Een spraakmakend merk of de naam van een spreker met een hoge positie helpt vergaderzalen vullen. Mensen zoeken contact met ‘sterren’ om op de hoogte te blijven en meer te weten te komen over hun fouten en overwinningen. Pas aan het einde van de toespraken geven de deelnemers dergelijke sprekers verre van de hoogste cijfers.
VisualMethod, een presentatie- en infographicsstudio, vroeg ondernemers en bedrijfsmedewerkers wat hen het meest teleurstelde aan conferentiepresentaties. Het blijkt dat wanneer ervaren sprekers de organisatorische problemen negeren en direct overgaan tot het beschrijven van een proces of casus, het vertrouwen verloren gaat. Sommige respondenten noemden dit gedrag van de sprekers zelfs arrogant (“stelde zichzelf helemaal niet voor”) en onoplettend (“het onderwerp is één ding, maar de woorden zijn iets anders”). We bespreken in detail welke dia's belangrijk zijn om te onthouden.
Waarom is het belangrijk
Zelfs als je 1000 keer hebt gesproken, moeten deze 5 slides in je presentatie staan:
- onderwerp van toespraak
- jezelf voorstellen
- spraakstructuur
- agenda
- presentatieresultaten en contacten
Als de presentatie een vraag-en-antwoordgedeelte bevat, maak hiervoor dan een aparte dia om de aandacht van het publiek te trekken, of gebruik een samenvattingsdia van de presentatie.
Door spreekervaring op te doen, concentreren sprekers zich meer op de essentie van de presentatie, in de overtuiging dat alleen de resultaten en persoonlijke ervaring van de spreker belangrijk zijn voor het publiek. Natuurlijk is dit belangrijk, maar ongeacht uw status en de resultaten van uw werk is het waardevol dat het publiek wordt versterkt door het belang van wat er gebeurt en een gevoel van eigenaarschap krijgt. Organisatorische dia's helpen u zich af te stemmen, in uw onderwerp te duiken en te begrijpen waarom uw presentatie van invloed zou moeten zijn op het professionele leven van uw publiek. Zelfs als uw toespraak een monoloog is, creëert organisatorische informatie het effect van interactie tussen de spreker en het publiek in de kamer.
Raak verslaafd aan het onderwerp
Elke presentatie begint met een titelpagina. Meestal staat er iets algemeens, hoewel de eerste dia oorspronkelijk is gemaakt om de relevantie van het onderwerp voor het publiek uit te leggen. Waarom gebeurt dit? Onze klanten die vaak optreden geven toe dat ze het onderwerp van de organisator ontvangen of, als ze het zelf formuleren, gebeurt dit enkele maanden vóór het evenement en bij gebrek aan tijd verschijnt er een schetsonderwerp. Na verloop van tijd verschijnt het op alle posters, banners en mailings, en als het om de voorbereiding gaat, lijkt het te laat om er iets aan te veranderen. VisualMethod stelt voor om het onderwerp altijd te formuleren met een indicatie van het voordeel voor het publiek. Ook al zal het iets anders zijn dan wat was aangekondigd. Zo kun je vanaf de eerste seconden de aandacht van mensen trekken.
Gebruik de actieve stem om uw onderwerp te formuleren en wees zo specifiek mogelijk. De bewoording ‘Ontwikkeling van een commercieel voorstel’ klinkt bijvoorbeeld zwakker dan ‘drie sjablonen voor commerciële voorstellen waarmee u adviesdiensten kunt verkopen’.
Zoek een gemeenschappelijke interesse met de luisteraar. Een goede spreker zal vóór de toespraak aan de organisatoren vragen wie er in de zaal zullen zijn en wat de resultaten zijn van enquêtes over onderwerpen die relevant zijn voor bezoekers. Dit gesprek duurt vijf minuten, maar bespaart tijd bij de voorbereiding omdat je precies weet wat mensen verwachten en interessante informatie voor hen selecteert. Als u gedurende het jaar uw enige presentatie geeft, kunt u met één zin uw onderwerp verbinden met de interesses van de aanwezigen.
