De geschiedenis van e-mail gaat tientallen jaren terug. Gedurende deze tijd is deze standaard voor bedrijfscommunicatie niet alleen niet verouderd, maar wordt hij elk jaar steeds populairder door de introductie van samenwerkingssystemen bij verschillende ondernemingen, die in de regel specifiek op e-mail zijn gebaseerd. Vanwege het gebrek aan efficiëntie van e-mail verlaten steeds meer gebruikers het echter ten gunste van tekstchats, spraak- en video-oproepen en videoconferenties. Dergelijke methoden voor bedrijfscommunicatie helpen werknemers veel tijd te besparen en daardoor efficiënter te zijn en meer geld voor het bedrijf op te brengen.
Het gebruik van chats en videocommunicatie om werkproblemen op te lossen leidt echter vaak tot het ontstaan van nieuwe bedreigingen voor de informatiebeveiliging van een onderneming. Feit is dat bij gebrek aan een passende bedrijfsoplossing werknemers zelfstandig kunnen beginnen te corresponderen en communiceren in openbare diensten, wat kan leiden tot het lekken van belangrijke informatie. Aan de andere kant is het bedrijfsmanagement niet altijd bereid geld uit te trekken voor de implementatie van bedrijfsplatforms voor videoconferenties en chats, omdat velen ervan overtuigd zijn dat ze werknemers meer van hun werk afleiden dan hun efficiëntie vergroten. Een uitweg uit deze situatie zou de inzet van zakelijke chat- en videoconferenties kunnen zijn op basis van bestaande informatiesystemen. Degenen die Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition als samenwerkingsplatform gebruiken, kunnen het probleem van het creëren van zakelijke chat- en videoconferenties oplossen met Zextras Team, een oplossing die veel nieuwe functies met betrekking tot online bedrijfscommunicatie toevoegt aan Zimbra OSE.
Zextras Team wordt geleverd in twee edities: Zextras Team Basic en Zextras Team Pro, en ze verschillen in de reeks aangeboden functies. De eerste leveringsoptie is volledig gratis en stelt u in staat tekstchats te organiseren in zowel één-op-één- als groepschatformaten, evenals één-op-één videochats en audiogesprekken op basis van Zimbra OSE. In dit geval zijn al deze functies rechtstreeks beschikbaar vanuit de Zimbra OSE-webclient. Bovendien kunnen Zextras Team Basic-gebruikers de mobiele applicatie gebruiken, beschikbaar op iOS- en Android-platforms. Met deze apps heb je toegang tot privé- en tekstchats, en in de toekomst kun je videogesprekken voeren. Laten we meteen opmerken dat Zextras Team-gebruikers voor videochats en audiogesprekken een goed werkende webcam en/of microfoon nodig hebben.
Maar Zeextras Team Pro biedt veel rijkere functionaliteit. Naast de reeds genoemde mogelijkheden krijgen Zextras Team-gebruikers de mogelijkheid om videoconferenties te creëren voor een groot aantal medewerkers. Hiermee kunt u vergaderingen houden tussen werknemers die zich geografisch op verschillende plaatsen bevinden en daardoor tijd besparen die voorheen werd besteed aan het verzamelen van deelnemers aan de vergadering in één kamer, en deze besteden aan een meer diepgaande studie van problemen of aan het oplossen van specifieke werktaken.
Met Zextras Team Pro kunt u ook virtuele ruimtes en virtuele vergaderingen voor werknemers creëren. De ruimte kan meerdere vergaderruimtes tegelijk bevatten, waarin verschillende deelnemers in de ruimte gemeenschappelijke onderwerpen kunnen bespreken. Neem bijvoorbeeld een onderneming met een verkoopafdeling van zestien medewerkers. Hiervan zijn 16 medewerkers werkzaam in de b5c-verkoop, 2 medewerkers in de b5b-verkoop en nog eens 2 medewerkers in de b5g. De gehele afdeling wordt geleid door het hoofd van de afdeling verkoop.
