Jeg tror at vi alle går på restaurant med venner eller kolleger. Og etter en morsom stund kommer servitøren med sjekken. Problemet kan deretter løses på flere måter:
- Metode én, "gentlemanly". En 10–15 % "tips" til servitøren legges til sjekkbeløpet, og det resulterende beløpet deles likt mellom alle menn.
- Den andre metoden er "sosialistisk". Sjekken deles likt mellom alle, uavhengig av hvor mye de har spist og drukket.
- Den tredje metoden er "rettferdig". Alle slår på kalkulatoren på telefonen sin og begynner å beregne prisen på rettene pluss en viss mengde "tips", også individuell.
Restaurantsituasjonen er veldig lik situasjonen med IT-kostnader i bedrifter. I dette innlegget skal vi snakke om fordeling av utgifter mellom avdelinger.
Men før vi dykker ned i IT-avgrunnen, la oss gå tilbake til restauranteksemplet. Hver av metodene ovenfor for "kostnadsfordeling" har fordeler og ulemper. Den åpenbare ulempen med den andre metoden: man kunne spise en vegetarisk Caesar-salat uten kylling, og den andre kunne spise en ribeye-biff, så mengdene kan variere betydelig. Ulempen med den "rettferdige" metoden er at telleprosessen er veldig lang, og det totale beløpet er alltid mindre enn det som står i sjekken. Vanlig situasjon?
La oss nå forestille oss at vi hadde det gøy på en restaurant i Kina, og sjekken ble brakt på kinesisk. Alt som er klart der er beløpet. Selv om noen kan mistenke at dette ikke er beløpet i det hele tatt, men gjeldende dato. Eller anta at dette skjer i Israel. De leser fra høyre til venstre, men hvordan skriver de tallene? Hvem kan svare uten Google?
Hvorfor er allokering nødvendig for IT og virksomhet?
Så IT-avdelingen leverer tjenester til alle divisjoner i selskapet, og selger faktisk tjenestene sine til forretningsavdelinger. Og selv om det kanskje ikke er formelle økonomiske forhold mellom avdelinger i et selskap, bør hver forretningsenhet som et minimum forstå hvor mye den bruker på IT, hvor mye det koster å lansere nye produkter, teste nye initiativ osv. Det er åpenbart at modernisering og utvidelse av infrastruktur ikke betales av den mytiske "modernisatoren, beskytteren for systemintegratorer og utstyrsprodusenter", men av virksomheten, som må forstå effektiviteten av disse kostnadene.
Forretningsenheter varierer i størrelse så vel som i intensiteten av deres bruk av IT-ressurser. Å dele kostnadene ved å oppgradere IT-infrastrukturen likt mellom avdelingene er dermed den andre metoden med alle dens ulemper. Den "rettferdige" metoden er mer å foretrekke i dette tilfellet, men den er for arbeidskrevende. Det mest optimale alternativet ser ut til å være det "kvasi-rettferdige" alternativet, når kostnadene ikke er allokert til kronen, men med en viss rimelig nøyaktighet, akkurat som vi i skolegeometri bruker tallet π som 3,14, og ikke hele tallrekkefølgen etter desimaltegn.
Estimering av kostnadene for IT-tjenester er svært nyttig i beholdninger med én enkelt IT-infrastruktur når man slår sammen eller skiller deler av beholdningen til en egen struktur. Dette lar deg umiddelbart beregne kostnadene for IT-tjenester for å ta hensyn til disse beløpene når du planlegger. Forståelse av kostnadene ved IT-tjenester bidrar også til å sammenligne ulike alternativer for bruk og eie IT-ressurser. Når menn i drakter med flere tusen dollar snakker om hvordan produktet deres kan optimalisere IT-kostnadene, øke det som må økes og redusere det som må reduseres, gjør en vurdering av de løpende kostnadene til IT-tjenester det mulig for IT-sjefen å ikke stole blindt på markedsføringsløfter , men for å nøyaktig vurdere forventet effekt og kontrollere resultatene.
For bedrifter er allokering en mulighet til å forstå kostnadene ved IT-tjenester på forhånd. Ethvert forretningskrav vurderes ikke som en økning i det samlede IT-budsjettet med så mange prosent, men fastsettes som beløpet for et spesifikt krav eller tjeneste.
