig
Nadat het budget is overeengekomen en ondertekend, is er een helse verleiding om de kosten te herverdelen en bijvoorbeeld het hele budget in een dure server te stoppen waarop je alle DevOps kunt inzetten met monitoring en gateways :) In dit geval zul je wellicht tegenkomen jezelf in een modus van tekort aan middelen voor andere taken en krijg een overschrijding. Richt u daarom uitsluitend op echte behoeften en zakelijke problemen waarvoor rekenkracht nodig is om op te lossen.
3. Upgrade uw servers op tijd
Verouderde hardwareservers, maar ook virtuele servers, leveren geen enkel voordeel op voor de organisatie - ze roepen vragen op op het gebied van veiligheid, snelheid en intelligentie. Je besteedt meer tijd, moeite en geld aan het compenseren van ontbrekende functionaliteit, aan het elimineren van beveiligingsproblemen, aan sommige patches om de zaken te versnellen. Update daarom uw hardware en virtuele bronnen. Dit kunt u bijvoorbeeld nu meteen doen met onze actie , het is geen schande om prijzen op Habré te tonen.
Ik ben trouwens meer dan eens situaties tegengekomen waarin een ijzeren server op kantoor een volkomen ongerechtvaardigde oplossing was: de meeste kleine en middelgrote bedrijven kunnen alle problemen oplossen met behulp van virtuele capaciteiten en veel geld besparen.
4. Optimaliseer de gemiddelde gebruikerservaring
Leer al uw gebruikers elektriciteit te besparen en zorgvuldig om te gaan met de infrastructuur. Hier volgen voorbeelden van typische overschrijdingen aan de gebruikerszijde:
- Installatie van onnodige applicatieprogramma's op basis van "de hele afdeling" - gebruikers vragen om software zoals die van hun buren te installeren omdat ze die nodig hebben, of dienen eenvoudigweg een aanvraag in zoals "7 Photoshop-licenties voor de ontwerpafdeling". Tegelijkertijd werken op de ontwerpafdeling vier mensen met Photoshop, de overige drie zijn lay-outontwerpers en gebruiken het eens in de zes maanden. In dit geval is het beter om 4 licenties aan te schaffen en 1-2 problemen per jaar op te lossen met de hulp van collega's. Maar vaker gebeurt dit verhaal met kantoorsoftware (in het bijzonder het MS Office-pakket, dat absoluut iedereen volledig nodig heeft). In feite kan de overgrote meerderheid van de werknemers zich redden met open source-editors of praktische Google Docs.
- Gebruikers bezetten virtuele bronnen en eten methodisch alle gehuurde capaciteit op - testers maken bijvoorbeeld graag geladen virtuele machines en vergeten ze op zijn minst uit te schakelen, en ontwikkelaars minachten dit niet. Het recept is simpel: als je weggaat, blus dan iedereen :)
- Gebruikers gebruiken de servers van het bedrijf als wereldwijde bestandsopslag: ze uploaden foto's (in RAW), video's, uploaden gigabytes aan muziek, vooral verstokte mensen kunnen zelfs een kleine gameserver maken met behulp van werkcapaciteit (we hebben dit op het bedrijfsportaal op een humoristische manier veroordeeld manier - het werkte heel goed).
- Beste medewerkers brengen in alle opzichten illegale software naar hun werk, en hier zijn ze dan: boetes, problemen met de politie en leveranciers. Werk met toegang en beleid, want ze zullen je nog steeds meeslepen, zelfs als je betraande toespraken houdt in de bedrijfskantine en motiverende posters schrijft.
- Gebruikers zijn van mening dat ze het recht hebben om elk hulpmiddel te eisen dat ze handig vinden. Dus in mijn arsenaal had ik huur van Trello, Asana, Wrike, Basecamp en Bitrix24. Want iedere projectmanager koos een handig of vertrouwd product voor zijn afdeling. Hierdoor worden er 5 oplossingen ondersteund, 5 verschillende prijskaartjes, 5 accounts, 5 verschillende marktplaatsen en tunings, etc. Geen integratie, unificatie of end-to-end automatisering voor u - complete hersenaambeien. Het resultaat was dat ik, in overleg met de algemeen directeur, de winkel sloot, voor Asana koos, de data hielp migreren, mijn stoere collega's zelf trainde en veel geld bespaarde, inclusief moeite en zenuwen.
Onderhandel in het algemeen met gebruikers, train ze, voer educatieve programma's uit en streef ernaar om hun werk en uw werk gemakkelijker te maken. Uiteindelijk zullen ze je bedanken voor het op orde houden van de zaken, en managers zullen je bedanken voor het besparen op de kosten. Welnu, jullie, mijn beste Habr-professionals, hebben waarschijnlijk gemerkt dat de oplossing voor de genoemde problemen niets anders is dan het opzetten van bedrijfsinformatiebeveiliging. Hiervoor een speciaal woord van dank aan de systeembeheerder (je kunt jezelf niet bedanken...).
