5 dia's die ervaren presenters negeren

Een sterke merknaam of een spreker met een hoge functie helpt om conferentiezalen vol te krijgen. Mensen worden aangetrokken door 'sterren' om trendy te zijn en te leren over hun fouten en overwinningen. Maar aan het einde van de presentaties geven deelnemers deze sprekers vaak niet de hoogste cijfers.
In de studio van presentatie- en infographiccreatie VisualMethod hebben ze aan ondernemers en bedrijfsmedewerkers gevraagd wat hen het meest teleurstelde aan de presentaties op conferenties. Blijkbaar, wanneer ervaren sprekers de organisatorische dia's negeren en direct overgaan tot het beschrijven van het proces of de case, gaat het vertrouwen verloren. Sommige respondenten noemden het gedrag van sprekers zelfs arrogant ('heeft zich helemaal niet voorgesteld') en onoplettend ('het onderwerp is iets anders dan wat er wordt gezegd'). We vertellen in detail welke dia's belangrijk zijn om te onthouden.

Waarom dit belangrijk is

Zelfs als je 1000 keer hebt gesproken, moeten deze 5 dia's zeker in je presentatie zitten:

• het onderwerp van de presentatie
• jezelf voorstellen
• de structuur van de presentatie
• de agenda
• de conclusies van de presentatie en contactinformatie

Als de presentatie een vragenronde inhoudt, maak dan een aparte dia voor dit doel om het publiek te focussen, of gebruik een dia met de conclusies van de presentatie.

Naarmate sprekers meer ervaring opdoen, richten ze zich meer op de inhoud van de presentatie, in de veronderstelling dat de resultaten en persoonlijke ervaringen van de spreker het belangrijkste zijn voor het publiek. Natuurlijk is dit essentieel, maar ongeacht je status en de resultaten van het werk, is het voor het publiek waardevol om de relevantie van wat er gebeurt te bevestigen en een gevoel van verbinding te krijgen. Organisatorische dia's helpen om in de juiste sfeer te komen, het onderwerp te begrijpen en te begrijpen waarom jouw presentatie invloed moet hebben op het professionele leven van de luisteraars. Zelfs als jouw toespraak een monoloog is, creëert organisatorische informatie een gevoel van interactie tussen de spreker en het publiek in de zaal.

Vang ze met het onderwerp

Elke presentatie begint met een titelblad. Meestal staat er iets algemeens op, hoewel de eerste dia oorspronkelijk was gemaakt om de relevantie van het onderwerp voor het publiek uit te leggen. Waarom gebeurt dit? Onze klanten die vaak spreken, geven toe dat ze het onderwerp van de organisator krijgen of, als ze het zelf formuleren, dit enkele maanden voor het evenement gebeurt. In de tussentijd is er weinig tijd om een schets voor het onderwerp te maken. Na verloop van tijd komt het op alle affiches, banners en in nieuwsbrieven te staan, en wanneer het tijd is om voor te bereiden, lijkt het te laat om iets te veranderen. VisualMethod adviseert altijd het onderwerp te formuleren met de nadruk op het voordeel voor het publiek. Zelfs als het iets afwijkt van wat er oorspronkelijk werd aangekondigd. Op deze manier kunt u vanaf de eerste seconden de aandacht van de mensen grijpen.

Gebruik de actieve stem bij het formuleren van het onderwerp en wees zo specifiek mogelijk. Bijvoorbeeld, de formulering 'Ontwikkeling van een commercieel voorstel' klinkt zwakker dan '3 sjablonen voor een commercieel voorstel die u helpen consultingdiensten te verkopen'.

Vind een gemeenschappelijk belang met het publiek. Een goede spreker vraagt voor de presentatie aan de organisatoren wie er in de zaal zal zitten en wat de resultaten zijn van enquêtes over actuele onderwerpen onder de bezoekers. Zo'n gesprek kost vijf minuten, maar helpt om tijd te besparen bij de voorbereiding, omdat je precies weet wat de verwachtingen zijn van de mensen en je interessante informatie voor hen kunt selecteren. Als je slechts één presentatie per jaar houdt, kun je met slechts één zin jouw onderwerp verbinden met de interesses van de aanwezigen.

