Hei alle sammen, jeg har allerede kommet over artikler om hackathons flere ganger: hvorfor folk går dit, hva fungerer, hva gjør det ikke. Kanskje folk vil være interessert i å høre om hackathons fra den andre siden: fra arrangørens side. Vær oppmerksom på at vi snakker om Storbritannia; arrangører fra Russland kan ha en litt annen oppfatning om denne saken.
Litt bakgrunn: Jeg er en 3. års student ved Imperial College London, en programmerer, jeg har bodd her i 7 år (kvaliteten på den russiske teksten kan ha lidd), jeg deltok personlig i 6 hackathons, inkludert den vi skal snakk om nå. Alle arrangementene ble deltatt av meg personlig, så det er litt subjektivitet. På det aktuelle hackathonet var jeg deltaker 2 ganger og arrangør 1 gang. Det heter IC Hack, laget av frivillige studenter og forbrukte 70-80 timer av fritiden min i år. og noen bilder.
Hackathons organiseres vanligvis enten av selskaper (størrelsen på selve selskapet spiller ingen rolle her) eller av universiteter. I det første tilfellet er det merkbart færre spørsmål om organisering. Sponsorater gis av selskapet selv, vanligvis hyres et byrå inn for å organisere arrangementet (noen ganger er de ansatte selv involvert i organisasjonen 100%), juryen rekrutteres blant ansatte og får ofte et tema som det foreslås å lage om. et prosjekt. En helt annen sak er universitetshackathons, som også er delt inn i to kategorier. Den første er av interesse for små universiteter med liten erfaring med å gjennomføre slike arrangementer. De er organisert gjennom MLH (Major League Hacking), som tar ansvar for nesten hele prosessen.
Det er MLH som håndterer sponsingen, tar de fleste av juryplassene, og lærer elevene hvordan de kjører hackathon i prosessen. Eksempler på slike arrangementer inkluderer HackCity, Royal Hackaway og andre. Den største fordelen er stabilitet. Alle hackathons organisert på denne måten er veldig like hverandre, de følger samme scenario, har lignende sponsorer og krever ingen spesiell forberedelse fra studentene som gjennomfører disse arrangementene. Ulempene er åpenbare: arrangementene er ikke veldig forskjellige fra hverandre, selv ned til premiekategoriene. En annen ulempe er den lille mengden finansiering (fra den offisielle nettsiden til Royal Hackaway 2018 kan du se at en gullsponsor gir dem 1500 GBP) og et veldig magert utvalg av "swag" (gratis varer brakt av sponsorselskaper). Fra min egen erfaring kan jeg si at slike arrangementer ikke er veldig store i størrelse, er vennlige for nybegynnere og du kan nesten alltid få billetter til dem (jeg tenkte på å gå eller ikke i 3 dager, men ikke engang halvparten av billettene ble solgt ) og de har veldig ofte lignende konkurrerende team (70-80% av alle prosjekter er relatert til webapplikasjoner). Derfor er det ikke veldig vanskelig for "hipster"-lag å skille seg ut fra bakgrunnen sin.
PS-billetter er nesten alltid gratis; å selge en billett til et hackathon anses som dårlig form.
Nå som jeg kort har snakket om alternativene, la oss gå tilbake til hovedtemaet for innlegget: hackathons organisert av uavhengige studententusiaster. Til å begynne med, hvem er disse studentene, og hva er egentlig fordelen med å organisere et slikt arrangement? De fleste av disse menneskene er selv hyppige deltakere i hackathon, de vet hva som fungerer bra og hva som ikke fungerer bra, og de ønsker et hackathon med preferanse og en ideell opplevelse for deltakerne. Den største fordelen her er erfaring, inkludert personlig deltakelse/vinne i andre hackathons. Alder og erfaring varierer fra 1. års bachelor til 3. års PhD. Fakultetene er også forskjellige: det er biokjemikere, men for det meste er de studentprogrammerere. I vårt tilfelle talte det offisielle teamet 20 personer, men i realiteten hadde vi ytterligere 20-25 frivillige som hjalp til med små oppgaver som mulig. Nå et mer interessant spørsmål: hvordan er det mulig å organisere et arrangement som i skala kan sammenlignes med hackathons holdt av industrigiganter (JP Morgan Hack-for-Good, Facebook Hack London - dette er noen av disse hackathonene som jeg personlig deltok på, og kolossale organisatoriske ble det utført arbeid der)?
