Det var 2013. Jeg kom for å jobbe for et av utviklingsselskapene som lager programvare for private brukere. De fortalte meg forskjellige ting, men det siste jeg forventet å se var det jeg så: 32 enestående virtuelle maskiner på en leid da uanstendig dyr VDS, tre "gratis" Photoshop-lisenser, 2 Corel, betalt og ubrukt IP-telefonikapasitet, og annet små ting. I den første måneden "reduserte jeg prisen" på infrastrukturen med 230 tusen rubler, i den andre med nesten 150 (tusen), så endte heltemoten, optimaliseringer begynte og til slutt sparte vi en halv million på seks måneder.
Opplevelsen inspirerte oss og vi begynte å lete etter nye måter å spare på. Nå jobber jeg et annet sted (gjett hvor), så med god samvittighet kan jeg fortelle verden om min opplevelse. Og du deler, la oss gjøre IT-infrastrukturen billigere og mer effektiv!
"Den siste ullen er plukket med kostnadene dine for servere, lisenser, IT-ressurser og outsourcing," mumlet finansdirektøren og krevde planlegging og budsjettering
1. Vær en nerd – planlegg og budsjett.
Budsjettplanlegging for bedriftens IT-miljø er kjedelig, og koordinering er noen ganger til og med farlig. Men selve det faktum å ha et budsjett vil nesten garantert beskytte deg mot:
- kutte kostnader for utvikling av en flåte av utstyr og programvare (selv om det er kvartalsvise optimaliseringer, men der kan du forsvare din posisjon)
- misnøye fra finansdirektøren eller regnskapsavdelingen på tidspunktet for kjøp eller leasing av et annet infrastrukturelement
- leders sinne på grunn av ikke-planlagte utgifter.
Det er nødvendig å utarbeide et budsjett ikke bare i store selskaper - bokstavelig talt i ethvert selskap. Samle krav til programvare og maskinvare fra alle avdelinger, beregn nødvendig kapasitet, ta hensyn til dynamikken i endringer i antall personell (for eksempel øker kundesenteret eller supporten din i løpet av den travle sesongen og reduseres i den ledige sesongen), begrunn utgifter og utvikle en budsjettplan fordelt på perioder (ideelt - etter måned). På denne måten vil du vite nøyaktig hvor mye penger du vil motta for dine ressurskrevende oppgaver og optimalisere kostnadene.
2. Bruk budsjettet med omhu
Etter at budsjettet er avtalt og signert, er det en helvetes fristelse til å omfordele kostnader og for eksempel helle hele budsjettet inn på en dyr server som du kan distribuere alle DevOps med overvåking og gatewayer på :) I dette tilfellet kan du finne selv i en modus av ressursmangel for andre oppgaver og få en overkjøring. Fokuser derfor utelukkende på reelle behov og forretningsproblemer som krever datakraft for å løse.
3. Oppgrader serverne dine i tide
Utdaterte maskinvareservere, så vel som virtuelle, gir ingen fordel for organisasjonen - de reiser spørsmål når det gjelder sikkerhet, hastighet og intelligens. Du bruker mer tid, krefter og penger på å kompensere for manglende funksjonalitet, på å eliminere sikkerhetsproblemer, på noen patcher for å få fart på sakene. Oppdater derfor maskinvaren og de virtuelle ressursene dine – for eksempel kan du gjøre dette akkurat nå med kampanjen vår , det er ikke synd å vise priser på Habré.
Jeg har forresten mer enn en gang vært borti situasjoner der en jernserver på kontoret var en helt uberettiget løsning: de fleste små og mellomstore bedrifter kan løse alle problemer ved hjelp av virtuelle kapasiteter og spare mye penger.