Zelfs wanneer er geen informatie is over wie er in de zaal zal zijn, is het voldoende om voor de presentatie 2-3 verduidelijkende vragen te stellen over de beroepsactiviteiten van de luisteraars en een argument te vinden waarom jouw informatie nuttig voor hen zal zijn.

Ondersteun jouw expertise

Nadat je het onderwerp hebt geformuleerd, komt bij mensen de volgende vraag naar boven: waarom kun jij de expert zijn en waarom zouden ze jou moeten vertrouwen? Deze reactie ontstaat automatisch en als er geen antwoord komt, kan de luisteraar met belangstelling luisteren, maar zullen er twijfels zijn of de informatie in dit specifieke geval betrouwbaar is en of het nuttig is om wat ze gehoord hebben toe te passen. Daarom raden we zelfs 'sterke' sprekers aan om te vertellen waarom ze het recht hebben om bepaalde informatie te delen. Hoe doe je dat op een natuurlijke manier zonder te veel 'ik' naar voren te schuiven?

Sommige formats van evenementen vereisen dat de spreker wordt voorgesteld door de organisator. In dit geval is het belangrijk om de presentator de juiste informatie te geven en deze te koppelen aan het onderwerp van je presentatie. Bijvoorbeeld, aan een van onze klanten adviseerden we om op een ondernemersconferentie niet alleen te praten over hun laatste functie bij het grootste bedrijf qua aantal werknemers in het land, maar ook over eerdere ervaringen in een klein kantoor. Na de presentatie kreeg de spreker te horen dat hij de problemen van kleine bedrijven begrijpt, hoewel er eerder in de Q&A-sectie vaak de vraag kwam: 'Werkt deze methodologie dan wel voor kleine bedrijven?'. Wanneer je precies weet wie je publiek is, kun je voorbeelden kiezen uit je eigen ervaringen die aansluiten bij de interesses van de luisteraars.

Als je jezelf voorstelt, wijd daar dan een aparte dia aan. Zo kun je alleen de link tussen jouw ervaring en het onderwerp benoemen, terwijl andere feiten de mensen zelf kunnen lezen — en je er niet opschepperig uitziet. Er is zoiets als de 'triangel van vertrouwen'. Om vertrouwen op te bouwen, moet je drie aspecten met elkaar verbinden: jouw ervaring, het onderwerp en de interesses van het publiek.

De eerste optie om dit te doen, impliceert het gebruik van een stereotiep. Het ziet er als volgt uit:

Mijn naam is _______, ik ben _______ (functie): stereotyp _______________. Als je commercieel directeur bent, kan je introductie er als volgt uitzien:

Mijn naam is Peter Brodsky (naam) en ik ben een typische commercieel directeur (functie) die elke maand meerdere commerciële voorstellen goedkeurt en feedback van klanten ontvangt (stereotype). Hiermee bevestigt u dat u het recht heeft om te spreken over het opstellen van commerciële voorstellen en begrijpt wat de mensen in de zaal doen, als u spreekt voor mensen met dezelfde functie.

De tweede optie is uw eerdere ervaring. Als u voor ontwikkelaars sprak die bijvoorbeeld diensten creëren voor het automatiseren van commerciële voorstellen, dan zou u het volgende kunnen zeggen:

Mijn naam is Peter Brodsky (naam) en ik breng elke dag 30% van mijn tijd door met het ontwikkelingsteam, omdat ik geloof dat de toekomst ligt in procesautomatisering. Als u ervaring heeft in ontwikkeling, kunt u het nog krachtiger zeggen: ik ben een ontwikkelaar en ben dat altijd geweest. Code zit in mijn bloed. Maar het gebeurde zo dat ik een algoritme voor het werken met commerciële voorstellen heb opgezet en de verkopen met 999% heb verhoogd, en nu werk ik als teamleider. Dat is ook goed, omdat ik beide kanten van het proces zie.

