Migreren van IBM Notes naar Microsoft Exchange of Office 365 biedt een organisatie een aanzienlijk aantal voordelen, maar het migratieproject zelf ziet er intimiderend uit en het is niet helemaal duidelijk waar de migratie moet beginnen. Exchange zelf beschikt niet over eigen tools voor volledige migratie of co-existentie van Notes en Exchange. Sommige migratie- en co-existentietaken zijn zelfs niet mogelijk zonder producten van derden. In dit artikel schetsen we zeven belangrijke stappen die we moeten volgen op basis van best practices en onze ervaring met succesvolle migraties.
Een succesvolle migratie omvat de volgende stappen:
- Voorlopige migratiebeoordeling.
- Coëxistentie tot stand brengen tussen Notes en Exchange.
- Plan voor optimale migratienauwkeurigheid.
- Zorgen voor maximale migratie-efficiëntie.
- Voer een testmigratie uit.
- Het plannen van de timing van de migratie om de impact op de organisatie te minimaliseren.
- Start de migratie en volg de voortgang ervan.
In dit artikel zullen we bekijken hoe u de migratie kunt voorbereiden en voltooien met behulp van twee oplossingen van Quest: и . Onder de snit staan enkele details.
Stap 1: Voorlopige migratiebeoordeling
Inventariseren van uw huidige omgeving
Als u besluit dat Exchange het juiste platform is voor uw organisatie, hoeft u alleen maar daarheen te verhuizen. Eerst moet u informatie verzamelen over uw huidige omgeving, inventarisinformatie verzamelen over de gegevens die u van plan bent te migreren, bepalen wat kan worden verwijderd om het gebruik van schijfruimte te verminderen, de beschikbare bandbreedte tussen omgevingen berekenen, enz. De voorlopige beoordeling moet de volgende vragen:
- Hoeveel Notes-domeinen en Domino-servers zijn er?
- Hoeveel mailboxen heeft u? Hoeveel daarvan worden niet gebruikt?
- Hoeveel schijfruimte nemen primaire e-mailbestanden in beslag? Hoeveel bevinden zich in de archieven? Hoeveel zijn er in lokale replica's?
- Waar bevinden zich de archieven?
- Hoeveel gebruikers gebruiken encryptie? Versleutelde inhoud moet worden overgedragen?
- Hoeveel persoonlijke mappen zijn er in de omgeving?
- Welke gebruikers gebruiken documentlinks? Hoeveel gebruikers hebben links ontvangen van andere gebruikers en applicaties?
- Hoeveel data ga je overbrengen? U wilt bijvoorbeeld alleen gegevens van de afgelopen zes maanden overdragen.
- Worden native archieven gemigreerd naar persoonlijke Exchange-archieven of Outlook *.pst-bestanden?
- Wat zijn de bandbreedtelimieten? Naar hoeveel gegevens kan worden overgedragen
een bepaalde periode? - Hoeveel opslagruimte is er nodig na de migratie?
Hoe migratie het bedrijfsleven en de bedrijfsvoering zal beïnvloeden
Het project moet zorgvuldig worden gepland om de uitvaltijd tot een minimum te beperken en het verlies aan productiviteit tot een minimum te beperken.
Het is bijvoorbeeld belangrijk om rekening te houden met delegatie tussen gebruikers. Als een gebruiker migreert maar zijn of haar afgevaardigde op het oorspronkelijke platform blijft, welke invloed heeft dat dan op hun dagelijkse werk? In bredere zin moet u overwegen hoe een migratieproject van invloed kan zijn op alle kritieke bedrijfsprocessen en workflows van uw bedrijf.
Het is ook belangrijk om rekening te houden met kritische contactpunten binnen Notes. Als het bijvoorbeeld om berichtenverkeer gaat, is het belangrijk om applicaties te analyseren en rekening te houden met de interactie tussen mailroutering en applicaties om verstoring van bedrijfsprocessen tijdens en na de migratie te voorkomen. Stel zeker de volgende vragen:
- Welke gebruikers hebben afgevaardigden en hoe kan het verbreken van deze relatie de bedrijfsprocessen beïnvloeden?
- Welke applicaties en bedrijfsprocessen zijn gekoppeld aan de e-mailomgeving? Elke belangrijke integratie tussen de applicatie en de e-mailservice, zoals het goedkeuringsproces, zal van cruciaal belang zijn bij het plannen van uw migratie.
