I dag er realiteten at på grunn av karantene og koronavirus må mange bedrifter tenke på hvordan de kan tilby fjernarbeid til sine ansatte. Nesten hver dag dukker det opp artikler som avslører både tekniske og psykologiske sider ved problemet med å gå over til fjernarbeid. Samtidig har det allerede blitt akkumulert stor erfaring med slikt arbeid, for eksempel av frilansere eller de IT-selskapene som har jobbet med ansatte og kunder som bor over hele verden i lang tid.
Å gå over til et stort IT-selskap til fjernarbeid er kanskje ikke en lett oppgave. Men i mange tilfeller kan du klare deg med kjente verktøy og teknikker. I denne artikkelen skal vi se på vår erfaring med fjernarbeid fra den tekniske siden. Vi håper at denne informasjonen vil hjelpe bedrifter med å tilpasse seg nye forhold. Jeg vil være takknemlig for eventuelle kommentarer, forslag og tillegg.
Fjerntilgang til selskapets ressurser
Hvis et IT-selskap jobber på et kontor, er det som regel systemenheter, bærbare datamaskiner, servere, skrivere og skannere, samt telefoner. Alt dette er koblet til Internett via en ruter. I de første årene av sin eksistens plasserte selskapet vårt nettopp slikt utstyr på kontoret.
Tenk deg nå at du raskt må sende alle ansatte hjem innen 1-2 dager, og slik at arbeidet med prosjekter ikke stopper opp. Hva skal man gjøre i dette tilfellet?
Alt er klart med bærbare datamaskiner – ansatte kan ganske enkelt ta dem med seg. Systemenheter og monitorer er vanskeligere å transportere, men dette kan likevel gjøres.
Men hva skal man gjøre med servere, skrivere og telefoner?
Løser problemet med tilgang til servere på kontoret
Når ansatte flytter hjem, men serverne forblir på kontoret og det er noen som passer på dem, gjenstår det bare å løse problemet med å organisere sikker ekstern tilgang for ansatte til bedriftens servere. Dette er en jobb for en systemadministrator.
Hvis Microsoft Windows Server er installert på kontorservere (slik vi hadde i de første årene av arbeidet), så så snart administratoren konfigurerer terminaltilgang via RDP-protokollen, vil ansatte kunne jobbe med serveren hjemmefra. Det er mulig at du må kjøpe ekstra lisenser for terminaltilgang. Uansett vil ansatte trenge en datamaskin som kjører Microsoft Windows hjemme.
Servere som kjører Linux OS vil være tilgjengelige hjemmefra og uten å kjøpe noen lisenser. Administratoren til bedriften din trenger kun å konfigurere tilgang via protokoller som SSH, POP3, IMAP og SMTP.
Hvis dette ikke allerede er gjort, så for å beskytte servere mot uautorisert tilgang, er det fornuftig for administratoren å i det minste installere en brannmur (brannmur) på kontorservere, samt sette opp ekstern tilgang for dine ansatte ved hjelp av VPN. Vi bruker OpenVPN-programvare, tilgjengelig for nesten alle plattformer og operativsystemer.
Men hva skal jeg gjøre hvis kontoret er helt stengt med alle servere slått av? Det er fire alternativer igjen:
- Hvis det er mulig, bytt fullstendig til skyteknologier - bruk et cloud CRM-system, lagre delte dokumenter på Google Docs, etc.;
- transportere serverne til systemadministratorens hjem (han vil være glad ...);
- transportere serverne til et datasenter som godtar å godta dem;
- leie serverkapasitet i et datasenter eller i skyen
Det første alternativet er bra fordi du ikke trenger å overføre eller installere noen servere. Resultatene av overgangen til skyteknologier vil fortsette å være nyttige for deg; de vil tillate deg å spare penger og krefter på support og vedlikehold.
Det andre alternativet skaper problemer hjemme for systemadministratoren, siden serveren vil være døgnet rundt og ganske bråkete. Hva om et selskap ikke har én server på kontoret sitt, men et helt rack?