Virkelig sak
Den viktigste "smerten" til CIOen til et stort selskap var at det var nødvendig å forstå hvordan man fordeler kostnader mellom forretningsenheter og tilbyr deltakelse i IT-utvikling i forhold til forbruk.
Som en løsning utviklet vi en IT-tjenestekalkulator som var i stand til å allokere totale IT-kostnader først til IT-tjenester og deretter til forretningsenheter.
Det er faktisk to oppgaver: beregne kostnadene for en IT-tjeneste og fordele kostnadene mellom forretningsenheter som bruker denne tjenesten i henhold til visse drivere (en "kvasi-rettferdig" metode).
Ved første øyekast kan dette se enkelt ut hvis IT-tjenestene helt fra begynnelsen ble riktig beskrevet, informasjon ble lagt inn i CMDB-konfigurasjonsdatabasen og IT-forvaltningssystemet ITAM, ressurs- og tjenestemodeller ble bygget og en katalog over IT-tjenester ble opprettet. utviklet. Faktisk, i dette tilfellet, for enhver IT-tjeneste er det mulig å bestemme hvilke ressurser den bruker og hvor mye disse ressursene koster, tatt i betraktning avskrivninger. Men vi har med ordinær russisk virksomhet å gjøre, og dette medfører noen begrensninger. Dermed er det ingen CMDB og ITAM, det er bare en katalog over IT-tjenester. Hver IT-tjeneste representerer generelt et informasjonssystem, tilgang til det, brukerstøtte osv. IT-tjenesten bruker infrastrukturtjenester som "DB Server", "Application Server", "Data Storage System", "Data Network", etc. For å løse de tildelte oppgavene er det derfor nødvendig:
- bestemme kostnadene for infrastrukturtjenester;
- distribuere kostnadene for infrastrukturtjenester til IT-tjenester og beregne kostnadene deres;
- bestemme driverne (koeffisientene) for å fordele kostnadene for IT-tjenester til forretningsenheter og fordele kostnadene for IT-tjenester til forretningsenheter, og dermed fordele kostnadsbeløpet til IT-avdelingen mellom andre divisjoner i selskapet.
Alle årlige IT-kostnader kan representeres som en sekk med penger. Noe av denne sekken ble brukt på utstyr, migrasjonsarbeid, modernisering, lisenser, support, ansattes lønn osv. Kompleksiteten ligger imidlertid i regnskapsprosedyren for regnskapsføring av anleggsmidler og immaterielle eiendeler i IT.
La oss ta et eksempel på et prosjekt for å modernisere SAP-infrastrukturen. Som en del av prosjektet kjøpes utstyr og lisenser inn, og arbeid utføres ved hjelp av systemintegrator. Ved avslutning av et prosjekt skal leder utarbeide papirarbeid slik at regnskapsutstyr inngår i anleggsmidler, konsesjoner inngår i immaterielle eiendeler, og annet prosjekterings- og idriftsettelsesarbeid avskrives som utsatte utgifter. Problem nummer én: Ved registrering som anleggsmidler bryr ikke kundens regnskapsfører hva den skal hete. I anleggsmidler mottar vi derfor aktivaet "UpgradeSAPandMigration". Hvis det som en del av prosjektet ble modernisert et diskarray, som ikke har noe med SAP å gjøre, kompliserer dette søket etter kostnader og videre allokering ytterligere. Faktisk kan alt utstyr skjules bak «UpgradeSAPandMigration»-elementet, og jo mer tid som går, desto vanskeligere er det å forstå hva som faktisk ble kjøpt der.
Det samme gjelder immaterielle eiendeler, som har en mye mer kompleks beregningsformel. En ekstra kompleksitet er lagt til av det faktum at øyeblikket for å starte utstyret og sette det på balansen kan variere med omtrent et år. I tillegg er avskrivningen 5 år, men faktisk kan utstyret fungere mer eller mindre, avhengig av omstendighetene.
Dermed er det teoretisk mulig å beregne kostnadene for IT-tjenester med 100 % nøyaktighet, men i praksis er dette en lang og ganske meningsløs øvelse. Derfor valgte vi en enklere metode: kostnader som enkelt kan henføres til en hvilken som helst infrastruktur eller IT-tjeneste, tilskrives direkte til den tilsvarende tjenesten. De resterende kostnadene fordeles på IT-tjenester etter visse regler. Dette vil tillate deg å få en nøyaktighet på omtrent 85%, som er ganske nok.
