Vi har skrevet flere ganger om hvordan teknologiene våre hjelper og selv behandle informasjon fra alle typer dokumenter og legge inn data i regnskapssystemer. I dag skal vi fortelle deg hvordan vi implementerte в – den største leverandøren av varme og varmtvann i Moskva.
Se for deg selv i stedet for en vanlig regnskapsfører. Vi forstår at dette ikke er lett, men prøver likevel. Hver dag mottar du et stort antall papirregninger, fakturaer, sertifikater og så videre. Og spesielt mye - i dagene før rapportering. Alle detaljer og beløp må raskt og nøye kontrolleres, skrives inn på nytt og legges inn i regnskapssystemet, manuelt utføre transaksjoner og sende dokumenter til arkivet, slik at de så raskt kan sendes til verifikasjon til internrevisor, skatteetaten, takst. tilsynsmyndigheter og andre. Vanskelig? Men dette er en langvarig forretningspraksis som finnes i mange selskaper. Sammen med MOEK har vi forenklet dette møysommelige arbeidet og gjort det mer praktisk. Hvis du er interessert i hvordan det var, velkommen til katten.
Bildet viser Moskva CHPP-21, Europas største produsent av termisk energi. Varmen som genereres ved denne stasjonen leveres av MOEK til 3 millioner innbyggere nord i Moskva. .
MOEK har et dusin og et halvt filialer i Moskva. De betjener 15 811 km med varmenett, 94 termiske stasjoner og fyrhus, 10 000 varmepunkter og 24 pumpestasjoner, og bygger og installerer også nye varmeforsyningssystemer. Selskapet kjøper en rekke utstyr og tjenester for forretningsvirksomhet: . Utarbeidelsen av dokumenter i hver avdeling som starter kjøpet utføres av spesielle ansatte - kontraktsveiledere.
Hvordan fungerer kontrakter i en stor bedrift? Når kuratorer inngår en avtale, mottar de mange viktige papirdokumenter fra sine motparter: følgesedler, sertifikater for tjenesteytelse, fakturaer, sertifikater osv. Vanligvis skanner kurator forretningspapirer og legger deretter skanningene ved bestillingen i bedriftsressursen styringssystem. Økonomikontrolløren kontrollerer alle data manuelt. Etter dette tar kurator med originaldokumentene til regnskapsavdelingen. Eller budet gjør dette, og da kan flytting av dokumenter ta lengre tid – fra flere timer til et par dager.
Og alt ville være bra, men som i mange andre selskaper:
- Papirer kan komme til regnskapsavdelingen flere dager før rapportering sendes. Da må regnskapsførere tilbringe dager og netter på arbeidsplassen sin. Du må manuelt sjekke om alle fakturaer, fakturaer etc. er riktig fylt ut. Hvis alt stemmer, skriver den ansatte dataene inn i regnskapssystemet på nytt og foretar konteringer. Samtidig går 90 % av regnskapsførerens tid til å skrive ut data - detaljer, beløp, datoer, varenumre osv. På grunn av dette er det en risiko for å gjøre feil.
- Dokumenter kan komme med feil. Og noen ganger mangler noen regninger eller sertifikater. Noen ganger blir dette klart de siste dagene før rapportering sendes. På grunn av dette kan tidspunktet for dokumentgodkjenning bli forsinket.
- Etter innføring lagrer regnskapsførere fakturaer, fakturaer og opptrer i egne papir- og elektroniske arkiver. Hvorfor er dette vanskelig? MOEK jobber for eksempel etter tariffer, og er derfor forpliktet til å jevnlig rapportere sine kostnader til utøvende myndigheter. Og når neste stats- eller skatterevisjon kommer til regnskapsavdelingen, må ansatte lete lenge etter dokumenter.
Slik så MOEKs regnskapsavdeling ut:
MOEK var den første i energibransjen som bestemte seg for å bygge om og forenkle denne ordningen for raskt å kunne avslutte transaksjoner og sende inn rapporter, bedre vurdere markedsendringer i innkjøp og planlegge sin økonomiske strategi. Det var ikke lett å endre det langvarige arbeidssystemet til regnskapsavdelingen på egen hånd, så selskapet bestemte seg for å transformere det sammen med sin partner - ABBYY.
