We have written several times about how our technologies assist en zelfs in processing information from any type of documents and entering data into accounting systems. Today, we will discuss how we implemented in ā the largest supplier of heat and hot water in Moscow.
Imagine yourself in the shoes of a typical accountant. We understand, this is not easy, but please try anyway. Every day, you receive a massive number of paper invoices, waybills, certificates, and so on. Especially a lot comes in before reporting deadlines. All the details and amounts need to be quickly and carefully checked, retyped, and entered into the accounting system, manually process transactions, and send documents to archive, so they can be provided on time for internal auditors, the tax service, tariff regulation bodies, and others. Difficult? But this is a long-standing business practice that exists in many companies. Together with MOEK, we simplified this tedious work and made it more convenient. If you're interested in how it was done, welcome below.
In the photo ā Moscow CHP-21, the largest producer of thermal energy in Europe. The heat generated at this station is supplied by MOEK to 3 million residents in northern Moscow. .
MOEK has one and a half dozen branches in Moscow. They serve 15,811 km of thermal networks, 94 thermal stations and boilers, 10,000 heat supply points, and 24 pumping stations, and are also building and establishing new heating systems. The company purchases a lot of equipment and services for its business activities: . Each initiating department of the procurement handles document processing by special employees ā contract managers.
Hoe worden contracten in een groot bedrijf beheerd? Wanneer curatoren een contract sluiten, ontvangen ze veel belangrijke papieren van de tegenpartijen: vrachtbrieven, service-invorderingen, facturen, certificaten, enzovoort. Gewoonlijk scant de curator de zakelijke documenten en voegt deze scans toe aan de bestelling in het enterprise resource management systeem. De financiĆ«le controller controleert handmatig alle gegevens. Daarna levert de curator de originele documenten in bij de boekhouding. Of dit wordt gedaan door een koerier, wat kan betekenen dat het vervoer van documenten meer tijd in beslag neemt ā van enkele uren tot een paar dagen.
En dat zou allemaal niet zo erg zijn, maar net als in veel andere bedrijven:
- Documenten kunnen enkele dagen voor de deadline voor rapportage bij de boekhouding worden aangeleverd. Dan moeten boekhouders zowel dagen als nachten doorbrengen op hun werkplek. Ze moeten handmatig controleren of alle facturen, vrachtbrieven, enzovoort correct zijn ingevuld. Vervolgens, als alles in orde is, typt een medewerker de gegevens opnieuw in het boekhoudsysteem en maakt boekingen. Ongeveer 90% van de tijd van een boekhouder gaat op aan het opnieuw typen van gegevens ā details, bedragen, data, nummers van catalogi, enzovoort. Hierdoor bestaat het risico op fouten.
- Documenten kunnen al met fouten binnenkomen. En soms ontbreken bepaalde facturen of certificaten. Soms wordt dit pas duidelijk in de laatste dagen voor de deadline voor rapportage. Hierdoor kunnen de goedkeuringsprocedures voor documenten zich vertragen.
- Na het maken van boekingen bewaren de boekhouders vrachtbrieven, facturen en aktes in losse papieren en elektronische archieven. Waarom leidt dit tot moeilijkheden? Bijvoorbeeld, MOEK werkt met tarieven, en is daarom verplicht om regelmatig verslag te doen van zijn uitgaven aan de uitvoerende autoriteiten. En wanneer de boekhouding weer een overheids- of belastingcontrole ontvangt, moeten medewerkers lang naar documenten zoeken.
Hoe het werk van de boekhouding bij MOEK er vroeger uitzag:
MOEK was de eerste in de energiesector die besloot deze schema te herstructureren en te vereenvoudigen, zodat ze sneller deals kon sluiten en rapportages kon indienen, beter marktschommelingen kon inschatten tijdens inkoop en haar financiĆ«le strategie kon plannen. Het was niet eenvoudig om alleen deze jarenlang vastgelegde werkwijze van de boekhouding te veranderen, daarom besloot het bedrijf deze te transformeren in samenwerking met een partner ā ABBYY.
