We hebben meerdere keren geschreven over hoe onze technologieën daarbij helpen en zelfs informatie uit elk type document verwerken en gegevens invoeren in boekhoudsystemen. Vandaag vertellen we je hoe we dit hebben geïmplementeerd в – de grootste leverancier van warmte en warm water in Moskou.
Stel jezelf voor in de plaats van een gewone accountant. We begrijpen dat dit niet eenvoudig is, maar probeer het toch. Elke dag ontvangt u een groot aantal papieren rekeningen, facturen, certificaten, enzovoort. En vooral veel - in de dagen vóór de berichtgeving. Alle gegevens en bedragen moeten snel en zorgvuldig worden gecontroleerd, opnieuw worden getypt en in het boekhoudsysteem worden ingevoerd, handmatig transacties uitvoeren en documenten naar het archief sturen, zodat ze vervolgens ter verificatie tijdig kunnen worden voorgelegd aan interne auditors, de belastingdienst, tarieven regelgevende instanties en anderen. Moeilijk? Maar dit is een al lang bestaande bedrijfspraktijk die in veel bedrijven bestaat. Samen met MOEK hebben we dit moeizame werk vereenvoudigd en handiger gemaakt. Als je geïnteresseerd bent in hoe het was, welkom bij de kat.
De foto toont Moskou CHPP-21, Europa's grootste producent van thermische energie. De warmte die op dit station wordt opgewekt, wordt door MOEK geleverd aan 3 miljoen inwoners in het noorden van Moskou. .
MOEK heeft een tiental vestigingen in Moskou. Ze onderhouden 15 km aan verwarmingsnetwerken, 811 thermische stations en ketelhuizen, 94 verwarmingspunten en 10 pompstations, en bouwen en installeren ook nieuwe warmtetoevoersystemen. Het bedrijf koopt een verscheidenheid aan apparatuur en diensten voor zakelijke activiteiten: . De voorbereiding van documenten op elke afdeling die de aankoop initieert, wordt uitgevoerd door speciale medewerkers - contractbegeleiders.
Hoe werken contracten in een groot bedrijf? Wanneer curatoren een overeenkomst aangaan, ontvangen zij veel belangrijke papieren documenten van hun tegenpartijen: leveringsbonnen, certificaten van dienstverlening, facturen, certificaten, etc. Meestal scant de curator bedrijfspapieren en voegt deze scans vervolgens toe aan de bestelling in de ondernemingsbron. beheersysteem. De financieel controller controleert handmatig alle gegevens. Hierna brengt de curator de originele documenten naar de boekhoudafdeling. Of de koerier doet dit, en dan kan het verplaatsen van documenten langer duren - van enkele uren tot een paar dagen.
En alles zou in orde zijn, maar, zoals in veel andere bedrijven:
- Papieren kunnen enkele dagen voordat de rapportage wordt ingediend bij de boekhoudafdeling aankomen. Dan moeten accountants dagen en nachten op hun werkplek doorbrengen. U dient handmatig te controleren of alle facturen, facturen etc. correct zijn ingevuld, waarna de medewerker, als alles klopt, de gegevens opnieuw in het boekhoudsysteem intypt en boekingen maakt. Tegelijkertijd wordt 90% van de tijd van de accountant besteed aan het herprinten van gegevens – details, bedragen, data, artikelnummers, etc. Hierdoor bestaat het risico dat er fouten worden gemaakt.
- Documenten kunnen met fouten aankomen. En soms ontbreken er rekeningen of certificaten. Soms wordt dit duidelijk in de laatste dagen voordat de rapportage wordt ingediend. Hierdoor kan de timing van documentgoedkeuring worden uitgesteld.
- Na het invoeren slaan accountants facturen, facturen en akten op in aparte papieren en elektronische archieven. Waarom is dit moeilijk? MOEK werkt bijvoorbeeld volgens tarieven en is daarom verplicht haar kosten regelmatig te rapporteren aan uitvoerende instanties. En wanneer de volgende staats- of belastingaudit op de boekhoudafdeling aankomt, moeten medewerkers lang naar documenten zoeken.
Zo zag de boekhoudafdeling van MOEK er vroeger uit:
MOEK was de eerste in de energiesector die besloot dit systeem opnieuw op te bouwen en te vereenvoudigen om snel transacties af te ronden en rapporten in te dienen, marktveranderingen op het gebied van inkoop beter te beoordelen en de financiële strategie te plannen. Het was niet eenvoudig om het al lang bestaande werksysteem van de boekhoudafdeling op eigen kracht te veranderen, dus besloot het bedrijf het samen met zijn partner ABBYY te transformeren.
