Habr, hei! Jeg heter Oleg, og jeg er ansvarlig for IT-tjenesten i ABBYY-gruppen av selskaper. For mer enn en måned siden begynte ABBYY-ansatte over hele verden å jobbe og bare bo hjemme. Ingen flere åpne områder eller forretningsreiser. Har jobben min endret seg? Nei. Selv om generelt ja, endret det seg for 2-3 år siden. Og nå sikrer vi teknisk drift av kontorer i 13 land på samme måte som før. Det er bare det at nå gjør vi det mens vi sitter hjemme - på kjøkkenet, på sofaen eller på balkongen, og på kontoret er det bare én person på vakt. Her er den forresten:
I dag skal jeg snakke om hvilke problemer ABBYY IT-tjenesten nå må løse, hvordan kontorassistenter redder oss, hvorfor MS Teams og Zoom nå er vårt alt, og mye mer. Velkommen til katt.
For lenge siden, før karantene...
For 5-7 år siden var ABBYY et selskap som fokuserte på utvikling av intern infrastruktur. Vi brukte lite skyprodukter – vi prøvde å distribuere applikasjoner internt, og derfor var det vanskelig å få tilgang til dem utenfra. Men tidene har endret seg...
Skyprodukter utviklet seg mye raskere, de ga mer fleksibilitet og variasjon i funksjonalitet. Og nå er det ofte rett og slett umulig å finne analoger med lokale muligheter.
Ansatte trengte mobilitet. Salg og markedsførere er konstant på forretningsreiser, reiser rundt i verden, går på møter – de trenger rett og slett tilgang til bedriftens systemer når som helst og hvor som helst.
Generasjonen av mennesker har også endret seg. Nye unge ansatte foretrekker å jobbe i coworking spaces, kafeer eller hjemmefra. Mobilitet er viktig for dem. Derfor skapte vi teknisk sett et arbeidsmiljø som ligner på det som finnes i hverdagen. Kolleger blir mye mer komfortable når de ikke trenger å bytte mellom kontoret og et annet sted de kan jobbe.
For tiden er ABBYY internasjonale kontorer åpne i 13 land fra USA til Australia. Og det er mye mer praktisk å ha en felles skyinfrastruktur enn å være "bundet" til et bestemt sted av interne tjenester.
For flere år siden reviderte vi strategien vår og begynte å aktivt bruke skyapplikasjoner i arbeidet vårt. For eksempel liker vi veldig godt Office 365-pakken – MS Teams, OneDrive, SharePoint og andre.
Det betyr ikke at alle ansatte er avhengige av skyløsninger. ABBYY har en rik intern infrastruktur, for eksempel bruker utviklere lokale fasiliteter for å trene nevrale nettverk. Jeg vil si at vi bruker skyprodukter og vår egen interne infrastruktur omtrent 50/50.
Om populariteten til RDP
Vi har alltid tillatt å jobbe med det interne nettverket eksternt, og alle valgte metoden som var praktisk for dem. De som er oftere på kontoret foretrekker RDP (remote desktop). Som regel har alle sitt eget utstyr hjemme: det er ikke alltid kraftig, og hele familien kan bruke det. Og på jobben er det en moderne datamaskin som er konfigurert og koblet til alt. Derfor er det mer praktisk å koble til RDP hjemmefra og på jobb uten å ta hensyn til hva som er på din personlige datamaskin.
For kontoret, som ligger i Moskva (FoU-senteret, ABBYY Russland og ABBYY Emerging Markets-kontorer er lokalisert her), hadde vi vanligvis alltid to eksterne skrivebordsgatewayer (RD Gateway) for ekstern tilkobling, det klarte de. Men nå har denne tilkoblingsmetoden blitt veldig populær. For å balansere belastningen, implementerte IT-tjenesten ytterligere to gatewayer. Dette er trolig den eneste infrastrukturendringen vi har gjort siden mars.
I det følgende vil jeg gi statistikk om Moskva-kontoret til ABBYY, siden mer enn 800 personer jobber her, og dataene er de mest veiledende.
VPN
Det er kolleger som er vant til å jobbe med VPN. Nå har mange tatt med seg bedriftsutstyr hjem. Stort sett tok vi med oss bærbare datamaskiner og skjermer. Når du hele tiden jobber eksternt, er en annen stor skjerm mye mer praktisk. Vi kjøpte ikke ekstra utstyr til våre ansatte.
Plikter
Selv under karantene er det umulig å klare seg uten folk på kontoret. Vi utnevnte to systemadministratorer på vakt - Yura og Stas. Hver av dem jobber på kontoret i en uke, og hjemmefra i en uke. Gutta har en normal timeplan - fra 10 til 19.
