Tegenwoordig is de realiteit dat veel bedrijven als gevolg van de quarantaine en het coronavirus moeten nadenken over de manier waarop ze hun werknemers werk op afstand kunnen bieden. Bijna elke dag verschijnen er artikelen die zowel technische als psychologische aspecten van het probleem van de overstap naar werken op afstand onthullen. Tegelijkertijd is er al een enorme ervaring met dergelijk werk opgebouwd, bijvoorbeeld door freelancers of IT-bedrijven die al heel lang werken met werknemers en klanten die over de hele wereld wonen.
De overstap van een groot IT-bedrijf naar werken op afstand is misschien geen gemakkelijke taak. In veel gevallen kun je echter uit de voeten met bekende tools en technieken. In dit artikel bekijken we onze ervaring met werken op afstand vanuit de technische kant. We hopen dat deze informatie bedrijven zal helpen zich aan te passen aan de nieuwe omstandigheden. Voor eventuele opmerkingen, suggesties en aanvullingen ben ik dankbaar.
Toegang op afstand tot bedrijfsbronnen
Als een IT-bedrijf op kantoor werkt, zijn er in de regel systeemeenheden, laptops, servers, printers en scanners, maar ook telefoons. Dit alles is via een router met internet verbonden. In de eerste jaren van zijn bestaan plaatste ons bedrijf precies dergelijke apparatuur op kantoor.
Stel je nu eens voor dat je snel al je medewerkers binnen 1-2 dagen naar huis moet sturen, zodat het werken aan projecten niet stilvalt. Wat te doen in dit geval?
Met laptops is alles overzichtelijk: medewerkers kunnen ze eenvoudig meenemen. Systeemunits en monitoren zijn lastiger te vervoeren, maar dit kan nog steeds.
Maar wat te doen met servers, printers en telefoons?
Het probleem van toegang tot servers op kantoor oplossen
Wanneer werknemers verhuizen, maar de servers op kantoor blijven en er iemand is die voor hen zorgt, hoeft u alleen nog maar het probleem op te lossen van het organiseren van veilige externe toegang voor werknemers tot de servers van uw bedrijf. Dit is een taak voor een systeembeheerder.
Als Microsoft Windows Server op kantoorservers is geïnstalleerd (zoals we in de eerste jaren van ons werk hadden), kunnen medewerkers, zodra de beheerder de terminaltoegang via het RDP-protocol configureert, vanuit huis met de server werken. Het is mogelijk dat u extra licenties moet aanschaffen voor terminaltoegang. Medewerkers zullen in ieder geval thuis een computer met Microsoft Windows nodig hebben.
Servers met Linux OS zijn toegankelijk vanuit huis en zonder licenties aan te schaffen. De beheerder van uw bedrijf hoeft alleen de toegang te configureren via protocollen zoals SSH, POP3, IMAP en SMTP.
Als dit nog niet is gedaan, is het, om servers te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, zinvol dat de beheerder op zijn minst een firewall (firewall) op kantoorservers installeert en externe toegang voor uw medewerkers instelt met behulp van VPN. We gebruiken OpenVPN-software, beschikbaar voor vrijwel elk platform en besturingssysteem.
Maar wat te doen als het kantoor volledig gesloten is en alle servers uitgeschakeld zijn? Er zijn nog vier opties over:
- Schakel indien mogelijk volledig over op cloudtechnologieën - gebruik een cloud-CRM-systeem, bewaar gedeelde documenten op Google Docs, enz.;
- transporteer de servers naar het huis van de systeembeheerder (die zal blij zijn...);
- de servers naar een datacenter transporteren dat ermee instemt ze te accepteren;
- servercapaciteit huren in een datacenter of in de cloud
De eerste optie is goed omdat u geen servers hoeft over te zetten of te installeren. De resultaten van de transitie naar cloudtechnologieën zullen voor u nuttig blijven; u kunt er geld en moeite mee besparen op ondersteuning en onderhoud.
De tweede optie zorgt thuis voor problemen voor de systeembeheerder, omdat de server de klok rond zal zijn en behoorlijk luidruchtig zal zijn. Wat als een bedrijf niet één server op kantoor heeft, maar een heel rack?