Omdat alle medewerkers op dezelfde afdeling werken, is het verstandig om een gemeenschappelijke ruimte te creëren waar ze alle onderwerpen kunnen bespreken die elke verkoopmedewerker aangaan. Tegelijkertijd komen er vaak onderwerpen aan bod die alleen betrekking hebben op een afdeling die bijvoorbeeld met b2b werkt. Medewerkers van de verkoopafdeling die op andere gebieden werken, hoeven uiteraard niet deel te nemen aan discussies over dergelijke onderwerpen, maar het hoofd van de afdeling moet deelnemen aan de discussies over elke afdeling. Daarom is het mogelijk om voor elke richting afzonderlijke virtuele vergaderingen toe te wijzen binnen de ruimte die is toegewezen aan de behoeften van de verkoopafdeling, zodat medewerkers in elk van hen met elkaar en met het hoofd van de afdeling kunnen communiceren. Tegelijkertijd zal de manager zelf alle drie de virtuele vergaderingen handig verzameld hebben in een aparte ruimte. En als je bedenkt dat alle communicatie plaatsvindt op de servers van het bedrijf en dat gegevens nergens vandaan worden overgedragen, dan kunnen dergelijke chats redelijk veilig worden genoemd in termen van informatieveiligheid. Naast de verkoopafdeling kan het concept van ruimtes en virtuele vergaderruimtes op de hele onderneming worden toegepast.
Naast videovergaderingen zijn er ook audiogesprekken beschikbaar voor gebruikers. Naast het feit dat ze de communicatiekanalen veel minder belasten, schamen veel werknemers zich er vaak gewoon voor om in videoformaat te communiceren en vaak zelfs de webcam op hun laptop af te dekken.
Naast videochats en audiogesprekken met werknemers kunt u met Zextras Team videochats en audiogesprekken maken met elke gebruiker die geen werknemer van de onderneming is, door hem een speciale link te genereren en te sturen om deel te nemen aan de vergadering. Omdat Zextras Team alleen een moderne browser nodig heeft, kunt u met deze functie altijd snel communiceren met een klant of tegenpartij in gevallen waarin reguliere correspondentie te veel tijd zou kosten. Daarnaast ondersteunt Zextras Team het delen van bestanden, die medewerkers tijdens een videogesprek of sms-gesprek rechtstreeks naar elkaar kunnen sturen.
Het is onmogelijk om de speciale mobiele applicatie Zextras Team niet te noemen, waarmee werknemers kunnen deelnemen aan zakelijke chats terwijl ze niet op hun werkplek zijn. De app is beschikbaar voor iOS- en Android-platforms en biedt gebruikers momenteel de mogelijkheid om:
- Voer correspondentie door berichten op uw smartphone te ontvangen en te verzenden
- Creëer, verwijder en neem deel aan privéchats
- Groepschats maken, verwijderen en eraan deelnemen
- Neem deel aan virtuele ruimtes en gesprekken, en maak en verwijder ze
- Nodig gebruikers uit voor virtuele ruimtes en gesprekken, of omgekeerd, verwijder ze daar
- Ontvang pushmeldingen en breng een veilige verbinding tot stand met de bedrijfsserver.
In de toekomst zal de applicatie mogelijkheden toevoegen voor privévideocommunicatie, evenals videoconferenties en een functie voor het delen van bestanden.
Een ander interessant kenmerk van Zextras Team is de mogelijkheid om de inhoud van het computerscherm in realtime uit te zenden en de controle erover over te dragen aan een andere gebruiker. Deze functie kan erg handig zijn bij het houden van trainingswebinars, waarbij het nodig is om medewerkers vertrouwd te maken met de nieuwe interface. Deze functie kan een IT-afdeling van een onderneming ook helpen om werknemers te helpen problemen met hun computers op te lossen zonder de fysieke aanwezigheid van een IT-persoon.
Zextras Team is dus een complete oplossing voor het organiseren van gemakkelijke online communicatie tussen werknemers, zowel binnen het interne netwerk van de onderneming als daarbuiten. Vanwege het feit dat Zextras Backup in staat is om een volledige back-up te maken van alle informatie die in het Zextras Team wordt gegenereerd, zal de informatie van daaruit nergens verloren gaan, en afhankelijk van de ernst van het beveiligingsbeleid kan de systeembeheerder zelfstandig verschillende configuraties configureren. beperkingen voor gebruikers.
Voor alle vragen met betrekking tot Zextras Suite kunt u per e-mail contact opnemen met de vertegenwoordiger van Zextras Ekaterina Triandafilidi [e-mail beveiligd]
Bron: www.habr.com