Ved implementering av ferdige ERP-systemer er 53 % av bedriftene betydelige utfordringer som krever endringer i forretningsprosesser og organisatoriske tilnærminger, og 44 % av bedriftene står overfor betydelige tekniske problemer. I en serie med artikler bryter vi ned hva et ERP-system er, hvorfor det er fordelaktig, hvordan bestemme behovet for implementering, hva du trenger å vite når du velger en plattformleverandør og hvordan du implementerer det.
Konseptet med et ERP-system kom fra USA og er bokstavelig talt oversatt som enterprise resource planning – Enterprise Resource Planning. Faglig ser det slik ut: «ERP er en organisasjonsstrategi for integrering av produksjon og drift, personalledelse, økonomistyring og kapitalforvaltning, fokusert på kontinuerlig balansering og optimalisering av bedriftsressurser gjennom en spesialisert integrert pakke med applikasjonsprogramvare (programvare) som gir en felles datamodell og prosesser for alle aktivitetsområder.
Hver leverandør kan forstå systemet han har utviklet på sin egen måte, basert på dets fokus og oppgaver. For eksempel er ett ERP-system mer egnet for detaljhandel, men ikke egnet for et oljeraffineri. Dessuten representerer hver bedrift og dens ansatte som bruker plattformen den på sin egen måte, basert på den delen de kommer i kontakt med i arbeidet.
I kjernen er ERP et informasjonssystem for å administrere alle forretningsprosesser og bedriftsressurser basert på én enkelt database.
Hva er et ERP-system for?
Som ethvert informasjonssystem jobber ERP med data. Hver ansatt og avdeling lager hele tiden hundrevis av megabyte med informasjon. I en liten organisasjon har lederen direkte tilgang til all informasjon og tid til å spore prosesser. Hvis det skapes en stor mengde data innenfor en eller to forretningsprosesser, er det nok for lederen å digitalisere dem med punkt IT-løsninger. Som regel kjøper en organisasjon regnskapsprogramvare og for eksempel CRM.
Med selskapets vekst blir de individuelle prosessene som tidligere tok et minimum av tid å administrere, omgjort til store mengder informasjon. I forbindelse med andre forretningsprosesser krever ulike informasjonsflyter en stor administrativ stab for å kombinere og analysere dem. Derfor kreves et ERP-system ikke av små, men av mellomstore og store bedrifter.
Hvordan forstå at en bedrift trenger et ERP-system
Den vanlige historien til våre kunder er som følger. På et tidspunkt blir det klart at alle hovedprosessene er automatiserte, og arbeidseffektiviteten øker ikke.
Det viser seg at hver prosess er i sitt eget separate informasjonssystem. For å koble dem, legger ansatte manuelt inn data i hvert system, og deretter samler ledelsen manuelt inn replikerte data for å analysere bedriftsomfattende ytelse. I prinsippet er slik arbeidsmekanikk produktiv til et visst punkt. Det viktigste er å bestemme øyeblikket for å oppnå maksimal effektivitet før det skjer, og ikke når det vil være nødvendig å endre mekanismene til prosesser i en rushmodus.
Ingen av informasjonssystemene vil noen gang rapportere at øyeblikket har kommet da selskapet har vokst til det punktet hvor et ERP-system er nødvendig. Verdenserfaring viser 4 hovedtrekk som vil gjøre det mulig å forstå dette:
Det er ikke nok data til å ta en informert ledelsesbeslutning.
Enhver beslutning i næringslivet har konsekvenser som til syvende og sist resulterer i økonomiske tap eller omvendt i inntekt. Kvaliteten på en beslutning avhenger av informasjonen den er basert på. Hvis dataene er utdaterte, ufullstendige eller feilaktige, vil løsningen være feil eller ubalansert.
De viktigste årsakene til inkonsistensen av informasjon:
-
kritisk informasjon er spredt over individuelle ansatte og avdelinger;
-
det er ingen forskrifter for datainnsamling;
-
informasjon samles inn av ansatte med ulike roller og til ulike tider.
