Migrering fra IBM Notes til Microsoft Exchange eller Office 365 gir et betydelig antall fordeler for en organisasjon, men selve migrasjonsprosjektet ser skremmende ut og det er ikke helt klart hvor man skal starte migreringen. Exchange selv inkluderer ikke sine egne verktøy for full migrering eller sameksistens av Notes og Exchange. Faktisk er noen migrasjons- og sameksistensoppgaver ikke mulig uten tredjepartsprodukter. I denne artikkelen skal vi skissere syv viktige trinn å følge basert på beste praksis og vår erfaring med vellykkede migreringer.
En vellykket migrering inkluderer følgende trinn:
- Foreløpig migrasjonsvurdering.
- Etablere sameksistens mellom Notes og Exchange.
- Planlegg for optimal migrasjonsnøyaktighet.
- Sikre maksimal migreringseffektivitet.
- Kjør en testmigrering.
- Planlegging av tidspunktet for migrering for å minimere innvirkningen på organisasjonen.
- Start migreringen og følg fremdriften.
I denne artikkelen vil vi se på hvordan du forbereder og fullfører migrering ved å bruke to løsninger fra Quest - и . Under kuttet er noen detaljer.
Trinn 1: Foreløpig migrasjonsvurdering
Ta en oversikt over ditt nåværende miljø
Hvis du bestemmer deg for at Exchange er den rette plattformen for organisasjonen din, er det bare å flytte dit. Først må du samle informasjon om ditt nåværende miljø, samle inn lagerinformasjon om dataene du planlegger å migrere, finne ut hva som kan fjernes for å redusere diskplassutnyttelsen, beregne tilgjengelig båndbredde mellom miljøer osv. Den foreløpige vurderingen bør inkludere følgende spørsmål:
- Hvor mange Notes-domener og Domino-servere er det?
- Hvor mange postkasser har du? Hvor mange av dem brukes ikke?
- Hvor mye diskplass tar primære e-postfiler? Hvor mange er det i arkivene? Hvor mange er det i lokale kopier?
- Hvor ligger arkivene?
- Hvor mange brukere bruker kryptering? Må kryptert innhold overføres?
- Hvor mange personlige mapper er det i miljøet?
- Hvilke brukere bruker dokumentlenker? Hvor mange brukere har mottatt linker fra andre brukere og applikasjoner?
- Hvor mye data skal du overføre? For eksempel vil du overføre data kun for de siste seks månedene.
- Vil opprinnelige arkiver bli migrert til personlige Exchange-arkiver eller Outlook *.pst-filer?
- Hva er båndbreddegrensene? Hvor mye data kan overføres til
en viss tidsperiode? - Hvor mye lagring vil kreves etter migrering?
Hvordan migrasjon vil påvirke virksomhet og drift
Prosjektet må planlegges nøye for å minimere nedetid og minimere tapt produktivitet.
For eksempel er det viktig å vurdere delegering mellom brukere - hvis en bruker migrerer, men hans eller hennes delegat forblir på den opprinnelige plattformen, hvordan vil det påvirke deres daglige arbeid? Mer generelt må du vurdere hvordan et migrasjonsprosjekt kan påvirke alle bedriftens kritiske forretningsprosesser og arbeidsflyter.
Det er også viktig å vurdere kritiske berøringspunkter i Notes. For eksempel, når du arbeider med meldinger, er det viktig å analysere applikasjoner og vurdere interaksjonen mellom e-postruting og applikasjoner for å unngå forstyrrelser i forretningsprosesser under og etter migrering. Sørg for å stille følgende spørsmål:
- Hvilke brukere har delegater og hvordan kan det å bryte dette forholdet påvirke forretningsprosessene?
- Hvilke applikasjoner og forretningsprosesser er knyttet til e-postmiljøet? Enhver nøkkelintegrasjon mellom applikasjonen og e-posttjenesten, for eksempel godkjenningsprosessen, vil være avgjørende når du planlegger migreringen.
- Hvilke komponenter og viktige funksjoner i applikasjonen bør bevares?
- Hvordan kan du bruke de innebygde funksjonene til den nye plattformen for å oppnå funksjonaliteten du trenger?
- Bør inaktivt innhold arkiveres for fremtidig lagring?
- Må noen applikasjoner bygges om for å kjøre ordentlig i det nye miljøet?
- Hvordan vil suksess måles?