4. Optimaliser den gjennomsnittlige brukeropplevelsen
Lær alle brukerne dine å spare strøm og bruke infrastrukturen forsiktig. Her er eksempler på typiske overskridelser på brukersiden:
- Installasjon av unødvendige applikasjonsprogrammer på basis av "hele avdelingen" - brukere ber om å installere programvare som naboens fordi de trenger det, eller bare send inn en applikasjon som "7 Photoshop-lisenser for designavdelingen." Samtidig jobber fire personer i designavdelingen med Photoshop, og de resterende tre er layoutdesignere, og bruker det en gang i halvåret. I dette tilfellet er det bedre å kjøpe 4 lisenser og løse 1-2 problemer per år ved hjelp av kolleger. Men oftere skjer denne historien med kontorprogramvare (spesielt MS Office-pakken, som absolutt alle trenger i sin helhet). Faktisk kan de aller fleste ansatte klare seg med åpen kildekode-editorer eller praktiske Google-dokumenter.
- Brukere okkuperer virtuelle ressurser og spiser metodisk opp all den leide kapasiteten - for eksempel liker testere å lage lastede virtuelle maskiner og glemmer å i det minste slå dem av, og utviklere forakter ikke dette. Oppskriften er enkel: når du drar, slukk alle :)
- Brukere bruker selskapets servere som en global fillagring: de laster opp bilder (i RAW), videoer, laster opp gigabyte med musikk, spesielt inviterte servere kan til og med lage en liten spillserver ved å bruke arbeidskapasitet (vi fordømte dette på bedriftsportalen på en humoristisk måte måte - det fungerte veldig bra).
- Kjære ansatte på alle måter tar med piratkopiert programvare på jobb, og her er de bøter, problemer med politiet og leverandører. Arbeid med tilgang og retningslinjer, for de vil fortsatt dra deg inn, selv om du holder tårevåte taler i bedriftens kantine og skriver motiverende plakater.
- Brukere mener at de har rett til å kreve ethvert verktøy de finner praktisk. Så i mitt arsenal hadde jeg utleie av Trello, Asana, Wrike, Basecamp og Bitrix24. Fordi hver prosjektleder valgte et praktisk eller kjent produkt for sin avdeling. Som et resultat støttes 5 løsninger, 5 forskjellige prislapper, 5 kontoer, 5 forskjellige markedsplasser og tuninger, etc. Ingen integrasjon, forening eller ende-til-ende-automatisering for deg - komplette hjernehemoroider. Som et resultat, i avtale med daglig leder, stengte jeg butikken, valgte Asana, hjalp til med å migrere dataene, trente mine tøffe kolleger selv og sparte mye penger, inkludert krefter og nerver.
Generelt, forhandle med brukere, trene dem, gjennomføre utdanningsprogrammer og strebe etter å gjøre arbeidet deres og arbeidet ditt enklere. Til slutt vil de takke deg for at du holder orden, og ledere vil takke deg for å kutte kostnader. Vel, dere, mine kjære Habr-proffer, har sikkert lagt merke til at løsningen på de listede problemene ikke er noe annet enn dannelsen av bedriftens informasjonssikkerhet. For dette, spesiell takk til systemadministratoren (du kan ikke takke deg selv...).
5. Kombiner sky- og skrivebordsløsninger
Generelt, basert på det faktum at jeg jobber for en hostingleverandør og på slutten av artikkelen er jeg full av lyst til å fortelle deg om et kult salg av serverkapasitet for selskaper av alle størrelser, burde jeg vifte med flagget og rope " Alt til skyene!" Men da vil jeg synde mot ingeniørkvalifikasjonene mine og se ut som en markedsfører. Derfor oppfordrer jeg deg til å nærme deg problemet klokt og kombinere sky- og skrivebordsløsninger. For eksempel kan du leie et cloud CRM-system som en tjeneste (SaaS), og ifølge heftet koster det 1000 rubler. per bruker per måned - bare pennies (jeg vil utelate spørsmålet om implementering, dette har allerede blitt diskutert på Habré). Så om tre år vil du bruke 10 360 rubler for 000 ansatte, i 4 - 480 000, i 5 - 600 000, etc. Samtidig kan du implementere desktop CRM ved å betale for konkurransedyktige lisenser (+100 besparelser) for omtrent 250 tusen rubler. og server den som samme photoshop. Noen ganger er fordelene over en periode på 2-5 år virkelig imponerende.