Gezegd, gedaan
Het team van specialisten van ABBYY heeft een universeel platform voor intelligente informatieverwerking geĆÆmplementeerd bij MOEK en ingesteld:
- flexibele beschrijvingen (extractiediagrammen) voor documentverwerking. Wat dit inhoudt en waarom het nodig is, hebben we uitvoerig beschreven op Habr en . MOEK verwerkt met behulp van de oplossing meer dan 30 soorten documenten (bijvoorbeeld een verslag van geĆÆnstalleerde apparatuur of een rapport voor agentvergoeding) en haalt daar meer dan 50 attributen uit (documentnummer, totaalbedrag inclusief btw, naam van de koper, verkoper, aannemer, aantal goederen, etc.);
- een connector voor controles en gegevensuitvoer, die ABBYY FlexiCapture, SAP en OpenText met elkaar verbond. Dankzij de connector is het mogelijk om automatische controles uit te voeren van gegevens uit de bestelling en de overeenkomst op basis van verschillende referentiedocumenten. Hierover vertellen we zo meer;
- export van documenten naar een elektronisch archief op basis van OpenText. Nu worden alle scans van documenten op Ć©Ć©n plek opgeslagen;
- concepten van boekhoudkundige boekingen in SAP ERP met links naar scanbeelden van documenten.
Vervolgens hebben medewerkers van ABBYY en MOEK een zoekformulier ontwikkeld, zodat de boekhouder binnen enkele seconden belangrijke facturen via elk attribuut in het elektronische archief kan vinden en deze kan overleggen voor controles door de belastingdienst.
Zoeken is mogelijk op 26 verschillende criteria (afbeelding is klikbaar):
Nadat MOEK het hele systeem met succes heeft getest, is het in gebruik genomen. Het hele project, inclusief goedkeuringen, verduidelijkingen en aanpassingen, is binnen 10 maanden gerealiseerd.
Schema van de werking na de implementatie van ABBYY FlexiCapture:
Lijkt het erop dat er niets is veranderd? Ja, het bedrijfsproces is hetzelfde gebleven, alleen voert een machine nu het grootste deel van de functies uit.
Boeking, geschied!
Hoe staan de zaken nu? Stel dat de contracttoezichter een set van primaire documenten heeft ontvangen voor de levering van pompen voor de elektriciteitscentrale, of bijvoorbeeld voor de bouw van warmteleidingen. De specialist hoeft de volledigheid en inhoud van de documenten niet meer zelf te controleren, of een koerier te bellen en de originele documenten naar de boekhouding te sturen. De toezichter scant eenvoudigweg de ondertekende set primaire documenten, en dan nemen de technologieƫn het over.
Met behulp van het netwerk-scansysteem kan de medewerker scans in TIFF- of PDF-indeling naar zijn hotfolder of e-mail verzenden. Vervolgens opent hij het webinvoerstation van ABBYY FlexiCapture en kiest hij het type documentenpakket voor verwerking. Bijvoorbeeld, "aankoop van werkzaamheden/diensten met een commissie", "ontvangst van materieel en technische middelen (MTR)" of "vastlegging van activa".
Het type pakket bepaalt het aantal en de soorten benodigde documenten en gegevens die het systeem moet classificeren, herkennen en verifiƫren.
De curator laadt de scans voor herkenning. Het systeem controleert automatisch of alle documenten aanwezig zijn, de inhoud van elk stuk papier, en op de server vindt de herkenning van de gegevens plaats ā datum van de overeenkomst, bedrag, adres, INN, KPP en andere gegevens. Overigens is MOEK het eerste energiebedrijf in Rusland dat deze aanpak toepast.
Als de curator niet alle documenten heeft geĆ¼pload of als bepaalde gegevens op een vrachtbrief ontbreken, merkt het systeem dit op en vraagt het de medewerker onmiddellijk om de fout te herstellen:
Het systeem geeft een waarschuwing en vraagt om de ontbrekende documenten toe te voegen (hier en hierna zijn de screenshots klikbaar):
Het systeem heeft opgemerkt dat het document is vervallen:
Zo hoeft de medewerker niet langer te bepalen of het document correct is opgesteld. Als alles juist is, worden de meeste gegevenscontroles automatisch uitgevoerd op het webinvoerstation. Het is voldoende om het bestelnummer in te voeren dat in SAP ERP is opgegeven. Daarna vindt de afstemming van de herkende gegevens plaats met de informatie die in SAP wordt verwerkt: INN en KPP van de tegenpartij, de nummers en bedragen van de overeenkomst, btw, en de nomenclatuur van het product of de dienst. De verwerking en controle van Ć©Ć©n document duurt slechts een paar minuten.
Op basis van de gegevens ā INN en KPP ā kan de juiste onderneming uit het register worden geselecteerd:
Als er een fout in de factuur of vrachtbrief staat, laat het systeem het document niet naar het archief exporteren. Als het document bijvoorbeeld verkeerd is opgesteld of Ć©Ć©n van de symbolen verkeerd is herkend, wijst het systeem daarop en vraagt het de medewerker om alle onnauwkeurigheden te corrigeren. Laten we een voorbeeld geven:
Het systeem heeft ontdekt dat ZAO "Vasilok" niet op de lijst van leveranciers van MOEK staat.
