Een veelgemaakte fout van beginnende zakenmensen is dat ze niet genoeg aandacht besteden aan het verzamelen en analyseren van gegevens, het optimaliseren van werkprocessen en het monitoren van sleutelindicatoren. Dit resulteert in verminderde productiviteit en suboptimale verspilling van tijd en middelen. Wanneer processen slecht zijn, moet je dezelfde fouten meerdere keren corrigeren. Naarmate het aantal klanten toeneemt, verslechtert de dienstverlening en zonder data-analyse is er geen duidelijk inzicht in wat er verbeterd moet worden. Het gevolg is dat beslissingen in een opwelling worden genomen.
Om concurrerend te zijn, moeten moderne bedrijven, naast kwaliteitsproducten en -diensten, transparante processen hebben en analytische gegevens verzamelen. Zonder dit is het moeilijk om de werkelijke stand van zaken in het bedrijfsleven te begrijpen en de juiste beslissingen te nemen. Daarom is het belangrijk om in uw arsenaal de nodige hulpmiddelen te hebben die niet alleen handig in gebruik zijn, maar u ook in staat stellen uw werk te vereenvoudigen en de meest transparante processen mogelijk te maken.
Tegenwoordig zijn er een groot aantal tools en oplossingen. Maar de meeste ondernemers gebruiken ze niet omdat ze er de waarde niet van inzien, of niet begrijpen hoe ze ze moeten gebruiken, of omdat ze duur zijn, of ingewikkeld, of nog 100500 meer. Maar degenen die dergelijke hulpmiddelen voor zichzelf hebben bedacht, gevonden of gecreëerd, hebben op de middellange termijn al een voordeel.
Al meer dan 10 jaar creëer ik IT-producten en -oplossingen die bedrijven helpen hun winst te vergroten door automatisering en digitale transformatie van processen. Ik heb tientallen startups geholpen en tientallen online tools gemaakt die door honderdduizenden mensen over de hele wereld worden gebruikt.
Hier is een van de goede voorbeelden uit mijn praktijk die de voordelen van digitale transformatie laat zien. Voor een klein Amerikaans advocatenkantoor hebben mijn team en ik een tool ontwikkeld voor het genereren van juridische documenten, waardoor advocaten sneller documenten konden genereren. En later, nadat we de functionaliteit van deze tool hadden uitgebreid, creëerden we een online service en transformeerden we het bedrijf volledig. Nu bedienen ze klanten niet alleen in hun stad, maar door het hele land. In drie jaar tijd is de kapitalisatie van het bedrijf verschillende keren gegroeid.
In dit artikel zal ik echte ervaringen met het creëren van een transparant systeem voor het monitoren van belangrijke bedrijfsindicatoren met u delen. Ik zal proberen de waarde van het gebruik van digitale oplossingen bij te brengen, ik zal laten zien dat het niet moeilijk en niet altijd duur is. Dus laten we gaan!
Hoe het allemaal begon
Als je iets wilt hebben wat je nog nooit hebt gehad, zul je iets moeten doen wat je nog nooit hebt gedaan.
Coco Chanel
Mijn vrouw was het beu om met zwangerschapsverlof te zijn en we besloten een klein bedrijfje te openen: een kinderspeelkamer. Omdat ik een eigen bedrijf heb, neemt mijn vrouw de gameroom volledig voor haar rekening en help ik met strategische vraagstukken en ontwikkeling.
De details van het openen van een bedrijf zijn een heel ander verhaal, maar in de fase van het verzamelen van gegevens en het analyseren van concurrenten hebben we, naast het benadrukken van de specifieke problemen van dit bedrijf, aandacht besteed aan de problemen van interne processen waar de meeste concurrenten niet mee worstelden .
Tot mijn verbazing hield bijna niemand in de XNUMXe eeuw CRM in welke vorm dan ook bij; velen hielden hun gegevens schriftelijk bij, in notitieboekjes. Tegelijkertijd klaagden de eigenaren zelf dat werknemers stelen, fouten maken bij het berekenen en dat ze veel tijd moeten besteden aan het herberekenen en controleren met vermeldingen in het boekhoudboek, gegevens over reserveringen en aanbetalingen verloren gaan, klanten vertrekken om onbekende redenen hen.