Zelfs als er geen informatie is over degenen die in de zaal zullen zijn, volstaat het om vóór het begin van de toespraak 2-3 verhelderende vragen te stellen over het beroep van de luisteraars en een argument te bedenken waarom uw informatie nuttig zal zijn voor hen.
Ondersteun uw expertise
Als je eenmaal een onderwerp hebt geformuleerd, hebben mensen de volgende vraag: waarom kun je precies een expert zijn en waarom zouden ze je moeten vertrouwen? Deze reactie vindt automatisch plaats en, zonder antwoord te krijgen, kan de luisteraar met belangstelling naar alles luisteren, maar hij zal twijfelen of de informatie in dit specifieke geval betrouwbaar is en wat hij heeft gehoord de moeite waard is om in de praktijk toe te passen. Daarom raden we aan dat zelfs “ster”-sprekers vertellen waarom zij het recht hebben om deze of gene informatie te uiten. Hoe doe je dit op een natuurlijke manier, zonder de ‘ik’ uit te steken?
Bij sommige evenementformaten is het vereist dat de spreker door de organisator wordt geïntroduceerd. In dit geval is het belangrijk om de presentator de juiste informatie te geven en deze te relateren aan het onderwerp van uw toespraak. Zo adviseerden wij een van onze klanten op een ondernemersconferentie om niet alleen te praten over hun laatste werkplek bij het grootste bedrijf van het land qua aantal medewerkers, maar ook over hun eerdere ervaringen in een klein kantoor. Na de toespraak kreeg de spreker de opmerking dat hij de problemen van kleine bedrijven begrijpt, hoewel eerder in het vraag-en-antwoordgedeelte vaak de vraag werd gesteld “nou, deze methodologie werkt in grote bedrijven, maar hoe zit het met kleine bedrijven?” Wanneer u duidelijk begrijpt wie uw publiek is, kunt u uit uw activiteiten voorbeelden kiezen die aansluiten bij de interesses van uw luisteraars.
Als je jezelf voorstelt, wijd hier dan een aparte slide aan. Op deze manier kun je alleen het verband tussen jouw ervaring en het onderwerp onder woorden brengen, en zullen mensen de andere feiten zelf lezen – en het zal niet lijken alsof je aan het opscheppen bent. Er bestaat zoiets als de “driehoek van vertrouwen”. Om vertrouwen op te bouwen, moet u drie dingen met elkaar verbinden: uw ervaring, uw onderwerp en de interesses van uw publiek.
De eerste manier om dit te doen is het gebruik van een stereotype. Ziet eruit als:
Mijn naam is _______, ik ben _______ (Functie): stereotype _______________. Bent u commercieel directeur, dan kan uw presentatie er als volgt uitzien:
Mijn naam is Peter Brodsky (naam), ik ben een typische commercieel directeur (functie), die meerdere commerciële voorstellen per maand goedkeurt en feedback krijgt van klanten (stereotype). Op deze manier bevestigt u dat u het recht heeft om te praten over het schrijven van zakelijke voorstellen en begrijpt u wat de mensen in de kamer doen als u spreekt voor mensen met dezelfde functie.
De tweede optie is eerdere ervaring. Als u met ontwikkelaars spreekt die bijvoorbeeld diensten creëren om de distributie van commerciële aanbiedingen te automatiseren, zou u het volgende kunnen zeggen:
Mijn naam is Peter Brodsky (naam), en elke dag besteed ik 30% van mijn tijd in het ontwikkelteam, omdat ik geloof dat de toekomst in procesautomatisering ligt. Als je ervaring hebt met ontwikkelen, dan kun je het nog duidelijker zeggen: ik ben een ontwikkelaar en ben dat altijd geweest. De code zit in mijn bloed. Maar het gebeurde zo dat ik erin slaagde een algoritme te bouwen voor het werken met commerciële aanbiedingen en de omzet met 999% te verhogen, en nu werk ik als blokmanager. Dit is ook goed omdat ik beide kanten van het proces zie.