Før du starter migreringen, må du definere kriterier for å måle suksess. Spesielt må du forstå at det er urimelig å forvente 100 % dataoverføring. Ikke alle Notes-elementtyper har en ekvivalent i Exchange (Active Mail er det mest ekstreme eksemplet). Derfor er realiteten at ikke alle elementer i Notes vil eksistere i Exchange etter migrering. Et oppnåelig og målbart mål er at 95 % av varene flyttes til 95 prosent av postkassene. Måling og dokumentering av resultater er avgjørende for å sikre suksess for migrering, og sanne resultater er bare mulig hvis suksesskriterier er definert helt i begynnelsen av et e-postmigrasjonsprosjekt.
Trinn 2: Etabler notater og utveksle sameksistens
For de fleste organisasjoner er migrasjon en prosess, ikke en hendelse. Derfor bør postboksmigreringer og applikasjonsmigreringer følge en tidsplan som passer best for virksomheten og driften og ikke er basert på tekniske krav.
Utvikling av en sameksistensstrategi
For å maksimere verdien av migrasjon, må en komplett sameksistensplan utvikles og implementeres tidlig i migrasjonsprosessen. Definisjonen av "sameksistens" kan variere fra organisasjon til organisasjon. Noen organisasjoner bruker aktivt ledig/opptatt-data, andre bruker ikke denne funksjonaliteten i det hele tatt. Noen fokuserer på migrering av kalenderdata, mens andre fokuserer på finjustering av migrering av en fullstendig brukerkatalog. Det er viktig å samarbeide med hver enkelt av interessentene for å få et klart bilde av hva som virkelig betyr noe og hjelpe alle til å forstå viktigheten av en effektiv sameksistensstrategi.
Migrering fra Notes til Exchange og Office 365 krever planlegging for postboks- og applikasjonsmigrering samtidig. Current Notes-applikasjonsfunksjonalitet må støttes for alle brukere, uavhengig av deres nåværende e-postplattform. Når brukere migrerer til Exchange og Office 365, bør de kunne få tilgang til og bruke Notes-apper som en del av deres eksisterende arbeidsflyter. Denne funksjonen bør fortsette til Notes-applikasjoner er migrert til SharePoint eller en annen plattform.
I tillegg til sameksistens av applikasjoner, må interaksjon mellom brukere på ulike plattformer implementeres før migrering settes i gang. Dette inkluderer automatisk katalogruting og oppdateringer, ledig/opptatt-statuser og kalendere for alle brukere uavhengig av deres nåværende plattform.
Til slutt må du vurdere samarbeid mellom ikke bare e-posttjenesten din, men også dine kalendere og delte ressurser, for eksempel møterom. Brukere skal kunne laste ned informasjon om møteplanlegging. Dette inkluderer både engangsmøter og gjentakende møter. Enten avtaler ble planlagt før migreringen eller opprettet under migreringen, må nøyaktigheten til kalenderdata opprettholdes gjennom hele prosjektet. Du må sørge for at brukere for eksempel kan endre møterom for neste møte i et gjentakende møte eller avbryte ett møte uten å skape konflikt og forvirring i påfølgende møter.
Trinn 3: Plan for optimal migreringsnøyaktighet
Planlegging av en migrering fra Notes til Exchange eller Office 365 krever forståelse av en rekke spesifikke forskjeller mellom plattformene.
E-post adresse
Notes-data inneholder vanligvis proprietære adresser som vises flere steder: i meldingshoder, innebygd i arkiver, personlige kontakter og distribuerte lister. Som en del av migreringsprosessen må disse proprietære adressene oppdateres til SMTP-adresser for å sikre full funksjonalitet i Exchange-miljøet. Mange organisasjoner velger også å oppdatere SMTP-domenet eller adressestandarden under migrering. Hvis dette gjelder organisasjonen din, er det viktig å forstå at noen migreringsløsninger automatisk oppdaterer historiske SMTP-adresseforekomster for hver bruker.
Mappestruktur
I mange organisasjoner bruker brukere sine egne postbokser og arkiver, så det er viktig å ta vare på disse dataene. Brukernes evne til å se hele mappestrukturen påvirker også brukeropplevelsen som et resultat av migreringen. Det er viktig å velge løsninger og overganger som opprettholder integriteten til mappen og datastrukturene.
Lokale kopier og arkiver
For å kontrollere lagringskostnader og bedre administrere datavekst, setter mange organisasjoner postbokskvoter. En utilsiktet konsekvens av denne politikken er ofte en økning i antall og størrelse på arkiver. Disse ekstra datakildene må evalueres og migreringen av dem vurderes under migreringsplanleggingen. Du kan gi brukere en selvbetjeningskomponent som lar dem migrere bare viktige data. For å optimalisere Exchange-lagring anbefaler vi å bruke et annet Quest-produkt - , den har spesielt nyttig funksjonalitet for deduplisering av vedlagte filer, en analog av DAOS i Notes.