La oss starte med det første åpenbare problemet: budsjett. En liten spoiler: å organisere slike arrangementer selv ved ditt eget universitet (hvor husleien er lav/ingen leie) kan lett koste 50.000 3 GBP, og det er veldig vanskelig å finne et slikt beløp. Hovedkilden til disse pengene er sponsorer. De kan enten være interne (andre universitetsmiljøer som ønsker å annonsere og rekruttere nye medlemmer) eller bedrifter. Prosessen med interne sponsorer er ganske enkel: bekjente, professorer og veiledere som administrerer disse fellesskapene. Dessverre er budsjettet deres lite og representerer i noen tilfeller tjenester (plasser snacks i skapet, lån en 420D-printer osv.) i stedet for penger. Derfor kan vi bare håpe på bedriftssponsing. Hva er fordelen for bedrifter? Hvorfor vil de investere penger i dette arrangementet? Ansette nytt lovende personell. I vårt tilfelle 75 deltakere, som er rekord for Storbritannia. Av disse er 8% studenter ved Imperial College (for tiden nummer XNUMX universitet på verdensrangeringen).
Mange bedrifter tilbyr sommer/år praksisplasser for studenter og dette er en fin sjanse til å finne personer som allerede har erfaring og lyst til å jobbe i denne bransjen. Som vår president sa: hvorfor overbetale rekrutteringsbyråer 8000 for 2-3 potensielle kandidater når du kan betale oss 2000 for 20 nye kandidater direkte? Prisene avhenger av størrelsen på hackathonet, arrangørenes rykte og mange andre faktorer. Våre starter fra 1000 GBP for små startups, og går opp til 10.000 3 GBP for hovedsponsoren. Nøyaktig hva sponsorer mottar avhenger helt av hvor mye de er villige til å tilby: bronsesponsorer vil motta en logo på siden, mulighet til å snakke ved åpningen, tilgang til CV-en til alle deltakere og muligheten til å sende oss varene deres for oss å dele ut til deltakerne. Alle statuser fra sølv gir muligheten til å sende ingeniørene dine til å rekruttere rett på stedet, lage din egen premiekategori og en workshop for deltakere som en bonus til alle bronsefordeler. Av personlig erfaring kan jeg si at et av firmaene på sølvnivå rekrutterte 2 personer (15 for sommeren og en for en fast stilling) rett under hackathonet, og jeg talte ikke engang hvor mange flere de kunne ansette etter utsendelsen på slutten. Ved å lage din egen premiekategori kan du finne de som lager prosjekter som ligner selskapets produkter. Eller se hvem som kan svare på et veldig åpent spørsmål på den mest kreative måten (Most Ethical Hack drevet av Visa for eksempel). Avhenger av selskapet. Hvert år samler vi 20-XNUMX sponsorer, inkludert Facebook, Microsoft, Cisco, Bloomberg og andre. Vi samarbeider med alle: fra startups til bransjegiganter, hovedregelen er profitt for studentene våre. Hvis vi må nekte en sponsor fordi studentene våre ikke la de beste anmeldelsene om praksis/fast arbeid i denne bedriften, så vil vi mest sannsynlig nekte.