Med en ERP-plattform som passer dine forretningsprosesser, kan du sentralisere alle dine data. All informasjon lages av hver ansatt og avdeling i et enkelt system i sanntid. Dette betyr at dataene du og alle andre i selskapet måtte trenge, alltid er så nøyaktige og oppdaterte som mulig.
Mangel på integrasjon mellom IT-systemer fører til forstyrrelser og hindrer bedriftsvekst.
Hvert IT-system har sine egne krav til dataformatet, bygget til ulike tider og på ulike teknologier, prinsipper og programmeringsspråk. Dette gjenspeiles i arbeidet til ansatte som samhandler som på forskjellige språk, og i samhandlingshastigheten.
Et ERP-system kombinerer individuelle funksjoner i ett integrert og forståelig rom. ERP-systemet fungerer som en oversetter som snakker flere programmeringsspråk for å sikre samarbeid og konsistens.
Kundene dine er misfornøyde med tjenesten.
Hvis kunder klager eller går, bør du tenke på effektivitet. Dette skyldes at etterspørselen oppveier tilbudet, sene leveranser, treg service, eller bare en generell følelse av at virksomheten ikke har ressurser eller tid til å ta vare på hver kunde.
Når en virksomhet har vokst til middels eller stor skala, gjør ERP misfornøyde kunder til lojale kunder. Kunder begynner å føle forbedringen i service og opplever endringene med selskapet.
Du bruker utdaterte systemer.
Ifølge Veeam 2020 Data Protection Trends Report, utdaterte teknologier er hovedbarrieren for virksomhetens digitale transformasjon. Hvis et selskap fortsatt jobber med manuelle oppføringssystemer eller papirdokumenter, vil det definitivt være over bord i post-pandemien.
I tillegg kan IT-systemene i en bedrift være ganske moderne, men oppløste. I dette tilfellet lager hver avdeling sin egen informasjonsbunker, hvorfra dataene kommer ut dosert eller feil. Hvis integrasjonen av individuelle systemer er ekstremt kostbar eller umulig, er det nødvendig å endre dem til et enkelt ERP-system.
Hva er fordelene med et ERP-system for en bedrift?
Et ERP-system er et produkt som en bedrift kjøper for egen regning. Gjennomføringen blir sett på som en investering som bør gi profitt. Ingen produsent av et ERP-system garanterer at det vil gi inntektsvekst til et selskap. Og dette gjelder ikke bare ERP-systemer, men også eventuelle IT-løsninger. Imidlertid påvirker alle fordelene ved implementering indirekte fortjenesten:
Besparelser på IT-systemer
I stedet for å bruke ressurser på flere ulike systemer, som hver trenger spesialisert støtte, infrastruktur, lisenser, opplæring av ansatte, kan du fokusere alle kostnader på én ERP-plattform. Den består av moduler som erstatter ulike systemer med integrerte deler.
Hvis et ERP-system er utviklet fra bunnen av for behovene til et bestemt selskap, kan det inkludere tredjepartssystemer og tjenester som vil være praktiske for forretningspartnere, leverandører, kunder og andre motparter å jobbe med.
Full gjennomsiktighet
ERP gir ledelsen full tilgang til alle forretningsprosesser i enhver avdeling 24/7. Du kan for eksempel spore inventar på daglig basis, inkludert planlagte leveranser og forsendelser i transitt. Ved å ha et fullstendig bilde av volumet av aksjer, kan du kontrollere arbeidskapitalen mer nøyaktig.
Rapportautomatisering og sterk planlegging
ERP skaper ett enhetlig rapporteringssystem for alle prosesser. Den genererer automatisk nyttige rapporter og analyser når som helst. Med den trenger ikke ledelsen manuelt å samle inn regneark og brev.
