Twee jaar geleden besloten we voor het eerst bijna vijftig van onze externe ontwikkelaars en producten bij elkaar te brengen en elkaar in een prettige, ontspannen sfeer voor te stellen. Dus er vond een hackathon plaats in de buurt van Tsjechov in de regio Moskou, het was geweldig, iedereen vond het leuk en iedereen wilde meer. En we bleven onze externe ontwikkelaars ‘live’ samenbrengen, maar we veranderden het format: nu is het geen algemene hackathon, maar individuele teambezoeken. Dit artikel gaat over waarom we zijn overgestapt op een nieuw format, hoe het is georganiseerd en welke resultaten we hebben geboekt.
Waarom teamreizen?
Sinds het ontwikkelingsteam verdrievoudigde bijna in omvang, en het idee om iedereen samen te verhuizen leek niet langer aantrekkelijk. Oorzaken:
- De logistiek wordt ingewikkelder. Een plek vinden voor anderhalfhonderd mensen en een charter bestellen is niet zo erg; het is veel moeilijker om een plaats en tijd te kiezen voor een algemene reis die voor iedereen geschikt is. In dit geval zal er in ieder geval waarschijnlijk iemand van de sleutel vallen.
- Het belangrijkste punt van het evenement - teambuilding - gaat verloren. Zo'n grote menigte zal onvermijdelijk in groepen uiteenvallen, maar deze groepen worden niet gevormd volgens het bevelsprincipe. Uit onze ervaring bij bedrijfsevenementen blijkt dat mensen met dezelfde functies meestal met elkaar omgaan, maar uit verschillende teams - analisten met analisten, QA met QA, ze kennen elkaar goed en bespreken hun professionele onderwerpen. En we moeten de jongens binnen elk team introduceren en vrienden maken.
- Het resultaat is dat alles verandert in een bedrijfsfeest en een gezellig drinkfeest, en dit is een heel ander soort evenement, en dat houden we apart.
Omdat we dit beseften, ontwikkelden we een format voor jaarlijkse (soms vaker) teamreizen. Elke reis heeft een specifiek doel, bewust en vooraf geformuleerd met behulp van de SMART-techniek (specifiek, meetbaar, acceptabel, versterkt en tijdsgebonden). Dit is een kans om de omgeving te veranderen, samen te werken met een collega die je voorheen alleen in Hangouts zag, en de werkefficiëntie te verhogen, wat vervolgens van invloed zal zijn op de statistieken die belangrijk zijn voor het product.
Vertrekformaten
Hackaton Een motiverend verhaal dat je het gevoel geeft deel uit te maken van een groot project. Het team zet alle lopende activiteiten stil, gaat in kleine groepjes uiteen, test een aantal vaak gekke hypotheses, bespreekt de resultaten en komt met iets compleet nieuws. Het Vimbox-team maakte vorig jaar zo'n reis; er werd een nieuwe interface bedacht voor een videogesprek tussen een leerling en een leraar - Real Talk, die nu de belangrijkste interface is geworden voor gebruikers van het platform.
synchronisatie Het samenbrengen van heel verschillende mensen – meestal ontwikkelaars en bedrijven – voor een beter begrip van wensen en kansen. Een typisch voorbeeld is het vertrek van een CRM-team, ondergedompeld in de bossen bij Moskou, in een discussie over de verwachtingen van het systeem dat zij ontwikkelen. Iedereen bracht een dag door met de oprichter van het bedrijf en herinnerde zich de geschiedenis - de eerste CRM was , de volgende stap in de database-automatisering was een Google-spreadsheet, en pas toen schreef een ontwikkelaar een CRM-prototype... Op een andere dag had het team een ontmoeting met zakelijke klanten. Iedereen begon beter te begrijpen wat ze precies nodig hadden en waar ze hun aandacht op moesten richten.
Teambuilding Het belangrijkste idee is om de jongens te laten zien dat ze met mensen werken, en niet met chats en videogesprekken. Het meest voorkomende formaat van reizen, waarbij de werkcontext niet kapot gaat, iedereen blijft dagelijkse problemen oplossen, maar er worden allerlei gezamenlijke activiteiten aan toegevoegd. Dit geldt vooral wanneer het team in de loop van het jaar is gegroeid met een groot aantal nieuwe mensen op afstand die elkaar nog nooit persoonlijk hebben ontmoet. Het biedt een goede basis voor samenwerking in de toekomst, maar we moeten er rekening mee houden dat de productiviteit tijdens dergelijke reizen daalt, dus het is beter om ze één keer per jaar uit te voeren.
Wie komt er uit het team?
Het team moet vertegenwoordigers hebben van alle horizontale groepen:
- Product
- Analytics
- Dev
- Design
- QA
De definitieve deelnemerslijst wordt bepaald door de productmanager, op basis van het doel en de doelstellingen van de reis, evenals prestatie-indicatoren van medewerkers.