5. Combineer cloud- en desktopoplossingen
Over het algemeen zou ik, gebaseerd op het feit dat ik voor een hostingprovider werk en aan het einde van het artikel vol verlangen ben om u te vertellen over een coole verkoop van servercapaciteit voor bedrijven van elke omvang, met de vlag moeten zwaaien en schreeuwen “ Allemaal naar de wolken!” Maar dan zondig ik tegen mijn technische kwalificaties en zie ik eruit als een marketeer. Daarom dring ik er bij u op aan om het probleem verstandig te benaderen en cloud- en desktopoplossingen te combineren. U kunt bijvoorbeeld een cloud-CRM-systeem as a service (SaaS) huren, en volgens het boekje kost dit 1000 roebel. per gebruiker per maand - slechts centen (ik zal de kwestie van de implementatie weglaten, dit is al besproken op Habré). Dus over drie jaar geeft u 10 roebel uit voor 360 werknemers, in 000 - 4, in 480 - 000, enz. Tegelijkertijd kunt u desktop CRM implementeren door te betalen voor concurrerende licenties (+5 besparingen) voor ongeveer 600 duizend roebel. en serveer het als dezelfde Photoshop. Soms zijn de voordelen over een periode van 000-100 jaar echt indrukwekkend.
En omgekeerd zorgen cloudtechnologieën er vaak voor dat u kunt besparen op hardware, de salarissen van ingenieurs, problemen met gegevensbescherming (maar bespaar daar helemaal niet op!) en schaalvergroting. Cloudtools zijn eenvoudig aan te sluiten en te ontkoppelen, de cloudkosten vallen niet onder de kapitaaluitgaven van het bedrijf - over het algemeen zijn er veel voordelen. Kies voor cloudoplossingen wanneer schaal, flexibiliteit en flexibiliteit zinvol zijn.
Tel, combineer en kies winnende combinaties - ik zal geen universeel recept geven, ze zijn voor elk bedrijf anders: sommige mensen verlaten de cloud volledig, anderen bouwen hun hele bedrijf in de cloud. Weiger overigens nooit software-updates (zelfs niet betaalde) - in de regel rollen ontwikkelaars van bedrijfsapplicatiesoftware stabielere en functionelere versies uit.
En nog een regel voor software: gooi oude software weg die minder oplevert dan hij verbruikt aan onderhoud en ondersteuning. Er is zeker al een analoog op de markt.
6. Vermijd softwareduplicatie
Ik heb het al gehad over vijf projectmanagementsystemen in mijn IT-dierentuin, maar ik zal ze in een aparte paragraaf plaatsen. Als u bepaalde software weigert, kies dan voor nieuwe software - vergeet niet te stoppen met betalen voor de oude, nieuwe hostingdiensten te zoeken - beëindig het contract met de oude provider, tenzij er speciale overwegingen zijn. Houd de softwaregebruiksprofielen van medewerkers in de gaten en verwijder ongebruikte en dubbele software.
Het zou ideaal zijn als u een systeem heeft voor het monitoren en analyseren van geïnstalleerde software - op deze manier kunt u automatisch werkende duplicaten en problemen zien. Dit soort werk helpt het bedrijf overigens om het dupliceren en herhalen van gegevens te voorkomen - soms kost het zoeken naar wie de fout heeft gemaakt te veel tijd.
7. Ruim uw applicatie-infrastructuur en randapparatuur op
Wie telt deze verbruiksartikelen: cartridges, flashdrives, papier, opladers, UPS'en, printers, enz. buis schijven. Maar tevergeefs. Begin met papier en printers - analyseer afdrukprofielen en creëer een netwerk van printers of MFP's met openbare toegang. U zult verrast zijn hoeveel papier en cartridges u kunt besparen en hoeveel de kosten voor het afdrukken van één vel zullen dalen. En nee, dit is geen geldzuigen, dit is het optimaliseren van een belangrijk proces. Niemand verbiedt het afdrukken van scripties en essays op kantoorapparatuur, maar het afdrukken van boeken waarvan u spijt zou hebben als u ze zou kopen of die u niet van het scherm wilt lezen, is te veel.
Zorg vervolgens altijd voor een voorraad verbruiksartikelen die u met korting bij leveranciers koopt, zodat u in geval van problemen met apparatuur niet tegen exorbitante prijzen koopt op de dichtstbijzijnde technologiemarkt. Houd de afschrijvingen en slijtage in de gaten, houd een administratie bij en richt een vervangingsfonds op. Het is trouwens een goed idee om een vervangingsfonds te hebben voor basiskantoorapparatuur. Alleen omdat u niet wordt geprezen vanwege de downtime op het werk, is dit ook geldverlies, vooral bij handels- en dienstverlenende bedrijven.
Wat de applicatie-infrastructuur betreft, zijn er twee belangrijke kostenposten: internet en communicatie. Kijk bij het kiezen van een aanbieder naar de pakketaanbiedingen, lees de sterren op de tarieven, let op de kwaliteit van communicatie en SLA. Sommige beheerders besluiten er geen moeite voor te doen en kopen bijvoorbeeld IP-telefonie in een pakket met een betaalde virtuele PBX, waarvoor ook een maandabonnement wordt uitgegeven. Wees niet lui, koop alleen verkeer en leer werken met Asterisk - dit is het beste dat is gemaakt op het gebied van BTW en een vrijwel probleemloze oplossing voor bedrijfsproblemen van kleine en middelgrote bedrijven (als u directe handen).
