Hoe je 70 taken per dag voltooit: het leven op taaktrackers is een goed leven

Ik heb waarschijnlijk 20-25 keer geprobeerd taken systematisch te beheren. En elke poging mislukte, zoals ik nu begrijp, om twee redenen.

Ten eerste moet u, om tijd te besteden aan het voltooien van taken, begrijpen waarom dit wordt gedaan.
Je begint taken te beheren, er tijd aan te besteden, minder taken uit te voeren, het begint zich allemaal op te stapelen - waarvoor?

Elk werk is moeilijk uit te voeren als je niet begrijpt waarom. ‘Je leven ordenen’ is niet het meest adequate doel, aangezien ‘geordend leven’ een nogal vaag fenomeen is. Maar “het niveau van angst verminderen door het niveau van onzekerheid te verminderen” is een veel specifieker en beter doel, waar gemakkelijk een uur per dag aan besteed kan worden.

Ten tweede beschrijven alle methodologieën die ik heb gelezen onmiddellijk de eindtoestand van het proces. “Je moet ToDoIst nemen, het opsplitsen in projecten, integreren met de kalender, taken voor de week bekijken, prioriteiten stellen...” Dit is moeilijk om meteen mee te beginnen. Net als bij softwareontwikkeling ben ik van mening dat je het moet gebruiken progressieve jpeg-methode – iteratief.

Daarom zal ik mijn "iteraties" doornemen, en misschien zal het in dezelfde vorm nuttig voor je zijn. Wat is immers een goede reden om de meivakantie te gebruiken om in een (relatief) nieuw paradigma weer aan de slag te gaan?

Hoe ik hiertoe gekomen ben, kun je lezen hier.

Trello, een paar lijsten

We maken slechts 4 lijsten, gebruiken desktop- en mobiele applicaties.

Lijsten:

• Taken - schrijf hier alle taken op die in je opkomen. En schrijf ze op zodra ze in je opkomen. “Het afval weggooien” is een taak. “De afwas doen” is een taak. “Een planningsgesprek plannen” is een taak. Nou ja, enzovoort. Zelfs de meest voor de hand liggende of belangrijke dingen kunnen vergeten worden als er iets onverwachts gebeurt of als je gewoon een zware dag hebt gehad.
• Taken voor vandaag - elke avond verplaats ik dingen van het bord 'To-Do' naar het bord 'To-Do voor vandaag'. Als een deel van je werk daar ’s avonds blijft liggen, is dat normaal; daarover hieronder meer. Na verloop van tijd begin je te begrijpen hoeveel taken er op de lijst kunnen staan, zodat de meeste ervan op de geplande dag kunnen worden voltooid.
• Vandaag gemaakt. Dit bord is de belangrijkste manier om de angst van ‘ik heb vandaag niets gedaan’ te verminderen en een goede manier voor verdere reflectie over zelforganisatie. Ik schrijf hier alle taken op die ik vandaag heb gedaan, zelfs de taken die niet op de geplande lijst staan. 'Ik heb Vasya gebeld over de documenten', schreef hij op. ‘Ze vroegen me om papieren te ondertekenen,’ schreef ik op. “We hebben de overeenkomst met Anton besproken”, schrijft hij. Op deze manier zul je aan het eind van de dag begrijpen waar je je tijd daadwerkelijk aan hebt besteed en wat je uit die taken had kunnen weglaten, alleen maar om het plan te voltooien.
• Klaar: een lijst met alle voltooide taken. Aan het begin of einde van de dag verplaats ik ze van 'Klaar vandaag' naar 'Klaar'. In wezen is het een prullenbak waarin u eenvoudig voltooide taken kunt vinden en die daarom regelmatig moet worden schoongemaakt.