Å transportere servere til et datasenter er heller ikke lett. Som regel kan kun servere som er egnet for rackinstallasjon plasseres i et datasenter. Samtidig bruker kontorer ofte Big Tower-servere eller til og med vanlige stasjonære datamaskiner. Det vil være vanskelig for deg å finne et datasenter som godtar å være vert for slikt utstyr (selv om slike datasentre finnes; for eksempel vert vi dem i PlanetaHost-datasenteret). Du kan selvfølgelig leie nødvendig antall stativer og montere utstyret ditt der.
Et annet problem med å flytte servere til et datasenter er at du mest sannsynlig må endre IP-adressene til serverne. Dette kan igjen kreve omkonfigurering av serverprogramvaren eller endringer i eventuelle programvarelisenser hvis de er knyttet til IP-adresser.
Muligheten for å leie serverkapasitet i et datasenter er enklere i forhold til å slippe å transportere servere noe sted. Men systemadministratoren din må installere all programvare på nytt og kopiere de nødvendige dataene fra serverne som er installert på kontoret.
Hvis kontorteknologiene dine er basert på bruk av Microsoft Windows OS, kan du leie en Microsoft Windows-server med det nødvendige antallet terminallisenser i datasenteret. Ta en slik lisens for hver av dine ansatte som jobber med serveren eksternt.
Å leie fysiske servere kan være 2-3 ganger billigere enn å leie virtuelle servere i skyen. Men hvis du trenger veldig lite strøm, og ikke en hel server, kan skyalternativet være billigere.
Den økte prisen på skyressurser er en konsekvens av å reservere maskinvareressurser i skyen. Som et resultat kan skyen fungere mer pålitelig enn en leid fysisk server. Men her må du allerede vurdere risikoen og telle pengene.
Når det gjelder selskapet vårt, som driver med etablering av nettbutikker, har alle nødvendige ressurser lenge vært lokalisert i datasentre og er tilgjengelige eksternt. Dette er eide og leide fysiske servere som brukes til å hoste butikker, samt virtuelle maskiner for programvareutviklere, layoutdesignere og testere.
Overføring av arbeidsstasjoner fra kontoret til hjemmet
Som vi allerede har sagt, kan ansatte ganske enkelt ta med seg arbeidsdatamaskiner - bærbare datamaskiner eller systemenheter med skjermer. Ved behov kan du kjøpe nye bærbare datamaskiner til ansatte og få dem levert hjem til deg. Selvfølgelig må du installere nødvendig programvare på nye datamaskiner, noe som vil føre til ekstra tid.
Hvis ansatte allerede har hjemmedatamaskiner som kjører Microsoft Windows, kan de bruke dem som Microsoft Windows Server-terminaler eller for å få tilgang til servere som kjører Linux. Det vil være nok til å konfigurere VPN-tilgang.
Våre ansatte jobber både på Windows og Linux. Vi har svært få Microsoft Windows-servere, så det er ikke nødvendig å kjøpe terminallisenser for dette operativsystemet. Når det gjelder tilgang til ressurser i datasentre, er den organisert ved hjelp av en VPN og er i tillegg begrenset av brannmurer installert på hver server.
Ikke glem å gi ansatte som jobber hjemmefra hodetelefoner (hodetelefoner med mikrofoner) og et videokamera. Dette vil tillate deg å kommunisere eksternt med stor effektivitet, nesten som på kontoret.
Mange prøver å kontrollere hva ansatte gjør hjemme i arbeidstiden ved å installere ulike spesialiserte skjermer på datamaskinene sine. Vi gjorde aldri dette, vi kontrollerte bare resultatene av arbeidet. Som regel er dette ganske nok.
Hva du skal gjøre med skriveren og skanneren
Programvareutviklere for nettsteder trenger sjelden skrivere og skannere. Men hvis slikt utstyr er nødvendig for ansatte, vil det oppstå et problem ved overgang til fjernarbeid.
Vanligvis har et kontor installert en MFP i nettverk, som er rask, stor og tung. Ja, den kan sendes hjem til den ansatte som oftest skal skrive ut og skanne. Hvis selvfølgelig denne ansatte har mulighet til å være vertskap for det.
Men hvis mange av dine ansatte ofte skanner og skriver ut dokumenter, må du kjøpe en MFP og installere den hjemme hos dem, eller endre selskapets forretningsprosesser.
