Mange bedrifter har allerede vært i stand til å sette pris på fordelene ved å behandle anrop ved å bruke MegaFons virtuelle PBX. Det er også mange som bruker Bitrix24 som et praktisk og rimelig CRM-system for salgsautomatisering.
Nylig oppdaterte MegaFon integrasjonen med Bitrix24, og utvidet mulighetene betydelig. I denne artikkelen vil vi analysere hvilke funksjoner som vil være tilgjengelige for bedrifter etter integrasjonen av disse to systemene.
Grunnen til å skrive denne artikkelen er at mange selskaper bruker tjenester separat, uten å vite om fordelene som deres gjensidige integrasjon kan gi. Vi vil analysere i detalj mulighetene for integrasjon og vise hvordan den er konfigurert.
Til å begynne med skal vi analysere hvilke systemer vi skal integrere. Virtual PBX fra MegaFon er en tjeneste som åpner for muligheten til å kontrollere alle bedriftsanrop. Virtual PBX fungerer både med stasjonære IP-telefoner og -enheter, og med mobiltelefoner og direkte fra CRM-systemet gjennom samtalebehandling i nettleseren.
CRM Bitrix24 er et system som hjelper til med å organisere automatisert regnskapsføring av data om transaksjoner og kunder, samt å optimalisere arbeidsprosesser på en kvalitetsmessig måte. Funksjonalitet, enkelhet og tilgjengeligheten av en gratis plan har gjort det til en av de mest populære CRM-ene i Russland. En annen funksjon ved systemet er dets allsidighet; Bitrix24 er mye brukt av en rekke handels- og serviceselskaper.
Integrasjon kan konfigureres både for boxed office-versjonen med installasjon på bedriftens servere, og for skyversjonen av Bitrix24, som er tilgjengelig via WEB-grensesnittet fra det offentlige Internett. Det er viktig å huske at i det andre tilfellet fungerer integrasjonen mellom to skytjenester direkte, tjenestene vil fortsette å samhandle selv om strømmen eller Internett går ut på kontoret ditt.
La oss se nærmere på mulighetene for integrering.
1. Pop-up klientkort for et innkommende anrop
I fravær av integrasjon er den ansatte tvunget til å bruke tid og krefter på å opprette et klientkort eller transaksjon manuelt, i så fall går kontakter og transaksjoner tapt, og i beste fall må klienten kontaktes på nytt, i verste fall vil ordren bli tapt. Med en innkommende samtale vil den ansatte se at samtalen kom fra en klient som er ukjent for Bitrix24. Popup-kortet viser nummeret som anropet kom fra, hvilket nummer det kom fra. Vi ser at det ikke er noen avtaler eller kommentarer for kunden ennå. En ansvarlig leder Aleksey Belyakov blir automatisk tildelt klienten.
Hvis en kontakt eller avtale allerede eksisterer, vil lederen vite navnet på klienten selv før han tar telefonen.
Du kan komme inn i den tilsvarende avtalen ved å klikke på navnet.
Hvordan opprette en kontakt manuelt?
Hvis du har deaktivert muligheten til å automatisk opprette en kontakt og en klient hvis nummer ikke er i Bitrix24 ringte deg, kan du opprette en ny kontakt i et popup-vindu, potensielle salg og avtaler vil også bli opprettet automatisk, som vi vil snakke om litt senere. Hvis det ikke er integrasjon, vil det ikke være noe popup-vindu, og klienten må startes helt manuelt, noe som tar mye tid for lederen.
I CRM-innstillingene kan du velge en av to driftsmoduser:
- Enkel (ingen kundeemner)
- Klassisk (med ledninger)
Hvordan lage avtaler?
I Simple CRM-modus vil avtaler opprettes umiddelbart, uten å opprette potensielle kunder.
Hvordan skape leads?
I den klassiske CRM-modusen opprettes først leads, som deretter kan konverteres til kontakter og avtaler.
2. Automatisk oppretting av kundeemner, kontakter og avtaler
Med et innkommende anrop vil muligheten til å opprette en kontakt automatisk tillate deg å ikke miste en eneste klient. Etter slutten av samtalen vil en oversikt over samtalen automatisk legges til transaksjonen. Lead eller kontakt vil bli opprettet selv om ingen av de ansatte svarer på samtalen og kan behandles senere.
Kontakten vil beholde nummeret han ringte fra, og en ny avtale vil bli vedlagt, kontaktnavnet vil ikke bli angitt.
Hvis lederen ikke opprettet en kontakt under en samtale med en klient hvis nummer ikke er i kontaktlisten, kan denne kontakten opprettes automatisk. For å gjøre dette, aktiver alternativet for å automatisk opprette kontakter eller potensielle kunder når du ringer et nummer som ikke er i kontaktlisten.