ACL og delegasjon
Tilgangskontrolllister (ACL) og delegering er nøkkelelementer for å operere i et Notes-miljø, og de er også avgjørende for å beskytte integriteten. Som et resultat er det viktig å nøyaktig oversette tilknyttede rettigheter og tilgangsrettigheter til tilsvarende rettigheter i Exchange Server og Office 365. Ideelt sett vil det å gjøre dette automatisk fremskynde prosessen og eliminere menneskelige feil. For å opprettholde effektiviteten av å beskytte en organisasjons informasjonsressurser, må ACLer og delegeringskartlegging utføres samtidig med e-postdata. Noen organisasjoner prøver å tildele tilsvarende rettigheter manuelt eller ved hjelp av skript etter at datamigreringen er fullført. Denne tilnærmingen kan imidlertid påvirke produktiviteten negativt og legge til sikkerhetshull i en organisasjons data.
Noterer eget innhold
Den samme Active Mail. Et annet vanlig problem ved migrering fra IBM Notes er å møte mye rik tekst. Exchange og Office 365 støtter ikke integrerte fanetabeller, knapper, lagrede skjemaer og annet proprietært innhold i Notes. Som et resultat må du enten forberede deg på tapet av denne funksjonaliteten eller investere i en migreringsløsning som kan konvertere disse elementene til et format som kan migreres. La oss si med en gang at løsninger fra Quest ikke konverterer dette på noen måte og kan bare overføre slike brev som vedlegg slik at brukeren deretter kan åpne dem gjennom Notes-klienten.
Grupper og personlige adressebøker
Mange organisasjoner benytter seg i stor grad av offentlige postlister for interne og
ekstern kommunikasjon. I tillegg synes Notes-brukere ofte at det er viktig å opprettholde forretningskontakter i personlige adressebøker. Disse datakildene er kritiske for forretningsdrift og må transformeres effektivt under migreringen til Microsoft-plattformen. Som et resultat er det viktig å automatisk forberede grupper for migrering til Active Directory og effektivt konvertere alle personlige adresser, også de som er lagret på brukernes skrivebord.
Samhandle med Notes-apper
Integrasjonspunkter mellom applikasjoner og posttjenesten, for eksempel avstemmingsprosesser, er viktige når du planlegger og planlegger migreringer. IBM Notes har tettere integrasjon mellom e-post og applikasjoner enn andre plattformer. Disse integrasjonene kan inkludere alt fra enkle doclinks til forretningsprosesser.
Ressurser og postdatabaser
Mange organisasjoner bruker ressursreservasjonsdatabaser, e-postdatabaser og andre delte databaser i Notes. Som et resultat spiller disse databasene en viktig rolle i hvordan en organisasjon fungerer. For å sikre forretningskontinuitet og ansattes produktivitet er det svært viktig å vurdere tilnærmingen og tidspunktet for implementering for:
- Opprette ressurspostbokser i målmiljøet;
- Overføre data fra reservasjonsdatabasen til Exchange;
- Sikre at brukere av begge systemene kan samarbeide og bruke ressurser i Notes og Exchange.
Trinn 4: Maksimer migreringseffektiviteten
I tillegg til å sikre datanøyaktighet, er det også viktig å sikre at migreringen er så effektiv som mulig gitt organisasjonens krav. Effektiviteten av migrering avhenger ikke bare av direkte kostnader, men også på graden av innvirkning på virksomheten.
Migrasjonsløsningsarkitektur
En av de viktigste faktorene som påvirker effektiviteten er arkitekturen til migreringsløsningen. Det er viktig å velge en løsning med en flertrådsarkitektur som lar én migreringsserver migrere flere brukere samtidig. Flertrådsarkitektur reduserer maskinvarekravene til migrering og øker migreringshastigheten, noe som reduserer de totale prosjektkostnadene dramatisk. Ikke la deg lure av migreringsløsninger som hevder å være flertrådede, men som faktisk bare migrerer én bruker om gangen og krever å legge til arbeidsstasjoner for å migrere flere brukere om gangen. Avhengig av konfigurasjonen og miljøet, er ekte flertrådsløsninger 30 til 5000 prosent mer effektive ved migrering av data til Exchange og Office 365.
Migrasjonsprosess
Migrasjon innebærer mange trinn og prosessene må skje til rett tid for å sikre en smidig overgang. For å minimere forretningsavbrudd og maksimere fordelene ved migreringen, må alle prosesser integreres og kontrolleres av en enkelt applikasjon som kan håndtere hvert trinn i migreringen til rett tid.
