Ik geloof dat we allemaal met vrienden of collega’s naar een restaurant gaan. En na een leuke tijd brengt de ober de cheque. Het probleem kan vervolgens op verschillende manieren worden opgelost:
- Methode één, “gentlemanly”. Een fooi van 10-15% voor de ober wordt opgeteld bij het chequebedrag, en het resulterende bedrag wordt gelijkelijk verdeeld onder alle mannen.
- De tweede methode is ‘socialistisch’. De cheque wordt gelijkelijk onder iedereen verdeeld, ongeacht hoeveel ze hebben gegeten en gedronken.
- De derde methode is ‘eerlijk’. Iedereen zet de rekenmachine op zijn telefoon aan en begint de kosten van zijn gerechten te berekenen, plus een bepaald bedrag aan “fooi”, ook individueel.
De restaurantsituatie lijkt sterk op de situatie met IT-kosten bij bedrijven. In dit bericht zullen we het hebben over de verdeling van de uitgaven tussen afdelingen.
Maar voordat we in de afgrond van IT duiken, keren we terug naar het restaurantvoorbeeld. Elk van de bovenstaande methoden van ‘kostentoewijzing’ heeft voor- en nadelen. Het voor de hand liggende nadeel van de tweede methode: de één kan een vegetarische Caesarsalade zonder kip eten, en de ander kan een ribeye steak eten, waardoor de hoeveelheden aanzienlijk kunnen verschillen. Het nadeel van de ‘eerlijke’ methode is dat het telproces erg lang duurt en dat het totale geldbedrag altijd lager is dan wat er op de cheque staat. Veel voorkomende situatie?
Laten we ons nu voorstellen dat we plezier hadden in een restaurant in China, en de cheque werd in het Chinees gebracht. Het enige dat daar duidelijk is, is het bedrag. Hoewel sommigen misschien vermoeden dat dit helemaal niet het bedrag is, maar de huidige datum. Of stel dat dit in Israël gebeurt. Ze lezen van rechts naar links, maar hoe schrijven ze de cijfers? Wie kan antwoorden zonder Google?
Waarom is toewijzing nodig voor IT en business?
De IT-afdeling levert dus diensten aan alle divisies van het bedrijf en verkoopt haar diensten feitelijk aan bedrijfsdivisies. En hoewel er misschien geen formele financiële relaties bestaan tussen afdelingen binnen een bedrijf, moet elke business unit op zijn minst begrijpen hoeveel zij aan IT uitgeeft, hoeveel het kost om nieuwe producten te lanceren, nieuwe initiatieven te testen, enz. Het is duidelijk dat de modernisering en uitbreiding van de infrastructuur niet wordt betaald door de mythische ‘moderniseerder, beschermheer van systeemintegratoren en apparatuurfabrikanten’, maar door het bedrijfsleven, dat de effectiviteit van deze kosten moet begrijpen.
Bedrijfseenheden variëren zowel in omvang als in de intensiteit van hun gebruik van IT-middelen. Het gelijkmatig verdelen van de kosten voor het upgraden van de IT-infrastructuur over de afdelingen is dus de tweede methode met al zijn nadelen. In dit geval verdient de “eerlijke” methode de voorkeur, maar deze is te arbeidsintensief. De meest optimale optie lijkt de “quasi-fair” optie te zijn, wanneer de kosten niet per cent worden toegewezen, maar met enige redelijke nauwkeurigheid, net zoals we in de schoolgeometrie het getal π gebruiken als 3,14, en niet de hele reeks getallen. na de komma.
Het schatten van de kosten van IT-diensten is zeer nuttig bij holdings met één enkele IT-infrastructuur bij het samenvoegen of opsplitsen van een deel van de holding in een afzonderlijke structuur. Hierdoor kunt u direct de kosten van IT-diensten berekenen, zodat u bij de planning rekening kunt houden met deze bedragen. Ook helpt het begrijpen van de kosten van IT-diensten om verschillende opties voor het gebruik en bezit van IT-bronnen te vergelijken. Wanneer mannen in pakken van duizenden dollars praten over hoe hun product de IT-kosten kan optimaliseren, kan verhogen wat moet worden verhoogd en kan verminderen wat moet worden verlaagd, zorgt het beoordelen van de lopende kosten van IT-diensten ervoor dat de CIO niet blindelings op marketingbeloften vertrouwt. , maar om het verwachte effect nauwkeurig te beoordelen en de resultaten te controleren.
Voor bedrijven is toewijzing een kans om vooraf inzicht te krijgen in de kosten van IT-diensten. Elke zakelijke behoefte wordt niet beoordeeld als een verhoging van het totale IT-budget met zoveel procent, maar wordt bepaald als het bedrag voor een specifieke behoefte of dienst.