Hvorfor kan dette være nødvendig? Tenk deg at en leder ringer klienter ved hjelp av en database som ikke er lastet inn i Bitrix24, eller ringer et nummer på et visittkort, men glemte å legge det inn i CRM. Kontakten opprettes automatisk og den ansatte må fylle ut nødvendig informasjon.
Denne kontakten vil ha et nummer og en avtale opprettes, men navnet vil ikke bli satt.
3. Automatisk oppretting av oppgaver
I integrasjonsinnstillingene kan du velge til hvem og i hvilke situasjoner du ønsker å sette oppgaver for senere samtalebehandling. Du kan legge til en oppgavebeskrivelse og tittel. Du kan legge til en eier og en observatør til oppgaven fra listen over ansatte.
Oppgaver opprettet ved samtale vil vises i lead, deal, kontaktkort og i listen over oppgaver i Oppgaver og prosjekter.
4. Ring med ett klikk
Telefonnummeret på softphone eller telefon kan ikke lenger ringes. I stedet klikker du bare på håndsettikonet eller det lagrede nummeret.
Først vil samtalen gå til enheten din (telefon eller softphone), du tar av røret, etter det vil den virtuelle PBXen ringe klientens nummer. Et klientkort vises på skjermen.
5. Lagre alle anrop på klientkortet
Alle aktiviteter etter lead, kontakt og deal kan sees i klientkortet. Så la oss gå til avtalen.
På høyre side av feeden vises anrop relatert til avtalen. Her kan du også lytte til en hvilken som helst samtale (for dette må du aktivere alternativet "Anropsopptak" i den virtuelle PBX-personkontoen i tariffdelen). Informasjon med anropsjournal og historikk kan sees i klientkortet direkte i Bitrix24.
Vi anbefaler at du registrerer informasjon om klienten og inngåtte avtaler i klientkortet etter hver samtale, samt oppretter oppgaver for videre aktiviteter.
6. Automatisk tilkobling av klienten til en personlig leder
Alternativet for automatisk tilkobling med en personlig leder vil tillate klienten å ikke kaste bort tid på første linje og umiddelbart koble til en personlig leder. I tillegg kan du i integrasjonsinnstillingene velge den ansatte eller avdelingen som samtalen skal dirigeres til dersom den ansatte ikke svarer innen 15 sekunder.
Denne innstillingen vil bli vist i det virtuelle PBX-grensesnittet som på skjermbildet nedenfor:
Hvordan sette opp integrasjon av Virtual PBX med Bitrix24?
For å integrere VATS med Bitrix24, må du aktivere alternativet "Integrasjon med CRM" i den personlige kontoen til den virtuelle PBXen fra MegaFon. Hvis du vil ta opp og lytte til samtaler gjennom Bitrix24, må du også aktivere alternativet "Call Recording" der.
1. Først må du installere , skriv først inn CRM og gå til .
2. Gå til den personlige kontoen til Virtual PBX fra MegaFon.
3. Gå til "Innstillinger" - "Integrasjon med CRM".
4. Klikk på "Koble til".
Du kan sette opp integrasjon med både sky- og boksversjoner av Bitrix24. I det andre tilfellet trenger du et fungerende SSL-sertifikat, ellers kan det oppstå problemer på brukerkartleggingsstadiet.
5. Skriv ned Bitrix24-adressen og logg inn på VATS som bruker med administratorrettigheter.
6. Deretter åpnes en skjerm med to grupper av integreringsinnstillinger. I den første gruppen må du matche Bitrix24-brukere med virtuelle PBX-brukere. Uten dette vil ikke systemet kunne vise hendelser korrekt i CRM og identifisere ansatte.
Ytterligere ansatte kan legges til når som helst. Det er viktig å huske å lage en kartlegging for de ansatte du skal tilsette i fremtiden.
7. Den andre gruppen viser mulighetene som er like for alle scenarier.
8. Deretter må du gå videre til integrasjonsscenarier. Hvert element i denne delen er konfigurert separat for både innkommende og utgående samtaler.
Integrasjon kan konfigureres både for hvert nummer individuelt, og for alle nummer samtidig. Lag arbeidsscenarier i det virtuelle PBX-grensesnittet og velg tallene som dette eller det scenariet vil fungere for.
Noen tall kan utelates fra skriptet helt, for eksempel numre til et lager, en regnskapsfører eller en leder. Dette vil spare Bitrix24 for unødvendige transaksjoner, kontakter og kundeemner. La oss se nærmere på elementene i manuset:
- Med et innkommende anrop fra et ukjent nummer, kan en ny kundeemne, kontakt og avtale opprettes automatisk. / Ansvarlig vil være den som tapte eller mottok anropet. I tilfeller av et samtaleavbrudd i IVR, en hilsen, når du ringer til en avdeling, eller hvis den ble mottatt av den på vakt, må du velge personen som skal være ansvarlig for denne avtalen, leadet eller kontakten.
