Hallo allemaal, Ik ben al meerdere keren artikelen over hackathons tegengekomen: waarom mensen daarheen gaan, wat werkt, wat niet. Misschien zijn mensen geïnteresseerd om te horen over hackathons van de andere kant: van de kant van de organisator. Houd er rekening mee dat we het over Groot-Brittannië hebben; organisatoren uit Rusland kunnen hierover een iets andere mening hebben.
Een beetje achtergrondinformatie: ik ben een 3e jaars student aan het Imperial College London, een programmeur, ik woon hier al 7 jaar (de kwaliteit van de Russische tekst kan eronder hebben geleden), ik heb persoonlijk deelgenomen aan 6 hackathons, waaronder degene die we gaan doen over nu praten. Alle evenementen werden door mij persoonlijk bijgewoond, dus er is een beetje subjectiviteit. Bij de betreffende hackathon was ik 2 keer deelnemer en 1 keer organisator. Het heet IC Hack, gemaakt door studentenvrijwilligers en heeft dit jaar 70-80 uur van mijn vrije tijd in beslag genomen. en een paar foto's.
Hackathons worden meestal georganiseerd door bedrijven (de grootte van het bedrijf zelf doet er hier niet toe) of door universiteiten. In het eerste geval zijn er merkbaar minder vragen over de organisatie. Sponsoring wordt verzorgd door het bedrijf zelf, meestal wordt er een bureau ingehuurd om het evenement te organiseren (soms zijn de medewerkers zelf 100% betrokken bij de organisatie), de jury wordt gerekruteerd uit medewerkers en krijgt vaak een onderwerp waarover wordt voorgesteld een project. Een heel andere zaak zijn universitaire hackathons, die ook in twee categorieën zijn verdeeld. De eerste is van belang voor kleine universiteiten die weinig ervaring hebben met het organiseren van dergelijke evenementen. Ze worden georganiseerd via MLH (Major League Hacking), die de verantwoordelijkheid voor vrijwel het hele proces op zich neemt.
Het is MLH die de sponsoring verzorgt, het grootste deel van de juryzetels in beslag neemt en studenten leert hoe ze hackathons kunnen organiseren. Voorbeelden van dergelijke evenementen zijn HackCity, Royal Hackaway en anderen. Het belangrijkste voordeel is stabiliteit. Alle op deze manier georganiseerde hackathons lijken erg op elkaar, volgen hetzelfde scenario, hebben vergelijkbare sponsors en vereisen geen speciale voorbereiding van de studenten die deze evenementen leiden. De nadelen liggen voor de hand: de evenementen verschillen niet veel van elkaar, zelfs niet in de prijscategorieën. Een ander nadeel is het kleine financieringsbedrag (op de officiële website van Royal Hackaway 2018 kun je zien dat een gouden sponsor hen 1500 GBP brengt) en een zeer magere selectie van “swag” (gratis merchandise aangeboden door sponsorende bedrijven). Uit eigen ervaring kan ik zeggen dat dergelijke evenementen niet erg groot zijn, vriendelijk zijn voor beginners en je er bijna altijd kaartjes voor kunt krijgen (ik dacht erover om 3 dagen wel of niet te gaan, maar nog niet eens de helft van de kaartjes was verkocht ) en ze hebben vaak vergelijkbare concurrerende teams (70-80% van alle projecten hebben betrekking op webapplicaties). Daarom is het voor ‘hipster’-teams niet erg moeilijk om zich te onderscheiden van hun achtergrond.
PS-tickets zijn bijna altijd gratis; het verkopen van een ticket voor een hackathon wordt als een slechte vorm beschouwd.
Nu ik de alternatieven kort heb besproken, keren we terug naar het hoofdonderwerp van de post: hackathons georganiseerd door onafhankelijke studentenliefhebbers. Om te beginnen: wie zijn deze studenten en wat is precies het voordeel van het organiseren van zo’n evenement? De meeste van deze mensen nemen zelf regelmatig deel aan hackathons, weten wat goed werkt en wat niet goed werkt en willen een hackathon met voorkeur en een ideale ervaring voor de deelnemers. Het belangrijkste voordeel hier is ervaring, inclusief persoonlijke deelname/winnen in andere hackathons. Leeftijd en ervaring variëren van 1e jaar bachelor tot 3e jaar PhD. Ook de faculteiten zijn verschillend: er zijn biochemici, maar het zijn voor het grootste deel studentprogrammeurs. In ons geval telde het officiële team 20 mensen, maar in werkelijkheid hadden we nog eens 20-25 vrijwilligers die hielpen met zo klein mogelijke taken. Nu een interessantere vraag: hoe is het mogelijk om een evenement te organiseren dat qua schaal vergelijkbaar is met hackathons die worden gehouden door reuzen uit de industrie (JP Morgan Hack-for-Good, Facebook Hack London - dit zijn enkele van die hackathons die ik persoonlijk heb bijgewoond, en kolossale organisatorische daar werd gewerkt)?
