Het was 2013. Ik begon te werken bij een van de ontwikkelingsbedrijven die software voor particuliere gebruikers vervaardigt. Er werd van alles gezegd, maar het minst had ik verwacht te zien wat ik zag: 32 niet-geverifieerde virtuele machines op een toen nog belachelijk dure VDS, drie "vrije" Photoshop-licenties, 2 Corel, betaalde en ongebruikte capaciteit van IP-telefonie en nog wat kleinigheden. In de eerste maand heb ik de infrastructuur met 230.000 roebel 'goedkoper' gemaakt, in de tweede maand bijna met 150.000, daarna eindigde het heldhaftige avontuur, begonnen de optimalisaties en uiteindelijk hebben we in zes maanden een half miljoen bespaard.
De ervaring inspireerde ons en we begonnen nieuwe manieren van besparen te zoeken. Momenteel werk ik ergens anders (raad eens waar), dus met een gerust geweten kan ik mijn ervaring met de wereld delen. En jullie ook, laten we de IT-infrastructuur goedkoper en efficiënter maken!
"De laatste cent is van uw uitgaven voor servers, licenties, IT-activ_assets en outsourcing afgeschraapt," mopperde de financieel directeur en eiste planning en budgettering.
1. Wees een pietje precies — plan en budgetteer.
Budgetplanning voor de IT-omgeving van uw bedrijf is saai, en goedkeuring is soms zelfs gevaarlijk. Maar het feit dat er een budget is, beschermt u vrijwel gegarandeerd tegen:
- verlaging van de uitgaven voor de ontwikkeling van hardware en software (al zijn er soms kwartaaloptimalisaties, maar daar kunt u uw positie verdedigen)
- ontevredenheid van de financieel directeur of boekhouding op het moment van aankoop of huur van een nieuw infrastructuurelement.
- woede van de manager vanwege niet-geplande uitgaven.
Een budget opstellen is nodig, niet alleen in grote bedrijven — letterlijk in elk bedrijf. Verzamel eisen voor software en hardware van alle afdelingen, bereken de benodigde capaciteiten, houd rekening met de dynamiek van personeelsveranderingen (bijvoorbeeld, als u een callcenter of ondersteuning heeft dat in drukke seizoenen toeneemt en in rustige tijden afneemt), rechtvaardig uitgaven en ontwikkel een budgetplan, liefst uitgesplitst per periode (ideaal — per maand). Op deze manier weet u precies hoeveel geld u krijgt voor uw resource-intensievere taken en optimaliseert u de uitgaven.
2. Gebruik het budget correct.
Nadat het budget is goedgekeurd en ondertekend, is er een grote verleiding om de kosten opnieuw te verdelen en bijvoorbeeld het volledige budget te investeren in een dure server waar je al je DevOps kunt inrichten met monitoring en gateways 🙂 In dat geval kun je in een situatie van hulpbronnen tekort komen voor andere taken en te maken krijgen met overschrijdingen. Daarom moet je je uitsluitend richten op de werkelijke behoeften en zakelijke taken waarvoor rekenkracht nodig is.
3. Upgrade servers op tijd
Verouderde fysieke servers, net als virtuele, brengen de organisatie geen enkel voordeel — ze roepen vragen op wat betreft veiligheid, snelheid en intelligentie. Je besteedt meer tijd, moeite en geld aan het compenseren van ontbrekende functionaliteit, het oplossen van beveiligingsproblemen en het aanbrengen van patches voor versnelling. Daarom moet je je fysieke en virtuele middelen upgraden — bijvoorbeeld, je kunt dit nu doen met onze actie. , de prijzen zijn niet beschamend om te tonen op Habr.
Trouwens, ik ben verschillende situaties tegengekomen waarin een fysieke server op kantoor een volslagen onrechtvaardige oplossing was: de meeste kleine en middelgrote bedrijven kunnen al hun taken op virtuele infrastructuren oplossen en zo veel geld besparen.
