Goededag aan iedereen! Vandaag wil ik een klein voorbeeld delen van het automatiseren van het proces van het maken van exit-aanvragen voor nieuwe werknemers met behulp van Microsoft SharePoint-, PowerApps-, Power Automate- en Teams-producten. Wanneer u dit proces implementeert, hoeft u geen afzonderlijke PowerApps- en Power Automate-gebruikersabonnementen aan te schaffen; een Office365 E1/E3/E5-abonnement is voldoende. We maken lijsten en kolommen op de SharePoint-site, PowerApps helpt je bij het maken van een formulier en Power Automate biedt mogelijkheden om de logica van bedrijfsprocessen aan te passen. Het uiteindelijke traject koppelen wij aan het MS Teams team. Laten we geen tijd verspillen en kijken wat er gebeurt.
In de eerste fase maken we lijsten en details. We hebben lijsten nodig:
- Vertrekverzoeken van medewerkers
- Onderverdelingen
- HR per afdeling
- Beheerders
Elke lijst zal in de toekomst zijn rol spelen, en we zullen zien welke. Maak details aan en configureer het navigatiemenu:
PowerApps
Laten we nu een formulier maken voor de lijst "Employee Exit Requests" met behulp van PowerApps. In de uiteindelijke vorm ziet het er als volgt uit:
In het veld “Medewerker” selecteert u uit de lijst met Office 365-gebruikers, “Uitgangsdatum” wordt aangegeven in de kalender, “Divisie” wordt aangegeven in de afdelingsdirectory en “HR” wordt geselecteerd uit de “HR per afdeling” map:
Maar het is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat de lijst met HR die beschikbaar is voor selectie wordt gefilterd door de afdeling die op het formulier wordt vermeld. Laten we een formule gebruiken om gegevens in PowerApps te filteren. Voor de eigenschap “Items” van het veld “HR” schrijven we:
Bovendien kunt u kleine aanpassingen aanbrengen in de standaardwaarde voor het veld Status op het formulier. Voor de eigenschap “Default” van het veld “Status” schrijven we:
Als het formulier voor het maken van een element wordt geopend, wordt de waarde 'Nieuw' in het veld 'Status' geschreven, anders wordt de waarde uit de SharePoint-kolom voor het huidige element vervangen in het statusveld op het formulier.
Een van de problemen met PowerApps is het onvermogen om eenvoudig gegevens uit SharePoint-groepen op te halen. Hierdoor is het niet mogelijk om de zichtbaarheid/beschikbaarheid van velden of objecten op het formulier eenvoudig te configureren als u erop wilt vertrouwen dat de gebruiker lid is van een SharePoint-groep. Maar je kunt een oplossing bedenken. Speciaal voor dit doel hebben we vooraf een lijst met beheerders gemaakt:
Deze lijst bevat een veld “Werknemer” van het type “Gebruiker of Groep”, dat alleen op het formulier wordt weergegeven, en een veld “Naam”, waarin de naam van de geselecteerde werknemer wordt geschreven, dat alleen in de lijstweergave wordt weergegeven. Laten we nu een klein trucje proberen in PowerApps. U kunt bijvoorbeeld de beschikbaarheid van elk veld configureren als de huidige gebruiker in de lijst met beheerders staat. Zoek de eigenschap “Weergavemodus” van het veld “Releasedatum” en schrijf:
Volgens deze formule is het veld beschikbaar voor bewerking en anders voor weergave als er ten minste één medewerker in de lijst met beheerders staat wiens login overeenkomt met de login van de huidige gebruiker. Voor een grotere betrouwbaarheid beperken we de login tot kleine letters, anders kunnen er allerlei soorten gevallen optreden.
Het is u misschien opgevallen dat er in de kop van het formulier een knop 'Acties op de aanvraag' staat:
Deze knop gaat naar een ander scherm, waar voor het gemak alle mogelijke acties op de applicatie worden verzameld:
Nadat u op elke knop hebt geklikt, wordt een extra actievenster geopend. Als u bijvoorbeeld de actie "Aanvraag annuleren" selecteert, wordt er een extra venster geopend met de mogelijkheid om een opmerking in te voeren:
Nadat u op de knop "Bevestigen" hebt geklikt, verandert de status van de applicatie, en dit kan zelfs worden gedaan zonder de Power Automate-stroom te starten. Laten we de functie “Patch” gebruiken voor de eigenschap “OnSelect” van de knop:
Met behulp van de Patch-functie werken we het bestellijstitem bij door het te filteren op de ID van het huidige item. We veranderen de waarde van het veld “Status” en gaan naar het hoofdscherm. Voor andere actieknoppen is de logica vergelijkbaar.
Het enige dat overblijft is het configureren van de goedkeuringsstroom. Laten we het in de eenvoudigste vorm doen.
Power Automate
Onze goedkeuringsstroom wordt automatisch uitgevoerd wanneer een ticket wordt aangemaakt. Tijdens de uitvoering verandert de status van de aanvraag, ontvangt het afdelingshoofd deze en wordt er een e-mailmelding van de nieuwe aanvraag naar het hoofd gestuurd. Om de leider te bepalen, hebben we een map “Divisies”:
Maak een Power Automate-stroom:
Tijdens de uitvoering van deze flow ontvangt het afdelingshoofd een e-mailmelding over het aanmaken van een nieuwe applicatie en kan hij de link volgen om een beslissing te nemen door op de knop te klikken:
Als u op de knop ‘Akkoord’ of ‘Weigeren’ klikt, wordt ook een Power Automate-stroom gestart, die de status van de aanvraag wijzigt en een e-mailmelding naar de HR-specialist stuurt:
Het proces is klaar.
Teams
En de laatste hand is de organisatie van de samenwerking met dit proces. Om dit te doen, verbindt u het proces met de MS Teams-opdracht:
Nu hebben alle MS Teams-teamleden toegang tot het nieuwe uitlogproces voor werknemers op een apart tabblad.
Uiteraard kunt u in uw stroomlogica goedkeuringen in meerdere stappen opgeven, en u kunt de component Goedkeuringen ook gebruiken om Power Automate-taken toe te wijzen. U kunt ook rapporten aanpassen en meldingen genereren die naar de Microsoft Teams-chatbot worden verzonden. Maar daarover meer in toekomstige artikelen. Bedankt voor uw aandacht en een fijne dag allemaal!
Bron: www.habr.com