Ook het transporteren van servers naar een datacenter is niet eenvoudig. In de regel kunnen alleen servers die geschikt zijn voor rackinstallatie in een datacenter worden geplaatst. Tegelijkertijd maken kantoren vaak gebruik van Big Tower-servers of zelfs gewone desktopcomputers. Het zal moeilijk voor u zijn om een datacenter te vinden dat bereid is dergelijke apparatuur te hosten (hoewel dergelijke datacenters bestaan; we hebben ze bijvoorbeeld gehost in het PlanetaHost-datacenter). Uiteraard kunt u het benodigde aantal racks huren en daar uw apparatuur monteren.
Een ander probleem bij het verplaatsen van servers naar een datacenter is dat u hoogstwaarschijnlijk de IP-adressen van de servers moet wijzigen. Dit kan op zijn beurt vereisen dat de serversoftware opnieuw moet worden geconfigureerd of dat er wijzigingen moeten worden aangebracht in softwarelicenties als deze aan IP-adressen zijn gekoppeld.
De mogelijkheid om servercapaciteit in een datacenter te huren is eenvoudiger omdat u geen servers ergens heen hoeft te vervoeren. Maar uw systeembeheerder zal alle software opnieuw moeten installeren en de benodigde gegevens moeten kopiëren van de servers die op kantoor zijn geïnstalleerd.
Als uw kantoortechnologieën gebaseerd zijn op het gebruik van Microsoft Windows OS, kunt u in het datacenter een Microsoft Windows-server huren met het vereiste aantal terminallicenties. Neem één dergelijke licentie voor elk van uw medewerkers die op afstand met de server werken.
Het huren van fysieke servers kan 2-3 keer goedkoper zijn dan het huren van virtuele servers in de cloud. Maar als je heel weinig stroom nodig hebt, en niet een hele server, dan is de cloudoptie wellicht goedkoper.
De hogere prijs van cloudbronnen is een gevolg van het reserveren van hardwarebronnen in de cloud. Als gevolg hiervan kan de cloud betrouwbaarder werken dan een gehuurde fysieke server. Maar hier moet je al de risico's inschatten en het geld tellen.
Wat ons bedrijf betreft, dat zich bezighoudt met het creëren van online winkels, bevinden alle benodigde bronnen zich al lang in datacentra en zijn ze op afstand toegankelijk. Dit zijn fysieke servers in eigendom en gehuurd die worden gebruikt voor het hosten van winkels, maar ook virtuele machines voor softwareontwikkelaars, lay-outontwerpers en testers.
Het verplaatsen van werkplekken van kantoor naar thuis
Zoals we al hebben gezegd, kunnen werknemers eenvoudig hun werkcomputers meenemen: laptops of systeemunits met monitoren. Indien nodig kunt u nieuwe laptops voor medewerkers kopen en bij u thuis laten bezorgen. Uiteraard zul je op nieuwe computers de benodigde software moeten installeren, wat extra tijd met zich meebrengt.
Als werknemers al thuiscomputers hebben waarop Microsoft Windows draait, kunnen ze deze gebruiken als Microsoft Windows Server-terminals of om toegang te krijgen tot servers waarop Linux draait. Het is voldoende om VPN-toegang te configureren.
Onze medewerkers werken op zowel Windows als Linux. We hebben zeer weinig Microsoft Windows-servers, dus het is niet nodig om terminallicenties voor dit besturingssysteem aan te schaffen. De toegang tot bronnen in datacentra wordt georganiseerd met behulp van een VPN en wordt bovendien beperkt door firewalls die op elke server zijn geïnstalleerd.
Vergeet niet om thuiswerkende medewerkers te voorzien van headsets (koptelefoon met microfoon) en een videocamera. Hierdoor kunt u met grote efficiëntie op afstand communiceren, bijna zoals op kantoor.
Veel mensen proberen controle te houden over wat werknemers tijdens werkuren thuis doen door verschillende gespecialiseerde monitoren op hun computers te installeren. We hebben dit nooit gedaan, we hebben alleen de resultaten van het werk gecontroleerd. In de regel is dit voldoende.
Wat te doen met de printer en scanner
Ontwikkelaars van websitesoftware hebben zelden printers en scanners nodig. Als dergelijke apparatuur echter nodig is voor werknemers, ontstaat er een probleem bij de overstap naar werken op afstand.
Normaal gesproken is er in een kantoor een netwerk-MFP geïnstalleerd, die snel, groot en zwaar is. Ja, het kan worden verzonden naar het huis van de medewerker die het vaakst moet printen en scannen. Als deze medewerker natuurlijk de mogelijkheid heeft om het te hosten.
