Hallo allemaal vanuit quarantaine! Ik wilde al lang een post schrijven over het leven en werken in Spanje, maar om een heel andere reden. De huidige situatie dicteert echter andere regels. Daarom hebben we het vandaag over de ervaring met het overbrengen van kantoren naar werken op afstand, voordat dit gedwongen werd. En ook over leven, werk en communicatie met cliënten in overmachtssituaties en militairen op straat.
Wat is er gebeurd en wat hebben we gedaan?
Alleen luie mensen hebben nog niet over de verspreiding van het virus op Habré geschreven, dus we slaan dit onderwerp over. Nu quarantaine overal wordt ingevoerd, komen er elke dag nieuwe landen bij. Vanaf vandaag zijn al onze Europese kantoren volledig overgezet naar werken op afstand, de rest wordt momenteel overgedragen.
Wij, de cloudtelefoniedienst Zadarma, hebben ook speciale kortingen gegeven aan klanten in door het virus getroffen regio’s.
Hoe hebben we kantoren overgezet naar werken op afstand?
Omdat wij gedistribueerde clouddiensten leveren, zijn onze kantoren ook verspreid over de hele wereld en proberen we alles wat mogelijk is naar de cloud over te brengen. Dit maakt de overstap naar werken op afstand eenvoudiger. Maar ik wil er meteen op wijzen dat dit ook zijn nadelen heeft. Fysieke bijeenkomsten zijn bijvoorbeeld soms handiger dan virtuele.
Specifieker:
Computers: Omwille van de mobiliteit zijn we al geruime tijd geleden overgestapt op laptops voor vrijwel alle medewerkers. Natuurlijk zullen we thuis moeten werken zonder onze favoriete monitor, maar we hopen dat we dit overleven.
netwerk: Omdat er veel kantoren zijn, kennen we niet het concept van “kantoor lokaal netwerk”. Degenen die met gevoelige gegevens werken, beschikken over een eigen VPN-verbinding (bijvoorbeeld bij ziekte/zakenreis). Er waren dus geen speciale instellingen nodig.
telefonie: Natuurlijk is Zadarma een cloudtelefonie-operator en het is geen probleem om zijn werknemers van communicatie te voorzien. Maar de vraag is: hoe kun je oproepen ontvangen?
Voor een paar telefoontjes per dag is onze applicatie voor ios/android geschikt. Ik ben er zelf op overgestapt en heb mijn favoriete desktop-ciscofoon in de steek gelaten. Voor degenen die steeds vaker bellen, heeft ons kantoor een voorraad professionele headsets, die zij hebben meegenomen.
Dit is eigenlijk heel belangrijk. Voor thuiswerken raad ik ten zeerste af om goedkope headsets te gebruiken. Je hoort zowel een echo als het geschreeuw van een kind in de kamer ernaast.
Over het algemeen: een iOS/Android-app, of een goede headset, of een desktop IP-telefoon. Maar het is niet bepaald mobiel.
Waarom besteed ik hier zoveel aandacht aan - ongeveer de helft van onze medewerkers in alle internationale kantoren is technische ondersteuning, die klanten helpt, ook tijdens oproepen. De supportdienst verwerkt ruim 600 oproepen per dag. Gemiddeld is dit vanaf 2000 minuten (er zijn veel meer chats en tickets). Dit alles in 5 talen 24/7.
In feite heeft verplaatsing of quarantaine op geen enkele manier invloed op de prestaties van de infrastructuur of ondersteunende operators, dankzij de flexibiliteit van de clouds.
En dankzij al het bovenstaande verschilt de overstap naar werken op afstand voor ons niet veel van ‘s avonds naar huis rijden. Om het u makkelijker te maken, hebben wij een korte checklist samengesteld:
Het is beter om laptops te gebruiken voor werk. Als laatste redmiddel kun je natuurlijk stilstaande eenheden verplaatsen, maar hoeveel moeilijker is dat natuurlijk?
Het is beter om alle documentstromen in de cloud op te slaan. Gebruik voor de veiligheid een VPN.
