Tenk deg at du har et fullt serverrom med ingeniørutstyr: flere dusin klimaanlegg, en haug med dieselgeneratorsett og avbruddsfri strømforsyning. For at maskinvaren skal fungere som den skal, kontrollerer du jevnlig ytelsen og ikke glem forebyggende vedlikehold: utfør testkjøringer, kontroller oljenivået, bytt deler. Selv for ett serverrom må du lagre mye informasjon: et utstyrsregister, en liste over forbruksvarer på lageret, en tidsplan for forebyggende vedlikehold, samt garantidokumenter, kontrakter med leverandører og entreprenører.
La oss nå gange antallet haller med ti. Logistikkproblemer oppsto. På hvilket lager bør du lagre hva slik at du slipper å løpe etter hver reservedel? Hvordan fylle på forsyninger i tide slik at uplanlagte reparasjoner ikke overrasker deg? Er det mye utstyr er det umulig å holde alt det tekniske arbeidet i hodet, og vanskelig på papiret. Det er her MMS, eller vedlikeholdsstyringssystem, kommer til unnsetning.
Hos MMS lager vi tidsplaner for forebyggende og reparasjonsarbeid og lagrer instruksjoner for ingeniører. Ikke alle datasentre har et slikt system, mange anser det som en for dyr løsning. Men fra egen erfaring er vi overbevist om det Det er ikke verktøyet som betyr noe, det er tilnærmingen å jobbe med informasjon. Vi laget det første systemet i Excel og utviklet det gradvis til et programvareprodukt.
Med vi bestemte oss for å dele vår erfaring med å utvikle vår egen MMS. Jeg vil vise hvordan systemet utviklet seg og hvordan det bidro til å introdusere beste vedlikeholdspraksis. Alexey vil fortelle deg hvordan han arvet MMS, hva som har endret seg i løpet av denne tiden og hvordan systemet gjør livet enklere for ingeniører nå.
Hvordan vi kom til vår egen MMS
Først var det mapper. For 8-10 år siden ble informasjon lagret i spredt form. Etter vedlikehold signerte vi rapporter om utført arbeid, lagret papiroriginaler i arkiver og skannede kopier på nettverksmapper. På samme måte ble informasjon om reservedeler: reservedeler, verktøy og tilbehør samlet i mapper fordelt på utstyr. Slik kan du leve hvis du bygger en struktur og tilgangsnivåer for disse mappene.
Men så har du tre problemer:
- navigasjon: det tar lang tid å bytte mellom ulike mapper. Hvis du vil se reparasjoner på spesifikt utstyr over flere år, må du gjøre mange klikk.
- statistikk: du vil ikke ha det, og uten det er det vanskelig å forutsi hvor raskt forskjellig utstyr går i stykker eller hvor mange reservedeler du skal planlegge for neste år.
- Rettidig respons: ingen vil minne deg på at komponentene allerede er tomme og må bestilles på nytt. Det er heller ikke åpenbart at dette ikke er første gang det samme utstyret svikter.
En stund lagret vi dokumenter som dette, men så oppdaget vi Excel :)
MMS til Excel. Over tid migrerte dokumentasjonsstrukturen til Excel. Den var basert på en utstyrsliste, med vedlikeholdsplaner, sjekklister og lenker til ferdigstillelsessertifikater knyttet til den:
Listen over utstyr indikerte hovedegenskapene og plasseringen i datasenteret:
Resultatet er en slags navigator som du raskt kan forstå hva som skjer med utstyret og dets vedlikehold. Om nødvendig kan du se på individuelle handlinger fra vedlikeholdsplanen ved å bruke lenkene:
Hvis du samvittighetsfullt vedlikeholder et dokument i Excel, er løsningen ganske egnet for et lite serverrom. Men det er også midlertidig. Selv om vi bruker ett klimaanlegg og utfører vedlikehold en gang i måneden, vil vi over fem år samle hundrevis av feil, og Excel vil svulme opp. Hvis du legger til et annet klimaanlegg, en dieselgenerator, en UPS, må du lage flere ark og koble dem sammen. Jo lengre historien er, desto vanskeligere er det å umiddelbart få tak i den nødvendige informasjonen.
