🥇Hoe je 70 taken per dag kunt volbrengen: leven in taaktrackers is een goed leven

Ik heb geprobeerd om systematisch taken bij te houden, waarschijnlijk zo'n 20-25 keer. En elke poging mislukte, zoals ik nu begrijp, om twee redenen.

Ten eerste moet je begrijpen waarom je tijd wilt besteden aan het bijhouden van taken.
Je begint taken bij te houden, besteedt daar tijd aan, maakt minder taken af, en alles begint zich op te stapelen - met welk doel?

Elke taak is moeilijk uit te voeren als je niet begrijpt waarom. 'Je leven ordenen' is geen begrijpelijk doel, aangezien 'een geordend leven' een behoorlijk vaag fenomeen is. Maar 'het niveau van angst verlagen door het niveau van onzekerheid te verlagen' is een veel concreter en beter doel waarvoor je gerust een uur per dag kunt besteden.

Ten tweede beschrijven alle methodologieën die ik heb gelezen meteen de uiteindelijke staat van het proces. 'Je moet ToDoIst nemen, opdelen in projecten, integreren met je agenda, wekelijkse taakreviews doen, ze prioriteren...' Het is moeilijk om dat allemaal tegelijk te beginnen. Net als in softwareontwikkeling geloof ik dat je de methode van progressieve JPEG — iteratief.

Daarom zal ik mijn 'iteraties' doornemen, en misschien komt het in dezelfde vorm ook van pas voor jou. Tenslotte, wat is een betere gelegenheid dan de meivakantie om aan het werk te gaan met een nieuwe (relatieve) paradigma?

Hoe ik daartoe ben gekomen, kun je lezen in hier.

Trello, een paar lijsten

We creëren slechts 4 lijsten en gebruiken de desktop- en mobiele app.

Lijsten:

Taken - schrijf hier alle taken op die in je opkomen. En schrijf ze meteen op zodra ze in je opkomen. 'Afval weggooien' - een taak. 'Afwassen' - een taak. 'Een vergadering plannen' - een taak. Enzovoort. Zelfs de meest voor de hand liggende of belangrijke dingen kunnen worden vergeten als er iets onverwachts gebeurt of als het gewoon een zware dag was.
Taken voor vandaag - elke avond verplaats ik taken van het bord 'Taken' naar het bord 'Taken voor vandaag'. Als aan het einde van de dag een deel van de taken daar blijft staan, is dat prima, hierover later meer. Na verloop van tijd begin je te begrijpen hoeveel taken er in de lijst kunnen staan, zodat je de meeste ervan op de geplande dag kunt afronden.
Vandaag gedaan. Dit bord is de belangrijkste manier om de angst van 'ik heb vandaag niets gedaan' te verminderen en een goede weg voor verdere reflectie over zelforganisatie. Ik schrijf hier de taken die ik vandaag heb gedaan, zelfs als ze niet op de geplande lijst stonden. 'Ik heb Vasya gebeld over de documenten' - heb ik genoteerd. 'We hebben gevraagd om de papieren te ondertekenen' - heb ik genoteerd. 'We hebben het contract met Anton besproken' - heb ik genoteerd. Zo begrijp je aan het einde van de dag waar je eigenlijk tijd aan hebt besteed en welke taken je misschien alleen maar hebt gedaan om het plan te volgen.
Klaar - lijst van alle voltooide taken. Aan het begin of het einde van de dag verplaats ik ze van 'Vandaag gedaan' naar 'Klaar'. In feite is het een soort prullenbak waar je eenvoudig voltooide taken kunt vinden, en daarom is het nodig om regelmatig op te ruimen.

Trello, 'mini-kalender'

Op een gegeven moment wordt het duidelijk dat bepaalde taken absoluut tijdgebonden zijn, en dat je ze gedurende de week niet wilt vergeten om er niets anders voor te plannen. Ik heb altijd moeite gehad met de kalender, dus heb ik een paar borden aangemaakt met de namen 'Taken voor maandag', 'Taken voor dinsdag', enzovoort, waar ik de tijdgebonden taken ben gaan noteren.

Zo, wanneer iemand me vraagt: 'Kunnen we donderdag om 16:00 uur praten?' - ga ik gewoon naar het juiste bord en kijk ik wat we op dat tijdstip hebben genoteerd. En ik moet niet vergeten de taken op tijd tussen lijsten te verplaatsen gedurende de week: bijvoorbeeld, 'taken voor donderdag' met de komst van donderdag naar 'taken voor vandaag'.

Waarom geen kalender? Voor mij is het ontzettend moeilijk om tegelijkertijd met twee tools te werken. Als ik daarvoor een kalender gebruik, moet ik erin loggen, deze invullen, en regelmatig controleren of ik niets ben vergeten...

Op dat punt stuitte ik op de grenzen van Trello. Het belangrijkste probleem was dat er meer dan 50 taken per dag werden genoteerd, en er een vrij grote pool van taken was, gekoppeld aan zowel de algemene lijst als aan de lijsten die aan de dagen waren gekoppeld. Hoe begrijp je dat ik al een taak die ik moet doen, heb genoteerd? Er begonnen duplicaten te verschijnen. Hoe prioriteer je alle taken van een van de projecten tegelijkertijd? Hoe geef je andere mensen de mogelijkheid om je kalenderplannen te bekijken?

Ik had een systeem nodig dat, terwijl het relatief eenvoudig blijft:

Taken kon groeperen op projectbasis.
Een kalenderbinding had (uitvoeren morgen), en dit automatisch kon overzetten naar de taken voor vandaag, zodra de dag begint.
Zou integreren met Google Agenda.