Om met elkaar te communiceren, moet je altijd contact hebben in instant messengers (bij voorkeur de hoofd- en back-messenger, soms crashen ze), het is beter om taken van tevoren te organiseren, bijvoorbeeld via Jira (dit helpt ook op kantoor).
Communicatie met klanten. Non-verbale communicatiekanalen zijn altijd nodig. Chatten, mailen, bellen. Contactbeheer is beter in cloud-CRM. Telefonie moet in de eerste plaats in reserve staan (zonder persoonlijk contact wordt er meer gebeld) en in de tweede plaats in de cloud, anders kun je het ook niet van huis halen. We hebben geprobeerd degenen te helpen die dringend telefonie naar de cloud moeten overbrengen of hun kosten moeten verlagen, waarover hieronder meer.
Cliënten hebben ook hulp nodig
Wanneer een land in quarantaine is geplaatst, kun je het ‘aanraken’. Dit is tenslotte niet zomaar een daling van de index op een verre beurs. Dit is wanneer u schrijft naar het advocatenkantoor waarmee we werken (in Spanje bestaat het concept van “hestor”), en zij antwoorden dat iedereen een week bezig is, dat ze werknemers van restaurants en winkels ontslaan...
Omdat we beseften dat we “met een lichte schrik wegkwamen” en dat veel van onze klanten er nu veel slechter aan toe zijn, hebben we een aantal stappen vooruit gezet:
- We hebben een maand lang gratis lokale nummers uitgebreid naar al onze klanten in Italië, Spanje en Frankrijk (waar alles al gesloten is wegens quarantaine).
- Ze boden 50% korting op telefonietariefpakketten voor kantoren in de EU en de VS/Canada gedurende 2 maanden (we hopen echt dat de quarantaine niet langer zal duren).
- Voor degenen die hun kantoor nog online moeten overbrengen, hebben we een oplossing gevonden gedurende 6 maanden naar telefoonnummers in 30 landen (we kozen de nummers met het grootste aantal nieuwe cases op het moment van de aanbieding).
Wij houden de situatie in de gaten en zullen andere landen blijven helpen. We hebben al kortingen op kamers en speciale tariefpakketten voorbereid voor klanten uit Zuid-Amerika. De situatie daar lijkt nu op die in Rusland.
En natuurlijk houden we in het algemeen de situatie op de markt in de gaten en werken we aan het uitbreiden van de functionaliteit van conferenties. We zijn bijvoorbeeld al bezig met het testen van videoconferenties.
Chronologie van de gebeurtenissen in Spanje.
Eén van onze kantoren is gevestigd in Valencia, Spanje. Eigenlijk werk ik daar. In dit hoofdstuk zal ik de chronologie van de gebeurtenissen beschrijven zoals ik die zag.
9 maart. In Europa is dit een werkdag en de dag van mijn laatste bezoek aan het kantoor vóór de quarantaine. Op de ochtend van deze dag was er nog hoop dat Spanje “er doorheen zou glippen”, of dat alles veel later zou gebeuren. Hoewel het aantal gevallen toenam, was het niet zo groot.
Op de avond van de achtste waren er in Spanje 674 gevallen van de ziekte en de stijging per dag bedroeg 149 gevallen. De stijging voor het zevende getal is 124. Het lijkt niet exponentieel.
Ze proberen het virus nog steeds lokaal te bestrijden in Madrid en Baskenland, waar de verspreiding het grootst is. Wat ons nog veel meer bang maakte, was het begin van de viering van de plaatselijke feestdag Fallas. Dit is de belangrijkste feestdag in Valencia, die miljoenen toeristen van over de hele wereld trekt. Alleen al in 2019 waren er ongeveer 230 duizend Italianen. Voor de feestdag worden er op 19 maart hele mooie gigantische beelden gebouwd en verbrand.
De laatste week van de vakantie is meestal een weekend in de stad, alles is geblokkeerd, alle straten zitten vol met mensen, zoals je begrijpt is dit “ideaal” voor elk virus.
10 maart. De dag ervoor (9e) waren al 557 nieuwe gevallen geïdentificeerd.
