De media staan vol met nieuws over de epidemiologische situatie en aanbevelingen voor zelfisolatie.
Maar er zijn geen eenvoudige aanbevelingen met betrekking tot zakendoen. Bedrijfsmanagers werden geconfronteerd met een nieuwe uitdaging: hoe ze werknemers op afstand konden overplaatsen met minimale productiviteitsverliezen en hoe ze hun werk zo konden structureren dat alles “zoals voorheen” was.
Wat op kantoor werkte, werkt vaak niet op afstand. Hoe kunnen gedistribueerde teams effectieve samenwerking en communicatie binnen en buiten het team onderhouden?
De beschikbaarheid van mobiele communicatie, snel internet, handige applicaties en andere moderne technologieën helpen in het algemeen veel barrières te overwinnen en productief werk met partners of collega's op te bouwen.
Maar we moeten ons voorbereiden.
Alles zal volgens plan verlopen. Als hij dat is
Werken op afstand vereist een speciale constructie van interne processen en communicatie. En de voorbereidende fase kan veel vragen en problemen wegnemen voordat ze zich voordoen.
Zowel op kantoor als bij werk op afstand is alles gebouwd op vier pijlers:
- planning
- Organisatie
- Controle
- Motivatie
Allereerst moeten jij en je team de juiste doelen stellen, het rapportagesysteem opnieuw opbouwen en asynchrone en synchrone communicatie binnen het team correct combineren. Asynchrone communicatie omvat brieven, chats, bijgewerkte rapportages en alle communicatie-opties die geen onmiddellijke reactie vereisen. Synchrone communicatie is realtime communicatie met snelle feedback.
Het is heel belangrijk om te onthouden dat planning bij het werken op afstand regelmaat vereist. Het is noodzakelijk om een evenwicht te bewaren tussen werk en strategische en operationele taken, waarbij het werktempo voor prioritaire taken wekelijks of zelfs dagelijks wordt bepaald. Een goede planning en het stellen van doelen zullen het werk duidelijker maken en een burn-out bij werknemers helpen voorkomen. Ze zullen zich niet geïsoleerd voelen van het proces.
Videoconferenties: het belangrijkste hulpmiddel
Het isolement van externe werknemers is meer informatief dan sociaal. Ze vinden het niet zo erg om naast iemand te zitten (hoewel dat varieert). Ze maken zich vooral zorgen over het gebrek aan snelle toegang tot informatie en communicatie met collega's. Ze hebben niet de mogelijkheid om een collega een vraag te stellen en direct antwoord te krijgen, een kleine overwinning te vieren of te debriefen, te brainstormen of gewoon te kletsen over de plannen voor het weekend.
Dit tekort wordt gedeeltelijk gecompenseerd door videoconferentiediensten.
Met videoconferenties kunnen een of meer mensen in realtime een gesprek voeren, via de telefoon of via online videoconferentieplatforms. Oproepen zijn een synchroon communicatiekanaal, maar kunnen ook worden gebruikt wanneer slechts één persoon met een groep spreekt, bijvoorbeeld om gesprekken te voeren . Voorbeelden van dergelijke diensten: , Zoom, BlueJeans, GoToMeeting.
Voordelen:
- Videogesprekken brengen de intonatie, emoties, gezichts- en andere verbale signalen van de gesprekspartner over, waardoor zijn humeur wordt verduidelijkt en begrepen.
- Aanvullende informatie maakt berichten duidelijker, voegt emotionele inhoud toe en helpt bij het opbouwen van verbinding en vertrouwen.
Nadelen:
- Coördinatie in de tijd. Gesprekken kunnen alleen in realtime plaatsvinden, wat communicatie lastig maakt voor een team dat over verschillende tijdzones verspreid is.
- Het verloop van de communicatie wordt op geen enkele wijze gedocumenteerd. Uitdagingen laten geen schriftelijk resultaat achter.
- Interpretatie. De kwaliteit van de communicatie is niet voor iedereen optimaal (vooral voor degenen die in het land in zelfisolatie leven). Woorden worden niet altijd correct waargenomen.