Som et alternativ til transport og kjøp av nye multifunksjonsmaskiner, er det en akselerert overgang til elektronisk dokumenthåndtering der det er mulig.
Arbeid med papir og elektroniske dokumenter
Det beste er om du før du går over til fjernarbeid klarer å overføre all dokumentflyt til elektronisk form. For eksempel bruker vi DIADOK til å utveksle regnskapsdokumenter, og betale regninger gjennom klientbanken.
Ved implementering av et slikt system vil det være nødvendig å gi alle ansatte som er involvert i elektronisk dokumenthåndtering (for eksempel regnskapsførere) nøkkelbrikker med en forbedret kvalifisert elektronisk signatur. Det kan ta litt tid å motta slike nøkkelringer, så det er bedre å vurdere dette problemet på forhånd.
I DIADOK (som i lignende tjenester) kan du sette opp roaming med andre elektroniske dokumenthåndteringsoperatører. Dette vil være nødvendig hvis motparter bruker andre dokumenthåndteringssystemer enn ditt.
Hvis du eller noen av dine motparter jobber med dokumenter på den gamle måten, må du sende og motta vanlige papirbrev ved å besøke et postkontor eller ringe bud. Ved karantene vil slike operasjoner måtte reduseres til et minimum.
Hva skal man gjøre med telefoni
I de første driftsårene brukte selskapet vårt fasttelefon og mobiltelefon. Imidlertid innså vi veldig snart at med et stort antall ansatte og kunder, trengte vi en mer adekvat løsning.
Det mest praktiske alternativet for oss var den virtuelle hussentralen fra MangoTelecom. Med dens hjelp ble vi kvitt forbindelsen til bytelefonnumre (og dermed den fysiske plasseringen av kontoret). Vi fikk også muligheten til å integrere hussentralen med vår CRM, ta opp kundestøttesamtaler med kunder, sette opp viderekobling osv.
Deretter kan du installere den virtuelle PBX-applikasjonen på din smarttelefon, bærbare eller stasjonære datamaskin. Dette lar deg ringe russiske numre eller motta samtaler til innenlandske takster, selv fra utlandet.
Dermed lar en virtuell PBX deg gjøre flyttingen av ansatte fra kontoret til hjemmet nesten umerkelig med tanke på forretningskontinuitet.
Hvis du bruker en kontorsentral og det er uunngåelig å slå den av når du flytter, bør du vurdere å bytte til en virtuell hussentral. Ta kontakt med telefonleverandøren din for å se om det er mulig å aktivere viderekobling fra fasttelefonnumre til innkommende virtuelle PBX-numre. I dette tilfellet, når du bytter til en virtuell PBX, vil du ikke miste innkommende anrop.
Når det gjelder samtaler mellom ansatte, når du arbeider med en virtuell PBX, belastes slike samtaler som regel ikke.
Fjernvalg og opplæring av ansatte
Ved påfyll av personalet, i de første årene av selskapets drift, inviterte vi alltid kandidater til kontoret, gjennomførte klassiske intervjuer og ga oppgaver. Deretter ga vi individuell opplæring for nykommere på kontoret.
Men over tid gikk vi helt over til fjernrekruttering.
Primærutvelgelse kan gjennomføres ved hjelp av tester vedlagt stillingen på HHs nettsider eller annen rekrutteringstjeneste. Det må sies at når de er utformet riktig, kan disse testene filtrere ut et betydelig antall kandidater som ikke oppfyller kravene.
Og så er alt enkelt - vi bruker Skype. Ved å bruke Skype og alltid med videokameraet slått på, kan du gjennomføre et intervju ikke mindre effektivt enn om kandidaten satt ved siden av deg ved bordet.
Selv om det er visse ulemper, har Skype også svært viktige fordeler i forhold til lignende systemer. Først av alt, via Skype kan du organisere en demonstrasjon av datamaskinens skrivebord, og dette er veldig nødvendig når du underviser og diskuterer arbeidsspørsmål. Deretter er Skype gratis, tilgjengelig på alle større plattformer og enkelt å installere på datamaskinen eller smarttelefonen.