Dermed frigjør plattformen tid til strategisk planlegging, bedre analyse og sammenligning av avdelingsprestasjoner. ERP-systemet hjelper til med å finne trender som ikke ble lagt merke til før, og som ikke en gang hadde en sjanse til å legge merke til i analysene.
Vekst i effektivitet
ERP i seg selv er ikke et universalmiddel. Det er viktig ikke bare å overholde spesifikasjonene til virksomheten, men også riktig implementering. I følge Av de 315 hyllevare ERP-leverandørene, er andelen implementeringer med bare delvis suksess estimert til 25 til 41 prosent, avhengig av bransje. Et passende ERP reduserer tiden og kreftene som brukes på rutiner betydelig.
Kundeservice
Kundeservice er en sentral del av virksomheten. Et ERP-system flytter fokuset til ansatte fra å vedlikeholde kunderegistre til å bygge og vedlikeholde relasjoner med kunder.
Statistikk viser at 84 prosent av kundene i bedriften dersom de ikke får nok svar på henvendelser. ERP gir den ansatte all nødvendig informasjon og kundehistorikk rett i kontaktøyeblikket. Med den er ikke ansatte engasjert i byråkrati, men i å tiltrekke og beholde kunder. Kunder føler fordelene ved implementeringen uten å vite om endringene i selskapet.
Personvern
Det finnes knapt et informasjonssystem som kan gi en absolutt garanti for datasikkerhet. Personopplysninger om kunder og ansatte, e-poster, åndsverk, økonomiske data, fakturaer, kontrakter - jo mer systemer behandler denne informasjonen, desto vanskeligere er det å spore risikoer. ERP-systemet introduserer enhetlige standarder for tilgang, input og output av data og sentralisert lagring av informasjon.
Men jo større markedsandel et ferdig ERP-system har, jo oftere blir det utsatt for hackerangrep. Det vil være å foretrekke å utvikle ditt eget ERP-system, og tilgangen til kodebasen vil kun være din. Hvis bedriftens ERP-system er utviklet fra bunnen av, vil ikke hackere kunne finne kopier av systemet for å forhåndssjekke det for sårbarheter.
Samarbeidsproduktivitet
Ofte forsvinner interessen for samarbeid mellom avdelinger eller ansatte, fordi overføring av data krever mye rutineoperasjoner eller på grunn av det psykologiske klimaet i bedriften. Et enkelt system automatiserer tilgangen til informasjon, eliminerer den negative opplevelsen av den menneskelige faktoren og fremskynder kommunikasjonen internt i selskapet.
Samlede forretningsprosesser
Ferdige ERP-systemer er utviklet i samsvar med beste bransjepraksis. Dette gjør at virksomheter kan standardisere sine egne prosesser.
Men i virkeligheten må en bedrift ta et vanskelig valg: enten er det tidkrevende og kostbart å sette opp og modifisere ERP-systemet til selskapets standarder, eller det er smertefullt å tilpasse sine egne forretningsprosesser til standardene til ERP system.
Det er en tredje måte - å i utgangspunktet utvikle et system for dine egne forretningsprosesser.
Skalerbarhet
Enten du utvider kundebasen din, utvider til nye markeder, introduserer nye prosesser, avdelinger eller produkter, eller på annen måte skalerer virksomheten din, med det riktige leverandørvalget, tilpasser en ERP-plattform seg til endringer.
Siden ERP-systemet er innebygd i alle bedriftsprosesser, kan listen over fordeler øke avhengig av detaljene. Det er utviklet flere titalls og hundrevis av ferdige løsninger på markedet som driver kjøpere inn i omfanget av abonnementer, hastigheten på oppdateringer og support, lukket funksjonalitet og arkitektur – innenfor rammen av én leverandør. Kun utviklingen av ditt eget ERP-system gir deg maksimale muligheter uten begrensninger.
Les de følgende artiklene for å lære hvordan du velger en ERP-systemprodusent, hvilke spørsmål du skal stille ham for ikke å tape penger, og hva du bør vurdere når du planlegger en implementering.
Kilde: www.habr.com