Samarbeid er et smertepunkt for tradisjonelle kontorverktøy. Når ti personer jobber med en fil samtidig, brukes ikke mer tid og krefter på redigeringer, men på å søke etter endringer og deres forfattere. Dette kompliseres av de mange applikasjonene som ikke alltid er kompatible. En måte å løse dette problemet på er å gå over til skybaserte kontorpakker. Det er ikke mange av dem, og vi vil fortelle deg hvordan vi overvant konservatismen til Forex Club-ansatte og klarte å overføre et distribuert selskap med hundre kontorer til G Suite på bare et par måneder.
Hvorfor bestemte du deg for å gjøre overgangen?
Forex Club huskes vanligvis i sammenheng med netthandel med valutakurser. Men dette selskapet jobber med flere typer valutainstrumenter i forskjellige land i verden. På grunn av dette har den en svært kompleks IT-infrastruktur med egen plattform for klienter.
På det tidspunktet vi møttes brukte selskapets backoffice flere forskjellige plattformer og applikasjoner. Hovedarbeidsverktøyet for de fleste av de ansatte var Microsofts kontorpakke og post på Zimbra. Fremfor alt dette var en overbygning av ekstra lagring, sikkerhetskopier, antivirus, mange koblinger og integrasjoner, samt Microsoft og Zimbra lisensadministrasjon med periodiske revisjoner.
Det var dyrt for Forex Club IT-avdelingen å vedlikeholde dette systemet. Kompleks infrastruktur krevde leie av et stort antall servere, DRP-planer i tilfelle avstengning av disse serverne eller feil på Internett-tilkoblingen, og sikkerhetskopier. For å sikre problemfri drift ble det over tid dannet en spesiell avdeling med administratorer, som fortsatt hadde oppgaven med lisensrevisjoner.
På grunn av overfloden av forskjellige programmer, oppsto det problemer blant vanlige Forex Club-ansatte. Uten dokumentversjonssporing var det vanskelig å finne forfatteren til noen revisjoner og den endelige versjonen av en tekst eller tabell.
I et forsøk på å redusere vedlikeholdskostnadene, lette Forex Club etter en enklere måte å løse de samme problemene på. Det var her samhandlingen vår begynte.
Å finne et alternativ
For å implementere fullverdig samarbeid var det nødvendig å endre selve tilnærmingen – gå bort fra lokal lagring til skyen. Forex Club begynte å lete etter en felles skyløsning for alle kontorapplikasjoner. Det var to kandidater: Office 365 og G Suite.
Office 365 var en prioritet, siden mange Microsoft-lisenser ble kjøpt fra Forex Club. Men Office 365 bringer bare en del av kontorpakkens funksjonalitet til skyen. Brukere må fortsatt laste ned applikasjonen fra sin personlige konto og bruke den til å jobbe med dokumenter i henhold til den gamle ordningen: send og lagre kopier på nytt med versjonsindekser.
Google Clouds G Suite har flere samarbeidsfunksjoner og er billigere. Når det gjelder Microsoft-produkter, må du bruke Enterprise Agreement, og dette er et helt annet utgiftsnivå (selv tatt i betraktning den kjøpte programvaren). Og med vår hjelp skjedde implementeringen av G Suite under Google-programmet, som kompenserte store kunder for kostnadene ved å bytte til selskapets tjenester.
Det var planlagt å overføre de fleste tjenestene som ble brukt av ansatte til G Suite:
- Kalender og e-post (Gmail og Google Kalender);
- Notater (Google Keep);
- Chat og nettkonferanser (Chat, Hangouts);
- Office-pakke og undersøkelsesgenerator (Google Docs, Google Forms);
- Delt lagring (GDrive).
Overvinne negativitet
Implementeringen av ethvert verktøy, selv det mest praktiske, møter alltid negative reaksjoner fra sluttbrukere. Hovedårsaken er konservatisme, siden folk ikke vil endre noe og venne seg til nye tilnærminger til arbeid. Situasjonen ble komplisert av den spesifikke oppfatningen av netttilstedeværelse som bare å gå på nettsteder (men ikke jobbe på disse sidene), vanlig blant ikke-IT-ansatte. De skjønte bare ikke hvordan de skulle jobbe med det.
På Forex CLub-siden var Dmitry Ostroverkhov ansvarlig for gjennomføringen av prosjektet. Han overvåket implementeringsstadier, samlet inn tilbakemeldinger fra brukere og prioriterte oppgaver. Felles forberedelser, medarbeiderundersøkelser og forklaringer av bedriftens regler gjorde det lettere for oss å komme i gang.
Softlines hovedoppgave i dette prosjektet var å lære opp brukere og systemadministratorer og gi teknisk støtte i første fase. Vi forklarte hvordan produktet skulle fungere gjennom en rekke treninger. Totalt gjennomførte vi 15 treninger på 4 timer hver. Den første - før piloten - for systemadministratorer som forberedte grunnen for transformasjon. Og de etterfølgende er for vanlige ansatte.