Bij het analyseren van de verzamelde gegevens realiseerden we ons dat we hun fouten niet willen herhalen en dat we een transparant systeem nodig hebben dat deze risico's tot een minimum beperkt. Allereerst zijn we op zoek gegaan naar kant-en-klare oplossingen, maar die konden we niet vinden die volledig aan onze eisen voldeden. En toen besloot ik mijn eigen systeem te maken, hoewel niet ideaal, maar werkend en goedkoop (bijna gratis).
Bij het kiezen van een tool heb ik rekening gehouden met de volgende criteria: het moet goedkoop zijn, het moet flexibel en toegankelijk zijn en het moet gemakkelijk te gebruiken zijn. Ik zou een volwaardig, krachtig en duur systeem voor dit bedrijf kunnen schrijven, maar we hadden weinig tijd en een klein budget, en we begrepen niet helemaal of ons project zou werken, en het zou onredelijk zijn om er veel middelen aan te besteden dit systeem. Daarom besloot ik op het moment dat ik de hypothese testte, te beginnen met MVP (Minimum Viable Product - minimaal levensvatbaar product) en in de kortst mogelijke tijd een werkende versie te maken met minimale investeringen, en deze na verloop van tijd af te maken of te herwerken.
Hierdoor viel mijn keuze op Google-diensten (Drive, Spreadsheets, Agenda). De belangrijkste bron van invoer-/uitvoerinformatie is Google Spreadsheets. Omdat mijn vrouw ervaring heeft met het werken met spreadsheets, kan ze indien nodig zelf wijzigingen aanbrengen. Ik hield er ook rekening mee dat de tool ook gebruikt zal worden door werknemers die misschien niet zo goed zijn in het gebruik van een computer, en dat het veel gemakkelijker zal zijn om hen te leren hoe ze gegevens in een tabel moeten invoeren dan hen te leren hoe ze met een gespecialiseerd bedrijf moeten werken. programma zoals 1C.
De gegevens die in de tabellen worden ingevoerd, veranderen in realtime, dat wil zeggen dat u op elk moment de situatie van de zaken van het bedrijf kunt zien, beveiliging is ingebouwd en u de toegang tot bepaalde personen kunt beperken.
Ontwikkeling van architectuur en datastructuur
De kinderspeelkamer biedt verschillende basisvoorzieningen.
- Standaard bezoek – wanneer een klant tijd koopt die hij doorbrengt in de speelkamer van zijn kinderen.
- Begeleid bezoek — wanneer een klant tijd koopt die hij in de speelkamer van zijn kinderen doorbrengt en extra betaalt voor toezicht. Dat wil zeggen dat de cliënt het kind kan achterlaten en zijn gang kan gaan, en dat de kamermedewerker naar het kind zal kijken en met het kind kan spelen tijdens de afwezigheid van de ouder.
- Verjaardag openen — de klant huurt een aparte tafel voor eten en zitplaatsen en betaalt voor een standaardbezoek aan de speelkamer, terwijl de kamer normaal functioneert.
- Gesloten verjaardag — de klant huurt het gehele pand; tijdens de huurperiode accepteert de kamer geen andere klanten.
Het is belangrijk dat de eigenaar weet hoeveel mensen de kamer hebben bezocht, hoe oud ze waren, hoeveel tijd ze hebben doorgebracht, hoeveel geld ze hebben verdiend, hoeveel uitgaven er zijn geweest (het komt vaak voor dat de beheerder iets moet kopen of betalen voor iets, bijvoorbeeld bezorging of water), Hoeveel verjaardagen waren er?
Zoals elk IT-project begon ik met het nadenken over de architectuur van het toekomstige systeem en het uitwerken van de datastructuur. Omdat de vrouw de leiding heeft over het bedrijf, weet ze alles wat ze moet zien, controleren en regeren, dus trad ze op als klant. Samen hebben we een brainstorm gehouden en eisen gesteld aan het systeem, op basis waarvan ik de functionaliteit van het systeem heb doordacht en de volgende structuur van bestanden en mappen in Google Drive heb gemaakt:
Het document “Samenvatting” bevat algemene informatie over het bedrijf: inkomsten, uitgaven, analyses
Het uitgavendocument bevat informatie over de maandelijkse uitgaven van het bedrijf. Voor meer transparantie, onderverdeeld in categorieën: kantoorkosten, belastingen, personeelskosten, advertentiekosten, overige kosten.
maandelijkse uitgaven
Overzichtstabel van de uitgaven voor het jaar
De map Inkomen bevat twaalf Google Spreadsheets-bestanden, één voor elke maand. Dit zijn de belangrijkste werkdocumenten die medewerkers dagelijks invullen. Ze bevatten een verplicht dashboardtabblad en tabbladen voor elke werkdag. Op het dashboardtabblad wordt alle benodigde informatie voor de huidige maand weergegeven voor een snel inzicht in de zaken, en kunt u ook prijzen instellen en diensten toevoegen.