Og omvendt, skyteknologier lar deg ofte spare på maskinvare, ingeniørlønninger, databeskyttelsesproblemer (men ikke spar på dem i det hele tatt!) og skalering. Skyverktøy er enkle å koble til og fra, skykostnader faller ikke inn i selskapets kapitalutgifter - generelt er det mange fordeler. Velg skyløsninger når skala, smidighet og fleksibilitet gir mening.
Tell, kombiner og velg vinnende kombinasjoner - jeg vil ikke gi en universell oppskrift, de er forskjellige for hver virksomhet: noen mennesker forlater skyene fullstendig, andre bygger hele virksomheten i skyene. Forresten, aldri nekt programvareoppdateringer (selv betalte) - som regel ruller utviklere av forretningsapplikasjonsprogram ut mer stabile og funksjonelle versjoner.
Og en annen regel for programvare: bli kvitt gammel programvare som innbringer mindre enn den bruker for vedlikehold og støtte. Det er definitivt en analog på markedet allerede.
6. Unngå programvareduplisering
Jeg har allerede snakket om fem prosjektstyringssystemer i min IT-zoo, men jeg vil sette dem i et eget avsnitt. Hvis du nekter viss programvare, velg ny programvare - ikke glem å slutte å betale for den gamle, finn nye hostingtjenester - si opp kontrakten med den gamle leverandøren, med mindre det er spesielle hensyn. Overvåk ansattes programvarebruksprofiler og bli kvitt ubrukt og duplisert programvare.
Det ville være ideelt hvis du har et system for overvåking og analyse av installert programvare - på denne måten kan du se fungerende duplikater og problemer automatisk. Denne typen arbeid hjelper forresten bedriften med å unngå duplisering og gjentakelse av data – noen ganger tar det for mye tid å søke etter hvem som har gjort feilen.
7. Rydd opp i applikasjonsinfrastrukturen og periferiutstyret
Hvem teller disse forbruksvarene: kassetter, flash-stasjoner, papir, ladere, UPS-er, skrivere, etc. rørskiver. Men til ingen nytte. Begynn med papir og skrivere – analyser utskriftsprofiler og lag et nettverk av skrivere eller MFPer med offentlig tilgang, du vil bli overrasket over hvor mye papir og kassetter du kan spare og hvor mye kostnadene ved å skrive ut ett ark vil reduseres. Og nei, dette er ikke pengesugende, dette er optimalisering av en viktig prosess. Ingen forbyr å skrive ut semesteroppgaver og essays om kontorutstyr, men det er for mye å skrive ut bøker som du angrer på å kjøpe eller ikke vil lese fra skjermen.
Ha deretter alltid en forsyning av forbruksvarer som du kjøper fra leverandører med rabatt, slik at du ved problemer med utstyr ikke kjøper til ublu priser på nærmeste teknologimarked. Overvåk avskrivninger og slitasje, hold regnskap og lag et erstatningsfond – det er forresten en god idé å ha et erstatningsfond for grunnleggende kontorutstyr. Bare fordi du ikke vil få ros for nedetid på jobb, er dette også et tap av penger, spesielt i handels- og serviceselskaper.
Når det gjelder applikasjonsinfrastruktur, er det to hovedkostnadsposter: Internett og kommunikasjon. Når du velger en leverandør, se på pakketilbudene, les stjernene på tariffene, vær oppmerksom på kvaliteten på kommunikasjonen og SLA. Noen administratorer bestemmer seg for å ikke bry seg og kjøper for eksempel IP-telefoni i en pakke med en betalt virtuell PBX, som det også utstedes et månedlig abonnement for. Ikke vær lat, kjøp bare trafikk og lær å jobbe med Asterisk - dette er det beste som har blitt laget innen moms og en nesten problemfri løsning for forretningsproblemer til små og mellomstore bedrifter (hvis du har direkte hender).