4. Optimaliseer het werk van gewone gebruikers
Leer al je gebruikers om elektriciteit te besparen en gebruik de infrastructuur zorgvuldig. Hier zijn voorbeelden van typische overschrijdingen aan de gebruikerszijde:
- Het installeren van onnodige applicaties op basis van het principe ‘voor het hele team’ — gebruikers vragen om software zoals die van hun buurman, omdat dat nodig is of gewoon een aanvraag wordt ingediend zoals ‘7 licenties Photoshop voor het ontwerpteam’. Terwijl in het ontwerpteam vier mensen met Photoshop werken, gebruiken de andere drie - de opmaakmedewerkers - het eens in de zes maanden. In dat geval is het beter om 4 licenties aan te schaffen en 1-2 taken per jaar samen met collega's op te lossen. Maar vaker komt deze situatie voor met kantoorsoftware (zoals het MS Office-pakket, dat absoluut iedereen in volste omvang nodig heeft). In werkelijkheid kunnen de meeste medewerkers prima uit de voeten met open source editors of praktisch Google Docs.
- Gebruikers nemen virtuele middelen in gebruik en gebruiken systematisch alle gehuurde capaciteit op — bijvoorbeeld, testers creëren vaak zware virtuele machines en vergeten deze tenminste uit te schakelen, ontwikkelaars doen daar niet voor onder. Het recept is eenvoudig: zorg ervoor dat je alles uitschakelt als je vertrekt 🙂
- Gebruikers gebruiken de servers van het bedrijf als een wereldwijd opslagmedium: ze uploaden foto's (in RAW), video's, en plaatsen gigabytes aan muziek; de meest ver gevorderden kunnen zelfs een kleine game-server op de werkcapaciteit draaien (dit hebben we op de bedrijfsportal op humoristische wijze bekritiseerd — het werkte echt geweldig).
- Dure, in alle opzichten, medewerkers brengen illegale software mee naar hun werk, en voilà, daar zijn de boetes, problemen met de politie en leveranciers. Werk met toestemmingen en beleidsregels, want ze zullen het hoe dan ook binnenhalen, zelfs als je emotionele toespraken houdt in de bedrijfszaal en motiverende posters schrijft.
- Gebruikers denken dat ze recht hebben op elk gewenst hulpmiddel. Zo had ik in mijn arsenaal huur van Trello, Asana, Wrike, Basecamp en Bitrix24. Omdat elke projectmanager het meest handige of vertrouwde product voor zijn afdeling koos. Uiteindelijk 5 oplossingen om te onderhouden, 5 verschillende prijsstellingen, 5 rekeningen, 5 verschillende marktplaatsen en zo verder. Geen enkele integratie, unificatie of end-to-end automatisering — alleen maar hersenkraken. Uiteindelijk, in overeenstemming met de directeur, heb ik de boel gesloten, Asana gekozen, gegevens gemigreerd, zelf mijn uitdagende collega's opgeleid en opzichtige besparingen gerealiseerd, inclusief tijd en zenuwen.
Kortom, maak afspraken met gebruikers, leid ze op, voer voorlichtingssessies uit en streef ernaar zowel hun leven als dat van jou te vergemakkelijken. Uiteindelijk zullen ze je dankbaar zijn voor de orde in de zaken, en de leidinggevenden voor de kostenbesparingen. En waarschijnlijk, mijn beste professionals van Habra, hebben jullie opgemerkt dat het oplossen van de bovenstaande problemen niets meer is dan het opzetten van een bedrijfsinformatiebeveiliging. Daarvoor een aparte dank aan de systeembeheerder (je moet jezelf soms ook bedanken…).
5. Combineer cloud- en desktopoplossingen
In het algemeen, gezien het feit dat ik bij een hostingprovider werk en aan het eind van het artikel vol enthousiasme wil vertellen over een geweldige verkoop van servercapaciteit voor bedrijven van elke omvang, moet ik de vlaggen wapperen en roepen: 'Iedereen naar de cloud!'. Maar dan zondig ik tegen mijn technische kwalificaties en lijk ik een marketeer. Daarom roep ik je op om dit vraagstuk verstandig te benaderen en cloud- en desktopoplossingen te combineren. Je kunt bijvoorbeeld een cloudgebaseerd CRM-systeem als een dienst (SaaS) huren, en volgens de brochure kost het 1000 r. per gebruiker per maand — een schijntje (ik laat het implementatievraagstuk buiten beschouwing, dat is al besproken op Habr). Over drie jaar geef je voor 10 medewerkers 360.000 roebel uit, voor 4 — 480.000, voor 5 — 600.000 enz. Daarbij kun je een desktop-CRM implementeren, door concurrerende licenties (+100 voor de besparing) ongeveer voor 250.000 roebel, en deze onderhouden zoals je dat met Photoshop doet. Soms is het voordeel na 2-5 jaar echt indrukwekkend.