Dit stelt medewerkers in staat om fouten te volgen voordat het document bij de boekhouding is aangekomen.
Als alle controles succesvol zijn doorlopen, wordt met Ć©Ć©n klik een scan-kopie van het document naar het elektronische archief van OpenText gestuurd, en verschijnt er een link en een kaart met de metadata in SAP. De accountant of curator kan altijd in het elektronische archief de lijst met documenten van de betreffende bestelling bekijken en informatie vinden over wie, binnen welke termijn, met welk resultaat de documenten heeft verwerkt.
Petr Petrovich keek in het elektronische archief,ā¦
ā¦om te bekijken wie de documenten voor bestelling nr. 1111 had geĆ¼pload.
Na de export van gegevens en scans uit ABBYY FlexiCapture verschijnt er een conceptboekstuk in SAP met vooraf ingevulde gegevens en links naar scan-afbeeldingen van de documenten.
Conceptboekstuk:
Vervolgens ontvangt de accountant een melding per e-mail met een link naar het gereedstaande concept en de scans. De specialist hoeft niet langer met papier te worstelen. Hij hoeft alleen de eindbedrag van de transactie, de aanwezigheid van een stempel, handtekening te controleren en de boeking uit te voeren. De accountant besteedt nu minder dan een minuut aan deze taak.
Projectresultaten
- Met behulp van de technologieĆ«n van ABBYY heeft MOEK niet alleen de boekhouding, maar ook de financiĆ«le controle vereenvoudigd en versneld. Voor het maken van een boeking hoeven medewerkers nu niet meer te wachten op de koerier met de originele documenten ā het is voldoende om met Ć©Ć©n klik een scan te ontvangen met reeds gevalideerde gegevens uit het elektronische archief. Het fysieke document is echter nog steeds nodig. Maar nu kan dit later naar de boekhouding worden gestuurd. Wanneer het daar aankomt, zal de medewerker in het boekhoudsysteem een vinkje zetten voor 'Origineel ontvangen'.
- Medewerkers ontvangen onmiddellijk alle benodigde gegevens over de transactie uit de scans, voeren tijdig de boekingen uit en bereiden van tevoren alle documenten voor de rapportage voor. Nu zijn ze niet meer bang voor interne of externe controles.
- Accountants voeren financiƫle operaties drie keer sneller uit, en MOEK sluit de verslagperiode 10 dagen eerder af.
- Alle filialen van MOEK bewaren boekhouddocumenten in Ć©Ć©n enkele elektronische archief. Hierdoor kan elke factuur, overeenkomst of act van verrichte diensten, evenals alle attributen ervan (bedragen, btw, product- of dienstennummers) vier keer sneller worden gevonden dan voorheen.
- Het systeem verwerkt jaarlijks meer dan 2,6 miljoen pagina's documenten.
Ter afsluiting
MOEK gebruikt Al reeds 2 jaar heb ik statistieken verzameld. Het blijkt dat accountants 95% van de boekingen maken zonder wijzigingen aan de concepten aan te brengen. Dit betekent dat dergelijke boekingen in de toekomst volledig automatisch kunnen worden uitgevoerd. Dit product is feitelijk de eerste stap van het bedrijf naar de implementatie van elementen van "kunstmatige intelligentie" in de bedrijfsprocessen: MOEK ontwikkelt een bijbehorend programma.
Andere Russische bedrijven automatiseren ook de boekhouding: ze maken het eenvoudiger en gebruiksvriendelijker. Bijvoorbeeld, met behulp van ABBYY-technologieƫn ontvangt de financiƫle controle "" belangrijke zakelijke informatie twee keer sneller en besteedt 20% minder tijd aan het zoeken naar de benodigde facturen en vrachtbrieven. Technologieƫn voor intelligente informatieverwerking helpen de accountants van de holding "" onmiddellijk de benodigde financiƫle documenten te vinden tijdens massale belastingcontroles. In 2019 plannen de specialisten van het bedrijf om ongeveer 10 miljoen pagina's documenten te verwerken.
Wilt u meer weten over het project van MOEK en ABBYY? Op 3 april om 11:00 uur zal de plaatsvervanger van het hoofd van het Informatietechnologiecentrum van MOEK, Vladimir Feoktistov, de details van de casus presenteren tijdens een gratis . Doe mee als u vragen wilt stellen.
Elizaveta Titarenko,
hoofdredacteur van de bedrijfsblog van ABBYY
Bron: habr.com