Zo gezegd zo gedaan
Een team van ABBYY-specialisten heeft bij MOEK een universeel platform voor intelligente informatieverwerking geïmplementeerd en geconfigureerd:
- flexibele beschrijvingen (data-extractiesjablonen) voor documentverwerking. We hebben uitgebreid gesproken over wat het is en waarvoor het nodig is op Habré и . Met behulp van de oplossing verwerkt MOEK meer dan 30 soorten documenten (bijvoorbeeld een certificaat van geïnstalleerde apparatuur of een certificaat van bemiddelingskosten) en haalt daaruit meer dan 50 attributen (documentnummer, totaalbedrag inclusief BTW, naam van koper, verkoper, opdrachtnemer, hoeveelheid goederen, enz.);
- een connector voor het uitvoeren van controles en het uploaden van gegevens, die ABBYY FlexiCapture, SAP en OpenText met elkaar verbond. Dankzij de connector werd het mogelijk om gegevens uit de bestelling en het contract automatisch te controleren via verschillende mappen. We zullen hier hieronder over praten;
- export van documenten naar een elektronisch archief op basis van OpenText. Nu worden alle documentscans op één plek opgeslagen;
- maak boekhoudgegevens op in SAP ERP met links naar gescande afbeeldingen van documenten.
Vervolgens ontwikkelden medewerkers van ABBYY en MOEK een zoekformulier, zodat de accountant binnen enkele seconden belangrijke rekeningen kon vinden op basis van elk kenmerk in het elektronische archief en deze kon indienen voor belastinginspecties.
Er kan gezocht worden op 26 verschillende criteria (de foto is klikbaar):
Nadat MOEK het gehele systeem succesvol had getest, werd het in gebruik genomen. Het hele project, inclusief goedkeuringen, verduidelijkingen en verbeteringen, werd in 10 maanden voltooid.
Werkschema na implementatie van ABBYY FlexiCapture:
Heb je het gevoel dat er niets is veranderd? Ja, het bedrijfsproces blijft hetzelfde, alleen worden de meeste functies nu door de machine uitgevoerd.
Bedrading, klaar!
Hoe gaat het nu? Laten we zeggen dat de curator van het contract een reeks primaire documenten heeft ontvangen voor een transactie voor de levering van pompen voor thermische energiecentrales, of bijvoorbeeld de aanleg van verwarmingsnetwerken. De specialist hoeft niet meer zelf de volledigheid en inhoud van de documenten te controleren, een koerier te bellen en de originele documenten naar de boekhoudafdeling te sturen. De curator scant eenvoudigweg de ondertekende reeks primaire documenten, waarna de technologie het overneemt.
Met behulp van een netwerkscansysteem verzendt een medewerker scans in TIFF- of PDF-formaat naar zijn hotfolder of e-mail. Vervolgens opent hij het webinvoerstation ABBYY FlexiCapture en selecteert het type document dat moet worden verwerkt. Bijvoorbeeld ‘aankoop van werken/diensten met bemiddelingskosten’, ‘ontvangst van materiële en technische middelen (MTR)’ of ‘boekhouding van onroerend goed’.
Het type set bepaalt het aantal en de typen benodigde documenten en gegevens die het systeem moet classificeren, herkennen en verifiëren.
De curator uploadt scans ter herkenning. Het systeem controleert automatisch de aanwezigheid van alle documenten, de inhoud van elk papier, en de server herkent de details: contractdatum, bedrag, adres, belastingidentificatienummer, controlepunt en andere gegevens. MOEK is overigens het eerste energiebedrijf in Rusland dat deze aanpak toepast.
Als de curator niet alle documenten heeft geüpload of een factuur niet alle gegevens bevat, merkt het systeem dit op en vraagt het de medewerker onmiddellijk om de fout te corrigeren:
Het systeem klaagt en vraagt om de ontbrekende documenten toe te voegen (hierna zijn de screenshots klikbaar):
Het systeem heeft vastgesteld dat het document is verlopen:
De medewerker hoeft dus niet meer te bepalen of het document correct is opgemaakt. Als alles correct is, gebeuren de meeste gegevenscontroles automatisch rechtstreeks bij het webinvoerstation. Het volstaat om het in SAP ERP opgegeven ordernummer in te voeren. Hierna worden de herkende gegevens vergeleken met informatie verwerkt in SAP: TIN en KPP van de tegenpartij, contractnummers en -bedragen, BTW, product- of dienstennomenclatuur. Het verwerken en controleren van één document duurt slechts enkele minuten.