Omgekeerd stellen cloudtechnologieën je vaak in staat om te besparen op hardware, salarissen van ingenieurs, databeveiliging (maar bespaar hier absoluut niet op!), en schaalbaarheid. Cloudmiddelen zijn eenvoudig aan te sluiten en los te koppelen, de kosten voor clouddiensten tellen niet mee als kapitaaluitgaven van het bedrijf — in het algemeen zijn er veel voordelen. Kies cloudoplossingen wanneer dit gerechtvaardigd is vanuit het perspectief van schaalbaarheid, snelheid en flexibiliteit.
Reken, combineer en kies winnende combinaties — ik geef geen universeel recept, deze zijn specifiek voor elk bedrijf: sommigen weigeren helt de cloud te gebruiken, terwijl anderen hun hele bedrijf in de cloud bouwen. Übrigens, nooit updates van software (zelfs betaalde) afwijzen — ontwikkelaars van zakelijke software brengen meestal stabilere en functionelere versies uit.
En nog een regel voor software: kwijtraak verouderde software die minder opbrengt dan het kost om te onderhouden en te ondersteunen. Er zijn op de markt zeker alternatieven.
6. Vermijd duplicatie van software.
Ik heb al gesproken over vijf projectmanagementsystemen in mijn IT-dierentuin, maar ik haal dit apart aan. Als je bent gestopt met bepaalde software en nieuwe software hebt gekozen, vergeet dan niet te stoppen met betalen voor de oude. Heb je nieuwe hostingdiensten gevonden? Beëindig het contract met je oude provider, tenzij er bijzondere overwegingen zijn. Volg het gebruikspatroon van software door medewerkers en ontdoe je van ongebruikte en dubbele software.
Het is ideaal als je een monitoring- en analyse systeem voor de geïnstalleerde software hebt — zo kun je werkelijke duplicaten en problemen automatisch zien. Het doen van dit soort werk helpt het bedrijf om dubbele gegevens te vermijden — soms kost het te veel tijd om te achterhalen wie een fout heeft gemaakt.
7. Orden de toepassingsinfrastructuur en randapparatuur
Wie telt er nu deze verbruiksartikelen: cartridges, USB-sticks, papier, opladers, UPS'en, printers en andere schijven. En dat is jammer. Begin met papier en printers — analyseer de afdrukprofielen en maak een netwerk van printers of multifunctionele apparaten met publiek toegankelijke toegang, je zult versteld staan van hoeveel papier en cartridges je kunt besparen en hoeveel de kosten per afgedrukt vel kunnen dalen. En nee, dit is geen kleinzieligheid, het is optimalisatie van een belangrijk proces. Niemand verbiedt het om studie- en verslagwerk op kantoorapparatuur te printen, maar boeken afdrukken die je liever niet koopt of niet wilt lezen op een scherm, dat is echt te veel.
Verder — zorg altijd voor een reserve van verbruiksartikelen die je met korting bij leveranciers koopt, zodat je in geval van technische problemen niet tegen hoge prijzen in de dichtstbijzijnde elektronica winkel hoeft te kopen. Houd de afschrijving en slijtage in de gaten, houd een administratie bij en vorm een reservefonds — het is trouwens ook goed om een reservefonds te hebben voor basis kantoortechniek. Gewoon omdat je voor stilstand op het werk niet geprezen wordt, dat is ook een verlies van geld, vooral in handels- en dienstbedrijven.
Wat betreft de operationele infrastructuur zijn er twee belangrijke kostenposten: internet en communicatie. Bij het kiezen van een provider, let op de bundelpakketten, lees de sterren bij de tarieven en let op de kwaliteit van de verbinding en SLA. Sommige beheerders besluiten zich niet druk te maken en kopen bijvoorbeeld IP-telefonie in een pakket met een betaalde virtuele PBX, waarvoor ook een maandelijks abonnement nodig is. Wees niet lui, koop alleen verkeer en leer werken met Asterisk — dit is het beste wat ooit is gemaakt op het gebied van PBX en vrijwel een probleemloze oplossing voor de zakelijke behoeften van kleine en middelgrote bedrijven (als je handige handen hebt).