In de ochtend maakte ons bedrijf bekend dat alle Europese kantoren mogen en worden aanbevolen om over te schakelen naar werken op afstand. Ik was een van de eersten die hiervan profiteerde.
Scholen sluiten in Madrid. In Valencia worden de faillas afgelast (of beter gezegd: uitgesteld tot de zomer). De stad is in shock nu de bouw van gigantische beelden in volle gang is. Op het centrale plein wordt een masker op het beeld gezet (het is het masker op de foto hierboven). We bereiden kortingen voor Europese klanten voor.
12 maart. Onze Europese kantoren zijn vrijwel leeg. Er zijn nog 2 ontwikkelaars in Valencia die in de buurt wonen en naar kantoor lopen (de contacten zijn dus minimaal).
Er zijn al 3146 gevallen in Spanje, er is een exponentiële stijging zichtbaar. Wij vragen iedereen die overblijft dringend om over te stappen op thuiswerken.
Ik annuleer een belangrijke zakenreis. Wat eng is, is niet zozeer het risico om ziek te worden, maar eerder dat je aan de andere kant van Europa in quarantaine moet worden geplaatst zonder je familie. Er zijn nog steeds relatief weinig gevallen in Valencia (tot 100), maar collega’s delen het onaangename nieuws: na de sluiting van de scholen in Madrid gingen veel lokale bewoners op ‘vakantie’ naar hun datsja’s aan zee (rond Valencia en Alicante).
Later verneem ik dat een dergelijke beweging in Italië een van de redenen was voor de snelle verspreiding van het virus door het hele land. De winkels zijn al erg druk; 's ochtends kopen we eten met extra voorraden.
13 maart. Het is echt Black Friday. Het aantal gevallen steeg bijna twee keer naar 2.
In Valencia sluiten, in navolging van andere steden, restaurants.
Om 14.30 uur kondigt de premier aan dat de noodtoestand zal worden uitgeroepen, waarna de menigte de voormalige supermarkten wegveegt. We zijn blij dat we de producten eerder hebben gekocht.
14 maart. De premier spreekt en legt uit dat je maar één voor één naar buiten mag en slechts in enkele gevallen (boodschappen, apotheken, ziekenhuizen, naar het werk, naar een benzinestation, naar mensen die zelf niets kunnen doen, honden uitlaten). Ik heb relatief geluk; we wonen buiten de stad en kunnen door het huis lopen. Inclusief: je kunt niet ‘naar de datsja’ gaan, maar we weten dat een deel van Madrid er al is. Auto's met luidsprekers rijden door de stad en vragen iedereen om naar huis te gaan en niet de deur uit te gaan.
15 maart. De stad was leeg, maar de parken waren nog niet gesloten. Verschillende kennissen praten over gevallen van boetes als twee mensen samen liepen. Vrienden klommen het dak op om naar de zonsondergang te kijken (er zijn ook mensen op de aangrenzende daken).
16 maart. De eerste “werk”dag van quarantaine. Ik wil u eraan herinneren dat er op vrijdag nog twee mensen bereid waren om op kantoor te werken (theoretisch kunnen ze dit doen, maar in de praktijk is het beter om dat niet te doen, het kantoor bevindt zich op de 10e verdieping van het zakencentrum en de gemeenschappelijke liften en andere plaatsen zijn niet geannuleerd), terwijl één van hen de enige is die geen laptop gebruikt. Zo verlaat onze ontwikkelaar V. om 8.00 uur, net als de kapitein van een zinkend schip, als laatste het kantoor met een iMac onder zijn arm. Je kunt niet iemand om hulp vragen, je kunt hem alleen zelf dragen (gelukkig is het niet ver weg en was er geen politie/militair onderweg). Over het leger gesproken: ze beginnen ook dienst te doen in de stad. De parken en terreinen zijn allemaal volledig gesloten. Wij zijn op zoek naar mogelijkheden om boodschappen bij u thuis te bezorgen (niet iedereen heeft de wens om naar de winkels te gaan). Het weer is flink verslechterd, dus eigenlijk heb ik geen zin om naar buiten te gaan. Wie nieuwe zaken wil gaan bedenken, ik zie de eerste advertenties online van mensen die een hond voor een maand willen huren.