Als u geen relevante ervaring heeft, kunt u overstappen naar de emotionele toon en zeggen waarom het onderwerp voor u belangrijk is. Dat zou ongeveer zo klinken: ik ben elke dag een koper en ik ben zo blij als een verkoper hoort wat ik nodig heb in plaats van volgens een sjabloon te proberen te verkopen. Maar dat is ook de essentie van de sjabloon van een goed bedrijf: medewerkers leren de voordelen van menselijkheid en de technologie van klantbegrip te benutten.

Wat betreft de dia die ervaring beschrijft, kunt u de volgende informatie erop zetten:

• Functie en de namen van de bedrijven waar u heeft gewerkt.
• Uw opleiding of speciale cursussen die met het onderwerp te maken hebben.
• Graden, onderscheidingen en certificaten.
• Kwantiatieve resultaten. Bijvoorbeeld, hoeveel commerciële voorstellen u in uw leven heeft gedaan.
• Soms is het gepast om klanten of grote projecten te vermelden.

Het belangrijkste: herinner u op tijd dat het publiek is gekomen om niet uw levensverhaal te horen. Daarom is het doel van de presentatie alleen om te onderbouwen waarom het belangrijk is voor mensen om precies uw toespraak over dit onderwerp te horen.

Verleid met de inhoud.

U heeft nu uitgelegd waarom het onderwerp en uw expertise de aandacht verdienen. Nu wil het publiek weten hoe u de kennis gaat overbrengen en hoe het proces eruit zal zien. Het is belangrijk om de inhoud van de presentatie op de dia aan te geven en de agenda van de bijeenkomst vast te stellen, om teleurstellingen na uw presentatie te voorkomen. Wanneer u de structuur van uw optreden niet aankondigt, vormen mensen zelf verwachtingen en die komen zelden overeen met de werkelijkheid. Dit leidt tot opmerkingen als "je sprak helemaal niet over het onderwerp" of "ik dacht dat het beter zou zijn". Help uw luisteraars met hun wensen en verwachtingen — stel regels op en vertel hen wat ze kunnen verwachten.

Een goede manier om de agenda te presenteren, is door de dia niet gewoon "Agenda" te noemen. In plaats daarvan kunt u een tijdlijn of infografiek maken. Geef aan hoeveel tijd elke sectie in beslag zal nemen: theoretisch, praktisch, casestudy, vraag- en antwoordsessies, pauzes indien van toepassing. Als u de presentatie gaat doorsturen, is het beter om de inhoud als een menu met links op te stellen — zo zorgt u voor de lezer en bespaart u zijn tijd met het doorbladeren van dia's.

VisualMethod adviseert niet alleen de inhoud van uw presentatie aan te geven, maar dit ook te doen vanuit het oogpunt van de voordelen voor de luisteraars. Bijvoorbeeld, op de dia staat een punt "hoe de budgetlimieten in een commercieel voorstel aan te geven". Wanneer u dit punt noemt, geef dan een belofte: "Na mijn presentatie weet u hoe de budgetlimieten in een commercieel voorstel aan te geven". Zorg ervoor dat mensen uw woorden nuttig vinden voor henzelf.

Zoals Alexander Mitta in zijn boek "Film tussen de hel en het paradijs" opmerkt, wekt de eerste 20 minuten van een film een golf van interesse voor het gehele verhaal op. Professionals noemen dit het Inciting event of in vrije vertaling "prikkelingsevent". Een vergelijkbare aanpak is te vinden in de theaterklassiekers. Uw inleidende dia's fungeren als de aanzet en wekken interesse voor het gehele verhaal.