Hier ben ik teruggekomen naar ToDoist en op dit moment bleek het de meest geschikte oplossing te zijn.

De huidige stroom in ToDoist

Inbox

Alle binnenkomende taken schrijf ik in de Inbox, die ik probeer direct te verwerken. Met verwerken bedoel ik:

De datum bepalen waarop de taak uitgevoerd zal worden (voor korte taken stel ik vaak Today in, en aan het einde van de dag begrijp ik meestal wanneer ik het echt kan doen).
Het project bepalen waaraan de taak kan worden toegewezen (voor statistieken en om op de een of andere manier de prioriteit van alle taken in het project te kunnen aanpassen).

Taken die in me opkomen en niet noodzakelijkerwijs binnenkort gedaan hoeven te worden, gaan naar projecten Ongecategoriseerd Persoonlijk (“neem de onderzetters mee in de auto”) en Ongecategoriseerd Werk (“denk na wanneer we een strategische sessie over PR kunnen organiseren”). In ToDoist kunnen terugkerende taken worden ingesteld: elke week heb ik de taak “Verwerk ongecategoriseerd Persoonlijk”, en elke maandag - “Verwerk ongecategoriseerd Werk”.

Integratie met de agenda
ToDoist integreert uitstekend met Google Agenda, en dat in beide richtingen. Mijn agenda is gedeeld met collega’s, zodat zij kunnen zien wanneer ik echt niet bereikbaar ben.

Taken uit de agenda worden ook weer teruggezet: ik kan zeggen “Serge, kijk naar mijn tijd op vrijdag en plan daar een vergadering in”, die dan zowel in de agenda als in ToDoist zal verschijnen. Op deze manier ben ik eigenlijk voor het eerst begonnen met het gebruiken van mijn agenda, zonder deze evenementen zelf te hoeven aanmaken.

Behandeling van niet-dringende binnenkomende taken

Ik gooi niet geforceerd taken meteen opzij, behalve de taken waarbij het probleem duidelijk is. "We moeten dringend contact opnemen met het management van ABC, omdat de server offline is, en we geen reactie van hun medewerkers ontvangen" — dat is een duidelijke dringende taak die niet kan worden uitgesteld. Maar "Zhenya, mag ik je nu bellen om over een nieuw project te praten" verandert in "Plannen wanneer ik kan praten met X over Y", wat al verandert in de taak "X laten weten dat we dan kunnen praten" en de taak "Met X praten over Y", die al aan een tijdstip is gekoppeld. Vrijwel elke binnenkomende taak verandert aanvankelijk in "Plannen...".

Prioritering van taken
Niet alle taken die voor de dag zijn gepland kunnen worden uitgevoerd. Door naar mezelf te kijken, realiseerde ik me het volgende (elke persoon zal andere cijfers hebben, maar het belangrijkste is om tot conclusies te komen).

Op een dag noteer ik ongeveer 50-70 taken.
Comfortabel voor mezelf (zonder het gevoel van totale vermoeidheid aan het einde van de dag) kan ik tot 30 taken doen.
Als ik tot 50 taken maak, ben ik moe, maar niet kritiek.
Ik kan 70 taken afronden, maar daarna kom ik moeilijk uit de "workaholisme-flow", val ik met moeite in slaap en ben ik over het algemeen niet sociaal.

Op basis hiervan beslis ik wat ik vandaag ga doen. In ToDoist is er een prioritering voor elke taak, dus 's ochtends kies ik de kritieke taken om uit te voeren, en de rest voer ik uit op basis van mogelijkheden en verlangen. Elke dag schuif ik ongeveer 40-20 taken naar de volgende: wat interessant is — het aantal taken voor de volgende dag is weer 60-70.

Statistieken bijhouden

Ik wil graag begrijpen hoeveel tijd er vandaag in totaal aan werkgerelateerde zaken is besteed, en aan welke precies. Hiervoor gebruik ik de app RescueTime, die zowel op mijn telefoon als op mijn laptop staat, en Google Maps Locatiegeschiedenis (ja, ik ben geen paranoia).

We wonen buiten de stad, dus de tijd die aan de weg wordt besteed, kan nuttig worden gebruikt. Nu, wanneer ik niet moe ben, luister ik tijdens het rijden naar audioboeken om op zijn minst iets met die 40 minuten te doen.

Ik aggregeer de gegevens nog niet, waardoor ik mijn eigen persoonlijke Data Lake creëer; er komt een tijd dat ik daar aan toe kom.

Er komt geen conclusie

Het leven van de moderne mens is een grote stroom van binnenkomende taken. Het is niet mogelijk om deze te verminderen; we moeten leren om deze stroom te beheren.
De meeste zorgen komen voort uit de onzekerheid van wat de toekomst brengt. Als we begrijpen wat ons in de komende dagen te wachten staat, zullen die zorgen aanzienlijk verminderen.
Voor dit doel is het de moeite waard om tijd te besteden aan het organiseren van je dag. Ik weet wat er vandaag gaat gebeuren, wat er morgen gebeurt, en ik vergeet de taken niet waar ik eerder nog overheen keek.
Taakbeheer is geen doel op zich, maar een manier van zelfdiscipline. Dingen die ik eerder niet wilde doen of waaraan ik niet kon beginnen, worden veel gemakkelijker te realiseren. Veel mensen (en ik ben één van hen) voelen zich over het algemeen beter wanneer taken van buitenaf worden opgelegd. Taakbeheer is een manier om jezelf doelen te stellen en te leren leven volgens je wensen.
Werk is geen doel op zich. Het doel is om je werkrooster zo te organiseren dat er voorspelbare vrije tijd ontstaat, waarin je jezelf, je gezin en je interesses kunt nastreven.

Bron: habr.com