Hvis du trenger å organisere et møte eller opplæring for flere ansatte, er det bare å opprette en gruppe på Skype. Ved å dele skrivebordet sitt kan en programleder eller lærer gi møtedeltakerne alt nødvendig materiale. I chattevinduet kan du publisere lenker, tekstmeldinger, utveksle filer eller gjennomføre dialoger.
I tillegg til undervisning på Skype, utarbeider vi undervisningsfilmer (ved hjelp av programmet Camtasia Studio, men du kan bruke det du er vant til). Hvis disse filmene kun er til intern bruk, legger vi dem ut på våre servere, og hvis det er for alle, så på YouTube.
I de fleste tilfeller lar denne kombinasjonen av pedagogiske filmer, klasser i Skype-grupper med dialog og skrivebordsdemonstrasjoner, samt individuell kommunikasjon mellom læreren og studentene oss gjennomføre opplæring helt eksternt.
Ja, det finnes tjenester som er utviklet for å demonstrere et skrivebord for en gruppe brukere, for å gjennomføre webinarer og til og med plattformer for opplæring (inkludert gratis). Men for alt dette må du betale enten med penger eller tid brukt på å lære å jobbe med plattformen. Gratis plattformer kan til slutt bli betalt. Samtidig vil Skype-funksjoner være tilstrekkelig i mange tilfeller.
Samarbeid om prosjekter
Når vi jobber sammen om prosjekter, holder vi daglige og ukentlige møter, bruker parprogrammering og kodegjennomganger. Skype-grupper er opprettet for møter og kodegjennomgang, og skrivebordsdemonstrasjoner brukes om nødvendig. Når det gjelder koden, er den lagret i vår GitLab-server, som ligger i datasenteret.
Vi organiserer felles arbeid med dokumenter ved hjelp av Google Docs.
I tillegg til alt dette har vi en intern Klondike kunnskapsbase, integrert med søknadsbehandling og ressursplanleggingssystemet (vår CRM og ERP). Vi har laget og forbedret disse verktøyene, hostet på servere i datasenteret, gjennom årene. De lar oss effektivt behandle en rekke forespørsler fra våre kunder, tildele fullbyrdere, gjennomføre diskusjoner om søknader, registrere arbeidstid og gjøre mye mer.
Mest sannsynlig bruker bedriften din allerede noe lignende, og når du flytter til eksternt arbeid for ansatte, vil det være nok til å gi ekstern tilgang til de riktige ressursene.
Ekstern brukerstøtte
Våre brukere er eiere og ledere av nettbutikker som opererer i nesten alle regioner i Russland. Selvfølgelig gir vi dem støtte eksternt.
Vårt støtteteam jobber gjennom et billettsystem, svarer på spørsmål via e-post og telefon, og chatter gjennom den administrative nettsiden til nettbutikken og selskapets nettsted.
På stadiet med å diskutere oppgaver bruker vi alle instant messengers som er tilgjengelige for klienten, for eksempel Telegram, WhatsApp, Skype.
Noen ganger er det behov for å se hva klienten gjør på datamaskinen sin. Dette kan gjøres via Skype i desktop demo-modus.
Om nødvendig kan du arbeide eksternt på brukerens datamaskin ved å bruke verktøy som TeamViewer, Ammee Admin, AnyDesk, etc. For å bruke disse verktøyene, må klienten installere riktig programvare på datamaskinen.
Sette opp VPN-tilgang
Vi har OpenVPN-servere installert på virtuelle maskiner plassert i forskjellige datasentre (ved hjelp av Debian 10 OS). OpenVPN-klienten er installert på arbeidsdatamaskinene til våre ansatte i Debian, Ubuntu, MacOS og Microsoft Windows.
På Internett kan du finne mange instruksjoner for å installere OpenVPN-serveren og -klienten. Du kan også bruke min .
Det må sies at den manuelle prosedyren for å lage nøkler for ansatte er veldig kjedelig. For å sikre at det ikke tar mer enn ti sekunder å koble til en ny bruker, bruker vi et skript som ligner på det nedenfor under spoileren.