8. Documenteer en creëer instructies voor medewerkers
Het is lui en het is noodzakelijk. Ten eerste zal het gemakkelijker voor u zijn om te werken, en ten tweede zal de aanpassing van nieuwkomers naadloos verlopen. Eindelijk weet u zelf of uw infrastructuur up-to-date, intact en in perfecte staat is. Stel veiligheidsinstructies op, korte handleidingen voor gebruikers, veelgestelde vragen, beschrijf de regels en voorschriften voor het gebruik van kantoorapparatuur. Materieel bestaande instructies zijn veel overtuigender dan woorden; je kunt er altijd terecht. Op deze manier kunt u voor elke relevante vraag een link naar het document sturen en het argument ‘Ik was niet gewaarschuwd’ niet accepteren. Zo bespaar je veel op het elimineren van fouten.
9. Maak gebruik van uitbestede diensten
Zelfs als uw bedrijf een volledige IT-afdeling heeft of juist een kleine infrastructuur, is het geen schande om gebruik te maken van de diensten van outsourcers. Waarom zou u niet de hulp inroepen van geweldige professionals, gespecialiseerd in iets complexs, voor weinig geld, dat wil zeggen zonder zo'n specialist in dienst te nemen. Besteed een deel van de DevOps, printdiensten, beheer van een drukke website, als u die heeft, ondersteuning en callcenter uit. Uw waarde neemt hierdoor niet af, integendeel: u krijgt extra expertise op het gebied van contacten met externe opdrachtnemers.
Als uw manager denkt dat outsourcing duur is, leg hem dan gewoon uit hoeveel hij de toegewijde specialist moet betalen. Het werkt echt.
10. Raak niet betrokken bij open source en uw ontwikkeling
Ik ben een ingenieur, ik ben in het verleden een ontwikkelaar geweest, en ik ben er vast van overtuigd dat open source de wereld redt - wat zijn de kosten van bibliotheken, monitoringsystemen, serverbeheersystemen, enz. Maar als uw bedrijf besluit om open source CRM, ERP, ECM, enz. of de baas roept tijdens een vergadering dat je je facturering gaat verknoeien, het schip gaat redden, het gaat naar de riffen. Hier zijn de argumenten waarop je tegenover een geïnspireerde leider met een brandende blik moet staan:
- open source wordt slecht ondersteund als het een openbare repository is of het is erg duur om te ondersteunen als het open source is van bedrijven (DBMS, kantoorsuites, etc.) - je betaalt letterlijk voor elke vraag, verzoek en ticket;
- een interne specialist voor het inzetten van een intern open source product zal vanwege de zeldzaamheid ervan erg duur zijn;
- verbeteringen aan open source kunnen ernstig worden beperkt door kennis, vaardigheden of zelfs licenties;
- Het zal veel tijd kosten om met open source te beginnen en het zal te moeilijk voor je zijn om het aan te passen aan bedrijfsprocessen.
Het is onnodig om te zeggen dat het ontwikkelen van uw eigen product een zeer lange en dure onderneming is? Uit eigen ervaring kan ik zeggen dat het minimaal drie jaar duurt om een werkend prototype te creëren dat voldoet aan de zakelijke eisen en gebruikers in staat stelt het te gebruiken. En alleen als je een goed team programmeurs hebt (je kunt de salarissen bekijken op "Mijn cirkel" - de conclusies komen naar je toe).
Dus ik zal banaal zijn en herhalen: overweeg alle opties.
Ik zal het daarom kort samenvatten om er zeker van te zijn dat ik niets ben vergeten:
- geld tellen - vergelijk verschillende opties, houd rekening met factoren, vergelijk;
- ernaar streven de tijd voor onderhoud en training van gebruikers te verkorten, het risico op “tussenkomst van een dwaas” te verkleinen;
- probeer technologieën te consolideren en te integreren – een coherente architectuur en end-to-end automatisering maken het verschil;
- investeer in IT-ontwikkeling, leef niet met verouderde technologieën - ze zuigen geld;
- de vraag en het verbruik van IT-middelen met elkaar in verband brengen.
U vraagt zich misschien af: waarom zou u het geld van anderen sparen, aangezien het kantoor betaalt? Logische vraag! Maar uw vermogen om de kosten te optimaliseren en IT-middelen effectief te beheren, is in de eerste plaats uw ervaring en uw kenmerken als professional. We weten hier allemaal hoe we snoep kunnen maken van restmateriaal :)
У als een uitstekende reden om virtuele capaciteiten te upgraden. Kom binnen, kijk, kies - er zijn er nog maar heel weinig tot 30 april.
Voor de rest - traditioneel 10% korting met promotiecode habrahabr10.
Bron: www.habr.com