Bij de implementatie van kant-en-klare ERP-systemen geeft 53% van de bedrijven aan ernstige uitdagingen die veranderingen in bedrijfsprocessen en organisatorische benaderingen vereisen, en 44% van de bedrijven wordt geconfronteerd met aanzienlijke technische problemen. In een reeks artikelen leggen we uit wat een ERP-systeem is, wat de voordelen ervan zijn, hoe u de noodzaak van de implementatie ervan kunt bepalen, wat u moet weten bij het kiezen van een platformaanbieder en hoe u het kunt implementeren.
Het concept van een ERP-systeem komt uit de VS en wordt letterlijk vertaald als enterprise resource planning - Enterprise Resource Planning. Academisch gezien ziet het er als volgt uit: “ERP is een organisatorische strategie voor het integreren van productie en bedrijfsvoering, arbeidsbeheer, financieel beheer en activabeheer, gericht op het continu balanceren en optimaliseren van ondernemingsmiddelen via een gespecialiseerd, geïntegreerd applicatiesoftwarepakket (software) dat biedt een gemeenschappelijk datamodel en processen voor alle activiteitengebieden."
Elke leverancier kan het door hem ontwikkelde systeem op zijn eigen manier begrijpen, gebaseerd op de focus en de op te lossen taken. Zo is het ene ERP-systeem meer geschikt voor retail, maar niet geschikt voor een olieraffinaderij. Bovendien heeft ieder bedrijf en zijn medewerker die het platform gebruikt, daar een andere voorstelling van, afhankelijk van het onderdeel waarmee ze in hun werk in aanraking komen.
In de kern is ERP een informatiesysteem voor het beheren van alle bedrijfsprocessen en bedrijfsmiddelen, gebaseerd op één enkele database.
Waarom heb je een ERP-systeem nodig?
Zoals elk informatiesysteem werkt ERP met data. Elke medewerker en afdeling creëert voortdurend honderden megabytes aan informatie. In een kleine organisatie heeft de manager direct toegang tot alle informatie en tijd om processen te monitoren. Als er in het kader van één of twee bedrijfsprocessen een grote hoeveelheid gegevens ontstaat, hoeft de manager deze alleen maar te digitaliseren met gerichte IT-oplossingen. Meestal koopt een organisatie boekhoudsoftware en bijvoorbeeld CRM.
Naarmate het bedrijf groeit, worden de individuele processen die voorheen minimale tijd in beslag namen, omgezet in grote hoeveelheden informatie. In combinatie met andere bedrijfsprocessen vereisen ongelijksoortige informatiestromen een enorme administratieve staf om deze te combineren en te analyseren. Daarom is een ERP-systeem niet nodig voor kleine, maar voor middelgrote en grote bedrijven.
Hoe te begrijpen dat een bedrijf een ERP-systeem nodig heeft
Een typisch verhaal voor onze klanten gaat als volgt. Op een gegeven moment wordt het duidelijk dat alle hoofdprocessen geautomatiseerd zijn en dat de werkefficiëntie niet toeneemt.
Het blijkt dat elk proces zich in zijn eigen afzonderlijke informatiesysteem bevindt. Om ze te koppelen, voeren medewerkers handmatig gegevens in elk systeem in, waarna het management de dubbele gegevens handmatig verzamelt om de activiteiten van het hele bedrijf te analyseren. In principe zijn dergelijke werkmechanismen tot op zekere hoogte productief. Het belangrijkste is om het moment te bepalen waarop maximale efficiëntie wordt bereikt voordat dit plaatsvindt, en niet wanneer het nodig is om de mechanismen van processen in de noodmodus te veranderen.
Geen van de informatiesystemen zal ooit melden dat het moment is aangebroken waarop het bedrijf is gegroeid naar het niveau waarop een ERP-systeem nodig is. De wereldervaring laat vier hoofdsignalen zien die u in staat zullen stellen dit te begrijpen:
Er zijn niet voldoende gegevens om een weloverwogen managementbeslissing te nemen.
Elke zakelijke beslissing heeft gevolgen die uiteindelijk resulteren in financiële verliezen of, omgekeerd, in inkomsten. De kwaliteit van een besluit hangt af van de informatie waarop het is gebaseerd. Als de gegevens verouderd, onvolledig of onjuist zijn, is de beslissing onjuist of onevenwichtig.
De belangrijkste redenen voor inconsistentie van informatie:
-
kritische informatie is verspreid onder individuele medewerkers en afdelingen;
-
er zijn geen regels voor het verzamelen van gegevens;
-
Informatie wordt verzameld door medewerkers met verschillende rollen en op verschillende tijdstippen.