- Welke componenten en belangrijke kenmerken van de applicatie moeten behouden blijven?
- Hoe kunt u de ingebouwde functionaliteiten van het nieuwe platform gebruiken om de functionaliteit te realiseren die u nodig heeft?
- Moet inactieve inhoud worden gearchiveerd voor toekomstige opslag?
- Moeten applicaties opnieuw worden opgebouwd om goed te kunnen functioneren in de nieuwe omgeving?
- Hoe zal succes worden gemeten?
Voordat u met uw migratie begint, moet u criteria definiëren om het succes te meten. U moet vooral begrijpen dat het onredelijk is om 100% gegevensoverdracht te verwachten. Niet elk Notes-itemtype heeft een equivalent in Exchange (Active Mail is het meest flagrante voorbeeld). Daarom is de realiteit dat niet alle items in Notes na de migratie in Exchange zullen bestaan. Een haalbaar en meetbaar doel is dat 95% van de items naar 95 procent van de mailboxen wordt verplaatst. Het meten en documenteren van resultaten is van cruciaal belang om het succes van de migratie te garanderen, en echte resultaten zijn alleen mogelijk als er aan het begin van een e-mailmigratieproject succescriteria zijn gedefinieerd.
Stap 2: Creëer notities en wissel co-existentie uit
Voor de meeste organisaties is migratie een proces en geen gebeurtenis. Daarom moeten mailboxmigraties en applicatiemigraties een schema volgen dat het beste bij het bedrijf en de bedrijfsvoering past en niet gebaseerd is op technische vereisten.
Ontwikkeling van een coëxistentiestrategie
Om de waarde van migratie te maximaliseren, moet er vroeg in het migratieproces een compleet coëxistentieplan worden ontwikkeld en geïmplementeerd. De definitie van ‘coëxistentie’ kan van organisatie tot organisatie verschillen. Sommige organisaties maken actief gebruik van beschikbaarheidsgegevens, andere maken helemaal geen gebruik van deze functionaliteit. Sommige richten zich op het migreren van agendagegevens, terwijl andere zich richten op het verfijnen van het migreren van een volledige gebruikersmap. Het is belangrijk om met elk van de belanghebbenden samen te werken om een duidelijk beeld te krijgen van wat er echt toe doet en om iedereen te helpen het belang van een effectieve coëxistentiestrategie te begrijpen.
Migreren van Notes naar Exchange en Office 365 vereist tegelijkertijd planning van de migratie van mailboxen en applicaties. De functionaliteit van de huidige Notes-toepassing moet voor alle gebruikers worden ondersteund, ongeacht hun huidige e-mailplatform. Als gebruikers migreren naar Exchange en Office 365, moeten ze Notes-apps kunnen openen en gebruiken als onderdeel van hun bestaande workflows. Deze mogelijkheid moet blijven bestaan totdat Notes-applicaties worden gemigreerd naar SharePoint of een ander platform.
Naast het naast elkaar bestaan van applicaties moet interactie tussen gebruikers op verschillende platforms worden geïmplementeerd voordat de migratie wordt gestart. Dit omvat automatische directoryroutering en updates, vrij/bezet-statussen en kalenders voor alle gebruikers, ongeacht hun huidige platform.
Ten slotte moet u niet alleen rekening houden met de samenwerking tussen uw e-mailservice, maar ook tussen uw agenda's en gedeelde bronnen, zoals vergaderruimtes. Gebruikers moeten informatie over de planning van vergaderingen kunnen downloaden. Dit omvat zowel eenmalige als terugkerende bijeenkomsten. Of afspraken nu vóór de migratie zijn gepland of tijdens de migratie zijn gemaakt, de nauwkeurigheid van de agendagegevens moet gedurende het hele project behouden blijven. U moet ervoor zorgen dat gebruikers bijvoorbeeld de vergaderruimte kunnen wijzigen voor de volgende vergadering in een terugkerende vergadering of een vergadering kunnen annuleren zonder conflicten en verwarring te veroorzaken in volgende vergaderingen.
Stap 3: Plan voor optimale migratienauwkeurigheid
Het plannen van een migratie van Notes naar Exchange of Office 365 vereist inzicht in een aantal specifieke verschillen tussen de platforms.
