Welkom terug. Dit is een vervolg op het artikel over het organiseren van een studentenhackathon.
Deze keer vertel ik je over de problemen die naar voren kwamen tijdens de hackathon en hoe we deze hebben opgelost, de lokale evenementen die we hebben toegevoegd aan de standaard “codeer veel en eet pizza” en enkele tips over welke applicaties je het gemakkelijkst kunt gebruiken evenementen van deze omvang organiseren.
Nadat alle financiële voorbereidingen zijn afgerond, begint de meest interessante fase: de voorbereiding van de locatie. Hier vindt u het grootste aantal problemen en problemen waar u niet eens aan denkt. Laten we beginnen met het bestellen van verschillende snacks en apparatuur. Dit leidt onmiddellijk tot twee grote problemen: wie zal ze ontvangen en waar moet ze het allemaal laten? Laat me je er nogmaals aan herinneren dat alle organisatoren studenten zijn, en de hackathon zelf vond plaats op 26 en 27 januari, precies in het midden van het trimester. Voor elke bestelling hadden we 4-5 personen nodig (gezien de omvang van het evenement konden we gemakkelijk 20-30 dozen drankjes tegelijk ontvangen) en onze enige optie was om naast andere cursussen vrijwilligers te zoeken. Je kunt natuurlijk Facebook-groepen gebruiken om ze te vinden, maar Slack is de kandidaat van onze mensen. Je kunt voor elke levering een apart kanaal aanmaken, deze integreren in Trello (een applicatie voor het maken van actielijsten) en vervolgens degenen toevoegen die bereid zijn te helpen en alles wat binnenkomt vast te leggen in Trello. Dus alles is ontvangen, laten we er zelfs van uitgaan dat de bezorging in het juiste universiteitsgebouw plaatsvond (een paar keer hebben ze het bij andere gebouwen afgeleverd, en oké, de Imperial bevond zich bijna volledig in South Kensington, ze hadden kunnen worden afgeleverd bij de University of London per ongeluk) en dat we genoeg mensen en meerdere karren hebben om bijzonder zware lasten te vervoeren, wat nu? Waar moet al deze vracht naartoe? Elke grote universitaire gemeenschap heeft voor dergelijke evenementen een eigen klein magazijn. Helaas past waarschijnlijk niet alles in een kamer van 2x3. Hier kwamen sponsors van de universiteit ons te hulp. Bij onze partner van de studentenvereniging werden enkele tonnen (!) aan drankjes en snacks bezorgd. Een kleine uitweiding. Elke faculteit heeft zijn eigen vakbond: techniek, medisch, wetenschappelijk en geologisch. Onze technische afdeling heeft ongeveer 2 gratis kamers (maar shhh, ik weet niet in hoeverre dit zelfs maar aan de universiteitsregels voldoet) die voor één evenement volledig (!) zijn omgebouwd tot magazijnen. Vervolgens zal er een time-lapse zijn van hoe we deze dingen daar weg hebben gekregen. Mijn rug heeft mij achteraf helemaal niet bedankt.
Het is erg moeilijk om te vinden waar je al deze dingen kunt bewaren, en nog moeilijker om ze correct te distribueren. Ter referentie: er zijn in totaal 3 zones: Lower en 2 Upper hackathons. De maten zijn ongeveer gelijk en er zijn over het algemeen geen problemen met de distributie. Totdat er mensen met speciale dieetvoorkeuren verschijnen. Veganisten, vegetariërs en vele anderen. Wij sturen altijd vooraf een vragenlijst zodat we weten hoeveel we moeten bestellen. Uiteraard worden e-mails vergeten en verloren. Daarom voegen wij altijd 20% toe aan de hoofdbestelling in de vorm van reservespecialiteiten, zoals margarita's met glutenvrij deeg. Duur? Ongetwijfeld. Maar het laatste wat we nodig hebben zijn militante veganisten die geen genoeg kunnen krijgen van diervrij voedsel. Moderne problemen vragen om moderne oplossingen.