Trello, "mini-kalender"

Op een gegeven moment wordt het duidelijk dat sommige taken precies tijdgebonden zijn en dat je ze doordeweeks niet wilt vergeten, om voor deze tijd niet iets anders te plannen. Ik heb altijd moeite gehad met de kalender, dus heb ik verschillende borden toegevoegd met de namen "Taken voor maandag", "Taken voor dinsdag", enz., waarin ik tijdsgebonden to-do's begon op te schrijven. do.

Dus als mensen mij vragen: “Kunnen we donderdag om 16 uur praten?” - Ik ga gewoon naar het betreffende bord en kijk wat we daar voor deze keer hebben opgeschreven. En we mogen niet vergeten om taken gedurende de week op tijd tussen lijsten over te dragen: bijvoorbeeld "taken voor donderdag" als donderdag aanbreekt - naar "taken voor vandaag".

Waarom geen kalender? Voor mij is het vreselijk moeilijk om twee hulpprogramma's tegelijkertijd te gebruiken. Als ik hiervoor een kalender gebruik, moet ik die ingaan, invullen, regelmatig checken of ik iets vergeten ben...

Op dit punt heb ik de grenzen van Trello bereikt. Het grootste probleem was dat er meer dan 50 taken per dag werden geregistreerd, en dat er een vrij grote verzameling taken was die aan zowel de algemene lijst als aan dagen gebonden lijsten was gekoppeld. Hoe begrijp ik dat ik de taak die ik moet uitvoeren al heb opgeschreven? Er begonnen duplicaten te verschijnen. Hoe kan ik tegelijkertijd alle taken voor een van de projecten prioriteren? Hoe kunt u anderen de kans geven uw agendaplannen te zien?

Ik had een systeem nodig dat, met behoud van relatief gemak:

1. Ik kon taken groeperen op projecten.
2. Zorg voor een kalenderlink (doe het morgen) en zet deze automatisch over naar taken voor vandaag, als de dag aanbreekt.
3. Zou integreren met Google Agenda.

Hier ben ik teruggekeerd naar ToDoist en in dit stadium bleek dit de meest geschikte oplossing.

Huidig ​​onderwerp in ToDoist

inbox

Ik schrijf alle binnenkomende taken in Inbox, die ik onmiddellijk probeer te sorteren. Parseren betekent:

• De datum bepalen waarop de taak zal worden voltooid (voor korte taken stel ik meestal Vandaag in, en tegen de avond begrijp ik wanneer het in feite kan worden gedaan).
• Bepalen van het project waaraan de taak kan worden toegeschreven (voor statistieken en de mogelijkheid om op de een of andere manier de prioriteit van alle taken in het project te wijzigen).

Taken die in je opkomen en die in de nabije toekomst niet hoeven te worden uitgevoerd, worden in projecten verwerkt Niet gecategoriseerd Persoonlijk (“bekerhouders meenemen in de auto”) en Niet-gecategoriseerd werk (“denk na over wanneer we een strategische PR-sessie kunnen organiseren”). Met ToDoist kun je terugkerende taken toewijzen, dus elk weekend heb ik een taak met de naam 'Niet-gecategoriseerd persoonlijk' en elke maandag 'Niet-gecategoriseerd werk'.

Agenda-integratie
ToDoist integreert perfect met Google Agenda, in beide richtingen. Ik deel mijn agenda met mijn collega’s, zodat zij kunnen zien wanneer ze mij zeker niet kunnen bereiken.

Tegelijkertijd worden taken uit de kalender in de tegenovergestelde richting overgedragen: ik kan zeggen "Seryoga, kijk naar mijn tijd voor vrijdag en noteer daar een vergadering", die zowel in de kalender als in ToDoist zal verschijnen. Dus eigenlijk begon ik voor het eerst een kalender te gebruiken zonder dat ik er evenementen in hoefde te maken.