Fleksibilitet og selvbetjening
Noen brukere og avdelinger må avvike fra standard migreringsprosessen. For eksempel kan den juridiske avdelingen ha forskjellige lagringskrav, eller ledere kan trenge å migrere hele postkassen og arkivene sine. Derfor er det viktig å velge en fleksibel migreringsløsning som gjør at migreringsteamet enkelt kan tilpasse seg disse kravene. En av de mest effektive måtene å gi denne fleksibiliteten på er å aktivere selvbetjening for noen av brukerne dine. For eksempel kan noen brukere få lov til å overføre tilleggsdata fra hovedpostfilene eller lokale data for senere å konvertere dem til et personlig arkiv på serveren.
Trinn 5: Kjør en testmigrering
Når forhåndsmigrasjonsvurderingen er fullført, sameksistensstrategien er ferdigstilt, og optimaliseringsplaner er definert, er det avgjørende å få bekreftet strategien gjennom en eller flere pilotmigrasjoner.
Formålet med pilotmigreringen er å teste prosedyrene som er utviklet og å identifisere problemer som kan oppstå etter at hele migreringen har begynt, og gi dem muligheten til å løse dem før de starter den levende migrasjonen. Som et resultat er problemer under pilotmigrering å forvente og til og med velkommen.
Bestemme volumet av pilotmigrering
Pilotmigrasjonen bør være stor nok til å samle inn et representativt utvalg av data og svare på relevante spørsmål som kan oppstå under kampmigrasjonen. Hvis du migrerer flere tusen postkasser, bør prøvestørrelsen være tilstrekkelig. For svært store migrasjoner kan prosentandelen være lavere.
Valg av data og systemer
Under pilotmigrasjonsprosessen er det viktig å bruke kampdata og kampsystemer. Dette er veldig viktig av flere grunner:
- Du må forstå hvordan kampmiljøet vil oppføre seg. Et syntetisk generert miljø vil ikke være representativt for kampmiljøet.
- Du kan få mer informasjon om krypterte meldinger, hyppigheten av meldingstyper som ikke finnes i Exchange, og lagringskrav basert på eksempeldata.
Sette forventninger
Pilotmigreringsprosessen gir også en utmerket mulighet til å teste suksesskriteriene som er skissert for prosjektet og kalibrere forventningene til den gjenværende migreringen. Dersom det er behov for justeringer, må de dokumenteres og tas i betraktning under kampmigrasjon.
Trinn 6: Planlegg migreringstiden for å minimere innvirkningen på organisasjonen
Brukergruppering
For å minimere innvirkningen på brukere og organisasjonen som helhet, bør brukere som jobber sammen migreres samtidig. Nøkkelfaktorer å vurdere når du oppretter disse gruppene inkluderer delegering. Se etter en løsning som kan anbefale samlinger for migrering basert på informasjon om brukerforhold i kildemiljøet.
Migrasjonstidspunkt
Når gruppemigreringen er fullført, sørg for å planlegge tidspunktet
innvirkningen på disse brukerne er minimal. Dette kan bety å planlegge et migreringsvindu for et bestemt tidspunkt på dagen for å unngå migrering i arbeidstiden, på slutten av en måned i året eller under vedlikeholdsvinduer. For eksempel bør salgsteam sannsynligvis ikke migrere før mot slutten av kvartalet, og regnskaps- og juridiske avdelinger vil sannsynligvis ha restriksjoner på når de kan migrere.
Trinn 7: Start migreringen og spor fremdriften
Med pilotvaliderte datamigreringstilnærminger på plass, bør kampmigrasjoner bli rutinehendelser. Det vil sannsynligvis være små justeringer gjennom hele prosessen for å imøtekomme behovene til visse grupper. Nøye overvåking vil fortsatt være nødvendig for å sikre at alle beredskaper blir tatt i betraktning under planleggings- og pilotfasen. Prosessen må imidlertid bli stadig mer automatisert. Gjennomføring av kampmigrasjonsplanen er viktig for å dokumentere og kommunisere fremgang i hele organisasjonen for å gi bekreftelse på at forventningene oppfylles. Overvåking og tilbakemelding er fortsatt nøkkelaspekter ved vellykket migrering gjennom hele prosessen.
Konklusjon
Vi har dekket tingene du må vurdere når du migrerer posttjenesten. Hvis du for tiden er i ferd med å velge en migreringsløsning eller bare tenker på det, er det viktig å ta hensyn til alt dette. Vi jobber med migreringsløsninger fra Quest og er klare til å anbefale dem som de mest effektive for å redusere antall manuelle trinn og øke mengden data som overføres som følge av migrering.
Hvis du vil lære mer om effektive tilnærminger til migrering, send inn en forespørsel til på nettsiden vår eller bare ring, og du kan også studere tilleggsmateriell ved å bruke lenkene nedenfor:
Kilde: www.habr.com