Met een ERP-platform dat past bij uw bedrijfsprocessen kunt u al uw gegevens centraliseren. Alle informatie wordt door elke medewerker en afdeling realtime in één systeem aangemaakt. Dit betekent dat de gegevens die u en ieder ander binnen het bedrijf nodig heeft, altijd zo nauwkeurig en actueel mogelijk zijn.
Een gebrek aan integratie tussen IT-systemen leidt tot operationele mislukkingen en belemmert de groei van bedrijven.
Elk IT-systeem heeft zijn eigen vereisten voor het dataformaat, is op verschillende tijdstippen gebouwd en maakt gebruik van verschillende technologieën, principes en programmeertalen. Dit komt tot uiting in het werk van medewerkers, die met elkaar communiceren alsof ze in verschillende talen zijn, en in de snelheid van interactie.
Een ERP-systeem combineert individuele functies in één geïntegreerde en gemakkelijk te begrijpen ruimte. Het ERP-systeem fungeert als vertaler en spreekt meerdere programmeertalen om samenwerking en consistentie te garanderen.
Uw klanten zijn ontevreden over de service.
Als klanten klagen of weggaan, moet u aan efficiëntie denken. Dit komt doordat de vraag groter is dan het aanbod, late leveringen, trage service of gewoon het algemene gevoel dat het bedrijf niet over de middelen of tijd beschikt om voor elke klant te zorgen.
Wanneer een bedrijf is uitgegroeid tot een middelgrote of grote omvang, verandert ERP ontevreden klanten in loyale klanten. Klanten beginnen de verbetering van de dienstverlening te voelen en ervaren de veranderingen samen met het bedrijf.
Je maakt gebruik van verouderde systemen.
Volgens Veeam 2020 Data Protection Trends Report is de belangrijkste barrière voor digitale bedrijfstransformatie verouderde technologieën. Als een bedrijf nog met handmatige invoersystemen of papieren documenten werkt, zal het in de post-pandemische periode zeker achterblijven.
Bovendien kunnen de IT-systemen van een bedrijf behoorlijk modern maar gedesintegreerd zijn. In dit geval creëert elke afdeling zijn eigen informatiebunker, waaruit de gegevens gedoseerd of verkeerd naar buiten komen. Als de integratie van individuele systemen extreem kostbaar of onmogelijk is, dan is het noodzakelijk om deze om te zetten in één ERP-systeem.
Welke voordelen biedt een ERP-systeem voor een bedrijf?
Een ERP-systeem is een product dat een bedrijf voor eigen rekening aanschaft. De implementatie ervan wordt gezien als een investering die winst moet opleveren. Geen enkele fabrikant van ERP-systemen garandeert dat dit de omzetgroei van het bedrijf zal opleveren. En dit geldt niet alleen voor ERP-systemen, maar ook voor alle IT-oplossingen. Alle voordelen van implementatie hebben echter indirect invloed op de winst:
Besparingen op IT-systemen
In plaats van middelen uit te geven aan verschillende, ongelijksoortige systemen, die elk gespecialiseerde ondersteuning, infrastructuur, licenties en opleiding van medewerkers vereisen, kunt u alle kosten op één ERP-platform concentreren. Het bestaat uit modules die ongelijksoortige systemen vervangen door geïntegreerde onderdelen.
Als een ERP-systeem helemaal opnieuw is ontwikkeld om aan de behoeften van een specifiek bedrijf te voldoen, kan het systemen en diensten van derden omvatten waarmee zakenpartners, leveranciers, klanten en andere tegenpartijen gemakkelijk kunnen samenwerken.
Volledige transparantie
ERP geeft het management 24/7 volledige toegang tot elk bedrijfsproces van elke afdeling. U kunt bijvoorbeeld dagelijks de voorraad volgen, inclusief geplande leveringen en leveringen onderweg. Als u een volledig beeld heeft van de voorraadniveaus, kunt u het werkkapitaal nauwkeuriger controleren.
Geautomatiseerde rapporten en krachtige planning
ERP creëert één uniform rapportagesysteem voor alle processen. Het genereert op elk moment automatisch nuttige rapporten en analyses. Hiermee hoeft het management spreadsheets en brieven niet handmatig te verzamelen.
Zo maakt het platform tijd vrij voor strategische planning, betere analyse en vergelijking van afdelingsprestaties. Een ERP-systeem helpt bij het vinden van trends in analytics die nog niet eerder waren opgemerkt en niet eens de kans hadden om op te merken.