Som en del av hovedopplæringsprogrammet la vi vekt på fordelene, som kompenserte for sluttbrukernes vansker med å venne seg til det nye verktøyet. Og på slutten av hver opplæring kunne ansatte komme med egne spørsmål, som fjernet fallgruver i starten av arbeidet.
Selv om Forex Club gjennomfører opplæringsseminarer for sine egne kunder, kunne ikke selskapet starte opplæring på G Suite på egen hånd på grunn av mangel på lærere med nødvendig kompetanse. For å evaluere effekten av treningene våre, gjennomførte Forex Club studentundersøkelser før treningen og en tid etter den. Den første undersøkelsen viste en stort sett negativ oppfatning av de kommende endringene. Det andre er tvert imot en økning i positivitet. Folk begynte å innse at dette gjaldt arbeidet deres.
Pilotkontor
Prosjektet startet i slutten av 2017, da ti systemadministratorer byttet til G Suite. Disse menneskene måtte bli pionerene som identifiserte fordeler og ulemper med løsningen og satte scenen for transformasjon. Vi tok hensyn til deres tilbakemeldinger og anbefalinger, og i januar 2018 valgte vi en mellomstor filial med lokal systemadministrator for den første prøveovergangen av ikke-IT-ansatte.
Overgangen ble gjort samtidig. Ja, det er vanskelig for folk å bytte til nye verktøy, så gitt valget mellom en skyløsning og en skrivebordsapplikasjon, vil brukerne lene seg mot et mer kjent skrivebord og senke globale oppgraderingsplaner. Så etter å ha fullført pilotkontoropplæringen, flyttet vi raskt alle over til G Suite. I løpet av de første par ukene var det en del motstand, den ble håndtert av den lokale systemadministratoren, som forklarte og viste alle de vanskelige punktene.
Etter pilotkontoret overførte vi hele IT-avdelingen til Forex Club til G Suite.
Endring av filialnettet
Etter å ha analysert erfaringene fra pilotprosjektet, sammen med Forex Club IT-avdeling, utviklet vi en overgangsplan for resten av selskapet. Det var opprinnelig planlagt at prosessen skulle foregå i to trinn. I den første fasen ønsket vi å trene kun de mest lojale Forex Club-ansatte til produktet, som ville promotere prosjektet på kontorene deres og hjelpe kolleger med å flytte til den nye plattformen som en del av den andre fasen. For å velge "evangelister" i selskapet, gjennomførte vi en undersøkelse, hvis resultater overgikk alle forventninger: omtrent halvparten av hele Forex Club svarte. Da bestemte vi oss for å ikke trekke ut prosessen og hoppet over "implementering gjennom ansatte".
Som i pilotprosjektet ble hovedkontorene migrert først, hvor det er en lokal systemadministrator - han hjalp til med å takle vanskeligheter som dukket opp. På hvert kontor ble overgangen til nye verktøy innledet med opplæring. Trening måtte planlegges etter en fleksibel timeplan som tok hensyn til ulike tidssoner og arbeidsplaner. For eksempel, for kontorer i Kasakhstan og Kina, måtte opplæringen starte klokken 5 Moskva-tid (forresten, G Suite fungerer utmerket i Kina, uansett hva).
Etter hovedkontorene gikk filialnettet over til G Suite - rundt 100 poeng. Det særegne ved siste fase av prosjektet var at disse grenene hovedsakelig er bemannet av selgere som jobber mye med regneark. Vi gjennomførte opplæring for dem i to uker for å hjelpe til med å overføre data.
Samtidig jobbet spesialistene våre «på baksiden» med å støtte selve Forex Club, siden umiddelbart etter overgangen til G Suite økte antallet anrop til teknisk støtte som forventet. Toppen av forespørsler skjedde under overgangen til filialnettet, men etter hvert begynte antallet forespørsler å synke. Spesielt har forespørsler om kontorprodukter og e-post, administrasjon av programvarelisenser, arbeid med servere og nettverksutstyr, samt backup-kommunikasjonskanaler gått ned. Det vil si at implementeringen har redusert belastningen på førstelinje med support og backoffice.
Totalt tok overføringen av kontorer omtrent to måneder: i februar 2018 ble arbeidet fullført i hovedavdelingene, og i mars - i hele filialnettet.
Fallgruver
Hastigheten på e-postmigrering har blitt et stort problem. Det tok 1 sekund å overføre én e-post fra Zimbra til Gmail ved hjelp av IMAP Sync. Rundt 700 ansatte jobber på hundre Forex Club-kontorer, og hver av dem har tusenvis av brev (totalt betjener de mer enn 2 millioner kunder). Så for å få fart på migreringen brukte vi G Suite Migration Tool; med det gikk prosessen med å kopiere e-poster raskere.
Det var ikke nødvendig å overføre data fra kalendere og oppgaver. Selv om det var noen løsninger i den gamle infrastrukturen, ble de ikke fullt ut brukt av ansatte. For eksempel ble bedriftskalendere implementert i form av en portal på Bitrix, noe som er upraktisk, så ansatte hadde egne verktøy, og ansatte utførte dataoverføring på egenhånd.