E-mailadressen
Notes-gegevens bevatten doorgaans eigen adressen die op verschillende plaatsen voorkomen: in berichtkoppen, ingebed in archieven, persoonlijke contactpersonen en gedistribueerde lijsten. Als onderdeel van het migratieproces moeten deze eigen adressen worden bijgewerkt naar SMTP-adressen om volledige functionaliteit in de Exchange-omgeving te garanderen. Veel organisaties kiezen er ook voor om tijdens de migratie het SMTP-domein of de adresseringsstandaard bij te werken. Als dit op uw organisatie van toepassing is, is het belangrijk om te begrijpen dat sommige migratieoplossingen automatisch historische SMTP-adresinstanties voor elke gebruiker bijwerken.
Mapstructuur
In veel organisaties gebruiken gebruikers hun eigen mailboxen en archieven, dus het is belangrijk om deze gegevens te bewaren. De mogelijkheid van gebruikers om hun volledige mappenstructuur te bekijken heeft ook invloed op de gebruikerservaring als gevolg van de migratie. Het is belangrijk om oplossingen en transities te selecteren die de integriteit van de map- en datastructuren behouden.
Lokale replica's en archieven
Om de opslagkosten onder controle te houden en de datagroei beter te beheren, stellen veel organisaties mailboxquota in. Een onbedoeld gevolg van dit beleid is vaak een toename van het aantal en de omvang van archieven. Deze aanvullende gegevensbronnen moeten worden geëvalueerd en tijdens de migratieplanning moet rekening worden gehouden met de migratie ervan. U kunt gebruikers een selfservicecomponent bieden waarmee ze alleen belangrijke gegevens kunnen migreren. Om Exchange-opslag te optimaliseren, raden we aan een ander Quest-product te gebruiken - , het heeft met name nuttige functionaliteit voor deduplicatie van bijgevoegde bestanden, een analoog van DAOS in Notes.
ACL en delegatie
Toegangscontrolelijsten (ACL's) en delegatie zijn sleutelelementen voor het werken in een Notes-omgeving, en ze zijn ook van cruciaal belang voor het beschermen van de integriteit. Als gevolg hiervan is het belangrijk om bijbehorende rechten en toegangsrechten nauwkeurig te vertalen naar gelijkwaardige rechten in Exchange Server en Office 365. Idealiter zal het automatisch doen van dit proces het proces versnellen en menselijke fouten elimineren. Om de effectiviteit van het beschermen van de informatiemiddelen van een organisatie te behouden, moeten ACL's en delegatietoewijzingen gelijktijdig met e-mailgegevens worden uitgevoerd. Sommige organisaties proberen gelijkwaardige rechten handmatig toe te wijzen of met behulp van scripts nadat de gegevensmigratie is voltooid. Deze aanpak kan echter een negatieve invloed hebben op de productiviteit en beveiligingslekken in de gegevens van een organisatie veroorzaken.
Noteert eigen inhoud
Dezelfde Active Mail. Een ander veelvoorkomend probleem bij het migreren vanuit IBM Notes is het tegenkomen van veel rich text. Exchange en Office 365 ondersteunen geen geïntegreerde tabellen met tabbladen, knoppen, opgeslagen formulieren en andere eigen inhoud in Notes. Als gevolg hiervan moet u zich voorbereiden op het verlies van deze functionaliteit, of investeren in een migratieoplossing die deze elementen kan omzetten in een formaat dat kan worden gemigreerd. Laten we meteen zeggen dat oplossingen van Quest dit op geen enkele manier omzetten en dergelijke brieven alleen als bijlage kunnen overbrengen, zodat de gebruiker ze vervolgens via de Notes-client kan openen.
Groepen en persoonlijke adresboeken
Veel organisaties maken uitgebreid gebruik van openbare mailinglijsten voor interne en externe mailinglijsten
externe communicatie. Daarnaast vinden Notes-gebruikers het vaak belangrijk om zakelijke contacten te onderhouden in persoonlijke adresboeken. Deze databronnen zijn cruciaal voor de bedrijfsvoering en moeten tijdens de migratie naar het Microsoft-platform efficiënt worden getransformeerd. Als gevolg hiervan is het belangrijk om groepen automatisch voor te bereiden op migratie naar Active Directory en alle persoonlijke adressen efficiënt te converteren, zelfs de adressen die op de desktops van gebruikers zijn opgeslagen.