Als je geen relevante ervaring hebt, kun je overschakelen naar de taal van emoties en zeggen waarom het onderwerp belangrijk voor je is. Het zal ongeveer zo klinken: ik ben zelf elke dag koper en ben bereid te huilen van geluk als de verkoper hoort wat ik nodig heb en niet probeert volgens een sjabloon te verkopen. Maar dit is de essentie van het sjabloon van een goed bedrijf: werknemers leren voordeel te halen uit de menselijkheid en de technologie om de klant te begrijpen.
Wat de dia betreft die de ervaring beschrijft, kunt u de volgende informatie erop plaatsen:
- Functie en namen van bedrijven waarvoor u heeft gewerkt
- Jouw opleiding of speciale cursussen die betrekking hebben op het onderwerp
- Diploma's, prijzen en certificeringen
- Kwantitatieve resultaten. Hoeveel commerciële aanbiedingen heeft u bijvoorbeeld in uw leven gedaan?
- Soms is het vermelden van klanten of grote projecten passend.
Het belangrijkste: onthoud op tijd dat het publiek niet naar je levensverhaal kwam luisteren. Daarom is het doel van de presentatie simpelweg om te rechtvaardigen waarom het belangrijk is dat mensen u over dit onderwerp horen spreken.
Raak geïnteresseerd in de inhoud
Nu heb je verteld waarom het onderwerp en jouw expertise aandacht verdienen, nu wil het publiek weten hoe je kennis gaat overdragen, wat het proces zal zijn. Het is belangrijk om de inhoud van uw presentatie op de slide te zetten en de agenda voor de bijeenkomst vast te stellen, om te voorkomen dat mensen teleurgesteld worden na uw presentatie. Als je niet waarschuwt voor de structuur van je toespraak, creëren mensen hun eigen verwachtingen en komt deze zelden overeen met de werkelijkheid. Hier verschijnen opmerkingen in de stijl van ‘Dat bedoelde ik helemaal niet’ of ‘Ik dacht dat het beter zou zijn’. Help luisteraars met hun wensen en verwachtingen, stel regels en vertel hen wat ze kunnen verwachten.
Een goede manier om over de agenda te praten zonder de dia ‘Agenda’ te noemen. In plaats daarvan kunt u een tijdlijn of infographic maken. Geef aan hoe lang elk onderdeel zal duren: theoretisch, praktisch, casestudy, antwoorden op vragen, pauzes, indien aanwezig. Als u een presentatie doorstuurt, is het beter om de inhoud in de vorm van een menu met links te maken - op deze manier zorgt u voor de lezer en bespaart u tijd bij het bladeren door de dia's.
VisualMethod raadt aan om niet alleen de inhoud van de toespraak te specificeren, maar dit ook te doen vanuit het voordeel voor de luisteraars. Op de dia staat bijvoorbeeld een punt 'hoe u budgetgrenzen kunt aangeven in een commercieel voorstel'. Wanneer u dit punt naar voren brengt, beloof dan: “Na mijn toespraak weet u hoe u budgetgrenzen kunt aangeven in een commercieel voorstel.” Zorg ervoor dat mensen uw woorden nuttig vinden.
Zoals Alexander Mitta opmerkt in zijn boek ‘Cinema Between Hell and Heaven’, veroorzaken de eerste twintig minuten van de film een flits van interesse in het hele verhaal. Professionals noemen dit een opruiende gebeurtenis of, vrij vertaald, ‘een opruiende gebeurtenis’. Er is een soortgelijke aanpak in theatrale klassiekers. Uw inleidende dia's vormen het toneel en wekken interesse in het hele verhaal.