Ikke før sagt enn gjort
Et team av ABBYY-spesialister har implementert en universell plattform for intelligent informasjonsbehandling hos MOEK og konfigurert:
- fleksible beskrivelser (maler for datautvinning) for dokumentbehandling. Vi snakket i detalj om hva det er og hva det trengs til på Habré и . Ved å bruke løsningen behandler MOEK mer enn 30 typer dokumenter (for eksempel et sertifikat for installert utstyr eller et sertifikat for agentavgifter) og trekker ut fra dem over 50 attributter (dokumentnummer, totalbeløp inkludert mva, navn på kjøper, selger, entreprenør, mengde varer osv.);
- en kobling for å utføre kontroller og laste opp data, som koblet sammen ABBYY FlexiCapture, SAP og OpenText. Takket være koblingen ble det mulig å automatisk sjekke data fra ordren og kontrakten ved hjelp av ulike kataloger. Vi skal snakke om dette nedenfor;
- eksport av dokumenter til et elektronisk arkiv basert på OpenText. Nå er alle dokumentskanninger lagret på ett sted;
- utkast til regnskapsposter i SAP ERP med lenker til skannede bilder av dokumenter.
Deretter utviklet ABBYY- og MOEK-ansatte et søkeskjema slik at regnskapsføreren i løpet av sekunder kunne finne viktige kontoer etter hvilken som helst attributt i det elektroniske arkivet og sende dem til skattekontroll.
Søket er mulig ved å bruke 26 forskjellige kriterier (bildet er klikkbart):
Etter at MOEK har testet hele systemet, ble det satt i drift. Hele prosjektet, inkludert godkjenninger, avklaringer og forbedringer, ble gjennomført på 10 måneder.
Arbeidsplan etter implementering av ABBYY FlexiCapture:
Føler du at ingenting har endret seg? Ja, forretningsprosessen forblir den samme, det er bare det at de fleste funksjonene nå utføres av maskinen.
Kabling, ferdig!
Hvordan er ting nå? La oss si at kuratoren for kontrakten mottok et sett med primærdokumenter for en transaksjon for levering av pumper til termiske kraftverk, eller for eksempel bygging av varmenettverk. Spesialisten trenger ikke lenger å kontrollere fullstendigheten og innholdet i dokumentene selv, ringe en kurer og sende de originale dokumentene til regnskapsavdelingen. Kuratoren skanner ganske enkelt det signerte settet med primærdokumenter, og så tar teknologien over.
Ved hjelp av et nettverksskanningssystem sender en ansatt skanninger i TIFF- eller PDF-format til sin aktive mappe eller e-post. Deretter åpner han ABBYY FlexiCapture-nettinndatastasjonen og velger typen dokumentsett som skal behandles. For eksempel «kjøp av verk/tjenester med agenthonorar», «mottak av materielle og tekniske ressurser (MTR)» eller «eiendomsregnskap».
Type sett bestemmer antall og typer nødvendige dokumenter og data som systemet må klassifisere, gjenkjenne og verifisere.
Kuratoren laster opp skanninger for gjenkjennelse. Systemet sjekker automatisk tilstedeværelsen av alle dokumenter, innholdet i hvert papir, og serveren gjenkjenner detaljene - kontraktsdato, beløp, adresse, skatteidentifikasjonsnummer, sjekkpunkt og andre data. MOEK er forresten det første energiselskapet i Russland som bruker denne tilnærmingen.
Hvis kurator ikke har lastet opp alle dokumentene eller en faktura ikke inneholder alle data, merker systemet dette og ber umiddelbart den ansatte rette feilen:
Systemet klager og ber om å legge til de manglende dokumentene (heretter er skjermbildene klikkbare):
Systemet la merke til at dokumentet er utløpt:
Den ansatte trenger dermed ikke lenger å avgjøre om dokumentet er korrekt utformet. Hvis alt er riktig, skjer de fleste datasjekkene automatisk rett ved nettinngangsstasjonen. Det er nok å legge inn ordrenummeret spesifisert i SAP ERP. Etter dette sammenlignes de anerkjente dataene med informasjon behandlet i SAP: TIN og KPP til motparten, kontraktsnummer og beløp, MVA, produkt- eller tjenestenomenklatur. Behandling og kontroll av ett dokument tar bare et par minutter.
Ved å bruke detaljene - INN og KPP - kan du velge ønsket selskap fra katalogen:
Hvis det er en feil i fakturaen eller fakturaen, vil det ikke tillate at dokumentet eksporteres til arkivet. For eksempel, hvis et dokument er feilkompilert eller et av tegnene gjenkjennes feil, vil systemet indikere dette og be den ansatte om å rette opp alle unøyaktigheter. Her er et eksempel:
Systemet oppdaget at Vasilek CJSC ikke er inkludert i listen over MOEK-leverandører.
