Mediene er fulle av nyheter om den epidemiologiske situasjonen og anbefalinger for selvisolasjon.
Men det er ingen enkle anbefalinger angående virksomhet. Bedriftsledere ble møtt med en ny utfordring - hvordan overføre ansatte eksternt med minimalt tap til produktivitet og strukturere arbeidet sitt slik at alt var "som før."
Det som fungerte på kontoret fungerer ofte ikke eksternt. Hvordan kan distribuerte team opprettholde effektivt samarbeid og kommunikasjon i og utenfor teamet?
Tilgjengelighet av mobilkommunikasjon, raskt Internett, praktiske applikasjoner og andre moderne teknologier bidrar generelt til å overvinne mange barrierer og bygge produktivt arbeid med partnere eller kolleger.
Men vi må forberede oss.
Alt vil gå etter planen. Hvis han er det
Fjernarbeid krever spesiell oppbygging av interne prosesser og kommunikasjon. Og den forberedende fasen kan eliminere mange spørsmål og problemer før de dukker opp.
Både på kontoret og i eksterne arbeidsforhold er alt bygget på fire pilarer:
- Планирование
- Organisasjon
- Kontroll
- Motivasjon
Først av alt må du og teamet ditt sette de riktige målene, bygge om rapporteringssystemet og kombinere asynkron og synkron kommunikasjon i teamet på riktig måte. Asynkron kommunikasjon inkluderer brev, chatter, oppdatert rapportering og eventuelle kommunikasjonsalternativer som ikke krever umiddelbar respons. Synkron kommunikasjon er sanntidskommunikasjon med rask tilbakemelding.
Det er veldig viktig å huske at når du jobber eksternt, krever planlegging regelmessighet. Det er nødvendig å opprettholde en balanse mellom arbeidet med strategiske og operasjonelle oppgaver, og sette arbeidstempoet på prioriterte oppgaver ukentlig eller til og med daglig. Riktig planlegging og målsetting vil gjøre arbeidet klarere og bidra til å unngå utbrenthet. De vil ikke føle seg isolert fra prosessen.
Videokonferanser: verktøyet nummer én
Isoleringen av eksterne ansatte er mer informativ enn sosial. De savner ikke å sitte ved siden av noen så mye (selv om det varierer) at de stort sett bekymrer seg over mangelen på rask tilgang til informasjon og kommunikasjon med kolleger. De har ikke mulighet til å stille spørsmål til en kollega og få svar umiddelbart, feire en liten seier eller debriefe, brainstorme eller bare prate om planene for helgen.
Dette underskuddet blir delvis kompensert av videokonferansetjenester.
Videokonferanser lar en eller flere personer ha en samtale i sanntid, enten over telefon eller via nettbaserte videokonferanseplattformer. Samtaler er en synkron kommunikasjonskanal, men kan også brukes når bare én person snakker til en gruppe - for eksempel for å gjennomføre . Eksempler på slike tjenester: , Zoom, BlueJeans, GoToMeeting.
Fordeler:
- Videosamtaler formidler intonasjonen, følelsene, ansikts- og andre verbale signaler til samtalepartneren, og hjelper dermed til å klargjøre og forstå humøret hans.
- Tilleggsinformasjon gjør meldinger klarere, legger til emosjonelt innhold og bidrar til å bygge tilkobling og tillit.
Ulemper:
- Koordinering over tid. Samtaler kan bare skje i sanntid, noe som gjør kommunikasjon vanskelig for et team spredt over forskjellige tidssoner.
- Kommunikasjonsforløpet er ikke dokumentert på noen måte. Utfordringer etterlater ikke et skriftlig resultat.
- Tolkning. Kvaliteten på kommunikasjonen er ikke optimal for alle (spesielt for de som er selvisolerende i landet). Ord oppfattes ikke alltid riktig.
Når skal man bruke videokonferanser?
- Regelmessige møter, både en-til-en og gruppe
- Lagmøter
- Planlegging og idédugnad (best med video)
- Løse misforståelser eller håndtere eskalerende eller emosjonelle situasjoner fra andre kanaler (som e-post, chat)
Hvis du tror det eksterne teamarbeidet ditt ikke er produktivt nok, ikke kast bort tid – prøv å endre situasjonen.
- Introduser daglige innsjekkinger med teamet.
- Følg nøye tidspunktet og målene for møtet, skriv dem ned i invitasjonen og påminn dem helt i begynnelsen.
- Gjør leksene dine. Forbered deg på møtet og skriv ned på papir hvilke ideer som brakte deg til dette møtet, hvilke forventninger har du til deltakerne, og hva har de fra deg?
- Be deltakerne dele roller (ta notater, presentere informasjon, fungere som møtemoderator).
- Ikke hold møter for et stort team (mer enn 8 personer).
- Husk å synkronisere møtene dine med deltakernes tidssone.
Når alle er sammen: hvordan organisere generelle bedriftsmøter
Møter med alle ansatte i selskapet har blitt en populær måte å utveksle informasjon på.
Det er flere tips om hvordan du best kan organisere dem:
- Tid. For selskaper i Russland er det best å holde slike møter kl. 11-12. Prøv å velge et tidspunkt som passer for så mange ansatte som mulig. Husk å ta opp møtet. På mange plattformer, inkludert MegaFon, kan dette gjøres med ett klikk og deretter lastes opp i mp4-format.
- Direktestrømming. Dette er kanskje ikke nødvendig for små selskaper, men for store med et distribuert nettverk av filialer er det fornuftig å gjennomføre direktesendinger.
- Spørsmål og svar. Du kan be folk stille spørsmål som angår dem på forhånd, så kan du utarbeide informasjon som er relevant for publikum.
- Ikke glem humor. Dette er ikke en oppstilling på skolen, men en mulighet til å gi en personlig forbindelse og bidra til å bygge tillit mellom distribuerte lag.
Brainstorming: Eliminer forvirring
Når det kommer til idédugnad, er det viktig for distribuerte team å bruke et felles digitalt verktøy. Den lar deg samle, gruppere og kategorisere ideer under brainstorming.
Her er noen viktige tips for å hjelpe deg å storme effektivt:
- Det eksterne teamet kan velge et samarbeidsprosjektstyringsverktøy som støtter kanban-board-funksjonalitet som mange team allerede er kjent med, for eksempel Trello.
- Et alternativ kan være det som tilbys av plattformen. Verktøyet er et tegnebrett som alle kan se og kan redigeres av alle deltakerne.
- Bruk avstemningsalternativet for å vurdere hvilken idé som er mest interessant å implementere. All statistikk kan lastes ned senere i csv- eller xlsx-format.
- Erfaring viser at det er bedre å advare ansatte om overfallet på forhånd slik at de får tid til å tenke over ideer. Når gruppen samles, kommer ikke deltakerne tomhendte lenger.
Synkron kommunikasjon, for eksempel videosamtaler, når den brukes riktig, kan være et utmerket verktøy for å utføre teamarbeid, spore resultatene og gi følelsesmessig støtte til alle teammedlemmer. Og når de kombineres med asynkrone verktøy, hjelper de distribuerte deltakere i prosessen med å være like (og noen ganger mer) produktive enn kollegene deres på kontoret.
Kilde: www.habr.com