Laten we beginnen met het eerste voor de hand liggende probleem: het budget. Een kleine spoiler: het organiseren van dergelijke evenementen, zelfs op je eigen universiteit (waar de huur laag/geen huur is) kan al snel 50.000 GBP kosten en het vinden van zo'n bedrag is erg moeilijk. De belangrijkste bron van dit geld zijn sponsors. Ze kunnen intern zijn (andere universitaire gemeenschappen die willen adverteren en nieuwe leden willen werven) of zakelijk zijn. Het proces met interne sponsors is vrij eenvoudig: kennissen, professoren en docenten die deze gemeenschappen besturen. Helaas is hun budget klein en vertegenwoordigt het in sommige gevallen diensten (plaats snacks in de kast, leen een 3D-printer, enz.) in plaats van geld. Daarom kunnen we alleen maar hopen op bedrijfssponsoring. Wat is het voordeel voor bedrijven? Waarom willen ze geld investeren in dit evenement? Het aannemen van nieuw veelbelovend personeel. In ons geval 420 deelnemers, wat een record is voor Groot-Brittannië. Hiervan is 75% student aan het Imperial College (momenteel nummer 8 universiteit op de wereldranglijst).
Veel bedrijven bieden zomer-/jaarstages aan voor studenten en dit is een geweldige kans om mensen te vinden die al ervaring hebben en graag in deze branche willen werken. Zoals onze president zei: waarom zou u wervingsbureaus 8000 euro teveel betalen voor 2-3 potentiële kandidaten als u ons direct 2000 euro kunt betalen voor 20 nieuwe kandidaten? Prijzen zijn afhankelijk van de grootte van de hackathon, de reputatie van de organisatoren en vele andere factoren. Onze prijzen beginnen vanaf 1000 GBP voor kleine startups en lopen op tot 10.000 GBP voor de hoofdsponsor. Wat sponsors precies ontvangen, hangt geheel af van hoeveel ze bereid zijn te bieden: bronzen sponsors krijgen een logo op de site, de mogelijkheid om te spreken bij de opening, toegang tot de cv's van alle deelnemers en de mogelijkheid om hun merch naar ons toe te sturen. uitdelen aan de deelnemers. Alle statussen vanaf zilver bieden de mogelijkheid om uw ingenieurs ter plekke te sturen om te rekruteren, uw eigen prijscategorie te creëren en een workshop voor deelnemers als bonus voor alle bronzen voordelen. Uit persoonlijke ervaring kan ik zeggen dat een van de bedrijven op het zilveren niveau tijdens de hackathon drie mensen heeft gerekruteerd (twee voor de zomer en één voor een vaste baan), en ik heb niet eens geteld hoeveel mensen ze na de mailing nog konden aannemen. aan het einde. Door uw eigen prijscategorie te maken, kunt u degenen vinden die projecten maken die vergelijkbaar zijn met de producten van het bedrijf. Of kijk wie een zeer open vraag op de meest creatieve manier kan beantwoorden (bijvoorbeeld de meest ethische hack, mogelijk gemaakt door Visa). Afhankelijk van het bedrijf. Elk jaar verzamelen we 3-2 sponsors, waaronder Facebook, Microsoft, Cisco, Bloomberg en anderen. We werken met iedereen samen: van startups tot industriële reuzen, de hoofdregel is winst voor onze studenten. Als we een sponsor moeten weigeren omdat onze studenten niet de beste beoordelingen hebben achtergelaten over stage/vast werk bij dit bedrijf, dan zullen we hoogstwaarschijnlijk weigeren.