Hoeveel?
De totale kosten van de reis zijn afhankelijk van het teambudget, meestal 30-50 duizend roebel per persoon, exclusief salaris. Dit omvat tickets, accommodatie, ontbijt en soms iets anders als het budget het toelaat – maar zeker geen alcohol, dat ben je zelf.
Een teamuitje is geen vakantie; de jongens gaan naar hun werk, niet om te ontspannen. Werkdagen en weekenden worden als reguliere dagen gerekend. Daarom vermijden we piekdata voor “vakanties”, wanneer tickets en accommodatie exorbitant duur zijn, maar we sturen natuurlijk ook niemand naar plaatsen waar het goedkoop is, maar waar niemand heen wil.
Over het algemeen bepaalt het team eerst de data waarop iedereen kan, en drukt de wensen per stad en land uit. Vervolgens overweegt HR de opties voor de geselecteerde data en regio's. De output moet min of meer gemiddeld en voldoende zijn. Als tickets naar Turkije, waar het team wil, voor de geselecteerde data 35 duizend kosten, en Montenegro tegelijkertijd 25 duizend kost, dan zullen we Montenegro aanbevelen. Als de spreiding 23-27 duizend is, blijft de keuze bij het team.
Het is ook noodzakelijk om rekening te houden met de kosten en levensomstandigheden: de tickets zijn misschien duur, maar dit wordt gecompenseerd door de accommodatie. En vaker is het andersom. Er zijn met name complexe gevallen die verband houden met het feit dat pensions in de regel zijn ontworpen voor gezinsvakanties en niet voor teamuitjes. Het is onwaarschijnlijk dat onze programmeurs in hetzelfde bed willen slapen - wat betekent dat ze met de eigenaar moeten onderhandelen over de prijswijzigingen.
Waar moet ik heen?
Het team bepaalt data (minimaal twee maanden van tevoren) en formuleert algemene wensen in gebieden. HR is betrokken bij een project dat helpt bij het kiezen van de beste opties voor het hele team. Als de meeste ontwikkelaars bijvoorbeeld buiten de Oeral wonen, zijn ze mogelijk geïnteresseerd in het wonen in de regio Moskou. Als het team mensen heeft uit Oekraïne of vooral een land met een visumregime, heeft het geen zin om ze naar Rusland te brengen, het is beter om iets anders te zoeken. Als gevolg hiervan wordt een lijst met mogelijke richtingen voorgesteld, stemt het team en selecteert de drie beste opties. Vervolgens overweegt het project deze opties op basis van kosten en mogelijkheden, en kiest het product een locatie die binnen zijn budget past.
Wat zijn de eisen voor de locatie?
Er zijn twee hoofdvereisten voor een plaats, en deze zijn puur utilitair:
- goede wifi bevestigd door beoordelingen/persoonlijke ervaring,
- een grote werkruimte waar u zitplaatsen voor het hele team kunt organiseren.
Eventuele negatieve recensies over de kwaliteit van internet zijn een reden om de locatie te verlaten: we gaan aan het werk, het vallende internet heeft voor ons helemaal geen nut.
Een werkruimte is het huren van een vergaderruimte in een hotel, of een grote ruimte voor 15-20 personen op de begane grond, op de veranda, ergens waar iedereen samen kan komen en een open ruimte kan inrichten.
Er wordt ook aan de voedselkwestie gewerkt, maar dit is niet noodzakelijk een vereiste voor de locatie: het kan binnen zijn of in een restaurant in de buurt, het belangrijkste is dat de kinderen de mogelijkheid hebben om drie keer per dag te eten zonder te reizen mijlen ver.
Wie kiest het formaat?
Exitdoelen worden door het productteam vastgesteld met de hulp van de trainingsafdeling, we noemen ze Skyway: ze hebben een supervermogen om doelen en verwachtingen uit de stroom van het bewustzijn te halen. Skyway communiceert met het product, identificeert de behoeften van de teamvergadering en biedt eigen programma-opties.
Dergelijke hulp is vooral nodig als het om synchronisatie gaat, zoals het geval was bij het CRM-team. Er deden heel verschillende mensen mee: technisch onderlegde ontwikkelaars en jongens van de verkoopafdelingen. Het was nodig om kennis te maken, te communiceren en tegelijkertijd niet los te komen van het werkproces - het team had op dat moment behoorlijk zware sprints. Zo heeft Skyway geholpen het proces zo te organiseren dat het werk vorderde en de nodige bijeenkomsten plaatsvonden (onder meer met de oprichters van het bedrijf).
Hoe worden activiteiten georganiseerd?