De hjelper til med å feilsøke tekniske problemer ansatte står overfor. Vi har mye utstyr, og noen ganger går det i stykker. Oftere enn ikke fryser datamaskinen til noen. Et par ganger i uken går harddisken i stykker, noe brenner ut, og må byttes eller repareres.
Det har vært flere tilfeller av strømbrudd, noe som betyr at noen må starte datamaskiner på nytt fordi ansatte ikke kan gjøre det eksternt. Generelt går 90 % av tiden deres til å holde kontorutstyr slått på.
Det er også flere uvanlige oppgaver som tjenestemenn begynte å utføre under karantene.
- Legg papir i skrivere og fjern utskrevne dokumenter. Dette er nødvendig for ansatte som behandler innkommende dokumenter og skriver dem ut fra hjemmedatamaskiner på en jobbskriver. Når de kommer tilbake til kontoret, vil de umiddelbart hente alle dokumentene, i stedet for å skrive ut 100500 XNUMX sider. Det var selvfølgelig mulig å gjøre dette senere, men vi hjelper kollegene våre med å ikke endre den vanlige prosessen – nå er det så mye uvanlig.
- Vi pakket og leverte skannere og skrivere til kolleger som trengte dem til jobben. En av de ansatte, som hadde skjermet seg i hytten sin, fikk hjelp til å koble til en kabel slik at han kunne ha stabilt internett.
Mobilapplikasjonen ABBYY FineScanner AI hjelper forresten også med å skanne dokumenter, samt gjenkjenne tekst i dem, legge til signaturer, konvertere filer til 12 populære formater og mye mer. Frem til 31. juli inklusive vi premium tilgang til ABBYY FineScanner AI.
Hva med i helgen?
Det er ingen ansatte på kontoret i helgene. Vi ble enige med systemadministratoren vår, som bor i Otradny (hvor kontoret vårt ligger), at hvis noe skjer, så kommer han og hjelper til. Og hjelpen hans kom godt med: Det var flere tilfeller av strømbrudd i helgen, og det var nødvendig å gjenopprette driften av utstyret.
Bestått
Tilbake i mars utstedte vi pass til mos.ru for alle ansatte som trenger å komme til kontoret under karantene. Nå, hvis du trenger å gå på jobb, utsteder den ansatte også et pass med QR-kode. Men muligheten til å komme til kontoret betyr ikke at kollegaer går dit hver dag. Det er vanligvis kun én person på vakt i bygget. Resten får bare komme i nødstilfeller.
På kontorer i andre land
Situasjonen på andre ABBYY-kontorer er stort sett den samme – de er stengt, og ansatte jobber hjemmefra og bruker de samme verktøyene. For eksempel, på et amerikansk kontor er det ikke engang en tjenestevakt. Den lokale systemadministratoren tok med seg noe av utstyret fra lageret før karantenen, og når en ny ansatt kommer, sender han ganske enkelt den konfigurerte laptopen med posten.
Hvordan holde kontakten
Nå har belastningen på kommunikasjonskanalene til og med sunket sammenlignet med tiden da folk jobbet på kontoret. Hovedtrafikken - nedlasting av filer og se på videoer - er nå på hjemmeleverandører. Det var ikke nødvendig å utvide kanalene, selv om vi planla det i år.
Under karantene var det første vi gjorde en nøye gjennomgang av regelverket for gjenoppretting av kommunikasjon – vi la til flere overvåkingstester, utarbeidet et opplegg for å bytte til backupkanaler og så på belastningsbalanseringsreglene.
Hvordan sørget du for sikkerhet eksternt?
Det viktigste var utvilsomt å ivareta sikkerheten. Men vi har forberedt oss på dette også. For et år siden ble tofaktorautentisering introdusert. Jeg tror dette er en av de obligatoriske tingene når folk jobber mye utenfor bedriftsmiljøet. Og dette er den typen ting du ikke kan installere raskt. I dag krever tilgang til alle bedriftsressurser to-faktor. Hvis noen planlegger å bytte til fjernarbeid, så er dette et must fra et informasjonssikkerhetssynspunkt.
Vi ser hvordan svindlere har blitt mer aktive og prøver å få legitimasjon. Dette er hovedsakelig phishing-angrep. Og selv om e-post er beskyttet, kan phishing ikke teknisk fullstendig forhindres. Det er viktig at ansatte selv forstår at de ikke skal klikke på mistenkelige lenker eller åpne filer fra meldinger som de ikke har forventet. For å gjøre dette holdt vi et webinar for ansatte og minnet dem på hva de skal gjøre i slike situasjoner. Nå er en veldig god tid for slike webinarer, fordi folk, som er i en uvanlig situasjon, er samlet, fokusert, mer åpne for informasjon og oppfatter den bedre.