På første trinn For å fordele kostnader for infrastrukturtjenester benyttes økonomi- og regnskapsrapportering for IT-prosjekter og «sunn frivillighet» i tilfeller hvor det ikke er mulig å henføre kostnader til noen infrastrukturtjeneste. Kostnader allokeres enten direkte til IT-tjenester eller til infrastrukturtjenester. Som et resultat av fordelingen av årlige kostnader får vi utgiftsbeløpet for hver infrastrukturtjeneste.
I andre etappe distribusjonskoeffisienter mellom IT-tjenester bestemmes for slike infrastrukturtjenester som "Application Server", "Database Server", "Data Storage", etc. Noen infrastrukturtjenester, for eksempel «Arbeidsplasser», «Wi-Fi-tilgang», «Videokonferanser» er ikke distribuert mellom IT-tjenester og allokeres direkte til forretningsenheter.
På dette stadiet begynner moroa. Som et eksempel kan du vurdere en slik infrastrukturtjeneste som "applikasjonsservere". Den finnes i nesten alle IT-tjenester, i to arkitekturer, med og uten virtualisering, med og uten redundans. Den enkleste måten er å fordele kostnader i forhold til kjernene som brukes. For å telle "identiske papegøyer" og ikke forveksle fysiske kjerner med virtuelle, med tanke på overabonnement, antar vi at en fysisk kjerne er lik tre virtuelle. Da vil kostnadsfordelingsformelen for "Application Server"-infrastrukturtjenesten for hver IT-tjeneste se slik ut:
,
der Rsp er den totale kostnaden for infrastrukturtjenesten «Application Servers», og Kx86 og Kr er koeffisienter som indikerer andelen av x86- og P-servere.
Koeffisientene bestemmes empirisk basert på en analyse av IT-infrastrukturen. Kostnaden for klyngeprogramvare, virtualiseringsprogramvare, operativsystemer og applikasjonsprogramvare beregnes som separate infrastrukturtjenester.
La oss ta et mer komplisert eksempel. Infrastrukturtjeneste "Databaseservere". Det inkluderer kostnadene for maskinvare og kostnadene for databaselisenser. Dermed kan kostnadene for utstyr og lisenser uttrykkes i formelen:
der РHW og РLIC er den totale kostnaden for utstyr og den totale kostnaden for databaselisenser, henholdsvis, og KHW og KLIC er empiriske koeffisienter som bestemmer kostnadsandelen for maskinvare og lisenser.
Videre, med maskinvare ligner det på forrige eksempel, men med lisenser er situasjonen litt mer komplisert. Et selskaps landskap kan bruke flere forskjellige typer databaser, som Oracle, MSSQL, Postgres, etc. Dermed ser formelen for å beregne allokeringen av en spesifikk database, for eksempel MSSQL, til en bestemt tjeneste slik ut:
hvor KMSSQL er en koeffisient som bestemmer andelen av denne databasen i selskapets IT-landskap.
Situasjonen er enda mer komplisert med beregning og allokering av et datalagringssystem med forskjellige array-produsenter og forskjellige typer disker. Men beskrivelsen av denne delen er et tema for et eget innlegg.
Resultatet?
Resultatet av denne øvelsen kan være en Excel-kalkulator eller et automatiseringsverktøy. Alt avhenger av selskapets modenhet, prosessene som er lansert, løsningene som er implementert og ledelsens ønske. En slik kalkulator eller en visuell representasjon av data bidrar til å fordele kostnadene riktig mellom forretningsenheter og vise hvordan og hva IT-budsjettet er allokert. Det samme verktøyet kan enkelt demonstrere hvordan forbedring av påliteligheten til en tjeneste (redundans) øker kostnadene, ikke med kostnaden til serveren, men med tanke på alle tilhørende kostnader. Dette gjør at virksomheten og CIO kan "spille på samme brett" etter de samme reglene. Ved planlegging av nye produkter kan kostnader beregnes på forhånd og gjennomførbarhet vurderes.
Igor Tyukachev, konsulent i Jet Infosystems
Kilde: www.habr.com