8. Documenteer en maak instructies voor medewerkers
Dit is luiheid en het is noodzakelijk. Ten eerste, het maakt je werk gemakkelijker, ten tweede, de aanpassing van nieuwkomers zal naadloos verlopen. Ten slotte weet je zelf dat je infrastructuur actueel, samenhangend en in orde is. Stel veiligheidsinstructies op, korte handleidingen voor gebruikers, FAQ's, beschrijf de regels en normen voor het gebruik van kantoorapparatuur. Een fysiek aanwezige instructie is veel overtuigender dan woorden, je kunt er altijd naar verwijzen. Op deze manier kun je een link naar het document sturen bij relevante vragen en het argument 'Ik ben niet gewaarschuwd' niet accepteren. Dit bespaart je veel kosten op het oplossen van fouten.
9. Maak gebruik van outsourcingsdiensten
Zelfs als je een complete IT-afdeling in je bedrijf hebt of juist een kleine infrastructuur, is het niet schandalig om outsourcingsdiensten in te schakelen. Waarom niet profiteren van de diensten van geweldige professionals, gespecialiseerd in iets ingewikkelds, voor een klein bedrag, zonder zo'n specialist in dienst te nemen. Besteed een deel van DevOps uit, drukondersteuning, het beheer van een drukbezette website, als je die hebt, ondersteuning en callcenter. Je waarde zal er niet van afnemen, integendeel, je krijgt extra expertise op het gebied van contacten met externe aannemers.
Als je manager denkt dat outsourcing duur is, leg hem dan gewoon uit hoeveel hij een toegewezen specialist moet betalen. Het werkt echt.
10. Raak niet verstrikt in open source en eigen ontwikkeling
Ik ben ingenieur, ik was vroeger ontwikkelaar en ik geloof heilig dat open source de wereld redt - wat zijn de bibliotheken, monitoringsystemen, serverbeheersystemen, enzovoort waard? Maar als jouw bedrijf besluit om open source CRM, ERP, ECM, enzovoort aan te schaffen, of de baas tijdens een vergadering schreeuwt dat je je factureringsysteem snel moet ontwikkelen, red het schip, het gaat op de rotsen af. Hier zijn de argumenten die je kunt gebruiken tegenover een geïnspireerde leidinggevende met vurige ogen:
- open source wordt slecht ondersteund als het een openbaar repository is, of het is zeer kostbaar om te onderhouden als het open source is van bedrijven (DBMS, kantoorpakketten, enzovoort) - je zult letterlijk voor elke vraag, elk verzoek en ticket moeten betalen;
- een interne specialist voor het implementeren van een intern open source product zal zeer kostbaar zijn vanwege zijn zeldzaamheid;
- aanpassingen aan open source kunnen sterk beperkt zijn door kennis, vaardigheden of zelfs licenties;
- met open source start je heel langzaam en het is te ingewikkeld om het aan te passen aan bedrijfsprocessen.
Moet ik zeggen dat eigen ontwikkeling een zeer tijdrovende en dure aangelegenheid is? Uit mijn ervaring kan ik zeggen dat je minstens drie jaar nodig hebt voor een werkend prototype dat voldoet aan zakelijke vereisten en gebruikers in staat stelt ermee te werken. En dat is alleen als je een goed team programmeurs hebt (de salarissen kun je op 'Mijn Kring' bekijken - de conclusies liggen voor de hand).
Dus ik zal banaal zijn en herhalen: overweeg alle opties.
Dus, ik zal kort samenvatten om ervoor te zorgen dat ik niets vergeten ben:
- tel de kosten - vergelijk verschillende opties, houd rekening met factoren, vergelijk;
- streef ernaar de tijd voor onderhoud en gebruikersopleiding te verkorten, verlaag het risico van 'domme inmenging';
- probeer technologieën te consolideren en te integreren - een strakke architectuur en end-to-end automatisering werken oplossing;
- investeer in IT-ontwikkeling, leef niet met verouderde technologieën - ze zullen je geld opzuigen;
- st relateer vraag en gebruik van IT-bronnen.
Je kunt je afvragen - waarom besparen op andermans geld, aangezien het bedrijf betaalt? Een logische vraag! Maar jouw vermogen om kosten te optimaliseren en IT-activa effectief te beheren, is in de eerste plaats jouw ervaring en jouw kenmerk als professional. We kunnen allemaal iets moois maken van wat we voorhanden hebben 🙂
Er als een geweldige gelegenheid voor het upgraden van virtuele capaciteiten. Kom binnen, bekijk en kies — er is nog maar een korte tijd tot 30 april.
Voor de anderen — de traditionele van 10% met de promotiecode habrahabr10.
Bron: habr.com