Det første "voksne" systemet. I 2014 gjennomgikk vi den første Management & Operations-revisjonen i henhold til Operational Sustainability-standarder fra Uptime Institute. Vi gikk gjennom nesten det samme Excel-programmet, men i løpet av et år forbedret vi det betraktelig: vi la til lenker til instruksjoner og sjekklister for ingeniører. Revisorene fant dette formatet som ganske gjennomførbart. De kunne spore alle operasjoner med utstyret og sørget for at informasjonen var oppdatert og prosessene var på plass. Tilsynet bestod da med et brak, og fikk 92 poeng av 100 mulige.
Spørsmålet dukket opp: hvordan leve videre. Vi bestemte oss for at vi trengte en "seriøs" MMS, så på flere betalte programmer, men bestemte oss til slutt for å skrive programvaren selv. Den samme Excel ble brukt som en utvidet teknisk spesifikasjon. Dette er oppgavene vi setter for MMS.
Hva vi ønsket fra MMS
I de fleste tilfeller er MMS et sett med kataloger og rapporter. Kataloghierarkiet vårt ser omtrent slik ut:
Den aller første katalogen på toppnivå er liste over bygninger: maskinrom, lager hvor utstyr er plassert.
Neste kommer liste over teknisk utstyr. Vi samlet det i henhold til følgende systemer:
- Klimaanlegg: klimaanlegg, kjølere, pumper.
- Strømforsyningssystem: UPS, dieselgeneratorsett, fordelingstavler.
For hvert utstyr samler vi inn grunnleggende data: type, modell, serienummer, produsentdata, produksjonsår, idriftsettelsesdato, garantiperiode.
Når vi har fylt ut utstyrslisten, legger vi opp for den vedlikeholdsprogram: hvordan og hvor ofte å utføre vedlikehold. I vedlikeholdsprogrammet beskriver vi sett med operasjoner, for eksempel: Bytt ut dette batteriet, juster funksjonen til en bestemt del, og så videre. Vi beskriver operasjonene i en egen oppslagsbok. Hvis en operasjon gjentas i forskjellige programmer, er det ikke nødvendig å beskrive den på nytt hver gang - vi tar bare en ferdig fra oppslagsboken:
Operasjonene "Endre temperatursettpunkter" og "Skifte ut hurtigutløsende kabelforbindelser" vil være vanlige for kjølere og klimaanlegg fra samme produsent.
Nå for hvert utstyr vi kan lage vedlikeholdsplan. Vi knytter vedlikeholdsprogrammet til spesifikt utstyr, og systemet ser selv i programmet hvor ofte vedlikehold må utføres, og beregner arbeidstiden fra idriftsettelsesdato:
Du kan til og med automatisere utarbeidelsen av en slik tidsplan ved hjelp av Excel-formler.
Ikke helt åpenbar historie: vi opprettholder en egen katalog utsatt arbeid. Timeplanen er timeplan, men vi er alle levende mennesker og vi forstår at alt kan skje. For eksempel kom ikke et forbruksmateriell i tide og tjenesten må omplanlegges i en uke. Dette er en normal situasjon hvis du holder øye med den. Vi fører statistikk over utsatt og ufullført arbeid og prøver å sikre at vedlikeholdsavbestillinger har en tendens til null.
Det føres også statistikk for hvert utstyr ulykker og uplanlagte reparasjoner. Vi bruker statistikk for å planlegge innkjøp og finne svake punkter i infrastruktur. For eksempel, hvis en kompressor brenner ut på samme sted tre ganger på rad, er dette et signal om å se etter årsaken til havariet.
Denne historien med vedlikehold og reparasjoner har samlet seg over 4 år for et spesifikt klimaanlegg.
Følgende guide er reservedeler. Den tar hensyn til hvilke forbruksvarer som trengs til utstyret, hvor og i hvilken mengde de er lagret. Her lagrer vi også informasjon om leveringstider for bedre å kunne planlegge ankomster til lageret.
Vi beregner antall reservedeler fra den årlige statistikken over reparasjoner per utstyr. For alle reservedeler angir vi minimumsbalansen: hvilke minimumsreservedeler som trengs ved hvert anlegg. Hvis reservedelene er tomme, er antallet i katalogen uthevet:
Minimumsbalansen for høytrykkssensorer bør være minst to, men det er bare én igjen. Det er på tide å legge inn en bestilling nå.
Så snart en forsendelse av reservedeler kommer, fyller vi ut katalogen med data fra fakturaen og angir lagringsstedet. Vi ser umiddelbart den nåværende balansen av slike reservedeler på lageret:
Vi har en egen kontaktkatalog. Vi legger inn data fra leverandører og entreprenører som utfører vedlikehold i den:
Sertifikater og elektrisk sikkerhetsklareringsgrupper er vedlagt kortet til hver entreprenør-ingeniør. Ved utarbeidelse av tidsplan kan vi se hvilke spesialister som har nødvendig klarering.