Også overføringen av driftsdokumenter var i hendene på brukerne (vi snakker bare om data om nåværende arbeid - en annen løsning brukes for selskapets kunnskapsbase). Det var ingen spørsmål her. Det er bare det at det på et tidspunkt ble trukket en administrativ grense – ansvaret for informasjon som er lagret lokalt ble overført til brukerne selv, mens sikkerheten og sikkerheten til data på Google Drive allerede var overvåket av IT-avdelingen.
Dessverre var det ikke mulig å finne analoger i G Suite for alle arbeidsflyter. For eksempel har generelle postkasser, som Forex Club-ansatte er vant til å bruke, ikke filtre i Gmail, så det er vanskelig å finne et spesifikt brev. Det var et lignende problem med SSO-autorisasjon i Google Chat, men dette problemet ble løst gjennom en forespørsel til Googles brukerstøtte.
Hovedproblemene for brukere var knyttet til det faktum at Google-tjenester ennå ikke har noen av funksjonene til konkurrenter, for eksempel Skype eller Office 365. Hangouts lar deg bare ringe, Google Chat mangler sitering, og Google Sheets mangler støtte for Microsoft Excel-makroer.
I tillegg tilnærmer Microsoft og Google Cloud-produkter tabellredigeringsverktøy forskjellig. Word-filer som inneholder tabeller åpnes noen ganger i Google Dokumenter med feil formatering.
Etter hvert som vi ble vant til den nye infrastrukturen, ble noen av vanskelighetene løst gjennom alternative tilnærminger. For eksempel, i stedet for makroer i regneark, brukes skript, noe Forex Club-ansatte fant enda mer praktisk. Det var ikke mulig å finne en analog bare for finansavdelingen til Forex Club, som omhandler 1C-rapporter (med skript, kompleks formatering). Så han byttet til Google Sheet kun for samarbeid. For andre dokumenter brukes fortsatt kontorpakken (Excel).
Totalt beholdt Forex Club omtrent 10 % av Microsoft Office-lisensene. Dette er vanlig praksis for slike prosjekter: et mindretall av ansatte bruker de avanserte funksjonene til kontorsuiter, så resten godtar lett erstatningen.
Det skal bemerkes at det ikke ble utført storskala transformasjoner på resten av infrastrukturen. Forex Club har ikke forlatt Jira og Confluence, selv om den har implementert Google Keep for operasjonelle oppgaver. For å integrere Jira og Confluence med G Suite, implementerte vi plugins som lar deg overføre data raskt. Overvåkingssystemet er bevart, i tillegg til mange tilleggsverktøy: Trello, Teamup, CRM, Metrics, AWS osv. Systemadministratorer forble naturligvis i grenene.
Chromebook-eksperiment
På jakt etter en måte å kutte kostnader på, så Forex Club for seg å flytte alle til mobile arbeidsstasjoner drevet av Chromebook. Selve enheten er ekstremt billig, og med bruk av skytjenester var det mulig å raskt distribuere en arbeidsstasjon på den.
Vi testet mobile arbeidsstasjoner på en liten gruppe brukere på 25 personer i salgsavdelingen. De ansatte i denne avdelingen hadde ikke oppgaver som ville hindre dem i å jobbe kun via nettet, så denne migreringen burde vært sømløs for dem. Men basert på resultatene av testen viste det seg at maskinvaren til en billig Chromebook ikke er nok for riktig drift av alle Forex Club-bedriftsapplikasjoner. Og dyrere modeller som passet til de tekniske parameterne viste seg å være sammenlignbare i pris med klassiske Windows-baserte bærbare datamaskiner. Som et resultat bestemte de seg for å forlate prosjektet.
Hva har endret seg med ankomsten av G Suite
I motsetning til alle fordommer og mistillit, merket 3 % av de ansatte allerede 80 måneder etter opplæringen i undersøkelser at G Suite virkelig gjorde det lettere for dem å jobbe med dokumenter. Etter overgangen økte mobiliteten til ansatte og de begynte å jobbe mer med brukbare enheter:
Bruksstatistikk for mobilenheter i henhold til Forex Club
Google Forms har fått stor popularitet. Innenfor avdelinger gjør de det mulig å raskt gjennomføre undersøkelser som tidligere krevde bruk av post, og samle inn resultater manuelt. Overgangen til Google Chat og Hangouts Meet forårsaket flest spørsmål og klager, siden de generelt har færre funksjoner, men bruken av dem gjorde det mulig å forlate mange direktemeldinger i selskapet.
Resultatene av prosjektet ble formulert av Dmitry Ostroverkhov, som vi jobbet med: "Prosjektet reduserte Forex Clubs kostnader for IT-infrastruktur og forenklet støtten. Et helt lag med prosessvedlikeholdsoppgaver har forsvunnet, siden disse problemene er løst på Googles side. Nå kan alle tjenester konfigureres eksternt, de støttes av et par Google-administratorer, og IT-avdelingen har frigjort tid og ressurser til andre ting.»
Kilde: www.habr.com