Til tross for populariteten til temaet elektronisk dokumenthåndtering, i russiske banker og i finanssektoren generelt, utføres de fleste transaksjoner på gammeldags måte, på papir. Og poenget her er ikke så mye konservatismen til bankene og deres kunder, men mangelen på tilstrekkelig programvare på markedet.
Jo mer kompleks transaksjonen er, jo mindre sannsynlig er det at den vil bli gjennomført innenfor rammen av EDI. For eksempel er en leasingtransaksjon kompleks ved at den involverer minst tre parter - banken, leietaker og leverandør. En kausjonist og en pantsetter er ofte lagt til dem. Vi bestemte at slike transaksjoner kan digitaliseres fullstendig, og vi opprettet E-Leasing-systemet for - den første tjenesten i Russland som fullt ut gir EDI i slike scenarier. Som et resultat, i begynnelsen av juli 2019, går 37 % av det totale antallet leasingtransaksjoner gjennom E-Leasing. Under kuttet vil vi analysere E-Leasing med tanke på funksjonalitet og teknisk implementering.
Vi startet utviklingen av systemet i begynnelsen av 2017. Det vanskeligste var å komme i gang: formulere kravene til produktet, transformere ideer til spesifikke tekniske spesifikasjoner. Neste er letingen etter en entreprenør. Utarbeidelse av tekniske spesifikasjoner, konsultasjoner - alt dette tok omtrent fire måneder. Ytterligere fire måneder senere, i november 2017, ble den første utgivelsen av systemet utgitt, noe som er ganske raskt for et så ambisiøst prosjekt. Den første versjonen av E-Leasing hadde funksjonene til å be om og signere dokumenter - ikke bare de viktigste, men også kausjonsavtalen og andre tilleggsavtaler som kan kreves i prosessen med å jobbe under en leasingavtale. I mars 2018 la vi inn muligheten til å be om dokumenter som en del av overvåkingen, og i juli samme år la vi inn muligheten til å sende elektroniske fakturaer.
Hvordan fungerer e-leasing?
Vi startet utviklingen av systemet i begynnelsen av 2017. Hele veien fra å formulere kravene til produktet til å velge entreprenør og slippe den første utgivelsen tok mindre enn ett år – vi ble uteksaminert i november.
Forespørsler om en pakke med dokumenter fra motparter gjøres fra vårt forretningssystem basert på Corus SQL-databasen og Microsoft Dynamics NAV 2009. Alle dokumenter som deltakere leverte som en del av transaksjonen sendes også dit for lagring. Frontend er en E-Leasing-portal som lar leverandører og kunder be om, laste ned, skrive ut dokumenter og signere dem ved hjelp av ECES (enhanced qualified electronic signatur).
La oss nå se på driften av systemet mer detaljert i henhold til diagrammet ovenfor.
En forespørsel genereres fra "Motpartskort" eller "Prosjekt"-enheten. Når en forespørsel sendes, genereres poster i forespørselstabellen. Den inneholder en beskrivelse av forespørselen og parametere. Codeunit-objektet er ansvarlig for å generere forespørselen. En oppføring i tabellen opprettes med statusen Klar, noe som betyr at forespørselen er klar til å sendes. Forespørselstabellen inneholder en beskrivelse av forespørselslegemet. Alle forespurte dokumenter finnes i dokumenttabellen. Når du ber om et dokument, er "EDS Status"-feltet satt til "Requested".
En jobb på CORUS-serveren som kjører på SQL-agenten overvåker poster med Klar-statuser i spørringstabellen. Når en slik post er funnet, sender oppgaven en forespørsel til E-Leasing-portalen. Hvis sendingen var vellykket, er oppføringen merket i tabellen med Svart-status; hvis ikke, med Feil-status. Resultatet av svaret registreres i forskjellige tabeller: svarkoden fra serveren og feilbeskrivelsen, hvis forespørselen ikke kunne sendes, i én tabell; poster som beskriver svarlegemet - inn i en annen, og inn i den tredje - poster med filer mottatt som et resultat av forespørselen, med Opprett verdi i Status-feltet og Sjekk-verdi i Skannestatus-feltet. I tillegg overvåker oppgaven hendelser fra E-Leasing-portalen og genererer spørringer i spørringstabeller, som den behandler selv.