Hvordan finner vi sponsorer? Dette er en prosess som er verdig en kort artikkel, men her er en kort algoritme: finn en rekrutterer på LinkedIn / finn en person med en kontakt i dette selskapet; enig med organisasjonskomiteen hvor stor bedriften er, hvor godt omdømmet er (vi prøver å ikke samarbeide med de som har dårlig rykte i studentkretser, det være seg holdning til praktikanter eller forsøk på å spare på lønnen) og hvem vil være hovedkontaktpunktet. Det som følger er en lang debatt om hvor mye dette selskapet kan tilby oss og et kommersielt forslag sendes til det. Vi har et veldig fleksibelt sponsorsystem og derfor kan forhandlingene trekke ut i veldig lang tid: sponsoren må forstå hva han betaler for og derfor forbeholder vi oss retten til å legge til/fjerne noen elementer fra tilbudet dersom sponsoren tror at de vil ikke gi mye fortjeneste til selskapet. Etter forhandlinger avtaler vi beløpet med universitetet, signerer en kontrakt og inviterer dem til et møte med arrangørene for å diskutere hva akkurat de ønsker å få ut av arrangementet og hvordan de ønsker å annonsere seg til studentene. Det er tilfeller der selskaper betalte mindre enn 3000 GBP og mottok et dusin potensielle ansatte for heltidsarbeid etter endt utdanning.
Hvorfor trenger vi disse pengene? Er du for grådig til å kreve 3000 for sponsing? Faktisk er dette et meget beskjedent beløp etter arrangementets standard. Penger er nødvendig for et stort antall nødvendige (lunsj x2, snacks, middag x2, pizza, frokost og drikke i hele 48 timer) og ikke så nødvendig (vafler, bubble tea, leie av konsoller, tre-timers leie av en bar , karaoke osv.) ting. Vi prøver å sørge for at alle husker arrangementet bare med gode ting, så vi kjøper massevis av deilig mat (Nandos, Dominos, Pret a Manger), en enorm mengde snacks og drikke, og legger til ny underholdning hvert år. I år poppet jeg popcorn til 500 personer, i fjor lagde jeg sukkerspinn. Budsjettet for dette, med tanke på 420 deltakere, 50 arrangører og 60 sponsorer, kan lett overstige 20.000 XNUMX GBP.
Og det er også strøm, sikkerhet, premier (veldig bra etter studentstandarder: PS4 for eksempel) for alle teammedlemmer. Og dette er maks 5 personer per minutt. Det som følger er en "swag" fra sponsorene og fra oss. T-skjorter, termokrus, ryggsekker og massevis av andre nyttige husholdningsartikler. Gitt omfanget kan du lett bruke flere tusen mer. Selv om vi er vertskap for IC Hack på campus, betaler vi husleie. Mindre enn et tredjepartsselskap, men likevel. Pluss kostnadene for kokker til lunsj (universitetet forbyr å holde lunsj på egen hånd, og hvem vet hvorfor), leie av en projektor (siden kostnadene er flere ganger høyere enn kostnadene for selve hackathonet) og andre kostnader som mange ikke tror Om. De fleste premiekategoriene ble oppfunnet av oss, og premiene velges og kjøpes av oss også (mer om dette i neste del). Denne gangen oversteg budsjettet for premier 7000 GBP. Jeg kan ikke gi det nøyaktige beløpet, men jeg vil si at kostnadene i år lett passerte 60.000 XNUMX GBP. Her er bildene av vinnerne.
Pengene er samlet inn, budsjettet er avtalt, premier og mat er bestilt. Hva blir det neste? Total helvete og sodomi, også kjent som å sette scenen. All denne skjønnheten begynner 2 måneder før hackathonet. En enorm mengde møbler skal flyttes, risikovurderinger fylles, mottas last, signeres planer og så videre. Listen er enorm. Derfor oppfordrer vi et stort antall frivillige til å hjelpe oss i organiseringsprosessen. Og selv de er ikke alltid nok. Men dette er et tema for neste artikkel.
Dette er den første delen av historien min om IC Hack-organisasjonen. Hvis det er nok interesse, vil jeg gi ut 2 deler til om hovedproblemene og blokkeringene i organiseringen av selve siden og snakke litt om premiene, kategoriene og erfaringene til sponsorer, arrangører og deltakere (inkludert live BBC-rapportering fra scenen). Hvis du er interessert i å lære om IC Hack mer detaljert, vennligst send meg en e-post [e-postbeskyttet], eller hvis du er interessert i å sponse Storbritannias største hackathon, så er du velkommen. Jeg kommer tilbake til arrangørens hovedkvarter en gang til.
Kilde: www.habr.com