Dette gjør at ansatte kan spore feil før dokumentet når regnskapsavdelingen.
Hvis alle kontroller er fullført, sendes med ett klikk en skannet kopi av dokumentet til OpenText elektroniske arkiv, og en lenke og et kort med tilhørende metadata vises i SAP. En regnskapsfører eller kurator kan alltid se i det elektroniske arkivet en liste over dokumenter for nødvendig rekkefølge og informasjon om hvem som behandlet dokumentene, i hvilken tidsramme og med hvilket resultat.
Pyotr Petrovich så inn i det elektroniske arkivet, ...
...for å se hvem som lastet opp dokumenter for ordre nr. 1111.
Etter å ha lastet opp data og skanninger fra ABBYY FlexiCapture til SAP, vises et transaksjonsutkast med forhåndsutfylte data og lenker til skannede bilder av dokumenter.
Utkast til ledninger:
Deretter mottar regnskapsfører et e-postvarsel med lenke til ferdig utkast og skanninger. Spesialisten trenger ikke lenger slite med papir. Alt han trenger å gjøre er å sjekke skanningene for det totale beløpet for transaksjonen, tilstedeværelsen av et segl og signatur, og foreta transaksjonen. Regnskapsføreren bruker nå mindre enn ett minutt på det.
Prosjektresultater
- Ved å bruke ABBYY-teknologier har MOEK forenklet og akselerert ikke bare regnskap, men også finansiell kontroll. For å gjøre et innlegg trenger ikke ansatte lenger å vente på kureren med originaldokumentene - alt de trenger å gjøre er å motta en skanning med allerede verifiserte data fra det elektroniske arkivet med ett klikk. Riktignok er det fortsatt nødvendig med et papirdokument. Men nå kan den sendes til regnskapsavdelingen senere. Når den kommer dit, vil den ansatte krysse av i boksen "Original mottatt" i regnskapssystemet.
- Ansatte mottar umiddelbart alle nødvendige data om transaksjonen fra skanninger, gjør transaksjoner i tide og forbereder alle dokumenter for rapportering på forhånd. Nå er de ikke redde for verken interne eller eksterne kontroller.
- Regnskapsførere gjennomfører økonomiske transaksjoner 3 ganger raskere, og MOEK avslutter rapporteringsperioden 10 dager tidligere.
- Alle MOEK-filialer lagrer regnskapsdokumenter i ett elektronisk arkiv. Takket være dette kan du finne enhver faktura, kontrakt eller fullføringshandling, samt eventuelle attributter fra dem (beløp, moms, produkt- eller tjenesteområder) 4 ganger raskere enn før.
- Løsningen behandler mer enn 2,6 millioner sider med dokumenter per år.
I stedet for en konklusjon
MOEK bruker i 2 år nå og i løpet av denne tiden har jeg samlet inn statistikk. Det viste seg at regnskapsførere foretar 95 % av oppføringene uten å gjøre endringer i utkast. Det betyr at slike oppslag kan hoppes over helt automatisk i fremtiden. Det har seg slik at dette produktet faktisk var selskapets første skritt mot å introdusere elementer av "kunstig intelligens" i selskapets forretningsprosesser: MOEK utvikler et tilsvarende program.
Andre russiske selskaper automatiserer også arbeidet med regnskap: gjør det enklere og mer praktisk. For eksempel ved bruk av ABBYY-teknologier, økonomikontrolltjenesten "» Mottar viktig forretningsinformasjon 2 ganger raskere og bruker 20 % mindre tid på å søke etter nødvendige fakturaer og følgesedler. Intelligente informasjonsbehandlingsteknologier hjelper bedriftens regnskapsavdelingsansatte "» umiddelbart finne de nødvendige økonomiske dokumentene under masseskatterevisjoner. I 2019 planlegger selskapets spesialister å behandle rundt 10 millioner sider med dokumenter.
Vil du vite mer om MOEK og ABBYY-prosjektet? 3. april kl. 11:00 vil nestleder for MOEK informasjonsteknologisenter Vladimir Feoktistov snakke om detaljene i saken på en gratis . Bli med hvis du vil stille spørsmål.
Elizaveta Titarenko,
ABBYY bedriftsbloggredaktør
Kilde: www.habr.com