Ha en fin dag alle sammen! I dag vil jeg dele et lite eksempel på automatisering av prosessen med å lage avslutningsforespørsler for nye ansatte ved å bruke Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate og Teams-produkter. Når du implementerer denne prosessen, trenger du ikke å kjøpe separate PowerApps- og Power Automate-brukerplaner; et Office365 E1/E3/E5-abonnement vil være tilstrekkelig. Vi vil lage lister og kolonner på SharePoint-siden, PowerApps vil hjelpe deg med å lage et skjema, og Power Automate vil gi muligheter for å tilpasse logikken i forretningsprosesser. Vi vil koble den endelige prosessen til MS Teams-teamet. La oss ikke kaste bort tid og se hva som skjer.
På det første trinnet lager vi lister og detaljer. Vi trenger lister:
- Forespørsler om utgang av ansatte
- enhet
- HR etter avdeling
- Administratorer
Hver liste vil spille sin rolle i fremtiden, og vi får se hvilken. Opprett detaljer og konfigurer navigasjonsmenyen:
PowerApps
La oss nå lage et skjema for "Ansattes utgangsforespørsler"-listen ved hjelp av PowerApps. I det endelige skjemaet vil det se slik ut:
I "Ansatt"-feltet velger du fra listen over Office 365-brukere, "Utgangsdato" er angitt fra kalenderen, "Divisjon" er angitt fra avdelingskatalogen, og "HR" er valgt fra "HR etter avdeling" katalog:
Men det er nødvendig å sikre at listen over HR tilgjengelig for valg filtreres av avdelingen som er angitt på skjemaet. La oss bruke en formel for å filtrere data i PowerApps. For "Items"-egenskapen til "HR"-feltet skriver vi:
I tillegg kan du gjøre små justeringer av standardverdien for Status-feltet på skjemaet. For "Standard"-egenskapen til "Status"-feltet skriver vi:
Hvis skjemaet for å opprette et element åpnes, vil verdien "Ny" skrives i "Status"-feltet, ellers vil verdien fra SharePoint-kolonnen for det gjeldende elementet bli erstattet i statusfeltet på skjemaet.
Et av problemene med PowerApps er manglende evne til enkelt å hente data fra SharePoint-grupper. På grunn av dette er det ikke mulig å enkelt konfigurere synligheten/tilgjengeligheten av felt eller objekter på skjemaet dersom du ønsker å stole på at brukeren er medlem av en SharePoint-gruppe. Men du kan gjøre en løsning. Spesielt for dette formålet har vi laget en liste over administratorer på forhånd:
Denne listen inneholder et "Ansatt"-felt med typen "Bruker eller gruppe", kun vist på skjemaet, og et "Navn"-felt, der navnet på den valgte medarbeideren er skrevet, kun vist i listevisningen. La oss nå prøve et lite triks i PowerApps. Du kan for eksempel konfigurere tilgjengeligheten til et hvilket som helst felt hvis gjeldende bruker er i administratorlisten. Finn egenskapen "Visningsmodus" i feltet "Utgivelsesdato" og skriv:
I henhold til denne formelen, hvis det er minst én ansatt i administratorlisten hvis pålogging samsvarer med påloggingen til gjeldende bruker, vil feltet være tilgjengelig for redigering, ellers for visning. For større pålitelighet reduserer vi påloggingen til små bokstaver, ellers kan alle slags tilfeller skje.
Du har kanskje lagt merke til at i overskriften på skjemaet er det en knapp "Handlinger på applikasjonen":
Denne knappen vil gå til en annen skjerm, hvor alle mulige handlinger på applikasjonen samles for enkelhets skyld:
Etter å ha klikket på hver knapp, åpnes et ekstra handlingsvindu, for eksempel hvis handlingen "Avbryt applikasjon" er valgt, åpnes et ekstra vindu med muligheten til å legge inn en kommentar:
Etter å ha klikket på "Bekreft"-knappen, endres statusen til applikasjonen, og dette kan gjøres selv uten å starte Power Automate-flyten. La oss bruke «Patch»-funksjonen for «OnSelect»-egenskapen til knappen:
Ved å bruke Patch-funksjonen oppdaterer vi ordrelisteelementet ved å filtrere det etter ID-en til gjeldende element. Vi endrer verdien på "Status"-feltet og går til hovedskjermen. For andre handlingsknapper er logikken lik.
Alt som gjenstår er å konfigurere godkjenningsflyten. La oss gjøre det i den enkleste formen.
Power Automate
Godkjenningsflyten vår vil kjøre automatisk når en billett er opprettet. Under gjennomføringen vil status på søknaden endres, avdelingsleder vil motta den, og e-postmelding om ny søknad vil bli sendt til leder. For å bestemme lederen, har vi en katalog "divisjoner":
Lag en Power Automate-flyt:
Under gjennomføringen av denne flyten mottar avdelingslederen en e-postmelding om opprettelse av en ny søknad og kan følge lenken for å ta en avgjørelse ved å klikke på knappen:
Ved å klikke på "Godta" eller "Avvis"-knappen starter også en Power Automate-flyt, som endrer statusen til applikasjonen og sender et e-postvarsel til HR-spesialisten:
Prosessen er klar.
lag
Og siste hånd er organiseringen av samarbeidet med denne prosessen. For å gjøre dette, koble prosessen til MS Teams-kommandoen:
Nå har alle MS Teams-teammedlemmer tilgang til utloggingsprosessen for nye ansatte på en egen fane.
Selvfølgelig kan du gi flertrinnsgodkjenninger i flytlogikken din, pluss at du kan bruke Godkjenningskomponenten til å tilordne Power Automate-oppgaver. Du kan også tilpasse rapporter og generere varsler som sendes til Microsoft Teams chatbot. Men mer om det i fremtidige artikler. Takk for oppmerksomheten og ha en fin dag alle sammen!
Kilde: www.habr.com