Laten we zeggen dat alles op wonderbaarlijke wijze past. Magie, niet minder. Zelfs dat alles 's nachts naar zijn plaats werd gedragen. Wat is het volgende? Weet je nog wat ik zei over ‘swag’? Ja, en trouwens, elke sponsor heeft er een. En ze zijn allemaal ontworpen voor minimaal 200 personen, en voor grote sponsors is dit doorgaans voor 300 personen. Het moet ook worden opgeslagen, maar dat is niet het belangrijkste. Ik zei ook dat we onze eigen “swag” hebben. En hier is het voor 500 mensen. En het probleem is de fragmentatie ervan. Veel dingen kwamen de avond vóór de hackathon aan, en er was geen kans om er klaar voor te zijn. Bovendien moeten al deze dingen zorgvuldig in zakken worden verpakt. 500 stuks. 500, Karel. We moesten dus een geïmproviseerde lopende band organiseren: er waren bonnen voor alcoholische dranken aan de bar, T-shirts, sets met pasta en penseel, mokken, stickers en ik weet niet eens meer hoeveel andere dingen. En ondanks dat we deze beauty bij verschillende leveranciers bestelden en ze allemaal op verschillende tijdstippen arriveerden. Ik moest hard werken, zodat ik, als bonus bij het organiseren van het evenement zelf, ook parttime in een fabriek werkte. Spoiler: we waren om 4 uur klaar met de voorbereiding en begonnen om 8 uur. Ik bleef maar tot middernacht, zodat ik de rest van de nacht dienst kon hebben. Dan komt het nogal saaie gedeelte over het regelen van tafels, het regelen van verlengsnoeren en andere verplichte rommel.
Het X-uur is aangebroken. Sponsors komen vroeg, vestigen zich en leggen tactisch hun 'swag' neer om meer studenten aan te trekken. Memorabel: één bedrijf zei tijdens de opening dat er twee soorten werkgevers zijn. Wie goed betaalt, respecteert zijn werknemers en laat hen zich creatief ontwikkelen. Zoals (bedrijfsnaam). En over dat laatste kunnen alle andere sponsoren aan de hand van hun eigen voorbeeld vertellen. Deze zin werd een kandidaat voor de prijs voor de beste meme (over de prijs helemaal aan het einde van het laatste artikel). Studenten arriveren zo vroeg mogelijk om gratis zoveel mogelijk spullen te pakken. Hier zijn een paar woorden over hoe we ze binnenlieten. Tickets worden gekocht bij Eventbride en alle organisatoren hebben een scanapp. Problemen beginnen wanneer deelnemers de voorwaarden niet lezen: de minimumleeftijd is bijvoorbeeld 18 jaar of ze brengen hun paspoort mee, of zelfs tickets kunnen niet worden overgedragen na de deadline (drie dagen voor de hackathon). Velen moeten helaas worden geweigerd. Maar van wat ik me herinner: twee die hun paspoort uit Londen waren vergeten, dus gingen ze gewoon naar huis en namen ze mee. We lieten degenen aan wie de kaartjes werden gegeven na alle anderen passeren; ze scanden de kaartjes zodat de eigenaar later niet zou proberen er met een bonus doorheen te glippen.
Nu iets over de problemen met de kaartjes zelf: er zijn er maar zo'n 400. Plus een paar voor afgestudeerden, als afscheidscadeau. In eerste instantie lieten we ze op de website van de universiteit staan, maar vanaf 10 minuten voor aanvang van de verkoop daalde het aantal gestaag tot 30 minuten na aanvang, en werden ze geheel willekeurig onder de deelnemers verdeeld. Ik zwijg al over de raceomstandigheden waardoor we gemiddeld 20-30 meer verkochten dan we zouden moeten hebben. De oplossing was de Eventbride-website. Het verwerkt de lading perfect, tickets vliegen gemiddeld binnen 1-3 seconden per batch weg en worden precies op tijd uitgegeven. Maar hier doet zich een ander probleem voor: de eerlijkheid van de deelnemers. Vanaf de allereerste Google-link kun je de bot downloaden en configureren, en idealiter proberen we zulke slimme mensen te intimideren om hun tickets te annuleren. In werkelijkheid is het vrijwel onmogelijk om te bewijzen dat je geen bot hebt gebruikt/gebruikt. Tickets zijn op hun beurt onderverdeeld in Imperial/alle anderen en (lichte discriminatie) voor onze studenten zijn er iets meer. Dit zijn de regels voor de afdeling om te helpen.