Groei in efficiëntie
ERP op zichzelf is geen wondermiddel. Het is belangrijk om niet alleen te voldoen aan de specifieke kenmerken van het bedrijf, maar ook om deze correct te implementeren. Volgens Met 315 kant-en-klare ERP-systeemaanbieders werd het aandeel implementaties dat slechts gedeeltelijk succesvol was, geschat op tussen de 25 en 41 procent, afhankelijk van de sector. Het juiste ERP vermindert de tijd en moeite die aan routinewerk wordt besteed aanzienlijk.
Customer service
Klantenservice is een belangrijk onderdeel van het zakendoen. Een ERP-systeem verlegt de focus van medewerkers van het bijhouden van klantenregisters naar het opbouwen en onderhouden van relaties met klanten.
Statistieken tonen aan dat 84 procent van de klanten in het bedrijf als ze niet voldoende antwoorden op vragen krijgen. ERP voorziet de medewerker op het moment van contact van alle benodigde informatie en klanthistorie. Hiermee hebben medewerkers niet te maken met bureaucratie, maar met het aantrekken en behouden van klanten. Klanten voelen de voordelen van de implementatie ervan, zelfs zonder op de hoogte te zijn van de veranderingen in het bedrijf.
Gegevensbescherming
Er is nauwelijks een informatiesysteem dat een absolute garantie kan bieden voor gegevensbeveiliging. Persoonlijke gegevens van klanten en medewerkers, e-mails, intellectueel eigendom, financiële gegevens, facturen, contracten – hoe meer systemen deze informatie verwerken, hoe moeilijker het is om risico’s te volgen. Het ERP-systeem introduceert uniforme standaarden voor toegang, gegevensinvoer en -uitvoer en gecentraliseerde opslag van informatie.
Hoe groter het marktaandeel van een kant-en-klaar ERP-systeem is, hoe vaker het echter onderhevig is aan hackeraanvallen. Het verdient de voorkeur om uw eigen ERP-systeem te ontwikkelen, waarvan alleen u toegang heeft tot de codebasis. Als het ERP-systeem van uw bedrijf helemaal opnieuw wordt ontwikkeld, zullen hackers geen kopieën van het systeem kunnen vinden om het eerst op kwetsbaarheden te testen.
Samenwerking Productiviteit
Vaak vervaagt de interesse in samenwerking tussen afdelingen of medewerkers omdat dataoverdracht veel routinematige handelingen vergt of vanwege het psychologische klimaat in het bedrijf. Een uniform systeem automatiseert de toegang tot informatie, elimineert de negatieve ervaring van de menselijke factor en versnelt de communicatie binnen het bedrijf.
Uniforme bedrijfsprocessen
Kant-en-klare ERP-systemen zijn ontwikkeld in overeenstemming met de beste praktijken uit de sector. Hierdoor kunnen bedrijven hun eigen processen standaardiseren.
In werkelijkheid moet een onderneming echter een moeilijke keuze maken: óf het kost veel tijd om het ERP-systeem op te zetten en aan te passen zodat het aan de standaarden van de onderneming voldoet, óf het is pijnlijk om de eigen bedrijfsprocessen aan te passen aan de eisen van de onderneming. standaarden van het ERP-systeem.
Er is een derde manier: om het systeem in eerste instantie voor uw eigen bedrijfsprocessen te ontwikkelen.
Schaalbaarheid
Of u nu uw klantenbestand uitbreidt, nieuwe markten betreedt, nieuwe processen, afdelingen of producten introduceert, of uw bedrijf op een andere manier opschaalt: met de juiste leverancier kan uw ERP-platform zich aanpassen aan veranderingen.
Omdat het ERP-systeem in alle processen van het bedrijf wordt geïmplementeerd, kan de lijst met voordelen groter worden, afhankelijk van de specifieke kenmerken. Er zijn tientallen en honderden kant-en-klare oplossingen op de markt ontwikkeld die kopers dwingen binnen het raamwerk van abonnementen, snelheid van updates en ondersteuning, gesloten functionaliteit en architectuur – binnen het raamwerk van één enkele leverancier. Alleen de ontwikkeling van een eigen ERP-systeem biedt maximale mogelijkheden, zonder beperkingen.
Lees de volgende artikelen om te leren hoe u een fabrikant van een ERP-systeem kiest, welke vragen u moet stellen om geen geld te verliezen en waar u rekening mee moet houden bij het plannen van de implementatie.
Bron: www.habr.com