Goedendag allemaal! Vandaag wil ik een klein voorbeeld delen van het automatiseren van het proces voor het aanmaken van aanvragen voor nieuwe medewerkers met behulp van Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate en Teams. Voor de uitvoering van dit proces is geen aanschaf van aparte PowerApps- en Power Automate-gebruikersplannen vereist, een abonnement op Office365 E1/E3/E5 is voldoende. Op de SharePoint-site creƫren we lijsten en kolommen, PowerApps helpt bij het maken van een formulier, en Power Automate biedt mogelijkheden voor het instellen van de logica van bedrijfsprocessen. We koppelen het eindproces aan het team in MS Teams. Laten we geen tijd verliezen en kijken wat hieruit voortkomt.
In de eerste fase maken we lijsten en vereisten aan. We hebben de volgende lijsten nodig:
- Aanvragen voor het verlaten van medewerkers
- Afdelingen
- HR per afdeling
- Beheerders
Elke lijst zal later zijn eigen rol spelen en we zullen zien welke dat precies is. We creƫren de vereisten en stellen het navigatiemenu in:
PowerApps
Laten we nu een formulier maken voor de lijst "Aanvragen voor het verlaten van medewerkers" met behulp van PowerApps. In de uiteindelijke versie zal het er als volgt uitzien:
In het veld "Medewerker" kan een keuze gemaakt worden uit de lijst met Office 365-gebruikers, de "Datum van vertrek" kan uit de kalender worden geselecteerd, de "Afdeling" wordt ingevuld vanuit de afdelingengids, en "HR" wordt geselecteerd uit de gids "HR per afdeling":
Het is echter noodzakelijk om ervoor te zorgen dat de lijst van beschikbare HR-mensen gefilterd wordt op basis van de afdeling die op het formulier is opgegeven. We gebruiken een formule om de gegevens in PowerApps te filteren. Voor de eigenschap "Items" van het veld "HR" schrijven we:
Bovendien kunnen we op het formulier kleine aanpassingen maken aan de standaardwaarde voor het veld Status. Voor de eigenschap "Default" van het veld "Status" schrijven we:
Als het formulier voor het aanmaken van een element wordt geopend, wordt in het veld "Status" de waarde "Nieuw" opgenomen, anders wordt de waarde uit de SharePoint-kolom voor het huidige element in het statusveld op het formulier ingevoerd.
Een van de problemen van PowerApps is dat het moeilijk is om gegevens uit SharePoint-groepen te verkrijgen. Hierdoor is het moeilijk om de zichtbaarheid/beschikbaarheid van velden of objecten op het formulier in te stellen als je wilt checken of een gebruiker in een SharePoint-groep zit. Maar er is een omzeiling mogelijk. Speciaal daarvoor hebben we een lijst Beheerders aangemaakt:
In deze lijst is er een veld 'Medewerker' van het type 'Gebruiker of groep', dat alleen op het formulier wordt weergegeven, en een veld 'Naam', waarin de naam van de geselecteerde medewerker wordt ingevuld, dat alleen in de lijstweergave wordt getoond. Laten we nu in PowerApps een klein trucje uitvoeren. We kunnen bijvoorbeeld de beschikbaarheid van een veld instellen op de voorwaarde dat de huidige gebruiker in de lijst Beheerders staat. We zoeken de eigenschap 'Display Mode' van het veld 'Datum uitdiensttreding' en schrijven:
Volgens deze formule, als er in de lijst Beheerders ten minste Ć©Ć©n medewerker is wiens inlognaam overeenkomt met die van de huidige gebruiker, is het veld bewerkbaar, anders alleen voor weergave. Voor meer betrouwbaarheid zetten we de inlognaam om naar kleine letters, want je weet maar nooit.
U heeft misschien opgemerkt dat er in de titel van het formulier een knop 'Acties voor aanvraag' is:
Deze knop zorgt ervoor dat er naar een ander scherm wordt genavigeerd, waar, voor het gemak, alle mogelijke acties voor de aanvraag zijn verzameld:
Na het klikken op elke knop opent er een extra actievenster, bijvoorbeeld bij het selecteren van de actie 'Aanvraag annuleren', verschijnt er een extra venster met de mogelijkheid om een opmerking in te voeren:
Na het klikken op de knop 'Bevestigen' verandert de status van de aanvraag, en dit kan zelfs worden gedaan zonder een Power Automate-stroom te starten. We gebruiken de functie 'Patch' voor de eigenschap 'OnSelect' van de knop:
Met behulp van de functie Patch werken we het lijstitem van de aanvragen bij door het te filteren op de identificatie van het huidige item. We wijzigen de waarde van het veld 'Status' en navigeren terug naar het hoofdscherm. Voor de andere actieknoppen is de logica hetzelfde.
We moeten nog de goedkeuringsstroom instellen. Laten we dit in de eenvoudigste vorm doen.
Power Automate
Onze goedkeuringsstroom wordt automatisch gestart bij het aanmaken van een aanvraag. Tijdens de uitvoering zal de status van de aanvraag veranderen, de leidinggevende van de afdeling worden verkregen en er zal een e-mailnotificatie over de nieuwe aanvraag naar de leidinggevende worden verzonden. Voor het bepalen van de leidinggevende hebben we de gids 'Afdelingen':
We maken een Power Automate-stroom aan:
Tijdens de uitvoering van deze stroom ontvangt de afdeling leidinggevende een e-mailnotificatie over het aanmaken van een nieuwe aanvraag en kan hij via de link een beslissing nemen door op de knop te klikken:
Het klikken op de knoppen 'Goedkeuren' of 'Afwijzen' start ook een Power Automate-stroom die de status van de aanvraag wijzigt en een e-mailmelding naar de HR-specialist verzendt.
Het proces is klaar.
Teams
En de laatste stap ā het organiseren van samenwerking met dit proces. Hiervoor koppelen we het proces aan het MS Teams-team:
Nu hebben alle leden van het MS Teams-team toegang tot het onboardingproces voor nieuwe medewerkers op een apart tabblad.
Natuurlijk kan in de logica van de stroom voor meertrapsgoedkeuring worden gezorgd, en er is ook de mogelijkheid om de component Approvals te gebruiken voor het toewijzen van Power Automate-taken. Daarnaast kunnen rapporten worden ingesteld en meldingen worden verzonden naar de Microsoft Teams-chatbot. Maar daarover in de volgende artikelen. Bedankt voor uw aandacht en een fijne dag allemaal!
Bron: habr.com