Siden eksistensen av MMS har arbeidet med anleggstillatelser endret seg. For eksempel er det lagt til dokumenter med metodiske instrukser for utførelse av vedlikehold. Hvis tidligere et sett med operasjoner passet inn i en liten sjekkliste, dekker detaljerte instruksjoner alt: hvordan forberede seg, hvilke forhold som trengs, og så videre.
Han vil fortelle deg hvordan hele prosessen fungerer nå, ved å bruke et eksempel. .
Hvordan fungerer vedlikehold i MMS?
En gang i tiden ble arbeid utført for lenge siden dokumentert i etterkant. Vi utførte rett og slett vedlikehold og etter at det signerte et sertifikat for ferdigstillelse av arbeidet. 99 % av serverne gjør dette, men erfaringsmessig er dette ikke nok. For ikke å glemme noe, danner vi først arbeidstillatelse. Dette er et dokument som beskriver arbeidet og betingelsene for gjennomføringen. Alt vedlikehold og reparasjon i systemet vårt begynner med det. Hvordan skjer dette:
- Vi ser på de neste planlagte arbeidene i vedlikeholdsplanen:
- Vi oppretter en ny tillatelse. Vi velger en vedlikeholdsentreprenør som styrer prosessen fra vår side og koordinerer arbeidet med oss. Vi angir hvor og når arbeidet skal foregå, velger type utstyr og programmet vi skal følge:
- Etter å ha lagret kortet, gå videre til detaljene. Vi angir entreprenøren og sjekker om han har tillatelse til å utføre påkrevd arbeid. Hvis det ikke er tillatelse, er feltet uthevet i rødt, og du kan ikke utstede en arbeidsordre:
- Vi angir spesifikt utstyr. Avhengig av type arbeid, er foreløpige aktiviteter foreskrevet i vedlikeholdsprogrammet, for eksempel: bestilling av drivstoff til stedet, avtale en introduksjonsbriefing for ingeniører og varsle kollegaer Listen over aktiviteter vil vises automatisk, men vi kan legge til egne varer , alt er ganske fleksibelt:
- Vi lagrer bestillingen, sender et brev til personen som godkjenner og venter på hans svar:
- Når ingeniøren kommer skriver vi ut arbeidsordren direkte fra systemet.
- Arbeidsordren inneholder en sjekkliste over operasjoner for vedlikeholdsprogrammet. Arbeidsleder ved datasenteret kontrollerer vedlikehold og krysser av i bokser.
En stund var det nok med en kort sjekkliste. Så introduserte vi metodiske instruksjoner, eller MOP (fremgangsmåte). Ved hjelp av et slikt dokument kan enhver sertifisert ingeniør inspisere alt utstyr.
Alt er beskrevet så detaljert som mulig, helt ned til maler for varslingsbrev og værforhold:
Det trykte dokumentet ser slik ut:
I henhold til Uptime Institute-standarder skal det være en slik MOP for alle operasjoner. Dette er en ganske stor mengde dokumentasjon. Basert på erfaring anbefaler vi å utvikle dem gradvis, for eksempel en MOP per måned.
- Etter arbeidet utsteder ingeniøren ferdigattest. Vi skanner det og fester det på kortet sammen med skanninger av andre dokumenter: tillatelse og MOP.
- I arbeidsordren noterer vi utført arbeid:
- Utstyrskortet inneholder vedlikeholdshistorikken:
Vi viste hvordan systemet vårt fungerer nå. Men arbeidet med MMS er ikke over: flere forbedringer er allerede planlagt. For eksempel lagrer vi nå mye informasjon i skanninger. I fremtiden planlegger vi å gjøre vedlikehold papirløst: koble til en mobilapplikasjon der ingeniøren kan krysse av i boksene og umiddelbart lagre informasjonen på et kort.
Selvfølgelig finnes det mange ferdige produkter på markedet med lignende funksjoner. Men vi ønsket å vise at selv en liten Excel-fil kan utvikles til et fullverdig produkt. Du kan gjøre dette selv eller involvere entreprenører, det viktigste er riktig tilnærming. Og det er aldri for sent å begynne.
Kilde: www.habr.com