Tabblad Dashboard
Dagelijks tabblad
Tijdens het proces van bedrijfsontwikkeling begonnen er extra behoeften te ontstaan in de vorm van kortingen, abonnementen, aanvullende diensten en evenementen. Dit alles hebben we in de loop van de tijd ook geïmplementeerd, maar dit voorbeeld toont de basisversie van het systeem.
Creëren van functionaliteit
Nadat ik de belangrijkste indicatoren had bedacht, de architectuur en de gegevensuitwisseling tussen entiteiten had uitgewerkt, begon ik met de implementatie. Het eerste dat ik deed, was een Google Spreadsheet-document maken in mijn map Inkomen. Ik heb er twee tabbladen in gemaakt: dashboard en de eerste dag van de maand, waaraan ik de volgende tabel heb toegevoegd.
Hoofdwerkblad
Dit is het hoofdwerkblad waarmee de beheerder zal werken. Hij hoeft alleen maar de verplichte velden in te vullen (rood gemarkeerd) en het systeem berekent automatisch alle benodigde indicatoren.
Om invoerfouten en gemak te verminderen, is het veld ‘Bezoektype’ geïmplementeerd als een vervolgkeuzelijst met de aangeboden diensten, die we op de dashboardpagina kunnen bewerken. Om dit te doen, voegen we gegevensverificatie toe aan deze cellen en geven we het bereik aan waaruit we de gegevens moeten halen.
Om menselijke fouten in de berekeningen te verminderen, heb ik een automatische berekening toegevoegd van de uren die de klant in de kamer heeft doorgebracht en het verschuldigde geldbedrag.
Om dit te doen, moet de beheerder eenvoudigweg de aankomsttijd (kolom E) en vertrektijd (kolom F) van de klant markeren in het formaat HH: MM. Om de totale tijd te berekenen die een klant in de speelkamer doorbrengt, gebruik ik deze formule:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Om automatisch het geldbedrag voor het gebruik van diensten te berekenen, moesten we een complexere formule gebruiken, omdat de prijs van een uur kan variëren afhankelijk van het type dienst. Daarom moest ik de gegevens aan de servicestabel op de dashboardpagina binden met behulp van de QUERY-functie:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Naast de hoofdacties heb ik extra functies toegevoegd om ongewenste IFERROR- of ISBLANK-fouten te elimineren, evenals de ROUNDDOWN-functie - om me niet met de kleine dingen bezig te houden, heb ik het eindbedrag naar beneden afgerond, richting de klant.
Naast het hoofdinkomen (huurtijd) zijn er in een kinderspeelkamer extra inkomsten in de vorm van diensten of de verkoop van speelgoed, en maken werknemers enkele kleine uitgaven, bijvoorbeeld het betalen voor drinkwater of het kopen van snoep voor complimenten, met dit alles moet ook rekening worden gehouden.
Daarom heb ik nog twee tabellen toegevoegd waarin we deze gegevens zullen vastleggen:
Om het werken met de tekens gemakkelijker te maken, heb ik ze ingekleurd en voorwaardelijke opmaak aan de cellen toegevoegd.
De hoofdtabellen zijn klaar, nu moet je de hoofdindicatoren in een aparte tabel plaatsen, zodat je duidelijk kunt zien hoeveel je op een dag hebt verdiend en hoeveel van dit geld er in de kassa staat en hoeveel er op de kaart staat.
Om het geld per betalingstype op te tellen, heb ik opnieuw de QUERY-functie gebruikt:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")Aan het einde van de werkdag hoeft de beheerder alleen de omzet nog eens te controleren en hoeft hij geen handmatige herberekening uit te voeren. We dwingen iemand niet om extra werk te doen en de eigenaar kan de situatie op elk moment bekijken en controleren.