Skript for å lage nøkler
#!/bin/bash
if [ -z "$1" ]
then
echo "============================================================="
echo "VPN -- Generate crt key pair"
echo "============================================================="
echo "Usage: bash gen.sh username"
exit
fi
echo "============================================================="
echo "VPN -- Generate crt key pair for user: $1"
echo "============================================================="
ADMIN_EMAIL="[email protected]"
USER=$1
RSA="/home/ca/easy-rsa-master/easyrsa3/"
PKI="$RSA"pki/
PKI_KEY="$PKI"private/
PKI_CRT="$PKI"issued/
USR_CRT="/home/ca/cert_generation/user_crt/"
USR_DISTR="/home/ca/cert_generation/user_distr/"
# If user key does not exists, create it
if [ ! -f "$PKI_KEY$USER.key" ]
then
echo "File $PKI_KEY$USER.key does not exists, creating..."
cd "$RSA"
./easyrsa build-client-full $USER nopass
fi
# Removing user folder, if exists
if [ -e "$USR_CRT$USER/" ]
then
echo "Already exists, removing user folder $USR_CRT$USER..."
rm -r -f "$USR_CRT$USER/"
fi
# Create user folder for key and other files
mkdir $USR_CRT/$USER/
# Copy OpenVPN key, cert and config files to user folder
cp "$PKI_KEY$USER.key" "$USR_CRT$USER/$USER.key"
cp "$PKI_CRT$USER.crt" "$USR_CRT$USER/$USER.crt"
cp "$PKI"ca.crt "$USR_CRT$1"
cp "$USR_DISTR"ta.key "$USR_CRT$USER"
cp "$USR_DISTR"openssl.cnf "$USR_CRT$USER"
# Copy Manual files
cp "$USR_DISTR"readme_vpn_win.txt "$USR_CRT$USER"
# Replace string "change_me" in configuration files whis user name $USER
cp "$USR_DISTR"server.conf "$USR_CRT$USER"/server.conf.1
cp "$USR_DISTR"mycompany_vpn.ovpn "$USR_CRT$USER"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1
cp "$USR_DISTR"readme_vpn_win.txt "$USR_CRT$USER"/readme_vpn_win.txt.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/server.conf.1 > "$USR_CRT$1"/server.conf
rm "$USR_CRT$USER"/server.conf.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1 > "$USR_CRT$1"/mycompany_vpn_$USER.ovpn
rm "$USR_CRT$USER"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/readme_vpn_win.txt.1 > "$USR_CRT$1"/readme_vpn_win.txt
rm "$USR_CRT$USER"/readme_vpn_win.txt.1
# Create tar.gz and send it to administrator e-mail
tar -cvzf "$USR_CRT$USER/$USER.tar.gz" "$USR_CRT$USER/"
echo "VPN: crt, key and configuration files for user $USER" | mutt $ADMIN_EMAIL -a $USR_CRT/$USER/$USER.tar.gz -s "VPN: crt, key and configuration files for user $USER"
echo "---------> DONE!"
echo "Keys fo user $USER sent to $ADMIN_EMAIL"
Når det lanseres, sendes dette skriptet til bruker-IDen (med latinske bokstaver) som en parameter.
Skriptet ber om Certificate Authority-passordet, som opprettes når du installerer OpenVPN-serveren. Deretter oppretter dette skriptet en katalog med alle nødvendige sertifikater og konfigurasjonsfiler for OpenVPN-klienter, samt en dokumentasjonsfil for installasjon av OpenVPN-klienten.
Når du oppretter konfigurasjons- og dokumentasjonsfiler, erstattes change_me med bruker-ID.
Deretter pakkes katalogen med alle nødvendige filer og sendes til administratoren (adressen er angitt direkte i skriptet). Alt som gjenstår er å videresende det resulterende arkivet til brukeren til hans e-postadresse.
Vi håper du kan bruke perioden med tvangsfengsling hjemme nyttig. Etter å ha mestret teknikkene for å jobbe uten kontor, kan du fortsette å aktivt bruke arbeidet til eksterne ansatte.
Lykke til med flytting og fruktbart arbeid hjemmefra!
Kilde: www.habr.com