Echt geval
De belangrijkste 'pijn' van de CIO van een groot bedrijf was dat hij moest begrijpen hoe de kosten tussen bedrijfseenheden moesten worden verdeeld en deelname aan IT-ontwikkeling kon worden aangeboden in verhouding tot het verbruik.
Als oplossing ontwikkelden we een IT-dienstencalculator waarmee de totale IT-kosten eerst aan de IT-diensten en vervolgens aan de bedrijfseenheden konden worden toegerekend.
Er zijn eigenlijk twee taken: de kosten van een IT-dienst berekenen en de kosten verdelen over de bedrijfseenheden die deze dienst gebruiken op basis van bepaalde factoren (een “quasi-fair”-methode).
Op het eerste gezicht lijkt dit misschien eenvoudig als vanaf het allereerste begin de IT-diensten goed werden beschreven, informatie werd ingevoerd in de CMDB-configuratiedatabase en het IT-activabeheersysteem ITAM, er resource- en servicemodellen werden gebouwd en een catalogus van IT-diensten werd opgesteld. ontwikkeld. In dit geval is het immers voor elke IT-dienst mogelijk om te bepalen welke middelen zij gebruikt en hoeveel deze middelen kosten, rekening houdend met de afschrijvingen. Maar we hebben te maken met gewone Russische zaken, en dit legt enkele beperkingen op. Er zijn dus geen CMDB en ITAM, er is alleen een catalogus met IT-diensten. Elke IT-dienst vertegenwoordigt doorgaans een informatiesysteem, de toegang daartoe, gebruikersondersteuning, enz. De IT-service maakt gebruik van infrastructuurdiensten zoals “DB Server”, “Application Server”, “Data Storage System”, “Data Network”, enz. Om de toegewezen taken op te lossen is het daarom noodzakelijk:
- de kosten van infrastructuurdiensten bepalen;
- de kosten van infrastructuurdiensten verdelen over IT-diensten en de kosten ervan berekenen;
- de drijfveren (coëfficiënten) bepalen voor het verdelen van de kosten van IT-diensten over bedrijfseenheden en de kosten van IT-diensten toewijzen aan bedrijfseenheden, waardoor het bedrag aan kosten van de IT-afdeling wordt verdeeld over andere divisies van het bedrijf.
Alle jaarlijkse IT-kosten kunnen worden weergegeven als een zak geld. Een deel van deze zak werd besteed aan uitrusting, migratiewerk, modernisering, licenties, ondersteuning, salarissen van werknemers, enz. De complexiteit ligt echter in de boekhoudprocedure voor de boekhouding van vaste activa en immateriële activa in IT.
Laten we een voorbeeld nemen van een project om de SAP-infrastructuur te moderniseren. Als onderdeel van het project worden apparatuur en licenties aangeschaft en wordt er gewerkt met behulp van een systeemintegrator. Bij het afsluiten van een project moet de manager het papierwerk opstellen, zodat boekhoudapparatuur wordt opgenomen in de vaste activa, licenties worden opgenomen in de immateriële activa en ander ontwerp- en inbedrijfstellingswerk wordt afgeschreven als uitgestelde kosten. Probleem nummer één: bij registratie als vaste activa maakt het de accountant van de klant niet uit hoe het gaat heten. Daarom ontvangen we bij vaste activa het actief “UpgradeSAPandMigration”. Als als onderdeel van het project een disk-array werd gemoderniseerd, wat niets met SAP te maken heeft, bemoeilijkt dit het zoeken naar kosten en verdere toewijzing nog verder. In feite kan alle apparatuur worden verborgen achter de asset “UpgradeSAPandMigration”, en hoe meer tijd verstrijkt, hoe moeilijker het wordt om te begrijpen wat daar daadwerkelijk is gekocht.
Hetzelfde geldt voor immateriële activa, die een veel complexere berekeningsformule hebben. Een extra complexiteit wordt toegevoegd door het feit dat het moment van opstarten van de apparatuur en het op de balans zetten ervan ongeveer een jaar kan verschillen. Bovendien bedraagt de afschrijving 5 jaar, maar in feite kan de apparatuur min of meer werken, afhankelijk van de omstandigheden.
Het is dus theoretisch mogelijk om de kosten van IT-diensten met 100% nauwkeurigheid te berekenen, maar in de praktijk is dit een lange en tamelijk zinloze exercitie. Daarom hebben we voor een eenvoudigere methode gekozen: kosten die gemakkelijk aan een infrastructuur of IT-dienst kunnen worden toegeschreven, worden rechtstreeks aan de bijbehorende dienst toegerekend. De overige kosten worden volgens bepaalde regels verdeeld over de IT-diensten. Hiermee kunt u een nauwkeurigheid van ongeveer 85% verkrijgen, wat voldoende is.