Hoe vinden wij sponsoren? Dit is een proces dat een kort artikel waard is, maar hier is een kort algoritme: zoek een recruiter op LinkedIn / zoek een persoon met een contactpersoon in dit bedrijf; ben het eens met het organiserend comité hoe groot het bedrijf is, hoe goed de reputatie is (we proberen niet samen te werken met mensen die een slechte reputatie hebben in studentenkringen, of het nu gaat om hun houding ten opzichte van stagiaires of een poging om te besparen op hun salarissen) en wie zal het voornaamste aanspreekpunt zijn. Wat volgt is een lang debat over hoeveel dit bedrijf ons kan bieden en er wordt een commercieel voorstel naar toe gestuurd. We hebben een zeer flexibel sponsorsysteem en daarom kunnen de onderhandelingen heel lang aanslepen: de sponsor moet begrijpen waarvoor hij betaalt en daarom behouden we ons het recht voor om bepaalde items aan het aanbod toe te voegen of te verwijderen als de sponsor denkt dat dit het geval zal zijn. het bedrijf niet veel winst opleveren. Na onderhandelingen komen we het bedrag overeen met de universiteit, tekenen een contract en nodigen ze uit voor een bijeenkomst van de organisatoren om te bespreken wat ze precies uit het evenement willen halen en hoe ze zich precies willen profileren bij studenten. Er zijn gevallen waarin bedrijven minder dan 3000 GBP betaalden en na hun afstuderen een tiental potentiële werknemers voor een voltijdbaan ontvingen.
Waarom hebben we dit geld eigenlijk nodig? Ben je te hebzuchtig om 3000 euro te vragen voor sponsoring? In feite is dit een zeer bescheiden bedrag naar de maatstaven van het evenement. Er is geld nodig voor een groot aantal noodzakelijke (2 x lunch, snacks, 2 x diner, pizza, ontbijt en drankjes voor de hele 48 uur) en niet zo noodzakelijke (wafels, bubble tea, huur van consoles, drie uur huur van een bar , karaoke, enz.) dingen. We proberen ervoor te zorgen dat iedereen zich het evenement alleen maar met goede dingen herinnert, dus kopen we een hoop heerlijk eten (Nandos, Dominos, Pret a Manger), een enorme hoeveelheid snacks en drankjes, en voegen we elk jaar nieuw entertainment toe. Dit jaar maakte ik popcorn voor 500 mensen, vorig jaar maakte ik suikerspinnen. Het budget hiervoor zou, rekening houdend met 420 deelnemers, 50 organisatoren en 60 sponsors, gemakkelijk boven de 20.000 GBP kunnen uitkomen.
En ook is er stroom, beveiliging, prijzen (voor studentenbegrippen heel goed: PS4 bijvoorbeeld) voor alle teamleden. En dit is maximaal 5 personen per minuut. Wat volgt is een “swag” van de sponsors en van ons. T-shirts, thermische mokken, rugzakken en een heleboel andere handige huishoudelijke artikelen. Gezien de omvang zou je gemakkelijk enkele duizenden meer kunnen uitgeven. Hoewel we IC Hack op de campus hosten, betalen we huur. Minder dan een derde partij, maar toch. Plus de kosten van koks voor de lunch (de universiteit verbiedt zelf lunchen, en wie weet waarom), het huren van een projector (aangezien de kosten meerdere malen hoger zijn dan de kosten van de hackathon zelf) en andere kosten waarvan velen niet denken over. De meeste prijscategorieën zijn door ons bedacht en de prijzen worden ook door ons gekozen en aangekocht (meer hierover in het volgende deel). Dit keer overschreed het prijzenbudget de 7000 GBP. Ik kan het exacte bedrag niet geven, maar ik kan wel zeggen dat de kosten dit jaar ruim boven de 60.000 GBP uitkwamen. Hier zijn de foto's van de winnaars.
Het geld is ingezameld, het budget is afgesproken, prijzen en eten zijn besteld. Wat is het volgende? Totale hel en sodomie, ook wel het podium genoemd. Al dit moois begint 2 maanden vóór de hackathon. Er moet een enorme hoeveelheid meubilair worden verplaatst, risicobeoordelingen worden ingevuld, ladingen worden ontvangen, plannen worden ondertekend, enzovoort. De lijst is enorm. Daarom doen wij een beroep op een groot aantal vrijwilligers om ons te helpen bij het organiseren. En zelfs die zijn niet altijd genoeg. Maar dit is een onderwerp voor het volgende artikel.
Dit is het eerste deel van mijn verhaal over de IC Hack-organisatie. Als er voldoende belangstelling is, zal ik nog 2 delen vrijgeven over de belangrijkste problemen en blokkades bij het organiseren van de locatie zelf en iets vertellen over de prijzen, categorieën en ervaringen van sponsors, organisatoren en deelnemers (inclusief live BBC-verslaggeving vanaf de scène). Als u meer wilt weten over IC Hack, kunt u mij een e-mail sturen [e-mail beveiligd], of als je geïnteresseerd bent in het sponsoren van de grootste hackathon van Groot-Brittannië, dan ben je welkom. Ik keer nog een keer terug naar het hoofdkwartier van de organisatoren.
Bron: www.habr.com