Maar als veel van uw medewerkers regelmatig documenten scannen en afdrukken, moet u een MFP aanschaffen en deze bij hen thuis installeren, of de bedrijfsprocessen van het bedrijf wijzigen.
Als alternatief voor het transporteren en aanschaffen van nieuwe MFP’s is er waar mogelijk een versnelde transitie naar elektronisch documentbeheer.
Werken met papieren en elektronische documenten
Het is het beste als u, voordat u overschakelt op werken op afstand, de volledige documentstroom in elektronische vorm kunt overbrengen. We gebruiken DIADOK bijvoorbeeld om boekhouddocumenten uit te wisselen en rekeningen te betalen via de klantbank.
Bij de implementatie van een dergelijk systeem zal het noodzakelijk zijn om alle werknemers die betrokken zijn bij elektronisch documentbeheer (bijvoorbeeld accountants) te voorzien van sleutelhangers met een verbeterde gekwalificeerde elektronische handtekening. Het kan enige tijd duren voordat u dergelijke sleutelhangers ontvangt, dus het is beter om dit probleem van tevoren te overwegen.
In DIADOK kunt u (net als bij soortgelijke diensten) roaming instellen met andere operators voor elektronisch documentbeheer. Dit is vereist als tegenpartijen andere documentbeheersystemen dan die van u gebruiken.
Als u of een aantal van uw tegenpartijen op de ouderwetse manier met documenten werkt, zult u gewone papieren brieven moeten versturen en ontvangen door een postkantoor te bezoeken of koeriers te bellen. In geval van quarantaine zullen dergelijke handelingen tot een minimum moeten worden beperkt.
Wat te doen met telefonie
In de eerste jaren dat ons bedrijf actief was, gebruikte het vaste en mobiele telefoons. We beseften echter al snel dat we met een groot aantal medewerkers en klanten een adequatere oplossing nodig hadden.
De handigste optie voor ons was de virtuele PBX van MangoTelecom. Met zijn hulp hebben we de verbinding met stadstelefoonnummers (en daarmee de fysieke locatie van het kantoor) verlost. We kregen ook de mogelijkheid om de PBX te integreren met ons CRM, klantondersteuningsgesprekken met klanten op te nemen, oproepdoorschakeling in te stellen, enz.
Vervolgens kunt u de virtuele PBX-applicatie installeren op uw smartphone, laptop of desktopcomputer. Hiermee kunt u Russische nummers bellen of gebeld worden tegen binnenlandse tarieven, zelfs vanuit het buitenland.
Zo kunt u met een virtuele PBX de verhuizing van medewerkers van kantoor naar huis vanuit het oogpunt van bedrijfscontinuïteit vrijwel onmerkbaar maken.
Als u een kantoor-PBX gebruikt en deze afsluiten onvermijdelijk is als u verhuist, overweeg dan om over te stappen naar een virtuele PBX. Vraag bij uw telefoonaanbieder na of het mogelijk is om oproepen door te schakelen van vaste PBX-nummers naar inkomende virtuele PBX-nummers. In dit geval verliest u geen inkomende oproepen als u overschakelt naar een virtuele PBX.
Wat betreft oproepen tussen werknemers: bij het werken met een virtuele PBX worden dergelijke oproepen in de regel niet in rekening gebracht.
Selectie en training van medewerkers op afstand
Bij het aanvullen van ons personeel hebben we in de eerste jaren van de werking van ons bedrijf altijd kandidaten op kantoor uitgenodigd, klassieke sollicitatiegesprekken gevoerd en taken gegeven. Vervolgens verzorgden we individuele trainingen voor nieuwkomers op kantoor.
Na verloop van tijd zijn we echter volledig overgestapt op rekrutering op afstand.
De primaire selectie kan worden uitgevoerd met behulp van tests die bij de vacature op de HH-website of een andere wervingsdienst zijn gevoegd. Het moet gezegd worden dat deze tests, wanneer ze correct zijn ontworpen, een aanzienlijk aantal kandidaten kunnen wegfilteren die niet aan de vereisten voldoen.
En dan is alles eenvoudig: we gebruiken Skype. Met Skype en altijd met de videocamera aan, voert u een sollicitatiegesprek niet minder effectief dan wanneer de kandidaat naast u aan tafel zou zitten.
