Historien til e-post går flere tiår tilbake. I løpet av denne tiden har denne standarden for bedriftskommunikasjon ikke bare blitt utdatert, men blir mer og mer populær hvert år på grunn av introduksjonen av samarbeidssystemer i forskjellige bedrifter, som som regel er basert spesifikt på e-post. Men på grunn av mangelen på effektivitet til e-post, forlater flere og flere brukere den til fordel for tekstchatter, tale- og videosamtaler og videokonferanser. Slike metoder for bedriftskommunikasjon hjelper ansatte med å spare mye tid og som et resultat bli mer effektive og gi mer penger til selskapet.
Bruken av chatter og videokommunikasjon for å løse arbeidsproblemer fører imidlertid ofte til fremveksten av nye trusler mot informasjonssikkerheten til en bedrift. Faktum er at i fravær av en passende bedriftsløsning, kan ansatte uavhengig begynne å korrespondere og kommunisere i offentlige tjenester, noe som kan føre til lekkasje av viktig informasjon. På den annen side er ikke bedriftsledelsen alltid villig til å bevilge midler til implementering av bedriftsplattformer for videokonferanser og chatter, siden mange er sikre på at de distraherer ansatte fra jobb mer enn å øke effektiviteten. En vei ut av denne situasjonen kan være utplassering av bedriftschat og videokonferanser basert på eksisterende informasjonssystemer. De som bruker Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition som en samarbeidsplattform kan løse problemet med å lage bedriftschat og videokonferanser med Zextras Team, en løsning som legger til mange nye funksjoner knyttet til bedriftsnettbasert kommunikasjon til Zimbra OSE.
Zextras Team kommer i to utgaver: Zextras Team Basic og Zextras Team Pro, og er forskjellige i settet med funksjoner. Det første leveringsalternativet er helt gratis og lar deg organisere tekstchatter i både en-til-en- og gruppechatformater, samt en-til-en videochatter og lydsamtaler basert på Zimbra OSE. I dette tilfellet vil alle disse funksjonene være tilgjengelige direkte fra Zimbra OSE-webklienten. I tillegg kan Zextras Team Basic-brukere bruke mobilapplikasjonen, tilgjengelig på iOS- og Android-plattformer. Disse appene lar deg få tilgang til private chatter og tekstchatter, og vil i fremtiden tillate deg å foreta videosamtaler. La oss umiddelbart merke seg at for videochatter og lydsamtaler, trenger Zextras Team-brukere et skikkelig fungerende webkamera og/eller mikrofon.
Men Zextras Team Pro gir mye rikere funksjonalitet. I tillegg til mulighetene som allerede er oppført, vil Zextras Team-brukere ha muligheten til å lage videokonferanser for et stort antall ansatte. Dette gjør at man kan holde møter blant ansatte som befinner seg geografisk på ulike steder og dermed spare tid som tidligere ble brukt på å samle møtedeltakere i ett rom, og bruke den på en mer inngående problemstilling eller på å løse konkrete arbeidsoppgaver.
Zextras Team Pro lar deg også lage virtuelle rom og virtuelle møter for ansatte. Rommet kan inneholde flere møterom samtidig, hvor ulike deltakere i rommet kan diskutere felles tema. Tenk for eksempel på en bedrift som har en salgsavdeling på 16 personer. Av disse jobber 5 ansatte i b2c-salg, 5 ansatte driver b2b-salg, og ytterligere 5 ansatte jobber i b2g. Hele avdelingen ledes av leder for salgsavdelingen.
Siden alle ansatte jobber i samme avdeling, vil det være lurt å skape et felles rom for å diskutere alle temaene som angår hver enkelt selger. Samtidig dukker det ofte opp temaer som kun angår en avdeling som jobber for eksempel med b2b. Salgsavdelingsansatte som jobber på andre områder har selvsagt ikke behov for å delta i diskusjoner om slike temaer, men avdelingslederen bør delta i diskusjoner av hver avdeling. Det er derfor det er mulig å tildele separate virtuelle møter for hver retning innenfor plassen som er avsatt for behovene til salgsavdelingen, slik at ansatte i hver av dem kan kommunisere med hverandre og med avdelingslederen. Samtidig vil lederen selv ha alle de tre virtuelle møtene samlet på en egen plass. Og hvis du tenker på at all kommunikasjon foregår på selskapets servere og data ikke overføres noe sted fra dem, kan slike chatter kalles ganske trygge når det gjelder informasjonssikkerhet. Utover salgsavdelingen kan konseptet med rom og virtuelle møterom brukes på hele bedriften.
I tillegg til videomøter er lydsamtaler også tilgjengelig for brukere. I tillegg til at de belaster kommunikasjonskanaler mye mindre, er mange ansatte ofte rett og slett flaue over å kommunisere i videoformat og dekker ofte til og med webkameraet på sine bærbare datamaskiner.
I tillegg til videochatter og lydsamtaler med ansatte, lar Zextras Team deg opprette videochatter og lydsamtaler med enhver bruker som ikke er ansatt i bedriften ved å generere og sende ham en spesiell lenke for å bli med i møtet. Siden Zextras Team bare krever en moderne nettleser, kan du ved å bruke denne funksjonen alltid raskt kommunisere med en klient eller motpart i tilfeller der vanlig korrespondanse vil ta for mye tid. I tillegg støtter Zextras Team fildeling, som ansatte kan sende til hverandre direkte under en videosamtale eller tekstsamtale.
Det er umulig å ikke nevne den spesielle mobilapplikasjonen Zextras Team, som lar ansatte delta i bedriftschatter mens de ikke er på arbeidsplassen. Appen er tilgjengelig for iOS- og Android-plattformer, og lar brukere for øyeblikket:
- Før korrespondanse ved å motta og sende meldinger på smarttelefonen din
- Opprett, slett og bli med i private chatter
- Opprett, slett og bli med i gruppechatter
- Bli med i virtuelle rom og samtaler, samt opprett og slett dem
- Inviter brukere til virtuelle rom og samtaler, eller omvendt, fjern dem derfra
- Motta push-varsler og opprette en sikker forbindelse med bedriftens server.
I fremtiden vil applikasjonen legge til muligheter for privat videokommunikasjon, samt videokonferanser og en fildelingsfunksjon.
En annen interessant funksjon ved Zextras Team er muligheten til å kringkaste innholdet på dataskjermen i sanntid, samt overføre kontroll over det til en annen bruker. Denne funksjonen kan være svært nyttig når du gjennomfører opplæringswebinarer, der det er nødvendig å gjøre ansatte kjent med det nye grensesnittet. Denne funksjonen kan også hjelpe en bedrifts IT-avdeling med å hjelpe ansatte med å løse problemer med datamaskinene sine uten fysisk tilstedeværelse av en IT-person.
Dermed er Zextras Team en komplett løsning for å organisere praktisk online kommunikasjon mellom ansatte både innenfor bedriftens interne nettverk og utover. På grunn av det faktum at Zextras Backup er i stand til å fullstendig sikkerhetskopiere all informasjon som genereres i Zextras Team, vil informasjon derfra ikke gå tapt noe sted, og avhengig av alvorlighetsgraden av sikkerhetspolicyer, vil systemadministratoren kunne uavhengig konfigurere ulike restriksjoner for brukere.
For alle spørsmål relatert til Zextras Suite, kan du kontakte representanten for Zextras Ekaterina Triandafilidi på e-post [e-postbeskyttet]
Kilde: www.habr.com