Ideeën voor activiteiten komen van de team-, product- en projectmanager van HR. In Slack wordt een kanaal aangemaakt, daarin worden ideeën gegenereerd, een backlog verzameld en vervolgens kiest het team wat ze ter plekke willen doen. In de regel worden activiteiten door de medewerkers zelf betaald, maar er zijn uitzonderingen als het iets te maken heeft met het doel van reizen. Als het bijvoorbeeld belangrijk is om persoonlijk te communiceren zonder uw internet, dan worden autoverhuur, een uitstapje naar het bos, barbecue en tenten door het bedrijf betaald als onderdeel van de reis.
Hoe de resultaten evalueren?
Als de reis een hackathon was, tellen we gewoon hoeveel geld de door ons bedachte oplossing heeft opgeleverd. In andere formats beschouwen we uitgaven als een investering in een gedistribueerd team; dit is een hygiënisch minimum wanneer teams over de hele wereld verspreid zijn.
Daarnaast komen we erachter hoe tevreden het team is en of de resultaten overeenkomen met de verwachtingen van de jongens. Om dit te doen, voeren we twee onderzoeken uit: vóór vertrek vragen we wat mensen van hem verwachten, en daarna in hoeverre aan deze verwachtingen is voldaan. Op basis van de resultaten van dit jaar kregen we 2/3 van de beoordelingen “vijf” en 1/3 – “vier”, dit is hoger dan vorig jaar, wat betekent dat we op de goede weg zijn. Het feit dat tweederde van de vertrekkers hun verwachtingen 100% waarmaakte, is uitstekend.
Nationale kenmerken: lifehacks
Om de een of andere reden is het zo dat onze teams dol zijn op Montenegro; het staat bijna altijd bovenaan de lijst met gewenste locaties. Maar er is een probleem met dit land, net als met veel andere kleine Europese staten: er is nogal wat infrastructuur die geschikt is voor teamreizen, en deze wordt steeds meer gericht op gezinsvakanties. En we hebben een team van twintig mensen, iedereen moet op één plek wonen en werken, ze willen niet naar een hotel, ze willen naar een villa, en ze willen natuurlijk niet slapen in hetzelfde bed.
De gebruikelijke Airbnb kon ons niet echt helpen. Ik moest op zoek naar een plaatselijke makelaar - het bleek onze landgenoot te zijn, die voornamelijk met Rusland werkte. Ze heeft een prachtig aparthotel voor ons gevonden, de eigenaar vervult onze wensen en levert het gehele pand turn-key op, de makelaar ontvangt commissie, alles is top. Maar de factuur was niet van de eigenaar, maar van de makelaar, en er stond in het Servisch dat dit ‘betaling voor accommodatiediensten’ was.
Natuurlijk raakten we een beetje gespannen en begonnen we uit te zoeken waarom dit zo was. Na onderhandelingen met de makelaar en de eigenaar kwamen we erachter dat dit in Montenegro gebruikelijk is, omdat er geen traditie bestaat om alles in complexe contracten met postzegels op te schrijven, een factuur een voldoende document is en het belastingtarief lager is bij betaling aan een makelaar. makelaar. Die. Met al onze meubelherschikkingen en andere specifieke wensen én de commissie van de makelaar bleek ons bedrag lager dan bij het huren van hetzelfde complex via Airbnb, waar standaard huurbelasting bij zit.
Uit dit verhaal hebben we voor onszelf geconcludeerd dat het bij buitenlandse locaties, vooral als we begrijpen dat de richting meer dan eens zal worden gebruikt, zinvol is om tijd te besteden aan het bestuderen van de lokale details en niet te vertrouwen op populaire diensten. Dit bespaart u problemen in de toekomst en mogelijk ook geld.
Nog een belangrijk punt: je moet voorbereid zijn op verrassingen en deze snel kunnen oplossen. Het factureringsteam was bijvoorbeeld van plan naar Georgië te reizen. Toen alles klaar was, veranderden de kaartjes plotseling in pompoenen en moesten we dringend op zoek naar een vervanger. We vonden een geschikte in Sotsji - iedereen was blij.
Tenslotte moet je er niet naar streven om alles perfect te organiseren en het team een soort ‘totaalpakket’ te geven; haar eigen talenten moeten worden gebruikt. Dit evenement is niet voor de show, het is een bijeenkomst van vrienden, hier zijn foto's en video's van je telefoon belangrijker dan welke professionele opname dan ook. Na vertrek verwerkten de CRM-frontend en QA de video van de telefoons, maakten een video en zelfs - het is van onschatbare waarde.
Dus waarom is dit?
Teamuitjes vergroten de teamcohesie en hebben indirect invloed op het behoud van medewerkers, omdat mensen in Slack liever met mensen werken dan met avatars. Ze helpen de projectstrategie te begrijpen omdat iedereen in de buurt is en elke dag bespreken ze met het product de vraag “waarom is dit product überhaupt nodig.” Op afstand worden dergelijke vragen alleen gesteld als de drang absoluut noodzakelijk is; tijdens het vertrek gebeurt dit in een ontspannen sfeer.
Bron: www.habr.com