Wanneer gebruik je videoconferenties?
- Regelmatige bijeenkomsten, zowel één op één als in groep
- Teambijeenkomsten
- Plannen en brainstormen (het beste met video)
- Oplossen van misverstanden of omgaan met escalerende of emotionele situaties vanuit andere kanalen (zoals e-mail, chat)
Als u denkt dat uw teamwerk op afstand niet productief genoeg is, verspil dan geen tijd en probeer de situatie te veranderen.
- Introduceer dagelijkse check-ins met het team.
- Volg strikt de timing en doelstellingen van de vergadering, schrijf ze op in de uitnodiging en herinner ze er vanaf het begin aan.
- Doe je huiswerk. Bereid je voor op de bijeenkomst en schrijf op papier welke ideeën je naar deze bijeenkomst hebben gebracht, welke verwachtingen heb je van de deelnemers en wat hebben zij van jou?
- Vraag deelnemers om rollen te delen (aantekeningen maken, informatie presenteren, optreden als moderator van de vergadering).
- Organiseer geen vergaderingen voor een groot team (meer dan 8 personen).
- Vergeet niet om uw vergaderingen te synchroniseren met de tijdzone van de deelnemers.
Als iedereen samen is: hoe organiseer je algemene bedrijfsbijeenkomsten?
Bijeenkomsten van alle werknemers van het bedrijf zijn een populaire manier geworden om informatie uit te wisselen.
Er zijn verschillende tips over hoe je ze het beste kunt organiseren:
- Tijd. Voor bedrijven in Rusland kunnen dergelijke bijeenkomsten het beste tussen 11 en 12 uur worden gehouden. Probeer een tijdstip te kiezen dat voor zoveel mogelijk medewerkers handig is. Zorg ervoor dat u de vergadering opneemt. Op veel platforms, waaronder MegaFon, kan dit met één klik worden gedaan en vervolgens worden geüpload in mp4-formaat.
- Livestream. Voor kleine bedrijven is dit misschien niet nodig, maar voor grote bedrijven met een gedistribueerd netwerk van vestigingen is het zinvol om live-uitzendingen uit te voeren.
- Vragen en antwoorden. Je kunt mensen vooraf vragen vragen te stellen die hen aangaan, en vervolgens informatie voorbereiden die relevant is voor het publiek.
- Vergeet humor niet. Dit is geen opstelling op school, maar een kans om een persoonlijke band te creëren en vertrouwen tussen verspreide teams te helpen opbouwen.
Brainstormen: Elimineer verwarring
Als het om brainstormen gaat, is het belangrijk dat gedistribueerde teams een gemeenschappelijke digitale tool gebruiken. Hiermee kunt u tijdens het brainstormen ideeën verzamelen, groeperen en categoriseren.
Hier zijn enkele belangrijke tips om effectief te stormen:
- Het externe team kan kiezen voor een tool voor samenwerkingsprojectbeheer die kanbanboard-functionaliteit ondersteunt waar veel teams al bekend mee zijn, zoals Trello.
- Een alternatief zou het platform kunnen zijn dat door het platform wordt aangeboden. De tool is een tekentafel die iedereen kan zien en die door alle deelnemers kan worden bewerkt.
- Gebruik de stemoptie om te beoordelen welk idee het meest interessant is om te implementeren. Alle statistieken kunnen later worden gedownload in csv- of xlsx-formaat.
- De ervaring leert dat het beter is om medewerkers vooraf te waarschuwen voor de aanval, zodat ze tijd hebben om over ideeën na te denken. Als de groep bij elkaar komt, komen de deelnemers niet meer met lege handen.
Synchrone communicatie, zoals videogesprekken, kan, mits correct gebruikt, een uitstekend hulpmiddel zijn voor het uitvoeren van teamwerk, het volgen van de resultaten en het bieden van emotionele steun aan alle teamleden. En in combinatie met asynchrone tools helpen ze gedistribueerde deelnemers aan het proces net zo (en soms zelfs productiever) te zijn als hun collega's op kantoor.
Bron: www.habr.com