De metro en ander vervoer blijven rijden, maar de fietsverhuur is allemaal gesloten. De intercitycommunicatie is gesloten.
maart 17 . Het weer is nog steeds slecht, maar dit weerhoudt mensen er niet van om naar buiten te gaan, grappen te maken en zich op de een of andere manier bezig te houden. Er werden grappen gemaakt over honden die langs de hele ingang liepen, ik hoorde dat deze maas in de wet later werd gedicht door de medische kaart van de hond te gaan eisen (ik kan het niet controleren, ik heb geen hond). Frankrijk welkom bij de club, ook volledige quarantaine, toespraak van de president. EU-landen sluiten eindelijk hun grenzen; Marokko heeft zich overigens al lang geleden afgesloten van Spanje en de lucht- en veerverbindingen zijn gesloten (en de grens met de Spaanse stad in Afrika, Melilla). Israël en enkele Amerikaanse staten sluiten zich ook gedeeltelijk aan.
20 maart. We werken vanuit huis, met kinderen thuis is er minder tijd voor werk, waardoor er heel weinig tijd is om de quarantaine en het virus in de gaten te houden.
Vandaag maken ze al bekend dat er gedurende 2 maanden geen belastingen zullen worden geïnd bij lokale “individuele ondernemers” en dergelijke. Ik denk dat niemand eraan twijfelt dat de quarantaine langer dan 2 weken zal duren.
Ik kan niet beschrijven hoe het met scholen is. Ten eerste zijn mijn kinderen nog te jong om naar school te gaan, en ten tweede is er deze week vakantie in Valencia (in verband met de Fallas-vakantie is de vakantie geannuleerd maar de vakantie bleef bestaan).
Het kan alleen worden gezien dat in de Valenciaanse Gemeenschap de grootste toename van het aantal patiënten zich in de stad Alicante voordoet. Een week geleden waren er bijna 0 gevallen, nu zijn het er 372 (waarvan 627 in Valencia). Maar juist rond Alicante liggen de meeste badplaatsen en dorpen; diezelfde zomerbewoners uit Madrid bereikten de ziekenhuizen. Als je dit in ogenschouw neemt, als je land alleen in sommige steden quarantaine invoert en het verkeer tussen steden niet beperkt, kun je binnen een week begroetingen van je buren verwachten (vooral waar ze gewoonlijk op vakantie zijn). In onze autonomie worden 3 nieuwe tijdelijke ziekenhuizen met elk 1100 bedden gebouwd (vandaag hebben we 1.105 gevallen, maar iedereen weet wat een exponent is en ziet Italië en weet hoe te tellen).
Buren in Catalonië klagen al dat ze de zieken in hotels onderbrengen en dat er over een week geen ruimte meer zal zijn, maar in plaats van ziekenhuizen te bouwen, klagen ze over de centrale overheid: quarantaine verandert mensen niet.
Ik ben sinds de quarantaine niet meer naar winkels geweest; het is me gelukt om boodschappen bij mij thuis te bestellen bij de plaatselijke Auchan (hier heten ze Alcampo). Niet alles was aanwezig, maar in principe hebben we die week meer gekocht dan normaal. Vrienden zeggen dat er in principe producten zijn, maar niet in alle winkels. Dus we zitten rustig en werken. Degenen die sociaal fobisch zijn, zijn waarschijnlijk nog prettiger voor hen.
Brieven van iedereen “belangrijke informatie over COVID19, we blijven werken, maar nu we de vloeren vaker zijn gaan wassen, alles is voor jou” zijn al lang moe. Doet me denken aan de introductie van de AVG in Europa, toen iedereen op de hoogte moest worden gesteld, maar ik weet niet waarom ik nu zonder reden zou moeten schrijven.
Word niet ziek, werk efficiënt en vergeet niet dat de voedselvoorziening geen invloed mag hebben op uw overgewicht.
Als u geïnteresseerd bent in details of voortzetting, welkom bij de opmerkingen.
PS Alle foto's zijn afkomstig van de website van de lokale publicatie Levante.
Bron: www.habr.com