Hierna volgen meer specifieke voorbereidingsproblemen. Een van de evenementen die we dichter bij middernacht houden, is een open bar. In de hackathoncultuur en het gebrek aan slaap is dit uiteraard niet altijd een goed idee. Daarom komen er maar weinig mensen op bezoek. Maar degenen die komen zijn altijd blij, drankjes zijn gratis (tot 5 GBP inclusief), een vrij groot aanbod aan vouchers, en dit is een geweldige manier om te ontspannen na een hele dag non-stop hackathon. De nadelen zijn waarschijnlijker voor de organisatoren: velen, in stilte, terwijl de organisatoren het zat zijn om alles te bekijken, slagen erin behoorlijk dronken te worden. Het is uiteraard aan ons om ermee om te gaan. Maar tot ernstige problemen is het nooit gekomen. Belangrijk om te weten is dat de avondbar, net als bij een hackathon, een sponsor heeft. En dit jaar hadden ze het fantastisch, ze kochten voor alle aanwezigen “Jaeger-bommen”. Het was heel moeilijk uit te leggen (waar ik helemaal voor ben, meer schenken) dat de halfdode deelnemers op de campus een beetje anders zijn dan degenen die ze in hun bedrijf willen inhuren en deze chaos rond de 30e cocktail willen stoppen. Daarna was er de legendarische bezorging van Nandos-kippen.
Het is legendarisch omdat de eigenaren van lokale restaurants met hun bezorgers kwamen kijken wie besloot op zaterdagavond enkele duizenden euro's aan kip uit te geven. In totaal kostte het ons 2 uur en 30 vrijwilligers om alles uit te laden en over de zones te verdelen. Foto's zijn bijgevoegd. Vergeet niet “veganisten hier” te roepen, anders zullen ze vegetarisch eten in plaats van veganistisch eten en je dan vervloeken. Een andere gedenkwaardige gebeurtenis was karaoke. Iedereen was daar al aan het feesten, ook wij. Stel je eens voor: 200 mensen die om 2 uur een collegezaal bezetten en volkomen willekeurige liedjes zongen (ik zong Let It Go, mijn zus zou trots zijn). Het was prachtig, maar ook weer typische problemen: apparatuur meenemen, opzetten, onderhandelen met de beveiliging en de bibliotheek (zaterdagavond is een erg populaire bezoektijd) zodat we er niet uit gezet zouden worden. De beveiliging werd gevraagd om te zingen, maar ze weigerden.
Dit is natuurlijk allemaal leuk. Maar. De hackathon duurt twee dagen: deelnemers kunnen komen en gaan. De organisatoren niet. In totaal heb ik in twee dagen 3.5 uur geslapen en de dag ervoor 5 uur. En dat komt omdat andere vrijwilligers het dwongen (en naar de bar gaan deed zich voelen). Je kunt in een aparte kamer met yogamatten slapen, of waar je maar kunt. Ik sliep op een stoel, het is niet bij wet verboden, ik slaap waar ik wil. Het belangrijkste is dat er voor elke hackzone 3 mensen wakker moeten zijn. Een andere taak was het periodiek controleren van de projector, aangezien deze oververhit kon raken en we absoluut geen extra geld hadden voor reparaties. Om het op te zetten hadden we 6 personen en 2 karren nodig. Over het algemeen waren de amandelen bijna de hele tijd bezig. Op een gegeven moment begonnen we popcorn en suikerspin uit te delen, wederom waren wij degenen die kookten. De brandveiligheidsscore daalde aanzienlijk toen ik tijdens het opwarmen de popcorn eruit haalde, “want nu vliegen ze naar binnen en heb ik niets meer over.”
Dit deel ging door veel problemen in de organisatie en hun oplossingen. Ingenieurs tenslotte. Maar er bleef enorm veel achter de schermen: welke problemen er waren tijdens de hackathon zelf, de selectie van prijzen en onderscheidingen, hoe het ‘slim’ stemmen werkte, recensies van sponsors en hoe we een week later omgingen met het schoonmaken van het pand. de gebeurtenis. En ook een kleine flex: dit is de eerste studentenhackathon die op de BBC wordt uitgezonden. Ik zal hierover ook schrijven in de volgende aflevering van deze hackathon-saga. Ik zal binnenkort beginnen met schrijven, maar voorlopig is dit mijn e-mail: [e-mail beveiligd] en de projectwebsite:
Bron: www.habr.com