Hoewel er bepaalde nadelen zijn, heeft Skype ook zeer belangrijke voordelen ten opzichte van vergelijkbare systemen. Allereerst kunt u via Skype een demonstratie van het bureaublad van uw computer organiseren, en dit is zeer noodzakelijk bij het lesgeven en bespreken van werkkwesties. Vervolgens is Skype gratis, beschikbaar op alle grote platforms en eenvoudig te installeren op uw computer of smartphone.
Wilt u voor meerdere medewerkers een vergadering of training organiseren, dan maakt u eenvoudig een groep aan op Skype. Door hun bureaublad te delen, kan een presentator of docent de deelnemers aan de vergadering voorzien van al het benodigde materiaal. In het chatvenster kunt u links, sms-berichten publiceren, bestanden uitwisselen of dialogen voeren.
Naast de lessen via Skype maken wij educatieve films (met behulp van het programma Camtasia Studio, maar je kunt gebruiken wat je gewend bent). Als deze filmpjes alleen voor intern gebruik zijn, dan plaatsen wij ze op onze servers, en indien voor iedereen, dan op YouTube.
In de meeste gevallen stelt deze combinatie van educatieve films, lessen in Skype-groepen met dialoog en desktopdemonstraties, evenals individuele communicatie tussen leraar en studenten ons in staat om de training volledig op afstand te geven.
Ja, er zijn services die zijn ontworpen om een desktop aan een groep gebruikers te demonstreren, webinars te houden en zelfs platforms voor training (inclusief gratis). Maar voor dit alles moet je betalen met geld of met de tijd die je besteedt aan het leren werken met het platform. Gratis platforms kunnen uiteindelijk betaald worden. Tegelijkertijd zullen de Skype-mogelijkheden in veel gevallen voldoende zijn.
Samenwerken aan projecten
Als we samenwerken aan projecten, houden we dagelijkse en wekelijkse bijeenkomsten, maken we gebruik van pair programming en code reviews. Er zijn Skype-groepen gemaakt voor vergaderingen en codebeoordeling, en indien nodig worden desktopdemonstraties gebruikt. De code wordt opgeslagen op onze GitLab-server, die zich in het datacenter bevindt.
We organiseren gezamenlijk werk aan documenten met behulp van Google Docs.
Naast dit alles hebben we een interne Klondike-kennisbank, geïntegreerd met het applicatieverwerkings- en resourceplanningsysteem (ons CRM en ERP). We hebben deze tools, gehost op servers in het datacenter, in de loop der jaren ontwikkeld en verbeterd. Hiermee kunnen wij tal van verzoeken van onze cliënten efficiënt verwerken, executeurs-testamentairen aanwijzen, aanvragen bespreken, werktijden vastleggen en nog veel meer.
Hoogstwaarschijnlijk gebruikt uw bedrijf al iets soortgelijks, en bij de overstap naar werken op afstand voor werknemers is het voldoende om externe toegang tot de juiste bronnen te bieden.
Gebruikersondersteuning op afstand
Onze gebruikers zijn eigenaren en managers van online winkels die actief zijn in bijna alle regio's van Rusland. Uiteraard bieden wij hen ondersteuning op afstand.
Ons ondersteuningsteam werkt via een ticketsysteem, beantwoordt vragen per e-mail en telefoon en chat via de administratieve website van de online winkel en onze bedrijfswebsite.
In de fase van het bespreken van taken gebruiken we alle instant messengers die beschikbaar zijn voor de klant, bijvoorbeeld Telegram, WhatsApp, Skype.
Soms is het nodig om te zien wat de klant op zijn computer doet. Dit kan via Skype in de desktopdemomodus.
Indien nodig kunt u op afstand werken op de computer van de gebruiker met behulp van tools zoals TeamViewer, Ammee Admin, AnyDesk, enz. Om deze tools te gebruiken, moet de klant de juiste software op zijn computer installeren.
VPN-toegang instellen
We hebben OpenVPN-servers geïnstalleerd op virtuele machines in verschillende datacenters (met behulp van het Debian 10 OS). De OpenVPN-client wordt geïnstalleerd op de werkcomputers van onze medewerkers in Debian, Ubuntu, MacOS en Microsoft Windows.
Op internet kunt u veel instructies vinden voor het installeren van de OpenVPN-server en -client. Je kunt de mijne ook gebruiken .
Het moet gezegd worden dat de handmatige procedure voor het aanmaken van sleutels voor medewerkers erg vervelend is. Om ervoor te zorgen dat het verbinden van een nieuwe gebruiker niet meer dan tien seconden duurt, gebruiken we een script dat lijkt op het script hieronder onder de spoiler.