Met behulp van de gegevens - INN en KPP - kunt u het gewenste bedrijf uit het telefoonboek selecteren:
Als er een fout in de factuur of factuur staat, kan het document niet naar het archief worden geëxporteerd. Als een document bijvoorbeeld verkeerd is samengesteld of één van de karakters verkeerd wordt herkend, geeft het systeem dit aan en vraagt de medewerker om alle onjuistheden te corrigeren. Hier is een voorbeeld:
Het systeem heeft gedetecteerd dat Vasilek CJSC niet is opgenomen in de lijst met MOEK-leveranciers.
Hierdoor kunnen medewerkers fouten opsporen voordat het document de boekhoudafdeling bereikt.
Als alle controles succesvol zijn afgerond, wordt met één klik een gescande kopie van het document naar het elektronische archief van OpenText gestuurd en verschijnen een link en een kaart met de metagegevens in SAP. Een accountant of curator kan in het elektronisch archief altijd een overzicht van documenten voor de gewenste volgorde inzien en informatie over wie de documenten heeft verwerkt, in welk tijdsbestek en met welk resultaat.
Pyotr Petrovich keek in het elektronische archief, ...
...om te zien wie documenten voor bestelling nr. 1111 heeft geüpload.
Na het uploaden van gegevens en scans van ABBYY FlexiCapture naar SAP verschijnt er een concepttransactie met vooraf ingevulde gegevens en links naar gescande afbeeldingen van documenten.
Trekbedrading:
Vervolgens ontvangt de accountant een e-mailmelding met een link naar het voltooide concept en de scans. De specialist hoeft niet langer met papier te worstelen. Het enige wat hij hoeft te doen is de scans controleren op het totaalbedrag van de transactie, de aanwezigheid van een zegel en handtekening, en de transactie uitvoeren. De accountant is er nu nog geen minuut mee bezig.
Projectresultaten
- Met behulp van ABBYY-technologieën heeft MOEK niet alleen de boekhouding, maar ook de financiële controle vereenvoudigd en versneld. Om een bericht te plaatsen hoeven medewerkers niet langer met de originele documenten op de koerier te wachten. Het enige wat ze hoeven te doen is met één klik een scan ontvangen met reeds geverifieerde gegevens uit het elektronische archief. Toegegeven, er is nog steeds een papieren document nodig. Maar nu kan het later naar de boekhoudafdeling worden gestuurd. Daar aangekomen vinkt de medewerker in het boekhoudsysteem het vakje ‘Origineel ontvangen’ aan.
- Medewerkers krijgen via scans direct alle benodigde gegevens over de transactie, voeren op tijd transacties uit en maken vooraf alle documenten gereed voor rapportage. Nu zijn ze niet bang voor interne of externe inspecties.
- Accountants voeren financiële transacties 3 keer sneller uit en MOEK sluit de rapportageperiode 10 dagen eerder af.
- Alle MOEK-vestigingen slaan boekhoudkundige documenten op in één elektronisch archief. Hierdoor kunt u elke factuur, contract of handeling van voltooiing, evenals alle kenmerken ervan (bedragen, BTW, product- of dienstenreeksen) 4 keer sneller vinden dan voorheen.
- De oplossing verwerkt meer dan 2,6 miljoen pagina's aan documenten per jaar.
In plaats Output
MOEK gebruikt nu al 2 jaar en gedurende deze tijd heb ik statistieken verzameld. Het bleek dat accountants 95% van de boekingen doen zonder wijzigingen in concepten aan te brengen. Dit betekent dat dergelijke berichten in de toekomst volledig automatisch kunnen worden overgeslagen. Toevallig was dit product feitelijk de eerste stap van het bedrijf op weg naar de introductie van elementen van ‘kunstmatige intelligentie’ in de bedrijfsprocessen van het bedrijf: MOEK ontwikkelt een overeenkomstig programma.
Andere Russische bedrijven automatiseren ook het boekhoudwerk: waardoor het eenvoudiger en handiger wordt. Met behulp van ABBYY-technologieën kan de financiële controledienst bijvoorbeeld "» Ontvangt belangrijke bedrijfsinformatie 2 keer sneller en besteedt 20% minder tijd aan het zoeken naar de benodigde facturen en pakbonnen. Intelligente informatieverwerkingstechnologieën helpen de medewerkers van de boekhoudafdeling van de holding "» vind direct de benodigde financiële documenten tijdens massale belastingaudits. In 2019 zijn de specialisten van het bedrijf van plan om ongeveer 10 miljoen pagina's aan documenten te verwerken.
Wil je meer weten over het MOEK- en ABBYY-project? Op 3 april om 11 uur zal plaatsvervangend hoofd van het MOEK Informatietechnologiecentrum Vladimir Feoktistov tijdens een gratis bijeenkomst spreken over de details van de zaak. . Meld je aan als je vragen wilt stellen.
Elizaveta Titarenko,
ABBYY bedrijfsblogredacteur
Bron: www.habr.com