- Et innkommende anrop fra en eksisterende kunde kan automatisk opprette en gjentatt kundeemne og avtale. / En gjentatt kundeemne eller avtale vil bli opprettet på et innkommende anrop fra en eksisterende kunde. Ansvarlig leder fra Bitrix24 vil bli tildelt. Rekkefølgen på den ansvarlige kan endres i CRM-innstillingene, for eksempel kan det være personen som mottok anropet.
- Samtaler fra eksisterende kunder vil bli omdirigert til ansvarlige ledere spesifisert i Bitrix24. / I utgangspunktet er alternativet aktivert for alle. Du kan velge numre som opsjonen skal fungere for, og den ansatte som samtalen skal overføres til dersom den ansvarlige ikke svarer.
- Ved et innkommende anrop fra et ukjent nummer kan det opprettes en oppgave for den ansatte som mottok anropet for en vellykket samtale eller for en ansatt på vakt for en mislykket samtale. / I innstillingen til dette elementet må du velge aktive handlinger:
- opprette en oppgave for en ansatt etter at han har mottatt en samtale. For å gjøre dette må du spesifisere tittelen på oppgaven, teksten til oppgaven og observatøren.
- opprette en oppgave for en ansatt eller vakthavende på et tapt anrop. Her må du velge ansvarlig på vakt, tittel på oppgaven, oppgavetekst og observatør.
- Ved innkommende samtale fra eksisterende klient kan det opprettes en oppgave for ansvarlig leder eller den ansatte som mottok samtalen. / I likhet med innstillingene til forrige element, må du velge aktive handlinger:
- Ved en vellykket samtale oppretter du en oppgave for den ansatte som mottok samtalen. For å gjøre dette må du spesifisere tittelen på oppgaven, teksten til oppgaven, og også velge observatøren.
- Lag en oppgave for en ansatt eller vaktleder på et tapt anrop. For å gjøre dette må du velge ansvarlig person på vakt, teksten til oppgaven, tittelen på oppgaven og observatøren.
Neste er innstillingene for utgående anrop.
- Når du foretar et utgående anrop til et ukjent nummer, kan en ny kundeemne, kontakt og avtale opprettes automatisk. / Ingen ekstra innstillinger er nødvendig her.
- Når du foretar et utgående anrop til en eksisterende kunde, kan en gjentatt kundeemne og en avtale opprettes automatisk. / Du må spesifisere i innstillingene hvem som skal være ansvarlig for den gjentatte avtalen eller leadet i tilfelle en vellykket samtale: personen som er ansvarlig for kontakten eller den som ringte? Separat må du velge den ansvarlige i tilfelle en mislykket samtale.
- Når du foretar et utgående anrop til en eksisterende kunde, kan en gjentatt kundeemne og en avtale opprettes automatisk. / I innstillingene må du spesifisere den ansvarlige i den gjentatte kundeemnet eller avtalen i tilfelle en vellykket samtale: personen som ringte eller personen som er ansvarlig for kontakten? Du må også velge en ansvarlig person i tilfelle en mislykket samtale.
- Når du foretar et utgående anrop til et ukjent nummer, kan det opprettes en oppgave for den som ringer. / Du kan sette opp oppgaver for mislykkede og vellykkede samtaler. Oppgaven må foreskrive en tittel, tekst og velge en observatør.
- Ved utgående samtale til eksisterende kunde kan det opprettes en oppgave for ansvarlig leder eller innringer. / Velg i innstillingene om du vil opprette oppgaver for mislykkede og vellykkede samtaler. I begge tilfeller må du velge den ansvarlige for oppgaven (den som ringte eller den ansvarlige for kontakten), tittelen på oppgaven, teksten og velge observatøren.
9. Og den siste innstillingen er å angi samtalehistorikken til ansatte som ikke er i Bitrix24. Historien til disse samtalene kan lagres under navnet til den ansatte du velger.
Klikk "Lagre", den grønne inskripsjonen "Tilkoblet" vises på ikonet - dette betyr at integrasjonen er aktivert og fungerer.
10. For at du skal kunne ringe ved å klikke på et telefonnummer, kreves det en innstilling til.
Klikk på Generelle innstillinger og velg MegaFon-applikasjonen som numre for utgående anrop.
Klikk "Lagre".
La oss oppsummere.
Bitrix24 er et verktøy for å bygge effektive detaljhandelsprosjekter. Integrasjon med telefoni vil utvide funksjonaliteten til CRM, som et resultat vil du få tilgang til å se samtalestatistikk, lytte til samtaleopptak direkte fra Bitrix24.
Ansatte på innkommende samtaler vil kunne se navn på kunder, og vil spare tid ved opprettelse av leads, avtaler og kontakter, og funksjonen med å tildele en personlig leder vil gi deg mange nye fornøyde kunder.
Alle innstillinger kan selvsagt gjøres på noen få minutter, samtidig som integrasjonen åpner for mange ekstra muligheter for både telefoni med Virtual PBX-tilkobling og CRM.
Kilde: www.habr.com