8. Dokumenter og lag medarbeiderinstruksjoner
Det er lat og det er nødvendig. For det første vil det være lettere for deg å jobbe, og for det andre vil tilpasningen av nykommere være sømløs. Til slutt vil du selv vite at infrastrukturen din er oppdatert, intakt og i perfekt orden. Lag sikkerhetsinstruksjoner, korte brukermanualer, FAQs, beskriv regler og forskrifter for bruk av kontorutstyr. Materielt eksisterende instruksjoner er mye mer overbevisende enn ord; du kan alltid henvende deg til dem. På denne måten kan du sende en lenke til dokumentet for alle relevante spørsmål og ikke godta argumentet "Jeg ble ikke advart". På denne måten vil du spare mye på å eliminere feil.
9. Bruk utkontrakterte tjenester
Selv om din bedrift har en hel IT-avdeling eller tvert imot en liten infrastruktur, er det ingen skam å bruke tjenestene til outsourcere. Hvorfor ikke få tjenestene til gode fagfolk, spesialiserte på noe komplekst, for lite penger, det vil si uten å ansette en slik spesialist på ansatte. Outsource noen av DevOps, utskriftstjenester, administrasjon av en travel nettside, hvis du har en, support og kundesenter. Verdien din vil ikke reduseres på grunn av dette, tvert imot vil du få ytterligere ekspertise innen kontakt med tredjepartsleverandører.
Hvis lederen din mener at outsourcing er dyrt, er det bare å forklare ham hvor mye han må betale den dedikerte spesialisten. Det fungerer virkelig.
10. Ikke bli involvert i åpen kildekode og utviklingen din
Jeg er en ingeniør, jeg er en utvikler i fortiden, og jeg tror bestemt at det er åpen kildekode som redder verden - hva koster biblioteker, overvåkingssystemer, serveradministrasjonssystemer, etc. Men hvis bedriften din bestemmer seg for å kjøpe åpen kildekode CRM, ERP, ECM, etc. eller sjefen roper på et møte at du kommer til å skru opp faktureringen din, redde skipet, det skal til skjærene. Her er argumentene for å stå i møte med en inspirert leder med et brennende blikk:
- åpen kildekode er dårlig støttet hvis det er et offentlig arkiv eller er svært kostbart å støtte hvis det er åpen kildekode fra selskaper (DBMS, kontorpakker, etc.) - du betaler bokstavelig talt for hvert spørsmål, forespørsel og billett;
- en intern spesialist for å distribuere et internt åpen kildekode-produkt vil være veldig dyrt på grunn av dets sjeldenhet;
- forbedringer av åpen kildekode kan være sterkt begrenset av kunnskap, ferdigheter eller til og med lisensiering;
- Det vil ta deg lang tid å starte med åpen kildekode, og det vil være for vanskelig for deg å tilpasse det til forretningsprosesser.
Unødvendig å si at det å utvikle din egen er en veldig lang og kostbar oppgave? Fra min egen erfaring kan jeg si at det tar minst tre år å lage en fungerende prototype som oppfyller forretningskrav og lar brukerne bruke den. Og bare hvis du har et godt team med programmerere (du kan se på lønningene på "My Circle" - konklusjonene kommer til deg).
Så jeg skal være banal og gjenta: vurder alle alternativene.
Så la meg oppsummere kort for å være sikker på at jeg ikke har glemt noe:
- telle penger - sammenlign forskjellige alternativer, ta hensyn til faktorer, sammenlign;
- bestrebe seg på å redusere tiden for service og opplæring av brukere, redusere risikoen for "inngrep fra en tosk";
- prøv å konsolidere og integrere teknologier - en sammenhengende arkitektur og ende-til-ende-automatisering utgjør forskjellen;
- invester i IT-utvikling, ikke lev med utdaterte teknologier - de vil suge penger;
- korrelere etterspørselen og forbruket av IT-ressurser.
Du kan spørre – hvorfor spare andres penger, siden kontoret betaler? Logisk spørsmål! Men din evne til å optimalisere kostnader og administrere IT-ressurser effektivt er først og fremst din erfaring og dine egenskaper som profesjonell. Vi vet alle hvordan man lager godteri av skrapmaterialer her :)
У som en utmerket grunn til å oppgradere virtuelle kapasiteter. Kom inn, se, velg - det er svært få igjen til 30. april.
For resten - tradisjonell 10 % rabatt ved bruk av kampanjekode habrahabr10.
Kilde: www.habr.com