Trek conclusies

Vergeet de ontknoping aan het einde van de film of voorstelling niet: het moment waarop de kijker verlichting krijgt en universele kennis ontvangt. Dit moment in uw presentatie is de slotdia met beknopte conclusies. Dit kan één conclusie zijn, groot geschreven, als u spreekt over een echt nieuwe ontdekking, of 3 belangrijke regels of conclusies om uw hele presentatie samen te vatten.

Waarom moet u een aparte dia voor de conclusies maken? Ten eerste helpt u om een eenduidige en correcte conclusie te trekken over uw presentatie. Ten tweede bereidt u het publiek voor op de finale van de presentatie en geeft u hen de kans om vragen voor te bereiden.

Ten derde kunt u waarde toevoegen aan uw presentatie. Dit vereist dat u de aandacht vestigt op wat het publiek dankzij uw presentatie heeft geleerd, beseft en begrepen. Kortom, creëer een effect van extra waarde. Bijvoorbeeld, u somt de namen van drie sjablonen op die gebruikt worden bij het opstellen van een commercieel aanbod, en zegt: vandaag heeft u deze drie modellen geleerd, en door ze te gebruiken, kunt u uw klanten duidelijker de voordelen van samenwerking met u laten zien en de verkoop versnellen.

De slotdia moet kort en werkelijk conclusief zijn. Het is niet de bedoeling om na deze dia verder in het onderwerp te duiken, zelfs niet als u nog enkele details herinnert. Gebruik dit moment om uw positie als expert te versterken en een definitieve conclusie te geven. Waar u bij dit finale punt naartoe kunt, is een blok voor vragen, hoewel het in de meeste gevallen beter is om dit iets eerder te doen en de presentatie te beëindigen op de toon die u wenst.

Help ons contact met u op te nemen

Elke presentatie heeft een doel. Als de spreker het podium opkomt, verkoopt hij een product, bedrijf, zijn expertise of een bepaalde actie aan het publiek. Tegenwoordig kom je zelden directe verkopen tegen via een presentatie, behalve in netwerken van cosmetica of wonderpillen. In de meeste gevallen verzamelt de spreker de contactgegevens van het publiek. Dit betekent niet dat hij met een enquête door de zaal loopt, maar hij vertelt waar verdere communicatie mogelijk is.

Als je niet bereid bent directe contactinformatie te geven, vermeld dan op de laatste dia het e-mailadres van het bedrijf. Bijvoorbeeld, wij gebruiken een algemeen adres hello@visualmethod.ru, of nog beter, geef een link naar een sociaal netwerk waar je kunt communiceren met het publiek of waar nuttige materialen over jouw onderwerp verschijnen.

Als je een onafhankelijke consultant bent, kun je ook een algemeen of persoonlijk adres geven of een pagina op een sociaal netwerk vermelden waarmee je bereikbaar bent.

Om het publiek te activeren, maak een 'oproep tot actie'. Vraag om feedback op jouw presentatie, deel links over het onderwerp of stel voor hoe je jouw presentatie kunt verbeteren. Uit ervaring bij VisualMethod blijkt dat ongeveer 10% van de luisteraars altijd voldoende responsief en actief is om een commentaar achter te laten, en ongeveer 30% bereid is zich aan te melden voor nieuws van jouw groep.

P.S.

Volgens de 'oude' traditie zou hier een vermelding van de frase 'Dank voor uw aandacht!' moeten komen. 'Vaarwel' zeggen is altijd moeilijk en je wilt de ongemakkelijke pauze vullen met een dia met een dergelijke dankbaarheid, maar wij adviseren om op de dia met contactinformatie te blijven. Een 'dank-dia' signaleert aan het publiek dat jouw relatie eindigt, terwijl het doel van elk bedrijf is om contact met zijn publiek uit te breiden en voortdurend te onderhouden. Jouw contacten kunnen deze taak beter aan.

Bron: habr.com