Alle benodigde tabellen zijn klaar, nu dupliceren we het tabblad voor elke dag, nummeren het en krijgen het volgende.
Geweldig! Bijna alles is klaar, het enige dat overblijft is het weergeven van alle hoofdindicatoren voor de maand op het dashboardtabblad.
Om het totale inkomen voor de maand te krijgen, kunt u de volgende formule schrijven
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1waarbij D1 de cel met de dagelijkse omzet is, en '1', '2' enzovoort de naam van het tabblad zijn. Op precies dezelfde manier krijg ik gegevens over extra inkomsten en uitgaven.
Voor de duidelijkheid heb ik besloten de totale winstgevendheid per categorie weer te geven. Om dit te doen, moest ik een complexe selectie en groepering uit alle tabbladen maken en vervolgens lege en onnodige regels filteren en verwijderen.
Winstgevendheid per categorie
Het hulpmiddel voor de boekhouding van de belangrijkste inkomsten is klaar, nu dupliceren we het bestand voor elke maand van het jaar.
Nadat ik een tool had gemaakt voor het bijhouden en monitoren van inkomsten, begon ik met het maken van een uitgaventabel waarin we rekening houden met alle maandelijkse uitgaven: huur, loonkosten, belastingen, aankoop van goederen en andere uitgaven.
In de huidige jaarmap heb ik een Google Spreadsheet-document gemaakt en er 13 tabbladen, een dashboard en twaalf maanden aan toegevoegd.
Tabblad Dashboard
Voor de duidelijkheid heb ik op het dashboardtabblad alle benodigde informatie over de financiële uitgaven voor het jaar samengevat.
En op elk maandelijks tabblad heb ik een tabel gemaakt waarin we alle contante uitgaven van het bedrijf per categorie bijhouden.
Tabblad Maand
Het bleek erg handig, nu kun je alle uitgaven van het bedrijf zien en controleren, en indien nodig de geschiedenis bekijken en zelfs analyses uitvoeren.
Omdat informatie over inkomsten en uitgaven zich in verschillende bestanden bevindt en niet erg handig is om te controleren, heb ik besloten één bestand aan te maken waarin ik alle relevante informatie heb verzameld die nodig is voor de eigenaar om het bedrijf te controleren en te beheren. Ik heb dit bestand “Samenvatting” genoemd.
draaitabel
In dit bestand heb ik een tabel gemaakt die maandelijks gegevens uit tabellen ontvangt, hiervoor heb ik de standaardfunctie gebruikt:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")waarbij ik de document-ID als eerste argument doorgeef, en het geïmporteerde bereik als tweede parameter.
Vervolgens heb ik de jaarbalans samengesteld: hoeveel is er verdiend, hoeveel is er uitgegeven, wat was de winst, de winstgevendheid. Visualiseerde de benodigde gegevens.
En voor het gemak, zodat de bedrijfseigenaar alle gegevens op één plek kan zien en niet door bestanden hoeft te bladeren, heb ik de mogelijkheid geïntegreerd om elke maand van het jaar te selecteren en de belangrijkste indicatoren in realtime weer te geven.
Om dit te doen, heb ik een koppeling gemaakt tussen maand en document-ID
Vervolgens heb ik een vervolgkeuzelijst gemaakt met behulp van "Gegevens -> Gegevensvalidatie", het bereik van de link gespecificeerd en de import geconfigureerd met een dynamische link naar het document
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")Conclusie
Zoals u kunt zien, is het verbeteren van de processen in uw bedrijf niet zo moeilijk als het lijkt, en u hoeft er geen supervaardigheden voor te hebben. Natuurlijk heeft dit systeem veel tekortkomingen, en naarmate het bedrijf groeit, zal het onmogelijk zijn om het te gebruiken, maar voor een klein bedrijf of in het begin bij het testen van een hypothese is dit een uitstekende oplossing.
Deze gameroom werkt al voor het derde jaar aan deze oplossing, en pas dit jaar, wanneer we alle processen al goed begrijpen, kennen we onze klant en de markt. We besloten een volwaardige online tool voor bedrijfsbeheer te creëren.
PS
Het gebruik van Google Spreadsheets om uw bedrijf te monitoren is niet erg handig, vooral niet vanaf uw telefoon. Dus ik deed , dat alle belangrijke bedrijfsindicatoren in realtime in een handig formaat weergeeft
Bron: www.habr.com