Interactie met Notes-apps
Integratiepunten tussen applicaties en de mailservice, zoals afstemmingsprocessen, zijn belangrijk bij het plannen en plannen van migraties. IBM Notes heeft een nauwere integratie tussen e-mail en applicaties dan andere platforms. Deze integraties kunnen alles omvatten, van eenvoudige doclinks tot bedrijfsprocessen.
Bronnen en e-maildatabases
Veel organisaties gebruiken databases voor het reserveren van bronnen, e-maildatabases en andere gedeelde databases in Notes. Hierdoor spelen deze databases een belangrijke rol in het functioneren van een organisatie. Om de bedrijfscontinuïteit en de productiviteit van medewerkers te garanderen, is het van groot belang om rekening te houden met de aanpak en timing van de implementatie van:
- Het creëren van resource mailboxen in de doelomgeving;
- Gegevens overzetten van de reserveringsdatabase naar Exchange;
- Ervoor zorgen dat gebruikers van beide systemen kunnen samenwerken en bronnen kunnen gebruiken in Notes en Exchange.
Stap 4: Maximaliseer de migratie-efficiëntie
Naast het waarborgen van de nauwkeurigheid van de gegevens, is het ook belangrijk om ervoor te zorgen dat de migratie zo efficiënt mogelijk verloopt gezien de vereisten van de organisatie. De effectiviteit van migratie hangt niet alleen rechtstreeks af van de directe kosten, maar ook van de mate van impact op het bedrijf.
Architectuur voor migratieoplossingen
Een van de belangrijkste factoren die de efficiëntie beïnvloeden, is de architectuur van de migratieoplossing. Het is belangrijk om een oplossing te kiezen met een multi-threaded architectuur waarmee één migratieserver meerdere gebruikers tegelijk kan migreren. Multi-threading architectuur vermindert de hardwarevereisten voor migratie en verhoogt de migratiesnelheid, waardoor de totale projectkosten dramatisch worden verlaagd. Laat u niet misleiden door migratieoplossingen die beweren multi-threaded te zijn, maar in werkelijkheid slechts één gebruiker tegelijk migreren en werkstations vereisen om meer gebruikers tegelijk te migreren. Afhankelijk van de configuratie en omgeving zijn echte multi-threaded oplossingen 30 tot 5000 procent efficiënter bij het migreren van gegevens naar Exchange en Office 365.
Migratie proces
Migratie omvat vele stappen en de processen moeten op het juiste moment plaatsvinden om een soepele overgang te garanderen. Om verstoring van de bedrijfsvoering te minimaliseren en de voordelen van de migratie te maximaliseren, moeten alle processen worden geïntegreerd en bestuurd door één enkele applicatie die elke stap van de migratie tijdig kan afhandelen.
Flexibiliteit en zelfbediening
Sommige gebruikers en afdelingen zullen moeten afwijken van het standaard migratieproces. De juridische afdeling kan bijvoorbeeld andere opslagvereisten hebben, of managers moeten mogelijk hun volledige mailbox en archieven migreren. Daarom is het belangrijk om een flexibele migratieoplossing te kiezen waarmee het migratieteam zich gemakkelijk aan deze vereisten kan aanpassen. Een van de meest effectieve manieren om deze flexibiliteit te bieden, is het inschakelen van zelfservice voor sommige van uw gebruikers. Sommige gebruikers kunnen bijvoorbeeld aanvullende gegevens uit hun hoofdmailbestanden of lokale gegevens overbrengen om deze later om te zetten in een persoonlijk archief op de server.
Stap 5: Voer een testmigratie uit
Zodra de premigratiebeoordeling is voltooid, de coëxistentiestrategie is afgerond en optimalisatieplannen zijn gedefinieerd, is het van cruciaal belang om bevestiging van de strategie te verkrijgen door middel van een of meer proefmigraties.
Het doel van de proefmigratie is het testen van de ontwikkelde procedures en het identificeren van problemen die zich kunnen voordoen nadat de volledige migratie is begonnen, waardoor ze de kans krijgen deze op te lossen voordat met de live migratie wordt begonnen. Als gevolg hiervan zijn problemen tijdens de pilotmigratie te verwachten en zelfs welkom.