Script voor het maken van sleutels
#!/bin/bash
if [ -z "$1" ]
then
echo "============================================================="
echo "VPN -- Generate crt key pair"
echo "============================================================="
echo "Usage: bash gen.sh username"
exit
fi
echo "============================================================="
echo "VPN -- Generate crt key pair for user: $1"
echo "============================================================="
ADMIN_EMAIL="[email protected]"
USER=$1
RSA="/home/ca/easy-rsa-master/easyrsa3/"
PKI="$RSA"pki/
PKI_KEY="$PKI"private/
PKI_CRT="$PKI"issued/
USR_CRT="/home/ca/cert_generation/user_crt/"
USR_DISTR="/home/ca/cert_generation/user_distr/"
# If user key does not exists, create it
if [ ! -f "$PKI_KEY$USER.key" ]
then
echo "File $PKI_KEY$USER.key does not exists, creating..."
cd "$RSA"
./easyrsa build-client-full $USER nopass
fi
# Removing user folder, if exists
if [ -e "$USR_CRT$USER/" ]
then
echo "Already exists, removing user folder $USR_CRT$USER..."
rm -r -f "$USR_CRT$USER/"
fi
# Create user folder for key and other files
mkdir $USR_CRT/$USER/
# Copy OpenVPN key, cert and config files to user folder
cp "$PKI_KEY$USER.key" "$USR_CRT$USER/$USER.key"
cp "$PKI_CRT$USER.crt" "$USR_CRT$USER/$USER.crt"
cp "$PKI"ca.crt "$USR_CRT$1"
cp "$USR_DISTR"ta.key "$USR_CRT$USER"
cp "$USR_DISTR"openssl.cnf "$USR_CRT$USER"
# Copy Manual files
cp "$USR_DISTR"readme_vpn_win.txt "$USR_CRT$USER"
# Replace string "change_me" in configuration files whis user name $USER
cp "$USR_DISTR"server.conf "$USR_CRT$USER"/server.conf.1
cp "$USR_DISTR"mycompany_vpn.ovpn "$USR_CRT$USER"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1
cp "$USR_DISTR"readme_vpn_win.txt "$USR_CRT$USER"/readme_vpn_win.txt.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/server.conf.1 > "$USR_CRT$1"/server.conf
rm "$USR_CRT$USER"/server.conf.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1 > "$USR_CRT$1"/mycompany_vpn_$USER.ovpn
rm "$USR_CRT$USER"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/readme_vpn_win.txt.1 > "$USR_CRT$1"/readme_vpn_win.txt
rm "$USR_CRT$USER"/readme_vpn_win.txt.1
# Create tar.gz and send it to administrator e-mail
tar -cvzf "$USR_CRT$USER/$USER.tar.gz" "$USR_CRT$USER/"
echo "VPN: crt, key and configuration files for user $USER" | mutt $ADMIN_EMAIL -a $USR_CRT/$USER/$USER.tar.gz -s "VPN: crt, key and configuration files for user $USER"
echo "---------> DONE!"
echo "Keys fo user $USER sent to $ADMIN_EMAIL"
Wanneer dit script wordt gestart, wordt het gebruikers-ID (met Latijnse letters) als parameter doorgegeven.
Het script vraagt om het wachtwoord van de certificeringsinstantie, dat wordt aangemaakt bij het installeren van de OpenVPN-server. Vervolgens maakt dit script een directory aan met alle benodigde certificaten en configuratiebestanden voor OpenVPN-clients, evenals een documentatiebestand voor het installeren van de OpenVPN-client.
Bij het maken van configuratie- en documentatiebestanden wordt change_me vervangen door de gebruikers-ID.
Vervolgens wordt de map met alle benodigde bestanden ingepakt en naar de beheerder gestuurd (het adres wordt rechtstreeks in het script aangegeven). Het enige dat overblijft is het resulterende archief door te sturen naar de gebruiker naar zijn e-mailadres.
Wij hopen dat u de periode van gedwongen opsluiting thuis nuttig kunt gebruiken. Nadat u de technieken van het werken zonder kantoor onder de knie heeft, kunt u het werk van externe medewerkers actief blijven gebruiken.
Veel succes met uw verhuizing en vruchtbaar thuiswerken!
Bron: www.habr.com