Het verwerken van niet-operatieve binnenkomende taken

Ik haast me niet om meteen taken uit te voeren, behalve die taken waarbij het vuur duidelijk zichtbaar is. “We moeten dringend contact opnemen met het management van het ABC-bedrijf, aangezien de server offline is en er geen reactie is van de medewerkers” is uiteraard een dringende taak die niet kan worden uitgesteld, maar “Zhenya, kan ik je nu bellen om te praten over een nieuw project’ verandert in ‘Plan wanneer je met X over Y kunt praten’, wat al zal veranderen in de taak ‘Vertel X dat we dan kunnen praten’ en de taak ‘Praat met X over Y’, al tijdgebonden. Bijna elke binnenkomende taak verandert eerst in "Planning...".

Prioriteit geven aan taken
Alle taken van de dag kunnen niet worden voltooid. Toen ik mezelf observeerde, realiseerde ik me het volgende (elk getal zal anders zijn, maar het belangrijkste is om tot conclusies te komen).

1. Voor elke dag schrijf ik ongeveer 50-70 taken op.
2. Ik kan comfortabel tot 30 taken uitvoeren (zonder dat ik me aan het einde van de dag helemaal moe voel).
3. Nadat ik tot wel 50 taken heb voltooid, word ik moe, maar niet ernstig.
4. Ik kan 70 taken voltooien, maar daarna zal ik moeite hebben om uit de “stroom van workaholisme” te komen, moeilijk in slaap te vallen en zal ik over het algemeen een beetje sociaal zijn.

Op basis hiervan beslis ik wat ik vandaag ga doen. ToDoist heeft een prioriteitstelling voor elke taak, dus 's morgens selecteer ik de kritieke taken die ik moet voltooien, en voltooi de rest op basis van mijn mogelijkheden en verlangens. Elke dag draag ik ongeveer 40-20 taken over naar de volgende: wat interessant is, is dat de taken van de volgende dag weer 60-70 worden.

Statistieken bijhouden

Ik wil in het algemeen heel graag begrijpen hoeveel tijd er vandaag aan werkgerelateerde zaken is besteed, en aan welke. Hiervoor gebruik ik de applicatie RescueTime, die zowel op de telefoon als op de laptop staat, en Google Maps Locatiegeschiedenis (ja, ik ben niet paranoïde).

We wonen buiten de stad, dus de tijd die we onderweg doorbrengen, kan verstandig worden gebruikt. Als ik niet moe ben, luister ik onderweg naar audioboeken, zodat ik deze 40 minuten op de een of andere manier kan gebruiken.

Ik verzamel de gegevens nog niet, waardoor er een soort persoonlijk Data Lake ontstaat; Als de tijd daar is, ga ik er mee aan de slag.

Er zal geen conclusie zijn

1. Het leven van een moderne persoon is een grote stroom aan binnenkomende taken. Het zal niet mogelijk zijn om het te verminderen; we moeten leren deze stroom te beheersen.
2. De meeste angst komt voort uit het onbekende van de toekomst. Als we begrijpen wat ons de komende dagen te wachten staat, zal er aanzienlijk minder angst zijn.
3. Om deze reden kunt u tijd besteden aan het organiseren van uw dag. Ik weet wat er vandaag zal gebeuren, wat er morgen zal gebeuren, en ik vergeet de taken die ik vroeger vergat niet.
4. Het uitvoeren van taakregistratie is geen doel op zich, maar, als je wilt, een manier van zelfstudie. Dingen waar je voorheen te lui voor was of dingen waar je nooit aan toe kwam, worden veel gemakkelijker om te doen. Veel mensen (waaronder ikzelf) voelen zich over het algemeen beter als taken van buitenaf worden opgelegd. Het bijhouden van taken is een manier om taken voor uzelf op te stellen en te leren leven volgens uw wensen.
5. Werk is geen doel op zichzelf. Het doel is om uw werkschema zo te organiseren dat u voorspelbare vrije tijd heeft waarin u voor uzelf, uw gezin en uw interesses kunt zorgen.

Bron: www.habr.com