In de eerste fase Om de kosten voor infrastructuurdiensten te verdelen, worden financiële en boekhoudkundige rapporten voor IT-projecten en “gezond voluntarisme” gebruikt in gevallen waarin het niet mogelijk is om kosten aan welke infrastructuurdienst dan ook toe te rekenen. De kosten worden rechtstreeks toegerekend aan IT-diensten of aan infrastructuurdiensten. Als resultaat van de verdeling van de jaarlijkse kosten verkrijgen we het bedrag van de uitgaven voor elke infrastructuurdienst.
In de tweede fase verdelingscoëfficiënten tussen IT-diensten worden bepaald voor infrastructuurdiensten als “Applicatieserver”, “Databaseserver”, “Gegevensopslag”, enz. Sommige infrastructuurdiensten, bijvoorbeeld “Werkplekken”, “Wi-Fi-toegang”, “Videoconferenties” worden niet verdeeld over IT-diensten en worden rechtstreeks toegewezen aan bedrijfseenheden.
In deze fase begint het plezier. Beschouw een dergelijke infrastructuurdienst bijvoorbeeld als “Applicatieservers”. Het is aanwezig in vrijwel elke IT-dienst, in twee architecturen, met en zonder virtualisatie, met en zonder redundantie. De eenvoudigste manier is om de kosten toe te wijzen in verhouding tot de gebruikte kernen. Om “identieke papegaaien” te tellen en fysieke kernen niet met virtuele te verwarren, rekening houdend met overinschrijving, gaan we ervan uit dat één fysieke kern gelijk is aan drie virtuele. Dan ziet de kostenverdelingsformule voor de infrastructuurdienst “Application Server” er voor elke IT-dienst als volgt uit:
,
waarbij Rsp de totale kosten zijn van de infrastructuurdienst “Applicatieservers”, en Kx86 en Kr coëfficiënten zijn die het aandeel van x86- en P-serieservers aangeven.
De coëfficiënten worden empirisch bepaald op basis van een analyse van de IT-infrastructuur. De kosten van clustersoftware, virtualisatiesoftware, besturingssystemen en applicatiesoftware worden berekend als afzonderlijke infrastructuurdiensten.
Laten we een ingewikkelder voorbeeld nemen. Infrastructuurdienst “Databaseservers”. Hieronder vallen de kosten van hardware en de kosten van databaselicenties. De kosten van apparatuur en licenties kunnen dus worden uitgedrukt in de formule:
waarbij РHW en РLIC respectievelijk de totale kosten van apparatuur en de totale kosten van databaselicenties zijn, en KHW en KLIC empirische coëfficiënten zijn die het aandeel van de kosten voor hardware en licenties bepalen.
Verder is het met hardware vergelijkbaar met het vorige voorbeeld, maar met licenties is de situatie iets ingewikkelder. Het landschap van een bedrijf kan verschillende soorten databases gebruiken, zoals Oracle, MSSQL, Postgres, enz. De formule voor het berekenen van de toewijzing van een specifieke database, bijvoorbeeld MSSQL, aan een specifieke service ziet er dus als volgt uit:
waarbij KMSSQL een coëfficiënt is die het aandeel van deze database in het IT-landschap van het bedrijf bepaalt.
De situatie is zelfs nog ingewikkelder bij de berekening en toewijzing van een gegevensopslagsysteem met verschillende arrayfabrikanten en verschillende soorten schijven. Maar de beschrijving van dit onderdeel is een onderwerp voor een apart bericht.
Het resultaat?
Het resultaat van deze oefening kan een Excel-rekenmachine of een automatiseringstool zijn. Het hangt allemaal af van de volwassenheid van het bedrijf, de gelanceerde processen, de geïmplementeerde oplossingen en de wens van het management. Zo'n rekenmachine of een visuele weergave van gegevens helpt om de kosten correct te verdelen tussen bedrijfseenheden en laat zien hoe en wat het IT-budget wordt toegewezen. Met hetzelfde instrument kan gemakkelijk worden gedemonstreerd hoe het verbeteren van de betrouwbaarheid van een dienst (redundantie) de kosten ervan verhoogt, niet door de kosten van de server, maar door rekening te houden met alle daaraan verbonden kosten. Hierdoor kunnen het bedrijf en de CIO volgens dezelfde regels “op hetzelfde bord spelen”. Bij het plannen van nieuwe producten kunnen vooraf de kosten worden berekend en de haalbaarheid worden beoordeeld.
Igor Tyukachev, consultant bij Jet Infosystems
Bron: www.habr.com