Bepalen van de omvang van de pilotmigratie
De pilotmigratie moet groot genoeg zijn om een representatieve steekproef van gegevens te verzamelen en relevante vragen te beantwoorden die zich tijdens de gevechtsmigratie kunnen voordoen. Als u enkele duizenden mailboxen migreert, zou de steekproefgrootte voldoende moeten zijn. Bij zeer grote migraties kan het percentage lager zijn.
Selectie van data en systemen
Tijdens het pilotmigratieproces is het belangrijk om gevechtsgegevens en gevechtssystemen te gebruiken. Dit is om verschillende redenen erg belangrijk:
- Je moet begrijpen hoe de gevechtsomgeving zich zal gedragen. Een synthetisch gegenereerde omgeving zal niet representatief zijn voor de gevechtsomgeving.
- U kunt meer informatie krijgen over gecodeerde berichten, de frequentie van berichttypen die niet in Exchange voorkomen en opslagvereisten op basis van voorbeeldgegevens.
Verwachtingen stellen
Het proefmigratieproces biedt ook een uitstekende gelegenheid om de succescriteria voor het project te testen en de verwachtingen voor de resterende migratie te kalibreren. Als er aanpassingen nodig zijn, moeten deze worden gedocumenteerd en moet er tijdens de gevechtsmigratie rekening mee worden gehouden.
Stap 6: Plan de migratietijd om de impact op de organisatie te minimaliseren
Gebruikersgroepering
Om de impact op gebruikers en de organisatie als geheel te minimaliseren, moeten gebruikers die samenwerken tegelijkertijd worden gemigreerd. Belangrijke factoren waarmee u rekening moet houden bij het maken van deze groepen zijn onder meer delegatie. Zoek naar een oplossing die collecties kan aanbevelen voor migratie op basis van informatie over gebruikersrelaties in de bronomgeving.
Het tijdstip van de migratie
Zodra de groepsmigratie is voltooid, moet u het tijdstip plannen
de impact op deze gebruikers is minimaal. Dit kan betekenen dat u een migratieperiode voor een specifiek tijdstip plant, om te voorkomen dat u tijdens kantooruren, aan het einde van een maand van het jaar of tijdens onderhoudsperiodes migreert. Verkoopteams zouden bijvoorbeeld waarschijnlijk pas tegen het einde van het kwartaal moeten migreren, en boekhoudkundige en juridische afdelingen zullen waarschijnlijk beperkingen hebben over wanneer ze kunnen migreren.
Stap 7: Start de migratie en volg de voortgang ervan
Nu er door pilots gevalideerde datamigratiebenaderingen zijn ingevoerd, moeten gevechtsmigraties routinematige gebeurtenissen worden. Er zullen tijdens het proces waarschijnlijk kleine aanpassingen plaatsvinden om tegemoet te komen aan de behoeften van bepaalde groepen. Zorgvuldige monitoring zal nog steeds nodig zijn om ervoor te zorgen dat tijdens de plannings- en pilotfase met alle onvoorziene omstandigheden rekening wordt gehouden. Het proces moet echter steeds meer geautomatiseerd worden. De uitvoering van het gevechtsmigratieschema is belangrijk om de voortgang binnen de organisatie te documenteren en te communiceren om bevestiging te geven dat aan de verwachtingen wordt voldaan. Monitoring en feedback blijven belangrijke aspecten van een succesvolle migratie gedurende het hele proces.
Conclusie
We hebben de zaken besproken waarmee u rekening moet houden bij het migreren van uw postdienst. Als u momenteel bezig bent met het kiezen van een migratieoplossing of er net over nadenkt, is het belangrijk om hier rekening mee te houden. We werken met migratieoplossingen van Quest en zijn bereid deze aan te bevelen als de meest effectieve in het verminderen van het aantal handmatige stappen en het vergroten van de hoeveelheid gegevens die wordt overgedragen als gevolg van de migratie.
Als u meer wilt weten over effectieve migratieaanpak, kunt u een verzoek indienen bij op onze website of bel gewoon, en u kunt ook aanvullend materiaal bestuderen via de onderstaande links:
Bron: www.habr.com