Vi tok også hensyn til enkle regler for å jobbe hjemmefra, for eksempel behovet for å slå av arbeidsøkten, låse datamaskinen når du drar, separate kontoer: du jobber under en, barnet leker under en annen. Dette er veldig viktig, fordi barnet ser pappa eller mamma trykke på tastaturet, og han vil også gjøre det. Han vil komme og banke, men vi vet ikke hva han vil banke der og i hvilket program han vil slette eller erstatte dataene.
Vi ba også kollegene våre sjekke hvordan hjemmenettverket deres er konfigurert, hva passordet er og om det i det hele tatt er et. Selvfølgelig tok de en reservasjon: hvis en person ikke forstår hva de skal gjøre, er det bedre å ikke gjøre det. Å holde kontakten er mye viktigere. De ba ansatte om å sjekke hjemme-Wi-Fi-ruterne også. Noen ble til og med anbefalt å kjøpe noe annet, fordi de hadde så gammelt utstyr som ikke tillot dem å jobbe med gjeldende hastigheter til leverandørene.
Om de mest populære eksterne applikasjonene
Du har sikkert allerede gjettet at dette er kommunikasjonsverktøy. Siden vi bruker Office 365, kommuniserer ansatte via Teams messenger både med hverandre og med eksterne personer. Han har vist seg veldig godt.
Antallet gruppemeldinger sendt i Teams av ansatte ved alle kontorer har økt:
- Fra 21. februar til 20. mars sendte vi >689 tusen meldinger.
- Fra 21. mars til 19. april sendte vi >1 million meldinger.
Antall anrop (en til en) har også økt:
- Fra 21. februar til 20. mars var det 11,5 tusen.
- Fra 21. mars til 19. april – >16 tusen.
I tillegg til Teams bruker vi også Zoom, siden lyd- og bildekvaliteten på denne tjenesten er en av de beste på markedet. I tillegg lar Zoom deg "ringe inn" til konferansen og koble til via telefon.
Fram til 15. mars var antallet Zoom-møter nesten ikke over 100 per dag, og fra andre halvdel av måneden begynte vi i ABBYY å bruke denne tjenesten mer aktivt:
I april var det nesten hver arbeidsdag 100 eller flere møter på Zoom:
Det er nå mange rapporter på Internett om upåliteligheten til Zoom. Det er slett ikke overraskende at det mest populære instrumentet nå får slik oppmerksomhet. Vi er i kontakt med våre representanter fra Zoom og ser hvor seriøst selskapet tar alle funn. Vi gjorde også flere tiltak. Den enkleste og mest effektive av dem er et forbud mot å lagre møteopptak til skylagring.
Internettsikkerhet er først og fremst oppmerksomheten til den ansatte selv. Vi tror at Zoom vil klare seg, og denne situasjonen vil bare gjøre denne tjenesten sterkere.
Grafen viser hvordan antallet deltakere på Zoom-møter begynte å vokse fra andre halvdel av mars. Samt antall minutter.
Trenden fortsatte i april, med flere og flere ansatte som ble med på webinarer og Zoom-møter.
For oss er Zoom og Teams tjenester som dupliserer hverandre. Men å ha to verktøy for kommunikasjon er nok nå obligatorisk, siden belastningen på telekommunikasjon er enorm. Det var tilfeller da en av tjenestene begynte å svikte i det mest uleilige øyeblikket, så ringte ansatte raskt opp en annen tjeneste og fortsatte å jobbe.
I tillegg er dette verktøy for kommunikasjon. Det er viktig for folk å holde kontakten nå. De fleste anrop til ABBYY gjøres med kameraer slått på. Da jeg jobbet på kontoret, tror jeg ikke jeg skrudde på kameraet. Nå, uansett hvilken form du er i, slår du den alltid på. Nesten alltid.
I stedet for en konklusjon
Teknisk forberedelse av en bedrift for fjernarbeid er ikke noe som kan gjøres på noen få dager. Det er bedre å forberede seg på dette på forhånd. Vi begynte overgangen til skytjenester for lenge siden fordi vi ønsket å hjelpe våre ansatte til å bli mer mobile. Men som det viste seg, er denne mobiliteten også nyttig i en situasjon der karantene er kunngjort.
Sannsynligvis, nå har vi fått tilbake alle lønnskostnadene våre for overgang og endring av infrastruktur fra intern til mer ekstern, fordi folk tok utstyret sitt, forlot kontorene sine, dro til hjemmene og hyttene sine... og ingenting har endret seg.
Takk til vår systemadministrator Yura Anikeev for bildene i dette innlegget.
Kilde: www.habr.com