Samenvatten
Denk aan de ontknoping aan het einde van een film of productie: dat moment waarop de kijker verlicht wordt en universele kennis ontvangt. Dit moment in uw presentatie zal de laatste dia zijn met korte conclusies. Dit kan één samenvatting zijn, groot geschreven, als je het hebt over een werkelijk nieuwe ontdekking, of drie hoofdregels of conclusies om de hele toespraak samen te vatten.
Waarom samenvatten op een aparte dia? Ten eerste help je een ondubbelzinnige en correcte conclusie te trekken op basis van de resultaten van je toespraak. Ten tweede bereid je het publiek voor op het einde van de presentatie en geef je hen de gelegenheid om vragen voor te bereiden.
Ten derde kunt u waarde toevoegen aan uw presentatie. Om dit te doen, moet je je concentreren op het feit dat het publiek dankzij je toespraak iets heeft geleerd, gerealiseerd en begrepen. Creëer in het algemeen het effect van extra waarde. U noemt bijvoorbeeld de namen van drie sjablonen waarop een commercieel voorstel is gebouwd, en zegt: vandaag heeft u deze drie modellen geleerd, en door ze te gebruiken kunt u uw klanten duidelijker de voordelen van de samenwerking met u laten zien en de verkoop versnellen.
De samenvattingsdia moet beknopt en echt overtuigend zijn. Daarna moet u zich niet verder in het onderwerp verdiepen, ook al herinnert u zich enkele details. Gebruik dit moment om uw expertstatus en eindconclusie te consolideren. Waar u op dit laatste punt naar toe kunt gaan, is een vraag-en-antwoordgedeelte, hoewel het in de meeste gevallen beter is om dit iets eerder te plaatsen en de presentatie te beëindigen met de gewenste notitie.
Help mij contact met u op te nemen
Elke presentatie heeft een doel. Wanneer de spreker het podium op gaat, verkoopt hij het publiek een product, een bedrijf, zijn expertise of een actie. Tegenwoordig is er zelden sprake van directe verkoop via een presentatie, behalve misschien in online piramidespelen voor cosmetica of magische pillen. In de meeste gevallen verzamelt de spreker contactgegevens van het publiek. Dit betekent niet dat hij met een vragenlijst door de zaal loopt, maar hij zegt waar je de communicatie kunt voortzetten.
Als u nog niet klaar bent om directe contacten te leggen, vermeld dan het e-mailadres van het bedrijf op de slotdia. Wij gebruiken bijvoorbeeld een algemeen adres [e-mail beveiligd], of beter nog, zorg voor een link naar een sociaal netwerk waar u met uw publiek kunt communiceren of waar nuttig materiaal over uw onderwerp verschijnt.
Bent u zelfstandig adviseur, dan kunt u ook een algemeen persoonlijk adres opgeven of een pagina op een sociaal netwerk aangeven waarop u gecontacteerd kunt worden.
Om uw publiek te activeren, maakt u een ‘call to action’. Vraag om feedback op uw presentatie, deel links over het onderwerp of stel voor hoe uw presentatie kan worden verbeterd. Zoals uit de praktijk van VisualMethod blijkt, is ongeveer 10% van de luisteraars altijd responsief en actief genoeg om een reactie achter te laten, en is ongeveer 30% bereid zich te abonneren op het nieuws van uw groep.
PS
Volgens de ‘oude’ traditie had er sprake moeten zijn van de zinsnede ‘Bedankt voor uw aandacht!’ Afscheid nemen is altijd moeilijk en je wilt de ongemakkelijke pauze opvullen met een dia met dezelfde dankbaarheid, maar we moedigen je aan om te stoppen bij de dia met contacten. De “Thank You Slide” geeft aan uw publiek aan dat uw relatie voorbij is, en het doel van elk bedrijf is om uit te breiden en voortdurend contact te onderhouden met zijn publiek. Uw contacten zullen deze taak beter aankunnen.
Bron: www.habr.com