En annen jobb overvåker oppføringer i tabellen over mottatte dokumenter med verdien Opprett i Status-feltet og Verifisert verdi i Skannestatus-feltet. Oppgaven kjøres en gang hvert 10. minutt. Antiviruset er ansvarlig for feltet Skannestatus, og hvis skanningen var vellykket, registreres Verified-verdien. Denne funksjonaliteten er knyttet til informasjonssikkerhetstjenesten. Codeunit-objektet er ansvarlig for å behandle poster. Hvis oppføringen i tabellen over aksepterte dokumenter ble behandlet vellykket, er den merket i Status-feltet med verdien Suksess og det forespurte dokumentet i feltet "EDS Status" i dokumenttabellen får statusen "Mottatt". Hvis det ikke var mulig å behandle en oppføring i tabellen over aksepterte dokumenter, markeres den i Status-feltet med verdien Fail og en beskrivelse av feilen skrives i feltet "Feiltekst". Ingenting endres i dokumenttabellen.
Den tredje oppgaven overvåker alle poster i dokumenttabellen som har en status som ikke er tom eller "Godtatt". Oppgaven går en gang daglig kl 23:30 og tilbakekaller all kontraktsdokumentasjon som ikke er signert i løpet av den aktuelle dagen. Oppgaven genererer en forespørsel om å slette kontraktsdokumentasjon i forespørsels- og svartabellene og endrer "Status"-feltet til verdien "Tilbaketrukket" i dokumenttabellen.
E-leasing fra brukersiden
For brukeren starter det hele med å motta en invitasjon til å bli med i EDF fra vår kundebehandler. Klienten mottar et brev og går gjennom en enkel registreringsprosedyre. Vansker kan bare oppstå dersom brukerens arbeidsplass ikke er klar til å arbeide med elektroniske signaturer. En betydelig del av henvendelsene til teknisk støtte er knyttet til dette. Systemet lar motparten gi tilgang til sin personlige konto til sine ansatte – for eksempel regnskapsførere for å jobbe med fakturaer mv.
Registrer deg
Den videre arbeidsordningen er også så enkel som mulig for hver av partene. Be om dokumenter for en transaksjon, samt signering av kontraktsdokumentasjon, utføres gjennom å sette oppgaver i vårt interne system.
Dossierforespørsel
Etter å ha sendt kunden enhver forespørsel eller dokumenter for signering, sendes et varsel til hans e-postadresse om at den tilsvarende aktiviteten er generert i hans personlige konto. Fra grensesnittet laster klienten opp en pakke med dokumenter til systemet, setter en elektronisk signatur, og vi kan se gjennom transaksjonen. Etter dette signeres kontraktsdokumentasjonen langs ruten "Leverandør - Kunde - Sberbank Leasing".
Gjeldende avtale
Elektronisk dokumenthåndtering i vårt tilfelle innebærer ikke nødvendigvis noen handlinger fra klientens side fra start til slutt. Du kan koble til systemet når som helst i transaksjonen. For eksempel ga en klient et dokument på papir, og bestemte seg deretter for å signere en avtale i EDI - dette scenariet er fullt mulig å implementere. På samme måte kan kunder som har en gyldig leasingavtale med Sberbank Leasing koble seg til E-Leasing for å motta fakturaer elektronisk.
Etter å ha beregnet den økonomiske effekten av å bruke E-Leasing, tilbød vi kundene en ekstra rabatt for å bruke tjenesten. Det viste seg at det ikke var behov for å gå til oppdragsgiver og leverandør for å signere, samt skrive ut og stifte kontrakter, til slutt reduserer kostnaden for transaksjonen (oppretting og støtte) med 18 %.
Hvordan prosjektet vil utvikle seg
For øyeblikket fungerer E-Leasing stabilt, men ikke feilfritt. Mekanismen for å sende elektroniske fakturaer for våre ansatte er ennå ikke brukervennlig nok. Problemet forklares av det faktum at denne prosedyren i seg selv er ganske kompleks, siden en EDF-operatør hele tiden er involvert i den. Han utsteder en kvittering på at han har utstedt en faktura, og lederen signerer denne kvitteringen. Deretter signerer brukeren på den andre siden (klienten) varselet og kvitteringene, som igjen går gjennom den elektroniske dokumenthåndteringsoperatøren. I fremtidige versjoner vil vi prøve å gjøre denne prosessen mer praktisk. "Utviklingssonen" inkluderer også funksjonaliteten for å be om overvåkingsdokumenter, noe som er ganske relevant for store kunder.
I løpet av de neste seks månedene planlegger vi å flytte systemet til en ny plattform, som vil tillate oss å optimere arbeidet med elektronisk dokumenthåndtering, gjøre grensesnittet mer forståelig og brukervennlig, og utvide funksjonaliteten til den personlige kontoen. Og legg også til nye funksjoner - fra å generere en forespørsel til å se dokumenter på alle transaksjoner som kunden utførte gjennom E-Leasing. Vi håper at systemet, som kunder, leverandører og garantister allerede aktivt slutter seg til, vil bli enda mer praktisk for alle.
Kilde: www.habr.com